淺談做好企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的必要性和措施

文/國能準能集團有限責(zé)任公司 李敏

企業(yè)要想在激烈的市場競爭中穩(wěn)定自身的核心競爭力，做好檔案管理工作是要務(wù)之一。而在開展檔案管理工作的過程中，做好檔案的鑒定銷毀工作意義重大，與企業(yè)的未來發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營活動有著非常密切的關(guān)系。因此，必須提高對企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的重視程度，了解做好企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的重要性，同時還要根據(jù)企業(yè)的實際生產(chǎn)經(jīng)營情況，找出企業(yè)內(nèi)部檔案銷毀工作存在的問題，并提出具有針對性的改善措施，使企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員能夠更加科學(xué)合理地對檔案進行管理，確保檔案的真實性、穩(wěn)定性和實用性。

一、做好企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的必要性

（一）有效解決數(shù)量過多的檔案問題。從現(xiàn)階段大部分企業(yè)檔案管理工作開展情況來看，在開展檔案管理工作時，所需要投入的人力、物力和財力比較多，給日常經(jīng)營活動帶來了一定的負擔(dān)。而隨著企業(yè)經(jīng)營時間的增長，檔案的內(nèi)容也在不斷增加，導(dǎo)致企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中會留存一些沒有價值的檔案，例如料單、增值稅抵扣、已經(jīng)報廢的檔案或是可拆毀設(shè)備的相關(guān)檔案等，這些檔案不僅已經(jīng)無法發(fā)揮出積極作用，還會占用企業(yè)檔案的整體儲存空間，在一定程度上影響了企業(yè)檔案管理工作的效率。所以，必須對企業(yè)內(nèi)部的所有檔案進行重新鑒定和銷毀，對于沒有利用價值的檔案要及時地進行清除。在企業(yè)內(nèi)部開展檔案鑒定銷毀工作具有一定的復(fù)雜性和專業(yè)性，因為檔案的分類比較復(fù)雜，這也給企業(yè)未來的檔案鑒定工作帶來了更高要求。因此，企業(yè)的檔案管理人員要提高對檔案鑒定銷毀工作的重視程度，通過利用科學(xué)、合理、全面的檔案鑒定銷毀系統(tǒng)，對檔案資料進行科學(xué)的鑒定，確保企業(yè)內(nèi)部所留存的檔案都具有應(yīng)用價值。目前，準能集團公司檔案館是一個綜合性檔案館，管理公司除人事檔案以外的所有檔案，共計12大門類。近年來，隨著公司各類業(yè)務(wù)的不斷拓展，檔案移交數(shù)量的不斷增加，檔案館庫房容量已嚴重不足。設(shè)計館藏容量為20.82萬卷，現(xiàn)館藏已達19.11萬卷，平均每年接收公司各類檔案約1.1萬卷，按此計算最多還可接收一年的檔案量。如果不及時進行檔案的鑒定銷毀工作以騰出充裕的檔案存放空間，將直接影響到檔案管理工作的順利開展。

（二）為后續(xù)檔案的收集管理工作創(chuàng)造良好的條件。一般情況下，企業(yè)內(nèi)部有關(guān)檔案的保留必須經(jīng)過嚴格的鑒定程序，保留有價值的文件。我國在有關(guān)檔案保管方面的規(guī)定和標準中明確提出了檔案文件所包括的范圍以及相應(yīng)的保留標準，但是并沒有規(guī)定什么樣的文件不可以歸納到企業(yè)的檔案中，所以企業(yè)在實際的檔案收集和分析過程中存在著重復(fù)多余等一系列問題，無法確保檔案鑒定銷毀工作的規(guī)范進行。但隨著企業(yè)文件歸檔范圍和歸檔期限等規(guī)定的出臺，對于檔案的執(zhí)行標準和操作方法都有了非常明確的規(guī)定，對于檔案鑒定工作開展也有著非常重要的意義。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作人員在進行檔案的鑒定和銷毀工作時，必須根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)及規(guī)范的要求對檔案進行分類和調(diào)整，確保檔案鑒定和銷毀工作能夠有序進行，為后續(xù)檔案的收集管理工作的開展創(chuàng)造良好的條件。我公司檔案館根據(jù)國家檔案局印發(fā)的《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號），于2021年對文書檔案的歸檔范圍和保管期限表重新進行了梳理和修訂，使其更加科學(xué)合理，為后續(xù)的檔案接收和鑒定銷毀工作提供了具體的工作指南。

（三）能夠提高檔案的利用價值和質(zhì)量水平。對于企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量水平的一個重要評價依據(jù)就是企業(yè)檔案館藏案卷的可利用價值，企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量水平并不取決于檔案的數(shù)量多少，而是與檔案的整體質(zhì)量水平有著非常密切的關(guān)系。因此，企業(yè)檔案管理工作人員要根據(jù)企業(yè)的實際生產(chǎn)經(jīng)營情況以及企業(yè)在檔案管理過程中存在的問題，找出具有針對性的檔案材料，并進行科學(xué)的分析，及時發(fā)現(xiàn)失效、變更或是已經(jīng)失去利用價值的檔案信息，并從檔案系統(tǒng)中排除，確保整個檔案內(nèi)容的時效性和準確性，以便企業(yè)更好地利用檔案為未來發(fā)展和決策提供重要的參考依據(jù)。例如，企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營活動開展過程中，會保存一些有關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營活動所使用到的設(shè)備、儀器的檔案，這些檔案信息對于設(shè)備、儀器的使用有著非常重要的作用，而在企業(yè)生產(chǎn)進入一個全新的階段之后，這些檔案就會失去原本的價值，因此需要檔案管理工作人員對這些檔案進行系統(tǒng)的鑒定和處理，確保企業(yè)內(nèi)部檔案管理內(nèi)容的可靠性和科學(xué)性，同時提高企業(yè)內(nèi)部檔案的整體利用價值和質(zhì)量水平。我公司在基本建設(shè)時期產(chǎn)生的礦用穿、采、運、排等大型露天礦開采設(shè)備檔案共計有2萬余卷，隨著開采技術(shù)的更新以及部分設(shè)備的老化，有很大一部分設(shè)備已經(jīng)報廢。公司檔案管理部門應(yīng)與機電管理部門配合協(xié)作，通過比對設(shè)備報廢清單、臺賬，逐一核對設(shè)備檔案保管情況，對所有報廢設(shè)備的檔案進行清查鑒定，擬定銷毀清冊，通過逐級審批后，進行銷毀，確保今后檔案工作的順利開展。

二、企業(yè)檔案鑒定銷毀工作存在的問題

企業(yè)內(nèi)部檔案鑒定銷毀工作貫穿于檔案管理工作的全過程，同時在檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)也有著非常重要的作用。從收集檔案到保存具有利用價值的材料再到歸檔，從整理檔案到確定保管期限再到檔案的最終銷毀，都需要有組織、有計劃地進行。根據(jù)相關(guān)資料顯示，企業(yè)檔案鑒定銷毀工作是整個檔案管理工作開展過程中難度最大的工作之一。由于企業(yè)檔案的鑒定銷毀工作的責(zé)任重大，因此是企業(yè)檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)。當(dāng)前，檔案鑒定銷毀工作面臨的問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）文書檔案類型的鑒定。對于文書檔案的鑒定，主要是從其主要的內(nèi)容、來源、時間以及完整性等方面來進行。一般文書的保管期限可以分為永久、長期和短期。其中保存價值比較小的是日常性的事物活動或者是內(nèi)容重復(fù)的文件，保存價值大的是具有科學(xué)研究意義和實踐調(diào)查意義的文件。還有很多文件在一段時間內(nèi)具有一定的法律效應(yīng)，一旦超過了所規(guī)定的時間，文件的價值便會降低。因此，企業(yè)內(nèi)部的工作人員要將超期或者是到期的檔案進行重新鑒定和銷毀。

（二）產(chǎn)品檔案類型的鑒定。對產(chǎn)品檔案類型文件的保存價值主要從以下三方面進行分析：技術(shù)性、專業(yè)性和典型性。一般情況下，產(chǎn)品檔案類型所記載和反映的對象與內(nèi)容，對于技術(shù)水平高、專業(yè)性、典型性強的產(chǎn)品，其保存價值很大。但隨著我國科技信息技術(shù)的迅速發(fā)展，各種產(chǎn)品得到不斷創(chuàng)新，有些陳舊的產(chǎn)品檔案的利用價值會降低，已經(jīng)沒有太大的參考價值。

（三）會計檔案類型的鑒定。會計檔案類型的鑒定應(yīng)該嚴格按照會計檔案的管理方法以及相關(guān)的規(guī)范標準來執(zhí)行。而會計檔案保留期限可以將其分為永久和定期，其中需要永久進行保存的會計檔案包括年度決策報表、涉及各種重要活動的會計憑證和賬本等等。需要定期進行保存的會計文件，主要包括具有一定的參考作用的會計文件。而隨著我國企業(yè)的不斷發(fā)展，尤其是很多大型企業(yè)每年所產(chǎn)生的賬本的數(shù)量數(shù)不勝數(shù)，其中也包括了各個大小事物的相關(guān)會計記錄，這就需要檔案的鑒定銷毀人員定期對會計檔案所產(chǎn)生的文件進行鑒定，將已經(jīng)失去價值的文件進行銷毀。目前我公司館藏會計檔案數(shù)量龐大，有8萬余卷，其中大部分是會計憑證，為了充分發(fā)揮會計檔案的法律及原始憑證效力，2016年國家新頒布的《會計檔案管理辦法》，將憑證的保管期限由15年延長為30年，由于公司到期會計憑證數(shù)量較少，很難通過銷毀會計檔案來釋放庫存。

（四）實物檔案類型的鑒定。在部分地區(qū)的大型國有企業(yè)，經(jīng)過長年的經(jīng)營和建設(shè)，留下了很多具有一定價值的實物檔案，主要是由證書、獎杯、獎狀、錦旗等一系列物品組成。隨著各個企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，所贏得的榮譽也越來越多，實物檔案也在不斷地增加。有很多實物檔案的字跡和標識隨著時間的增長逐漸變得模糊，甚至有一些已經(jīng)出現(xiàn)了脫落和損壞，已經(jīng)沒有太大的利用價值，所以管理人員可以對已經(jīng)出現(xiàn)損壞的實物檔案進行鑒定和銷毀。

三、做好企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的措施

（一）建立完善的檔案鑒定銷毀法律法規(guī)。科學(xué)合理的法律法規(guī)是確保檔案鑒定銷毀工作能夠順利進行的保障，必須根據(jù)檔案管理工作開展過程中存在的問題，采取具有針對性的措施，建立完善的法規(guī)制度，對相關(guān)的法律體系進行完善和優(yōu)化，為檔案鑒定和銷毀工作的開展提供法律支持。根據(jù)出臺的關(guān)于檔案鑒定銷毀的相關(guān)標準來看，在企業(yè)進行檔案鑒定銷毀工作時，嚴格禁止企業(yè)擅自銷毀相關(guān)的檔案，企業(yè)必須在相關(guān)的專業(yè)機構(gòu)鑒定完成之后，才能夠?qū)κr值的檔案資料進行銷毀。如果出現(xiàn)擅自銷毀資料的情況，應(yīng)該承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。從現(xiàn)階段的情況來看，出臺的法律法規(guī)并沒有涉及未及時銷毀檔案的后果，導(dǎo)致檔案管理人員對檔案銷毀工作并不重視。還有很多檔案管理人員由于存在害怕心理，不敢進行銷毀，嚴重影響了企業(yè)檔案管理工作的工作效率。因此，必須加強對于企業(yè)檔案鑒定銷毀工作相關(guān)法律法規(guī)的完善，同時還要從法律層面對于已經(jīng)到期的檔案進行及時銷毀。

（二）提高對檔案鑒定銷毀工作的重視程度。從現(xiàn)階段企業(yè)檔案的鑒定銷毀工作實際開展情況來看，部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員和管理人員對于鑒定銷毀工作不夠重視，導(dǎo)致鑒定銷毀工作無法得到真正的落實，無法為企業(yè)的未來發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)支持。所以，必須加強檔案簽訂銷毀工作的重視程度，明確檔案鑒定銷毀工作的重要性。確保企業(yè)檔案鑒定銷毀工作能夠科學(xué)化、合理化，同時也為檔案管理工作的開展奠定建設(shè)性的基礎(chǔ)。

（三）建立完善的檔案評估機制。建立完善的檔案鑒定的標準是確保檔案鑒定銷毀工作能夠順利進行的基礎(chǔ)。企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員要對傳統(tǒng)的檔案管理標準和管理體系進行創(chuàng)新和完善，按照實際的保管期限對檔案的資料進行鑒定和銷毀，同時，根據(jù)企業(yè)的實際發(fā)展情況以及檔案的實際應(yīng)用價值來進行鑒定和銷毀。企業(yè)在開展檔案鑒定銷毀工作時，要充分了解企業(yè)內(nèi)部各個部門的意見和建議，制定完善的檔案鑒定管理體系，確保檔案在鑒定過程中的有效性，避免因為人為失誤而影響檔案鑒定管理工作的開展。

（四）明確檔案的鑒定方法和銷毀流程。在進行檔案鑒定銷毀工作時，工作人員要根據(jù)檔案的類型、內(nèi)容以及標準采取合適的鑒定方法。對于文書類型的檔案，檔案部門要進行統(tǒng)一的分析和處理，使檔案的負責(zé)人員能夠共同參與到鑒定中，同時還要注意排查檔案的清單，明確銷毀的流程。對于會計類型的檔案，需要財務(wù)部門的人員參與到工作中，在確定所清理檔案涉及的債務(wù)問題和債權(quán)問題得到處理之后，才能夠按照相關(guān)的規(guī)范標準來進行銷毀。

四、結(jié)語

檔案鑒定銷毀工作的開展是確保企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是確保檔案管理工作順利進行的保障，能夠為企業(yè)的未來發(fā)展提供有效的依據(jù)和參考。因此必須提高對檔案鑒定銷毀工作的重視程度，建立完善的檔案評估機制和法律法規(guī)，明確檔案的鑒定方法和銷毀流程，科學(xué)合理地開展檔案鑒定銷毀工作，為檔案管理工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)，促進企業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。