提升思想境界，創(chuàng)新管理手段，完善國有企業(yè)檔案保密工作機制

苗青

摘 要：國有企業(yè)檔案是企業(yè)的重要知識資產(chǎn)和核心信息資源，具有不可替代的憑證價值和參考價值，一旦丟失損壞、失密泄密，將會造成不可挽回的損失。國有企業(yè)檔案部門要強化做好檔案保密工作的責(zé)任感和使命感，完善工作機制，突出工作重點，狠抓工作落實，確保檔案信息絕對安全。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);檔案;保密;創(chuàng)新

一、樹立三個理念，增強做好檔案保密工作的責(zé)任感和使命感

國有企業(yè)檔案信息，事關(guān)政治安全、經(jīng)濟發(fā)展、社會穩(wěn)定和企業(yè)形象。檔案部門是保密重地，檔案人員要緊緊把握國有企業(yè)檔案特點，提高思想認識，樹立三個理念，增強做好檔案保密工作的自覺性。

1.樹立“國有企業(yè)檔案是政治信息”理念，強化政治擔(dān)當

國有企業(yè)是中國特色社會主義的重要支柱，是我黨執(zhí)政的重要基礎(chǔ)，也是貫徹和實踐黨的基本理論的重要陣地。習(xí)近平總書記指出，要理直氣壯地做強做優(yōu)做大國有企業(yè)，提高核心競爭力和資源配置效率，不斷增強國有經(jīng)濟活力、控制力、影響力、國際競爭力、抗風(fēng)險能力;國有企業(yè)要成為黨和國家最可信賴的依靠力量，成為堅決貫徹執(zhí)行黨中央決策部署的重要力量，成為貫徹新發(fā)展理念、全面深化改革的重要力量，成為實施“走出去”戰(zhàn)略、“一帶一路”建設(shè)等重大戰(zhàn)略的重要力量，成為壯大綜合國力、促進經(jīng)濟社會發(fā)展、保障和改善民生的重要力量，成為我們黨贏得具有許多新的歷史特點的偉大斗爭勝利的重要力量。

檔案工作是黨的全部工作重要組成部分，“檔案工作姓黨、黨要管檔”是黨和國家確定的檔案工作原則，“為黨管檔、為國守史”是檔案工作者的神圣職責(zé)。國有企業(yè)檔案本身也包括大量黨的檔案和國家密級檔案。因此，做強做優(yōu)做大國有企業(yè)，是重要的政治任務(wù)，做好檔案工作和檔案保密工作，同樣是重要的政治任務(wù)。國有企業(yè)檔案人員要牢固樹立“檔案姓黨、黨要管檔”的思想，提高政治站位，強化政治安全意識，切實肩負起檔案保密的政治責(zé)任。

2.樹立“國有企業(yè)檔案是商業(yè)秘密”理念，強化經(jīng)營意識

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。企業(yè)檔案內(nèi)容一般包括黨群管理、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)、科研開發(fā)、設(shè)備儀器、產(chǎn)品生產(chǎn)、會計核算、職工管理、特殊載體等類別，涵蓋企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的方方面面。特別是經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、設(shè)計研發(fā)、知識產(chǎn)權(quán)、合同協(xié)議、發(fā)展戰(zhàn)略等方面的檔案，涉及企業(yè)核心商業(yè)秘密和核心競爭力，一旦丟失損壞或者失密泄密，將會造成無法挽回的損失。一紙檔案能夠救活一個企業(yè)，一紙檔案也能毀滅一個企業(yè)。國有企業(yè)檔案人員要增強商業(yè)秘密意識，強化檔案保密風(fēng)險管理，切實肩負起商業(yè)保密的千斤重擔(dān)。

3.樹立“國有企業(yè)檔案是民生信息”的理念，強化為民情懷

“人人產(chǎn)生檔案，檔案服務(wù)人人?！睓n案是由個人或者個人組成的群體從事政治、經(jīng)濟、社會、文化等活動產(chǎn)生的歷史記錄，保存了大量的個人和群體信息。這些檔案信息，關(guān)系到個人的學(xué)習(xí)就業(yè)、職稱職務(wù)、醫(yī)療社保、收入薪酬、吃穿住行等等方面，與民生息息相關(guān)。這些檔案信息一旦丟失或泄露，將會給個人帶來巨大不便甚至重大損失。在經(jīng)濟快速發(fā)展的今天，個人產(chǎn)生的檔案信息越來越多，個人檔案利用頻率越來越高，個人檔案信息保密任務(wù)越來越重，個人信息失密、泄密現(xiàn)象有增多趨勢，嚴重損害了個人合法權(quán)益。國有企業(yè)檔案人員要增強檔案是民生工作的意識，樹立“人民至上、民生為本”思想，強化檔案信息管理和服務(wù)，做好民生檔案的提供利用和信息保密工作，切實肩負起服務(wù)職工的光榮使命。

二、建立四個體系，強化檔案保密工作的支撐保障

檔案保密工作是一項系統(tǒng)工程。要堅持系統(tǒng)思維、頂層設(shè)計，注重夯實基礎(chǔ)、筑牢根基，健全完善保密責(zé)任、基礎(chǔ)設(shè)施、制度規(guī)范、人才隊伍四個體系，搭建支撐檔案保密工作的“四梁八柱”。

1.建立保密責(zé)任體系

在貫徹落實企業(yè)保密責(zé)任制的前提下，國有企業(yè)檔案部門要建立完善部門主要負責(zé)人、分管負責(zé)人和相關(guān)人員各負其責(zé)的保密責(zé)任體系。檔案部門主要負責(zé)人要定期召開專題會議研究解決保密工作中的重大問題，定期聽取保密工作匯報，了解掌握保密工作情況，為保密工作的開展提供人力、財務(wù)和物力保障。分管保密工作負責(zé)人要認真組織研究解決保密工作中的具體問題，組織開展保密宣傳教育、保密檢查、保密技術(shù)防護、泄密案件查處和考核表彰等工作。分管業(yè)務(wù)工作負責(zé)人要結(jié)合分管業(yè)務(wù)安排部署業(yè)務(wù)保密工作，并進行督促、指導(dǎo)和檢查，為保密工作提供支持和保障。檔案管理人員要切實把保密工作放在各項工作的首要位置，貫穿于檔案收集、整理、查借閱、銷毀等全過程，真正把保密責(zé)任制落到實處。

2.建立基礎(chǔ)設(shè)施體系

庫房管理是檔案保密的基礎(chǔ)。要按照安全保密、布局合理、科學(xué)適用的原則，認真落實《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》《檔案館建設(shè)標準》等國家有關(guān)規(guī)定，建設(shè)合乎規(guī)范、安全保密的企業(yè)檔案館庫。檔案館庫要合理分區(qū)，實行檔案庫房與業(yè)務(wù)技術(shù)用房、檔案閱覽用房、辦公室、陳列室等分開設(shè)置。不具備建設(shè)檔案館庫條件的單位，也要選擇保管條件好、獨立設(shè)置的房間建立專門的檔案室。要按照防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染的“八防”要求，配備牢固耐用的檔案柜架和溫濕度監(jiān)控設(shè)備、滅火器材、防盜門窗、除塵器、空氣凈化器、碎紙機等必要設(shè)施設(shè)備。對于重要的涉密檔案和貴重實物檔案，可以購置保密檔案柜、指紋密保電子檔案柜，進行單獨保管。要積極運用信息化手段提高檔案安全保密工作，有條件的可以建立治安聯(lián)網(wǎng)報警、電氣火災(zāi)監(jiān)控報警、煙霧監(jiān)控報警等自動化、信息化監(jiān)控系統(tǒng)，以現(xiàn)代化信息技術(shù)確保檔案實體和檔案信息絕對安全。

3.建立制度規(guī)范體系

制度具有穩(wěn)定性和長期性，能夠管根本、管長遠。要堅持用制度管理人員、用規(guī)范約束行為，著力建設(shè)涵蓋廣泛、要求明確、標準精細、銜接精準的檔案保密制度規(guī)范體系。要認真落實《檔案法》《保密法》等法律法規(guī)和上級有關(guān)規(guī)章制度，制定崗位責(zé)任制、檔案保密制度、檔案查詢和借閱制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案庫房管理制度等，嚴格檔案管理各環(huán)節(jié)的保密措施;要制定安全管理、檔案庫房安全巡查等安全管理制度，嚴格檔案庫房安全保密管理;要建立監(jiān)督檢查、事項報告、考核獎懲、責(zé)任追究制度，加強對檔案庫房特別是安全保密工作的全過程管理;要加強對制度落地的管理和監(jiān)督，嚴格督導(dǎo)、考核、獎懲，確保各項制度規(guī)范執(zhí)行到位、有效實施。

4.建立人才隊伍體系

做好檔案保密工作，要注重發(fā)揮人的能動性，提高物防、技防、人防的聯(lián)防效能。要按照政治可靠、忠誠擔(dān)當、業(yè)務(wù)過硬、作風(fēng)優(yōu)良的原則，組建檔案管理人員隊伍。高度重視保密宣傳教育培訓(xùn)工作，及時組織學(xué)習(xí)《保密法》等法律法規(guī)和企業(yè)《保護商業(yè)秘密規(guī)定》《關(guān)于進一步加強公文保密管理工作的通知》《公文保密管理“八不準”》《普通手機使用保密守則》等保密制度。采取“走出去”與“請進來”相結(jié)合、線上與線下相結(jié)合、理論與實踐相結(jié)合的方式，組織檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強化檔案保密教育，提高檔案工作人員的保密意識和保密技能。要積極利用“山東檔案教育網(wǎng)”“微信工作群”“QQ工作群”等平臺，開展網(wǎng)上學(xué)習(xí)、網(wǎng)上交流。創(chuàng)新培訓(xùn)方式，組織權(quán)屬單位檔案人員協(xié)作開展檔案整理工作，以干代訓(xùn)、以干促學(xué)，在實踐操作中交流業(yè)務(wù)、提高技能，實現(xiàn)業(yè)務(wù)技能與業(yè)務(wù)工作互相促進、同步提升。要完善激勵機制，組織開展業(yè)務(wù)征文評比、技能大賽等活動，積極做好推先樹優(yōu)工作，培育一批檔案工作領(lǐng)軍人物，激發(fā)檔案人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識的積極性。

三、嚴格六項管理，推進檔案保密工作全覆蓋

保密是檔案管理的內(nèi)在要求，保密工作貫穿于檔案管理全過程。要樹立“全鏈條”思維，突出檔案保密工作重點，織密檔案保密“防護網(wǎng)”，全過程做好檔案保密工作。

1.嚴格定密解密管理

保密檔案根據(jù)《保密法》規(guī)定分出不同等級。國有企業(yè)檔案密級，一般分為絕密、機密、秘密三個級別，有的還標注“商業(yè)秘密”“內(nèi)控”等，按照密級檔案管理。密級檔案大都有保密期限，隨著時間的推移或秘密保管期限屆滿，大多數(shù)檔案的密級會發(fā)生變化。在秘密檔案保密期限屆滿時，組織檔案密級鑒定，對失去保密價值的檔案進行解密，對還需要繼續(xù)保密的，根據(jù)檔案涉密情況，重新定密。檔案管理人員要嚴格執(zhí)行《保密法》和企業(yè)《保護商業(yè)秘密規(guī)定》《關(guān)于進一步加強公文保密管理工作的通知》等有關(guān)規(guī)定，加強庫存檔案盤點，準確掌握庫存密級檔案保管情況。對需要解密、重新定密的檔案，及時向部門負責(zé)人匯報，經(jīng)部門負責(zé)人批準同意后，及時與檔案形成部門聯(lián)系，配合做好現(xiàn)場密級鑒定、定密工作。對需要按照原有密級管理的，繼續(xù)按原有密級管理;對需要調(diào)整密級的，重新標注密級;對不再需要保密的，進行解密。

2.嚴格檔案借閱管理

檔案查借閱是檔案保密管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和薄弱環(huán)節(jié)。要嚴格檔案查借閱人員身份核查，認真填寫檔案查借閱單，做好查借閱人員身份核對和登記。對非檔案形成部門人員查借閱檔案的，應(yīng)要求其出示身份證和加蓋單位公章的證明信。要嚴格查借閱利用權(quán)限和審批手續(xù)，對涉密檔案必須有檔案形成部門負責(zé)人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批意見。還要嚴肅查借閱紀律，檔案人員必須執(zhí)行兩名檔案人員共同辦理制度，不得一人單獨提供涉密檔案查借閱利用，查借閱人員不經(jīng)批準，不得擅自復(fù)印、摘抄涉密檔案，密級檔案原則上不得帶出閱檔室。檔案查借閱完畢后，要全面清點、認真檢查、及時入架，確保查借閱各個環(huán)節(jié)不出現(xiàn)任何差錯。

3.嚴格檔案信息系統(tǒng)管理

檔案管理信息系統(tǒng)數(shù)字信息成為當前保密管理的重點。檔案管理信息系統(tǒng)要采取符合國家保密規(guī)定和標準要求的身份鑒別、接入管控、安全審計、密碼保護、邊界安全防護等安全保密防護措施，且要保證持續(xù)有效。對使用檔案管理信息系統(tǒng)的計算機和單獨保管秘密檔案的非聯(lián)網(wǎng)計算機，都要安裝正版殺毒軟件，并及時升級。（1）要準確把握“涉密信息不上網(wǎng)、上網(wǎng)信息不涉密”原則，做好涉密檔案的物理隔離。（2）要嚴格審查涉密計算機網(wǎng)絡(luò)和計算機運行維護單位的資質(zhì)和人員，并要簽署保密承諾書。（3）要建立計算機和移動存儲介質(zhì)登記臺賬，對每一臺計算機和每一個移動存儲介質(zhì)都要粘貼密級標識，標注責(zé)任人及設(shè)備編號。對涉密計算機要采取符合國家保密標準的身份鑒別、訪問授權(quán)、違規(guī)外聯(lián)監(jiān)控、病毒查殺、移動存儲介質(zhì)管控等安全保密措施，不得安裝使用具有無線功能的模塊和外圍設(shè)備。嚴格存儲介質(zhì)使用管理，嚴禁移動硬盤、U盤等移動存儲介質(zhì)在涉密計算機與非涉密計算機之間交叉使用。（4）要認真落實檔案室設(shè)備設(shè)施管理辦法，嚴格控制電腦、打印機、復(fù)印機、碎紙機等設(shè)備使用，杜絕失密泄密問題。

4.嚴格秘密載體管理

企業(yè)秘密載體是指以文字、數(shù)據(jù)、符號、圖形、圖像、聲音等方式記載國家秘密、商業(yè)秘密和內(nèi)控秘密信息的紙介質(zhì)、磁介質(zhì)（計算機硬盤、軟盤和錄音帶、錄像帶）、光盤等各類物品。要嚴格執(zhí)行《保密法》《保密法實施條例》《中共中央保密委員會辦公室、國家保密局關(guān)于國家秘密載體保密管理的規(guī)定》《國家秘密載體出境保密管理規(guī)定》，全方位加強企業(yè)秘密載體管理。在編研檔案、匯編資料時，原則上不匯編涉密檔案，如確需匯編涉密檔案的，必須報經(jīng)制發(fā)機關(guān)批準。在檔案庫房日常管理中，要嚴格執(zhí)行檔案保密、查借閱、鑒定銷毀等檔案管理制度，嚴把檔案收集移交、復(fù)制、保存、維修、銷毀等每個環(huán)節(jié)，認真核對，仔細檢查，堅決杜絕丟失損壞、失密泄密現(xiàn)象。企業(yè)秘密載體原則上不得出境，因跨境業(yè)務(wù)確需出境的，必須嚴格按照《國家秘密載體出境保密管理規(guī)定》辦理，確保秘密檔案安全。

5.嚴格涉密人員管理

做好檔案保密工作，關(guān)鍵在人，難點也在人。涉密人員管理，是檔案保密管理的重中之重。（1）要加強檔案人員的思想教育，深入開展保密教育、法制教育，組織開展以案說法、以案說紀，提高檔案人員的保密意識、法制意識、紀律意識，使檔案人員思想上時刻繃緊安全保密弦。（2）要組織開展保密業(yè)務(wù)培訓(xùn)，深入學(xué)習(xí)保密業(yè)務(wù)知識，提高檔案人員保密業(yè)務(wù)技能。（3）要嚴格檔案人員的選拔和使用管理，把保密意識、保密能力作為考察檔案人員的重要內(nèi)容，確保檔案人員“知保密、會保密、能保密”。涉密人員上崗前，必須通過組織人事部門和保密工作機構(gòu)的審查和培訓(xùn)，了解相關(guān)保密法規(guī)制度，掌握相關(guān)保密知識技能，并簽訂保密承諾書。涉密人員離崗前，必須按照有關(guān)規(guī)定監(jiān)督其清退涉密載體，采取脫密期管理措施，確保涉密人員全程可控。

6. 嚴格外包業(yè)務(wù)管理

隨著經(jīng)濟社會快速發(fā)展，檔案數(shù)量呈現(xiàn)爆炸式增長。部分企業(yè)由于人手不足等原因，在紙質(zhì)檔案整理、檔案數(shù)字化、信息系統(tǒng)建設(shè)維護等工作中，采用服務(wù)外包的形式委托檔案專業(yè)中介機構(gòu)進行，給檔案安全保密工作帶來較大風(fēng)險。（1）要高度重視檔案服務(wù)外包的風(fēng)險管理，把安全保密放在服務(wù)外包的頭等位置。超前制定檔案服務(wù)外包工作預(yù)案，提前擬定服務(wù)外包保密措施。（2）要優(yōu)選外包服務(wù)機構(gòu)，嚴格執(zhí)行外包項目招投標程序，加強對承包團隊的資質(zhì)審查、信譽調(diào)查、財務(wù)狀況考察，突出調(diào)查承包團隊的保密工作情況，努力挑選資質(zhì)齊全、業(yè)務(wù)精湛、信譽良好、業(yè)績優(yōu)異、安全可靠的承包團隊。（3）要與選定的承包團隊簽訂保密協(xié)議或保密條款，約定保密責(zé)任及約束措施。在外包項目實施過程中，要加強監(jiān)督管理，委派專人與承包團隊保持經(jīng)常聯(lián)系，動態(tài)巡查工作現(xiàn)場，加強服務(wù)質(zhì)量檢查，防止案卷損壞或信息泄露。（4）要堅持涉密檔案原則上不進行服務(wù)外包，交由本企業(yè)檔案人員、涉密人員進行整理歸檔或數(shù)字化，確保檔案信息安全。

（作者單位：兗礦能源集團股份有限公司）