生態(tài)環(huán)境監(jiān)測機構科技檔案管理規(guī)范化、標準化建設探析

文/河南省南陽生態(tài)環(huán)境監(jiān)測中心 沙柳

生態(tài)環(huán)境監(jiān)測機構科技檔案是一種具有保存價值的知識形態(tài)的歷史記錄，是在各種生態(tài)環(huán)境監(jiān)測活動中所形成的，用客觀真實的生態(tài)環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)來反映當時的生態(tài)環(huán)境質(zhì)量狀況。生態(tài)環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)檔案、生態(tài)環(huán)境監(jiān)測報告、生態(tài)環(huán)境監(jiān)測技術規(guī)范檔案、環(huán)境評價質(zhì)量報告書等都屬于科技檔案資源的范疇。其中，生態(tài)環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)檔案的內(nèi)容涉及轄區(qū)范圍內(nèi)地表水、地下水、大氣、噪聲、土壤、輻射、生物、固體廢物等生態(tài)環(huán)境質(zhì)量監(jiān)測，還涉及各企事業(yè)單位所委托的生態(tài)環(huán)境狀況監(jiān)測等，檔案內(nèi)容項目豐富、種類龐雜，數(shù)目繁多。

一、加強生態(tài)環(huán)境監(jiān)測機構科技檔案規(guī)范化、標準化的重要性

（一）生態(tài)環(huán)境監(jiān)測科技檔案為地方政府決策提供依據(jù)。生態(tài)環(huán)境監(jiān)測科技檔案資源中并存著兩種信息資源：它既反映了特定歷史時期生態(tài)環(huán)境監(jiān)測機構的監(jiān)測水平、發(fā)展狀況和當時社會的發(fā)展水平、文明程度；又是對生態(tài)環(huán)境監(jiān)測工作活動過程真實而直接的歷史記錄，是對生態(tài)環(huán)境監(jiān)測工作成果、技術人員的學術思想、人類治理環(huán)境污染成敗經(jīng)驗的動態(tài)過程的歷史記載。環(huán)境監(jiān)測科技檔案資源作為一種客觀的意識知識形態(tài)，具有不能比擬、不可替代的唯一性。其原始監(jiān)測數(shù)據(jù)為生態(tài)環(huán)境污染事故的調(diào)查和仲裁提供執(zhí)法依據(jù)。

（二）生態(tài)環(huán)境監(jiān)測科技檔案為科學研究提供信息服務。生態(tài)環(huán)境監(jiān)測科技檔案蘊藏著巨大的科學技術價值，它是生態(tài)環(huán)境監(jiān)測工作人員在其長期業(yè)務活動中，依據(jù)一定的科學手段得出的群組數(shù)據(jù)，通過對這些數(shù)據(jù)的匯總、梳理、統(tǒng)計，評價得出某一時段的環(huán)境質(zhì)量狀況。體現(xiàn)了不同階段生態(tài)環(huán)境監(jiān)測工作活動針對不同的工作研究對象和不同的研究內(nèi)容所完成的不同種類、不同形式、不同技術手段和不同名稱的技術成果檔案材料的匯集，凝聚著生態(tài)環(huán)境監(jiān)測人員的辛苦勞作和智慧結晶。

（三）生態(tài)環(huán)境監(jiān)測科技檔案為提高監(jiān)測水平提供支撐。無論是生態(tài)環(huán)境科技檔案中的數(shù)字數(shù)據(jù)，還是聲像音頻數(shù)據(jù)，呈現(xiàn)的都是監(jiān)測機構的監(jiān)測水平以及發(fā)展情況，動態(tài)展現(xiàn)了生態(tài)環(huán)境監(jiān)測技術的發(fā)展運行軌跡。這些科技檔案資源能夠及時總結過去某段歷史時間內(nèi)生態(tài)環(huán)境監(jiān)測工作的經(jīng)驗、方法、手段、技術，指出工作中存在的缺陷和不足，從而加強監(jiān)測能力、提升監(jiān)測管理水平。

二、生態(tài)環(huán)境監(jiān)測機構科技檔案管理工作中的常見問題

（一）生態(tài)環(huán)境監(jiān)測科技檔案管理工作被邊緣化。生態(tài)環(huán)境監(jiān)測機構的工作重心往往在實驗室能力建設、實驗數(shù)據(jù)的比對與分析、人員的持證上崗考核能力、監(jiān)測項目的考試開展、期間核查狀況等等。在工作實踐中，與一線工作相比，環(huán)境監(jiān)測科技檔案管理工作往往處于弱化邊緣的位置，具有固定性、模式化的工作特點。此外，很多機構往往只在檔案管理制度方面做表面功夫，沒有在工作實踐中真正建立起嚴格的檔案管理責任制度，導致出現(xiàn)個別檔案管理人員工作態(tài)度消極、作風散漫、缺少實干能力等問題，嚴重制約了檔案管理工作的順利開展。

（二）生態(tài)環(huán)境監(jiān)測科技檔案管理人員觀念淡薄、監(jiān)管不夠。在一些基層環(huán)境監(jiān)測機構中，由于事務繁雜、人員缺乏，檔案管理工作職位調(diào)動較為頻繁，往往存在一人多用、身兼數(shù)職的情況，有些單位的檔案管理人員為臨時聘用人員，導致環(huán)境監(jiān)測科技檔案管理工作人員缺乏相應的專業(yè)技術能力和素養(yǎng)，不能夠關注與掌握最新的檔案知識動態(tài)，不能完全熟悉相應的工作流程和工作規(guī)范，更不能嚴格執(zhí)行《生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理規(guī)范》和《環(huán)境保護檔案分類法》等業(yè)內(nèi)標準，最終出現(xiàn)歸檔滯后、裝訂雜亂、無跡可尋的混亂現(xiàn)象，給科技檔案的安全、保管、使用、查詢等帶來極大的隱患，嚴重制約了檔案管理工作的順利進行。

（三）生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案室的管理往往硬件設施匱乏，陳舊落后。許多生態(tài)環(huán)境監(jiān)測機構對檔案管理工作重視不夠或由于辦公條件有限，不能做到庫房、裝訂與辦公三室分開。一些單位用生銹鐵皮柜、復合板書柜等設施存儲檔案資料，檔案存放雜亂無章，無法避免生銹發(fā)霉返潮的問題；且沒有采購專門的檔案管理系統(tǒng)軟件，更無法做到“互聯(lián)網(wǎng)+”的業(yè)務管理模式，無法實現(xiàn)檔案資源的共享。進而使得檔案目錄的檢索還依賴于傳統(tǒng)的手工查找，許多檔案資料不能進行準確的分類和管理，耗時費力。此外，一些監(jiān)測機構對檔案室的防護措施不夠完善，對于紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理，“六防”措施不到位。

三、生態(tài)環(huán)境監(jiān)測機構科技檔案管理規(guī)范化和標準化建設的舉措和對策

黨的十九大報告指出：“推進社會主義民主政治制度化、規(guī)范化、法治化、程序化?！庇纱丝梢?，進一步推進生態(tài)環(huán)境監(jiān)測機構科技檔案管理工作的規(guī)范化與標準化尤為重要。

（一）推進檔案工作精細化管理，實現(xiàn)科技檔案管理規(guī)章制度的規(guī)范化和標準化。傳統(tǒng)的檔案管理工作中出現(xiàn)種種問題的根源是粗放式管理思想。因此，實現(xiàn)精細化管理、建立長效機制是推進生態(tài)環(huán)境監(jiān)測機構檔案管理工作規(guī)范化、標準化的首要任務。首先，要樹立檔案規(guī)范化、標準化管理理念。檔案管理部門要加大檔案規(guī)范化和標準化管理的宣傳力度，牢固樹立檔案管理規(guī)范化與標準化這根弦，實踐中將規(guī)范化理念與自身工作有機結合，進一步鞏固檔案規(guī)范化工作成果。其次，要從生態(tài)環(huán)境監(jiān)測機構檔案管理工作實際出發(fā)，從檔案內(nèi)容、交接形式、交接時間、保管方法等各環(huán)節(jié)著手，最大限度實現(xiàn)管理制度的細化，使科技檔案管理不僅滿足流程詳盡、步驟清晰的要求，也能實現(xiàn)考察、審核、評價的可量化操作。

（二）提高檔案管理人員水平，實現(xiàn)科技檔案人員隊伍建設的規(guī)范化與標準化。在生態(tài)環(huán)境監(jiān)測機構人才隊伍的建設進程中，首先，應培養(yǎng)并樹立檔案人員的責任意識，嚴格遵守標準化檔案建設的各項規(guī)章制度要求，熟悉科技檔案管理的各項技能，不斷提升自身的業(yè)務專項能力。其次，應加強檔案管理人員的技能訓練，貫徹“引進來，走出去”的學習培訓思路，應有計劃性、針對性地制定一套科技檔案管理人員培訓方案，利用網(wǎng)絡、大眾媒體等媒介平臺，組織觀看講座、學習班、研討會等，并定期開展業(yè)務培訓，切實提升檔案管理人員的業(yè)務專項能力。最后，為調(diào)動檔案管理人員的業(yè)務興趣，生態(tài)環(huán)境監(jiān)測機構應建立相應的鼓勵績效機制，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性與主動性，為本單位檔案的標準化與規(guī)范化建設貢獻專業(yè)力量。

（三）加強檔案室硬件建設，實現(xiàn)科技檔案能力建設的規(guī)范化與標準化。提高檔案室能力建設水平，需要生態(tài)環(huán)境監(jiān)測機構加大資金投入力度，為檔案室配備現(xiàn)代化的檔案保護硬件設備，如確保庫房溫度恒定的中央空調(diào)、存放影像檔案的防消磁柜、去濕除塵一體機、干粉滅火器和滅蟲設備等。此外，應嚴格落實“三室”分開制度，要配備標準化的檔案專用庫房存放檔案資源，庫房內(nèi)務必保持通風干燥，溫度、濕度恒定，嚴格落實防塵、防蟲、防盜、防潮、防火、防光的“六防”要求，最大可能延長紙質(zhì)檔案的壽命。以河南省南陽生態(tài)環(huán)境監(jiān)測中心為例，2021年，為提升檔案管理水平，投資近8萬元對檔案室進行了硬件設施配備，在原有半自動檔案密集架的基礎上又購置了檔案室恒溫滅菌一體機、防消磁柜、指紋保密柜，安裝了防盜門、攝像頭、報警器等設施，大大提升了檔案管理工作的水平。目前，河南省南陽生態(tài)環(huán)境監(jiān)測中心的檔案室能力建設在全省生態(tài)環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)名列前茅，受到河南省生態(tài)環(huán)境系統(tǒng)業(yè)內(nèi)同仁的一致好評。

（四）嚴格完善立卷歸檔要求，實現(xiàn)科技檔案操作實踐的規(guī)范化和標準化。生態(tài)環(huán)境監(jiān)測機構建立完善的立卷歸檔制度，應當從以下幾方面著手。首先，在檔案收集整理完畢之后，便進入立卷歸檔的環(huán)節(jié)，檔案管理人員應準確把握科技檔案的重點部分，對檔案的重點進行篩選，對各個監(jiān)測項目進行準確區(qū)分、歸類，避免在立卷歸檔的環(huán)節(jié)出現(xiàn)檔案資料冗余、重復的現(xiàn)象。其次，為確?？萍紮n案的完整性，在立卷歸檔的環(huán)節(jié)中，檔案室應在收集完畢所有科室所轉(zhuǎn)交的檔案資料之后，再進行立卷歸檔工作，只有完整的檔案資料才能發(fā)揮出最大的價值。

以河南省南陽生態(tài)環(huán)境監(jiān)測中心整理歸檔2021年1月國家總站監(jiān)測分離例行監(jiān)測的項目為例，按照原始記錄在前、監(jiān)測報告在后；監(jiān)測任務通知單在前、監(jiān)測報告審簽在后的原則，保持項目編號的一致性，進行立卷歸檔、編寫頁碼、錄入目錄。最后按照《生態(tài)環(huán)境監(jiān)測檔案管理規(guī)范》的要求，在每份文件的首頁上方空白處加蓋檔號章。

（五）規(guī)范檔案信息化網(wǎng)絡建設，實現(xiàn)科技檔案數(shù)字化的規(guī)范化與標準化。規(guī)范檔案信息化網(wǎng)絡建設，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫平臺是實現(xiàn)數(shù)字化科技檔案規(guī)范化與標準化的最終發(fā)展方向。所謂數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，是在對紙質(zhì)檔案進行掃描、電子轉(zhuǎn)碼、信息存儲、錄入數(shù)據(jù)庫的基礎上，對三者的完美融合。建立先進的環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)庫平臺，需要引進環(huán)境監(jiān)測檔案管理專用的電子軟件系統(tǒng)。首先對現(xiàn)行環(huán)境監(jiān)測紙質(zhì)原始檔案資料進行收集整合，利用掃描儀等設備將現(xiàn)存的紙質(zhì)原始圖文資料進行掃描轉(zhuǎn)碼，然后輸入計算機進行信息登記，最后對已錄入的信息進行分類、整理、組卷、存貯，從而建立環(huán)境監(jiān)測檔案電子數(shù)據(jù)庫。環(huán)境監(jiān)測檔案數(shù)據(jù)庫平臺的建立，可實現(xiàn)環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)檔案與文書檔案、實物檔案、聲像檔案一體化管理，高效快捷，節(jié)約空間，確保檔案資源的最大整合與充分利用。環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)庫應以單位的局域網(wǎng)為平臺，與各業(yè)務科室互聯(lián)互通，用戶只需要進入專用電子檔案軟件系統(tǒng)，在網(wǎng)絡工作平臺上就可以完成對資料搜索、查詢、調(diào)閱、打印等工作，實現(xiàn)網(wǎng)上審核、傳輸、上報等管理任務。此外，數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫平臺建設的核心部分是建立具有性能良好、安全穩(wěn)定的終端中心機房，因此，應完善網(wǎng)絡設備、終端主機設備、儲存設備、人機交互設備的安全保護。

四、結語

科技檔案的標準化和規(guī)范化是現(xiàn)代市場經(jīng)濟社會的必然趨勢，也是生態(tài)環(huán)境監(jiān)測機構檔案管理工作改革與發(fā)展的終極目標。實現(xiàn)科技檔案管理規(guī)范化和標準化建設對生態(tài)環(huán)境監(jiān)測機構的改革和發(fā)展具有極其重要的作用，生態(tài)環(huán)境監(jiān)測機構應當將本單位檔案管理工作重視起來，力爭五個“實現(xiàn)”，努力促進其規(guī)范化、標準化發(fā)展。