如何提高企事業(yè)單位的公文處理水平

文/航天科工防御技術(shù)研究試驗中心 齊芳 任思文 楊磊

一、公文處理的重要性

公文，是指單位在實施管理過程中形成的具有特定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策、發(fā)布規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。公文處理是公文的擬制、辦理、管理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確。公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密和商業(yè)秘密的安全。公文處理是企事業(yè)單位不可或缺的一項工作，是各單位之間相互聯(lián)系的橋梁和紐帶，是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。

二、公文處理工作中存在的問題

近年來，隨著社會的發(fā)展和進步，企事業(yè)單位辦公自動化水平不斷提高，辦公條件得到了大幅改善，但仍然存在一些問題，需要不斷改進和提高。

（一）公文格式不規(guī)范。主要有以下幾種情況：

1.公文標(biāo)題不規(guī)范。公文標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、發(fā)文事由和公文種類組成。按照公文管理要求，標(biāo)題中不能使用標(biāo)點符號，但有些單位的公文標(biāo)題中卻使用了如逗號、頓號和書名號等。例如標(biāo)題為：《關(guān)于印發(fā)全力以赴完成2016年各項任務(wù)，實現(xiàn)XX院“十三五”良好開局的通知》，此公文標(biāo)題中不應(yīng)該使用逗號，違反了公文管理要求的規(guī)定。

2.發(fā)文字號不規(guī)范。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。如果是規(guī)章制度類的公文，發(fā)文字號中應(yīng)帶有“法”字，如（XX法科〔2017〕140號）。有些部門在行文的時候忘記寫“法”字，造成了規(guī)章制度與其他文件的混淆。如《關(guān)于印發(fā)XXX單位2018年財務(wù)資金預(yù)算管理辦法的通知》，發(fā)文字號應(yīng)為（XX法財〔2018〕53號），但發(fā)文時，發(fā)文字號卻寫為（XX財〔2018〕53號），出現(xiàn)了發(fā)文字號使用不規(guī)范的問題。

3.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)使用不準(zhǔn)確。規(guī)范的結(jié)構(gòu)層次應(yīng)為：第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。但在使用過程中，經(jīng)常出現(xiàn)的問題有：一是層次順序顛倒，即上位序數(shù)與下位序數(shù)倒置；二是層次跳躍；三是“(一)”“1.”“(1)”后標(biāo)點混淆，如出現(xiàn)“(一)、”“1、”“(1)、”的錯誤現(xiàn)象。

（二）文種使用錯誤。主要有以下幾種情況：

1.文種混亂使用。最常見的是“請示”與“報告”混亂使用。在日常工作中，有些擬稿人經(jīng)常分不清楚“報告”與“請示”的區(qū)別，將二者混用。主要表現(xiàn)為報告中夾帶請示的事項，違反了公文管理要求。如：《XXX公司關(guān)于2016年固定資產(chǎn)投資工作方案的請示》（發(fā)文機關(guān)代字〔2016〕XX號），文種應(yīng)為“報告”，卻被寫成了“請示”。

2.出現(xiàn)自創(chuàng)文種的情況。按照公文管理要求，常用公文文種共分為九類：決定、通知、報告、通告、請示、意見、批復(fù)、會議紀(jì)要、函。在實際工作中，有些擬稿人對公文處理相關(guān)知識學(xué)習(xí)較少，未按規(guī)定正確使用文種，而是采取了自創(chuàng)文種，超出了規(guī)定范圍。如《關(guān)于XXX公司2015年經(jīng)營業(yè)績考核的總結(jié)分析報告》（XX綜〔2016〕34號)文件，自創(chuàng)了“總結(jié)分析報告”文種。

（三）行文不規(guī)范。主要有以下幾種情況：

1.請示一文多事。按照公文管理要求，各單位上報的“請示”應(yīng)為一文一事，但有些單位一份文件中請示了多件事情，而且涉及多個職能部門，又無法確定主辦部門是哪個，因而造成了公文不能正常運轉(zhuǎn)。

2.越級報送公文。公文在行文過程中，行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文時，應(yīng)同時抄送被越過的單位。有些單位在上報公文的時候，上報的文件不存在“由于發(fā)生戰(zhàn)爭或嚴(yán)重自然災(zāi)害，逐級上報將會延誤時機、造成損失”等緊急問題。另外，還有非要跨過上級單位報送公文，認(rèn)為跨過直接上級單位可以快速上報。如XX所上報公文時跨過了XX院辦公室，直接報送給再上一級的XX集團公司，正確的上報途徑應(yīng)為XX所上報給XX院辦公室，由XX院辦公室再上報XX集團公司，而不是直接上報XX集團公司。

（四）濫發(fā)公文，質(zhì)量不高。主要有以下幾種情況：

1.濫發(fā)文件。（1）所發(fā)公文屬于可發(fā)可不發(fā)的，就沒必要發(fā)文。有些工作已經(jīng)召開了會議，并給職工傳達了領(lǐng)導(dǎo)講話和會議精神，而且涉及范圍較小，就不應(yīng)該再發(fā)文。（2）所發(fā)公文只是照抄照轉(zhuǎn)上級文件，也沒有必要發(fā)文。有些下級單位就是拿著上級單位的文件，基本上就是把“上級單位”改成“下級單位”，所發(fā)文件內(nèi)容空洞，基本上無具體措施和解決方案，這樣的文件根本無須發(fā)文，只要讓職工了解文件內(nèi)容即可。（3）關(guān)于調(diào)整組織機構(gòu)及職責(zé)的文件。由于部門領(lǐng)導(dǎo)有時會進行調(diào)整，從而相關(guān)的組織機構(gòu)或委員會的文件因為有一個人名進行了變更，此文件就會進行相應(yīng)的修改，造成組織機構(gòu)或委員會的文件半年能發(fā)好幾次。因此，這樣的文件只要寫到XX處領(lǐng)導(dǎo)即可，不必非要寫到某一個人，避免濫發(fā)文件。

2.公文質(zhì)量不高。公文質(zhì)量意識缺失會導(dǎo)致公文責(zé)任落實不到位。部分部門和單位對公文質(zhì)量重視不夠，沒有認(rèn)識到公文的重要性和嚴(yán)肅性。公文質(zhì)量涉及公文從產(chǎn)生到處理的各個環(huán)節(jié)，必須從源頭抓起、在過程中監(jiān)管、在結(jié)果上把控，必須從擬寫、審核、簽發(fā)到分發(fā)、歸檔等各個環(huán)節(jié)層層負(fù)責(zé)、層層把關(guān)。無論哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，輕則破壞公文運轉(zhuǎn)流程、影響公文質(zhì)量，重則影響單位利益與整體形象。正是由于部分單位的人員思想認(rèn)識不到位、責(zé)任意識缺失，導(dǎo)致公文主體責(zé)任、公文質(zhì)量責(zé)任未能有效落實，出現(xiàn)部分文件從擬稿到審核各個環(huán)節(jié)都“帶病通過”的情況，從而產(chǎn)生問題公文。

在企事業(yè)單位的日常工作中，公文處理工作普遍存在著亂、差、錯、誤等現(xiàn)象。亂，是指在公文處理中不依據(jù)規(guī)章制度辦理或有規(guī)章制度卻不依照辦理。如擬稿人未按規(guī)章制度要求編寫，或者不遵守保密管理規(guī)定，未按定密要求辦理，造成文件出現(xiàn)失泄密情況的發(fā)生；差，是指公文實用性不高，發(fā)文后操作性不強；錯，是指因不熟悉公文寫作要求和不正確的理解及操作，在編寫文件中出現(xiàn)了較多的錯誤。如主題不鮮明，表達意思不正確，語言拖沓等。還有常見于公文格式方面的錯誤，如句子不通順、數(shù)字不準(zhǔn)確，錯字、別字較多，標(biāo)點符號使用不正確等；誤，指延誤工作，錯過了公文處理的最佳有效時間，造成某項工作未及時完成。據(jù)有關(guān)調(diào)查統(tǒng)計，有些業(yè)務(wù)系統(tǒng)下屬各單位公文處理工作中的平均差錯率竟達45%左右，部分單位的實際差錯率甚至超過50%～60%。如果公文質(zhì)量不高，會失去公文的利用價值和法律效力，還會影響領(lǐng)導(dǎo)的正確決策。所以對于企事業(yè)單位來說，提高公文的質(zhì)量刻不容緩。

三、公文處理工作的改進措施

公文處理的質(zhì)量和效率是決定企事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率的前提條件和決定性因素，如果效率不高，將直接影響企事業(yè)單位的辦公效率和工作水平，使得各項工作不能正常有序地開展。因此，改進公文處理工作勢在必行。

（一）嚴(yán)把公文審核關(guān)。公文審核是企事業(yè)單位公文處理工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是確保公文質(zhì)量的前提和基礎(chǔ)。公文的審核把關(guān)能直接為領(lǐng)導(dǎo)提供決策性服務(wù)，這就要求公文處理人員以高度的責(zé)任心嚴(yán)格把關(guān)，做到準(zhǔn)確無誤、精益求精?！皩徍恕眱H靠核文崗一個崗位核文是不夠的，無論是辦公室系統(tǒng)還是各業(yè)務(wù)部門，都要進一步提高對公文審核重要性的認(rèn)識，切實履行職責(zé)，做好公文審核。其中，處室領(lǐng)導(dǎo)要重點審核：情況是否屬實、數(shù)據(jù)是否可靠無誤、觀點是否明確、條理及文字表達是否清楚、提出的政策性建議和新出臺的政策規(guī)定是否與現(xiàn)行政策規(guī)定相統(tǒng)一并切實可行；是否涉密，標(biāo)定的密級和保密期限是否準(zhǔn)確；是否存在文字和表述錯誤等。核文崗重點審核：行文方式是否妥當(dāng)、會簽部門是否齊全、公文格式是否符合公文處理的有關(guān)規(guī)定、文種使用是否恰當(dāng)、各要素標(biāo)識是否正確等。只有通過核文崗與部門領(lǐng)導(dǎo)分層級地嚴(yán)格把關(guān)，才能有效保證公文的高質(zhì)量。

（二）公文處理要精簡。精簡公文的核心是控制公文篇幅、精簡公文數(shù)量和提高公文質(zhì)量。按照公文管理要求，對內(nèi)容相近的，能合并的盡量合并；對于可發(fā)可不發(fā)的盡量不發(fā)；對于文件內(nèi)容空洞、沒有使用價值的文件一律不發(fā)；對于部分通知、簡報類的文件，可以放在單位OA辦公系統(tǒng)里供大家查看，讓大家知悉即可。這樣可以減少公文處理的數(shù)量。

（三）加強公文處理培訓(xùn)力度。要想進一步提高企事業(yè)單位管理人員的公文處理水平，就要加大對管理人員的培訓(xùn)力度。除了組織辦公室公文處理人員的培訓(xùn)外，還要組織針對各業(yè)務(wù)部門管理人員的公文知識與寫作培訓(xùn)。提高全員公文寫作水平，特別要加強對新員工的公文規(guī)范意識和公文寫作、公文處理的全面知識培訓(xùn)，使其懂規(guī)矩、懂要求、懂流程。增強公文管理人員從事公文管理工作的光榮感和責(zé)任感，使其能夠保持嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、精益求精、無私奉獻的良好職業(yè)素養(yǎng)。例如，某單位每年除了進行內(nèi)部培訓(xùn)外，還邀請上級機關(guān)對口業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)對本單位機關(guān)的管理人員進行專門的公文處理知識和公文寫作業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以提升管理人員的業(yè)務(wù)能力。

（四）加強績效考核。加強考核并建立公文處理工作的激勵機制是做好公文處理工作的有效方法。企事業(yè)單位要根據(jù)自身的實際情況，制定完整、系統(tǒng)的檢查及考核、評估、獎懲制度與標(biāo)準(zhǔn)，并在實際工作中嚴(yán)格執(zhí)行，不斷完善公文處理的激勵機制。通過督促檢查、考評，對先進單位進行表彰，對未達標(biāo)的單位進行通報批評，以維護獎懲機制的嚴(yán)肅性。例如上級單位為了加大對下屬各單位的公文管理工作，制定了《XX單位公文管理考核辦法》，到年底下屬各單位先進行自評，再由上級單位進行最終打分，根據(jù)結(jié)果對先進單位和個人進行表彰，并頒發(fā)榮譽證書；對違反規(guī)定的單位進行通報批評。還可以將考核結(jié)果同公文處理人員的評優(yōu)、晉級等掛鉤，充分調(diào)動廣大公文處理人員的積極性和主動性。

（五）建立信息化公文處理系統(tǒng)。各企事業(yè)單位在公文管理中要高度重視并加強對新技術(shù)、新方法特別是信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，充分認(rèn)識信息技術(shù)對提高公文處理效率、提升公文質(zhì)量的作用，本著統(tǒng)籌規(guī)劃、逐步實施、配套發(fā)展、逐步完善的原則，加快推進公文處理的自動化與智能化，對以往公文管理中易出問題的短板和漏點加以補充改進和完善，對需要明確責(zé)任和要求的流程進行固化，對管理中能整合的環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，逐步建設(shè)并形成適應(yīng)智慧企業(yè)管理要求的公文處理系統(tǒng)。

四、加強公文處理，提高工作效率

公文在傳遞、辦理過程中，都有明確嚴(yán)格的時效要求。“及時”是確保公文處理工作時效性的基本前提。文件傳閱時，要隨到隨辦，不積壓、不拖拉、不誤事，這是公文處理工作時效性的最基本要求。要提高各辦文環(huán)節(jié)的執(zhí)行力，就必須嚴(yán)格執(zhí)行公文限時辦結(jié)制度，同時做到提前溝通，加強辦文流程中的責(zé)任落實，避免因推諉、滯辦、積壓而造成的公文處理緩慢、停滯現(xiàn)象。部門間的溝通是否順暢，文書人員是否有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，公文處理流程是否規(guī)范、領(lǐng)導(dǎo)審批是否及時等等，這都是影響公文效率的因素。在實際工作中，對于一些加急公文的處理要格外注意，尤其是要報上級單位的文件，做到“不過夜”；對于不符合規(guī)范要求的公文要及時退文并重發(fā)；關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)審批動向，提示領(lǐng)導(dǎo)及時批閱，做好催辦和督辦，才能有效提高工作效率。