數(shù)字環(huán)境下科研檔案管理工作模式分析

文/中國(guó)科學(xué)院微電子研究所 孫琛輝

數(shù)字環(huán)境下，科研檔案管理工作面臨業(yè)務(wù)層面和技術(shù)層面的雙重挑戰(zhàn)。隨著國(guó)家科技投入的持續(xù)增長(zhǎng)，跨領(lǐng)域、跨學(xué)科的科研項(xiàng)目日益增多，對(duì)科研項(xiàng)目檔案管理和驗(yàn)收的要求日趨強(qiáng)化、細(xì)化、嚴(yán)格。同時(shí)，作為科研檔案重要來(lái)源的科學(xué)數(shù)據(jù)大量產(chǎn)生，各類(lèi)歸檔主體的技術(shù)體系龐雜，給科研檔案數(shù)據(jù)鑒定歸檔、存儲(chǔ)讀取和長(zhǎng)期保存帶來(lái)更大挑戰(zhàn)。

實(shí)際工作中，由于很多項(xiàng)目承擔(dān)單位的歸檔理念、方法相對(duì)滯后，項(xiàng)目檔案仍存在不同程度的歸檔不及時(shí)、收集不完整、整理不規(guī)范、分類(lèi)不系統(tǒng)等問(wèn)題，尚未實(shí)現(xiàn)歸檔文件材料的全生命周期管控，對(duì)于科學(xué)數(shù)據(jù)如何管控、如何歸檔缺乏相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)支持。

要扭轉(zhuǎn)這一不利局面，除了要在思想層面大幅提升對(duì)檔案工作的重視程度外，還必須在實(shí)踐層面盡快實(shí)行先進(jìn)、科學(xué)的檔案管理工作模式。順應(yīng)信息化時(shí)代科研、管理工作數(shù)字化趨勢(shì)，在單位已有管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，按照科研檔案工作要求妥善設(shè)計(jì)和“嵌入”歸檔流程及質(zhì)量控制機(jī)制，或?yàn)橐环N合理、可行、有效的檔案工作模式。

一、科研檔案管理工作特點(diǎn)

國(guó)家檔案局、科技部于2020年發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》，將科研檔案定義為科研項(xiàng)目在立項(xiàng)論證、研究實(shí)施及過(guò)程管理、結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)、成果管理等過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料?？蒲许?xiàng)目從立項(xiàng)到驗(yàn)收結(jié)題，會(huì)形成大量科研文件、管理文件、成果文件等，鑒于科研活動(dòng)鮮明的探索性、創(chuàng)造性、繼承性、連續(xù)性特征，和其他檔案相比，科研檔案歸檔范圍廣泛，具有連續(xù)性、成套性特點(diǎn)，文件生成系統(tǒng)環(huán)境復(fù)雜，文件載體也具有多樣性。《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》明確提出將科學(xué)數(shù)據(jù)納入歸檔范圍。按照國(guó)務(wù)院辦公廳2018年發(fā)布的《科學(xué)數(shù)據(jù)管理辦法》，科學(xué)數(shù)據(jù)主要包括自然科學(xué)、工程技術(shù)科學(xué)等領(lǐng)域，通過(guò)基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究、試驗(yàn)開(kāi)發(fā)等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，以及通過(guò)觀測(cè)監(jiān)測(cè)、考察調(diào)查、檢驗(yàn)檢測(cè)等方式取得并用于科學(xué)研究活動(dòng)的原始數(shù)據(jù)及其衍生數(shù)據(jù)。

科學(xué)數(shù)據(jù)中蘊(yùn)含著檔案資產(chǎn)，在科研活動(dòng)中產(chǎn)生的對(duì)后續(xù)科研工作具有參考價(jià)值的過(guò)程性數(shù)據(jù)，是科研檔案的重要組成部分。但是，科研數(shù)據(jù)種類(lèi)繁多，格式各異，常常只能用特定軟件或在特定系統(tǒng)讀取，目前國(guó)內(nèi)缺少數(shù)據(jù)鑒定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)數(shù)據(jù)的保管期限和處置方式也未明確規(guī)定，實(shí)際工作中如何管控、鑒定，如何劃定歸檔范圍和保管期限，都是亟須破解的問(wèn)題。與此同時(shí)，科研項(xiàng)目管理人員和科研人員對(duì)于科研檔案的高效、便捷查考也有了更多需求，要求檔案部門(mén)不僅能提供在線查檔、遠(yuǎn)程查檔，還要能利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、信息分析技術(shù)、人工智能技術(shù)等，提供科學(xué)信息、科學(xué)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)服務(wù)等深度利用?？蒲泄芾砉ぷ髦?，隨著項(xiàng)目后評(píng)估、績(jī)效考核以及科研學(xué)風(fēng)建設(shè)等工作的開(kāi)展，檔案的利用顯得愈發(fā)重要。

總之，隨著科研活動(dòng)的信息化，科研檔案載體形式及科技信息資源的利用方式、利用需求都發(fā)生了很大變化，面對(duì)類(lèi)型復(fù)雜、數(shù)量繁多的科研項(xiàng)目文件，以及多樣化的利用需求，需把歸檔時(shí)間提前到文件材料或數(shù)據(jù)的形成階段，借助信息化技術(shù)，在科研項(xiàng)目的不同階段實(shí)施歸檔文件材料的管控，實(shí)現(xiàn)“邊科研、邊歸檔”。

二、科研檔案管理系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)

數(shù)字環(huán)境下信息技術(shù)的發(fā)展促使檔案工作發(fā)生變革，檔案人員應(yīng)以信息化為核心，促進(jìn)科研檔案管理的現(xiàn)代化，通過(guò)科研檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置合理的歸檔和利用流程，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)銜接，實(shí)施文檔一體化管理，提升科研文件管控效率，并以此進(jìn)一步推動(dòng)科研管理的數(shù)字化水平，促進(jìn)科研管理效率的提升。

《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》提出各單位建設(shè)或使用科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分考慮科研檔案管理需要，設(shè)置科研電子文件歸檔管理功能或接口，并確保歸檔電子文件真實(shí)、完整、可用、安全?？蒲许?xiàng)目管理和研發(fā)涉及OA、ARP、ERP等多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，完善的科研檔案管理系統(tǒng)需與這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)銜接，結(jié)合業(yè)務(wù)系統(tǒng)工作流程設(shè)置“檔案員”角色和“歸檔審查”環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)對(duì)科研文件的前端控制。相關(guān)文檔經(jīng)檔案員審查后，由業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)將元數(shù)據(jù)和全文信息推送到數(shù)字檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)科研檔案的集中統(tǒng)一管理和高效共享利用。科研項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的所有電子文件和數(shù)據(jù)應(yīng)同步納入檔案信息系統(tǒng)，并將紙質(zhì)文件數(shù)字化且配套歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案文件收集、整理、審核的數(shù)字化，與項(xiàng)目同步形成并上傳系統(tǒng)的文件，可根據(jù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要求對(duì)項(xiàng)目組成員和檔案人員可見(jiàn)，既可為項(xiàng)目組成員在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中帶來(lái)便利，也能使檔案人員及時(shí)跟蹤指導(dǎo)檔案預(yù)立卷工作。

從功能要求來(lái)看，檔案管理系統(tǒng)需內(nèi)置分類(lèi)方案、歸檔范圍和保管期限表、目錄報(bào)表等工具和整理規(guī)則，以盡可能少的人工操作高效完成歸檔移交。并通過(guò)信息化技術(shù)進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可靠性、準(zhǔn)確性檢測(cè)，使系統(tǒng)的文件數(shù)據(jù)在源頭上即能符合檔案管理要求。對(duì)于只能用特定軟件或借助特定系統(tǒng)讀取的電子文件，檔案管理系統(tǒng)如不具備存儲(chǔ)條件，可依據(jù)其元數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)位置、讀取軟件等信息詳細(xì)著錄。目前，大多數(shù)單位科學(xué)數(shù)據(jù)管理和科研檔案管理分屬于兩個(gè)部門(mén)。對(duì)于科研過(guò)程中產(chǎn)生的科學(xué)數(shù)據(jù)，檔案部門(mén)可依據(jù)檔案管理要求提出鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提醒項(xiàng)目組按照數(shù)據(jù)管理部門(mén)的要求進(jìn)行匯交，并將在數(shù)據(jù)管理部門(mén)的管理情況、讀取方式等信息在檔案管理系統(tǒng)備注說(shuō)明。科學(xué)數(shù)據(jù)的管理對(duì)于數(shù)據(jù)管理部門(mén)和檔案管理部門(mén)都是一個(gè)挑戰(zhàn)，如果不能從宏觀層面進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，就會(huì)造成部分科學(xué)數(shù)據(jù)既在數(shù)據(jù)管理部門(mén)管理，又在檔案部門(mén)管理，增加管理成本，造成資源浪費(fèi)。

當(dāng)大量科研電子文件和數(shù)字化成果都存入檔案管理系統(tǒng)時(shí)，科研檔案的在線利用服務(wù)還需要提供強(qiáng)大的搜索引擎工具，以及合理、適用的在線審批流程。

三、科研檔案管理系統(tǒng)質(zhì)量管控措施

《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》系統(tǒng)運(yùn)行應(yīng)安全可靠，保存電子檔案管理關(guān)鍵業(yè)務(wù)過(guò)程記錄，根據(jù)需要采取電子簽名、數(shù)字加密和安全認(rèn)證等技術(shù)手段，保障電子檔案安全，防止非授權(quán)訪問(wèn)。這要求科研檔案管理系統(tǒng)采取質(zhì)量管控措施，利用信息技術(shù)記錄歸檔文件的來(lái)源和形成環(huán)境，記錄文件的形成及變化過(guò)程，使其數(shù)據(jù)齊全、信息真實(shí)、過(guò)程記錄完整。由于電子文件的可復(fù)制性，如何確保文件來(lái)源可靠成為科研電子檔案管理面臨的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。目前出現(xiàn)的電子簽名技術(shù)、時(shí)間戳技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、“四性”檢測(cè)技術(shù)等可以提供技術(shù)支撐，各單位可根據(jù)不同的實(shí)際情況、不同的基礎(chǔ)設(shè)施條件進(jìn)行選擇配置?？蒲袡n案管理系統(tǒng)還要能對(duì)歸檔文件是否合法有效、齊全完整，格式是否符合要求進(jìn)行自動(dòng)檢測(cè)，并能對(duì)歸檔過(guò)程進(jìn)行記錄。

此外，數(shù)字環(huán)境下的檔案管理包括數(shù)據(jù)被竊取、數(shù)據(jù)丟失和毀損、數(shù)據(jù)無(wú)法讀取等。一旦發(fā)生將帶來(lái)無(wú)可挽回的損失。因此，科研檔案管理系統(tǒng)的安全變得更加緊迫而重要。一方面，應(yīng)加強(qiáng)檔案信息安全保障，等級(jí)保護(hù)、人員賦權(quán)，堅(jiān)持檔案數(shù)據(jù)資源總庫(kù)與互聯(lián)網(wǎng)及政務(wù)外網(wǎng)物理隔離的政策；另一方面，盡量減少其技術(shù)依賴(lài)性，采用對(duì)電子文件可讀、可用的長(zhǎng)期保存格式，以及對(duì)于格式的持續(xù)性管理，用文件格式登記系統(tǒng)對(duì)電子文件和科學(xué)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)格式及其屬性進(jìn)行描述、識(shí)別、記錄和保存，跟蹤文件格式的發(fā)展變化，以確保電子文件在長(zhǎng)期保存過(guò)程中的可讀性。

四、挑戰(zhàn)與展望

隨著科研活動(dòng)模式不斷向數(shù)字化方向發(fā)展，科研檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為不可逆轉(zhuǎn)的潮流和趨勢(shì)。科研檔案管理人員必須因勢(shì)而動(dòng)，積極轉(zhuǎn)變?cè)泄ぷ骼砟詈凸ぷ髂Ｊ健?/p>

需提出的是，雖然數(shù)字環(huán)境下檔案工作具有很大的提升空間，但檔案信息化建設(shè)絕不是一蹴而就的事情，需要一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程。科研機(jī)構(gòu)的檔案部門(mén)應(yīng)積極融入信息化的大潮，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，與科研管理部門(mén)、信息化部門(mén)協(xié)同合作，推進(jìn)電子檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)及檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，并在有安全保障的前提下積極推動(dòng)檔案信息的共享利用，利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)最大限度挖掘檔案的價(jià)值。