廣播電視臺檔案管理信息化水平提升對策

文/吉林省四平市梨樹縣融媒體中心 王優(yōu)

伴隨時代的不斷發(fā)展，現(xiàn)階段廣播電視臺檔案既有的管理方式已無法滿足發(fā)展的需求，需要在管理工作中進一步引入信息技術(shù)，以提高檔案管理工作效率。電視臺進行了檔案管理信息化改革，不僅可以完成檔案信息資源的整合，同時可以使資源得到高效的利用。故而，各個廣播電視臺均開始積極推動檔案管理信息化發(fā)展，而如何提升檔案管理信息化水平成為部分縣級廣播電視臺應(yīng)當(dāng)考慮的問題。

一、廣播電視臺信息化檔案管理概述

（一）廣播電視臺信息化檔案管理的概念。廣播電視臺檔案信息化管理指利用引入信息化技術(shù)方式，完成對檔案資源統(tǒng)一以及標(biāo)準(zhǔn)化管理的一種管理模式，主要表現(xiàn)在信息資源集約管理、檔案流水化匯總以及檔案實際運用等工作中對信息技術(shù)的應(yīng)用。其中包含通過信息化技術(shù)收集檔案資料、檔案資料數(shù)字化索引以及數(shù)字資料的調(diào)用與配置等，同時包括信息化資源共享以及不同平臺之間對接技術(shù)的各類各種外延技術(shù)。

（二）廣播電視臺檔案管理信息化的價值。廣播電視臺在經(jīng)歷整合改革后，所在的頻道、員工以及部門數(shù)量增加，且廣播電視臺采用事業(yè)編制以及企業(yè)編制混合發(fā)展，檔案管理工作難度大幅提高。而檔案管理信息化能夠通過引入計算機信息管理系統(tǒng)，集約化管理現(xiàn)有檔案資源，以提高檔案信息整體的管理效率。檔案實現(xiàn)信息化管理，為檔案資源的歸類以及調(diào)用提供便利，與傳統(tǒng)檔案管理方式實現(xiàn)有效的結(jié)合，以達(dá)到檔案管理雙保險的效果，滿足目前融媒體發(fā)展以及數(shù)字化管理建設(shè)的實際需要。

（三）提升檔案管理信息化水平的重要性。第一，廣播電視臺系統(tǒng)檔案信息十分復(fù)雜，導(dǎo)致檔案管理工作面臨巨大的挑戰(zhàn)。廣播電視臺每日都會出現(xiàn)不同種類、大規(guī)模的信息數(shù)據(jù)資料，包括廣播音頻、網(wǎng)站以及電視視頻的文字、圖片以及視頻信息數(shù)據(jù)，都需要各個部門牽頭進行采集、匯總以及整理，最終傳輸至臺檔案管理部門之中。當(dāng)各個部門調(diào)取資料時，需要求檔案管理部門在媒資素材庫之中檢索相應(yīng)的資料。整理過程中，原始的檔案數(shù)據(jù)分別為各個部門所有，而各個部門關(guān)于檔案的認(rèn)識程度不足，使得檔案收集以及整理的難度增加。近年來，廣播電視臺編輯所用的設(shè)備以及操作系統(tǒng)都處于不斷更新的狀態(tài)，導(dǎo)致各個系統(tǒng)以及類型素材無法接入相同的平臺，無法進行統(tǒng)一的管理，怎樣在短時間內(nèi)從大規(guī)模的音頻與視頻的原始檔案資料中檢索并調(diào)用所需的檔案，成為目前縣級廣播電視臺必須解決的問題。第二，新型新聞媒體工作方法對廣播電視臺信息化水平提出更高的要求。近年來，融媒體發(fā)展迅速，“兩微一端”的融媒體模式快速發(fā)展，傳統(tǒng)媒體與新媒體之間的有機結(jié)合成為媒體未來發(fā)展的主要趨勢。對縣級廣播電視臺來說，融媒體發(fā)展背景下，必須不斷創(chuàng)新檔案管理模式，使檔案管理模式能滿足全媒體新聞生產(chǎn)模式的實際需求。

二、檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)存問題

（一）檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)化程度不足。部分縣級廣播電視臺檔案管理人員受到傳統(tǒng)理念的影響，依舊傾向于沿用紙質(zhì)檔案管理方式，認(rèn)為紙質(zhì)檔案在保存方面更為方便，且安全性以及可靠性更為理想，加之長久以來一直采用紙質(zhì)檔案，所以紙質(zhì)檔案管理制度較為完善與健全。如今，檔案管理信息化建設(shè)依舊在不斷推廣以及普及的階段，部分縣級廣播電視臺尚未構(gòu)建完善的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范以及工作程序。不僅如此，廣播電視臺作業(yè)人員以及部門相對分散，所以檔案管理工作意識以及經(jīng)驗參差不齊，部分部門工作人員不能第一時間完好地整理、保存檔案信息資料，導(dǎo)致檔案信息化管理工作同樣受到一定程度的影響。

（二）檔案管理信息化建設(shè)投入不足。檔案管理信息化建設(shè)是十分專業(yè)的工作，對硬件設(shè)施、管理軟件以及從事此工作的人員都有十分嚴(yán)格的要求。就如今部分縣級廣播電視臺管理工作實際情況而言，信息化建設(shè)投入不足，主要體現(xiàn)在如下兩個方面：第一，缺少專業(yè)化的檔案管理工作人員，部分人員缺乏應(yīng)用信息技術(shù)的能力以及經(jīng)驗，需要接受更為系統(tǒng)且專業(yè)的技能培訓(xùn)，以加強工作人員的應(yīng)用能力。第二，缺少專業(yè)化的設(shè)備。如今，部分縣級廣播電視臺所采用的硬件設(shè)備已經(jīng)無法滿足檔案管理信息化建設(shè)的實際需求，應(yīng)引入更為新穎的科學(xué)技術(shù)，賦予檔案管理更多職能，提高檔案管理信息化水平。

（三）檔案管理信息化系統(tǒng)尚未構(gòu)建。部分縣級廣播電視臺并未建立檔案管理信息化系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案資料的應(yīng)用價值有待提高。一方面，信息化管理系統(tǒng)的不完善，導(dǎo)致資料無法得到及時有效的收集，更不能科學(xué)分類，分散在各個部門且內(nèi)容繁雜的檔案資料不能發(fā)揮應(yīng)有的價值，檔案資源也不能得到再開發(fā)運用；另一方面，縣級廣播電視臺經(jīng)過漫長的發(fā)展時間，累積了體量龐大的紙質(zhì)檔案資料，怎樣將大量紙質(zhì)檔案錄入當(dāng)前的信息化管理系統(tǒng)之中，并和目前采用的系統(tǒng)進行有機融合，進一步提高歷史檔案的應(yīng)用效率以及價值，這對檔案管理工作部門以及個人而言，都是需要重視的問題。

三、廣播電視臺檔案管理信息化水平的提升策略

（一）建立規(guī)范的管理制度。廣播電視臺需要構(gòu)建健全規(guī)范的管理制度，推動檔案管理信息化更為健康穩(wěn)定地發(fā)展，使檔案管理工作流程更為精簡，管理效率自然隨之提高。廣播電視臺的信息資源得到合理的配置，為工作人員未來工作提供了明確的指導(dǎo)，促進檔案信息化管理工作更為高效地發(fā)展。檔案管理信息化工作在一定的標(biāo)準(zhǔn)下開展，能夠最大程度發(fā)揮不同類型資源彼此的信息相互補充作用，可以在網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)之中體現(xiàn)信息數(shù)據(jù)之間的鏈接關(guān)系，建立各項信息數(shù)據(jù)的鏈接，促進檔案信息資源向共享方向發(fā)展。

廣播電視臺在建立相關(guān)管理規(guī)章制度的過程中，需要結(jié)合廣播電視臺現(xiàn)狀，保證有關(guān)措施的提出與落實與廣播電視臺現(xiàn)狀相符，方案具有可行性。第一，應(yīng)建立一套行之有效且統(tǒng)一的管理規(guī)章制度，統(tǒng)一管理的標(biāo)準(zhǔn)，例如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及檔案歸類標(biāo)準(zhǔn)等，使得廣播電視臺所有部門按照相同的標(biāo)準(zhǔn)開展檔案管理工作。第二，要重視檔案信息安全管理制度的健全工作，制定具有針對性的安全預(yù)防管理方案和保密措施，保證資源數(shù)據(jù)庫不會受到損害。廣播電視臺應(yīng)重視檔案信息資源安全性管理，引入先進的技術(shù)，確保檔案資源不會被用戶非法盜用，并定期備份信息數(shù)據(jù)，保證檔案信息系統(tǒng)運行的安全性。還需構(gòu)建文書檔案核查、借閱以及銷毀管理制度，檔案管理人員需要認(rèn)真核對紙質(zhì)檔案與電子檔案的差異，避免產(chǎn)生兩者不統(tǒng)一的狀況。另外，所有借閱、銷毀行為必須詳細(xì)記錄在案，填寫有關(guān)信息數(shù)據(jù)，定期對記錄進行核查。此外，檔案管理部門還需要建立責(zé)任落實制度以及相應(yīng)的獎懲制度，明確所有工作人員承擔(dān)的責(zé)任，并定期對其責(zé)任履行情況進行檢查，針對合格履行個人職責(zé)的工作人員予以一定的物質(zhì)獎勵；針對未能嚴(yán)格執(zhí)行既定規(guī)章制度的人員予以一定的懲罰，以保證各項規(guī)章制度得到有效落實，提高廣播電視臺檔案管理能力。第三，重視制度落實后的反饋。廣播電視臺應(yīng)重視制度的反饋效果，尋找現(xiàn)行規(guī)章制度中存在的不足，并拿出相應(yīng)的措施，持續(xù)予以完善，以提高文檔管理信息化能力。

（二）加大建設(shè)投入力度。在檔案信息化管理工作中，廣播電視臺需要不斷推進現(xiàn)代化設(shè)備在管理進度中的應(yīng)用，加大在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面投入的力度，以有效提高檔案信息建設(shè)的工作效率，促進信息化的迅速發(fā)展。因此，廣播電視臺需要在檔案管理工作中積極引入先進的軟件系統(tǒng)以及硬件設(shè)備，及時更新?lián)Q代，更好地推動檔案信息資源的共享，提高整體傳輸效率。此外，廣播電視臺也需要重視網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，不斷發(fā)揮其技術(shù)方面具有的優(yōu)勢，應(yīng)用先進技術(shù)開展檔案資源整理以及存儲工作，為檔案管理工作人員提供更為方便的整理方式，最大程度發(fā)揮技術(shù)方面的優(yōu)勢，應(yīng)用信息化方式處理檔案管理期間產(chǎn)生的問題。為此，廣播電視臺需要引入統(tǒng)一化的信息設(shè)備，強化其信息化管理以及運用。健全基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作，為檔案信息化快速發(fā)展提供理想的環(huán)境，推動檔案管理信息化的發(fā)展速度。

（三）重視對人才的培養(yǎng)。廣播電視臺檔案信息化管理工作開展期間，針對人員隊伍專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)有著嚴(yán)格的要求。檔案信息化管理人員需要熟悉檔案管理工作的相關(guān)業(yè)務(wù)，同時對相關(guān)信息技術(shù)有較為全面的了解，如此才能滿足日常檔案管理信息化建設(shè)工作的實際需要。對此，廣播電視臺可以定期組織與舉辦各類學(xué)習(xí)以及培訓(xùn)活動，加強人才隊伍職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)。培訓(xùn)內(nèi)容不僅包括各項檔案管理業(yè)務(wù)，同時也包括信息化技術(shù)以及信息化管理常用方式。不僅如此，企業(yè)需要結(jié)合該單位業(yè)務(wù)特征，加強培訓(xùn)活動的針對性，組建一支復(fù)合型人才隊伍。此外，廣播電視臺需要重點培養(yǎng)人才的自主學(xué)習(xí)意識以及能力，使得所有人才能夠自主學(xué)習(xí)各項信息化技術(shù)以及管理方式，提高人員開展檔案管理工作的業(yè)務(wù)能力。

（四）合理開展檔案信息服務(wù)。廣播電視臺可以引入多種信息技術(shù)，加快紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化，為檔案數(shù)字化資源管理工作提供便利。不僅如此，廣播電視臺應(yīng)積極建立數(shù)據(jù)庫，為檔案檢索提供便利，有效整理現(xiàn)有的檔案資源。完成新文件歸檔工作之后，廣播電視臺需要重視電子檔案接收以及傳輸?shù)陌踩裕⒆⒁庠蓟瘷n案信息資源的保存，將所有電子檔案屬性設(shè)置為只讀性文件，加強對文件內(nèi)容的保護。為了避免電子檔案信息受到損害，需要開展數(shù)據(jù)備份工作，強調(diào)檔案的長久性存儲。另外，廣播電視臺應(yīng)做到檔案信息數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)，重視和網(wǎng)絡(luò)之間的有效連接，明確檔案數(shù)據(jù)庫建立對廣播電視臺的重要價值，積極構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，為廣播電視臺日常檢索檔案信息提供便利，同時提高檔案信息整體服務(wù)能力。

近年來，筆者所在的歸檔融媒體中心在全體同仁共同努力下成績斐然。歸檔文書檔案、廣播業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案共670件，收集有關(guān)的資料，如年鑒、刊物、文件匯編等43冊；系統(tǒng)化整理文書檔案卷317卷、人事檔案238卷、財會檔案1348件，所有檔案全部裝盒、入庫，做到整齊規(guī)范、排列有序；微機掃描、著錄文書檔案、業(yè)務(wù)檔案2057件，電子檔案利用更加便捷；編制實用的檢索工具12冊，5年共接待查詢、借閱檔案870余人次，查詢2289余卷；參與編撰并完成了廣播電視志、機構(gòu)改革大事記、《廣播電視全宗介紹》等資料。特別是在接入庫前對各科室的檔案進行案卷質(zhì)量檢查，對不符合要求的案卷進行指導(dǎo)和整理。對局內(nèi)檔案資料定期進行全面檢查，填寫登記簿，及時對檔案資料進行除塵、消毒，清理庫房衛(wèi)生，并進行安全檢查，未出現(xiàn)任何事故。

四、結(jié)語

檔案管理信息化發(fā)展針對廣播電視臺而言具有十分重要的價值。為此，廣播電視臺需要不斷完善有關(guān)建設(shè)工作，推動檔案管理向信息化方向發(fā)展。在融媒體背景下，縣級廣播電視臺應(yīng)明確檔案管理信息化的價值以及目前管理信息化建設(shè)存在的問題，通過合理開展檔案信息服務(wù)以及加大建設(shè)投入力度等方式，有效提高檔案管理信息化建設(shè)水平，提高檔案管理工作整體效率。