商業(yè)地產(chǎn)公司內(nèi)部控制問題與優(yōu)化策略

文/林泉（北京益彰商貿(mào)有限公司）

在經(jīng)濟迅猛發(fā)展的推動下，我國房地產(chǎn)行業(yè)得到發(fā)展進步，人們住房需求增加，無疑為商業(yè)地產(chǎn)發(fā)展帶來助推力，基于良好經(jīng)濟效益、帶動就業(yè)模式促使我國各級城市發(fā)展。為保持增長趨勢，相繼推出有效改革政策，使房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展回歸理性化，而如何優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制，成為當(dāng)前商業(yè)地產(chǎn)經(jīng)營的全新要求和議題。

一、商業(yè)地產(chǎn)公司內(nèi)部控制現(xiàn)狀與問題—以H商業(yè)地產(chǎn)公司為例

（一）現(xiàn)狀

H商業(yè)地產(chǎn)公司于2009正式成立，位于朝陽區(qū)三里屯商圈，采購20000平方米甲等寫字樓和30000平方米商業(yè)地產(chǎn)用于出租，投資規(guī)模達到25億元。關(guān)于H公司治理結(jié)構(gòu)，分別成立股東大會、董事會等機制，設(shè)置管理層法人架構(gòu)，明確總經(jīng)理日常服務(wù)事項。規(guī)范領(lǐng)導(dǎo)層決策、監(jiān)管職權(quán)，形成劃分明確、高效快捷的作業(yè)模式，形成權(quán)限相互制約局面。

關(guān)于組織結(jié)構(gòu)，有兩位自然股東成立H公司，具體組織架構(gòu)如圖1所示。

圖1 組織架構(gòu)圖

H公司現(xiàn)行財務(wù)管理類制度有13項，其中主要包含了有關(guān)設(shè)置財務(wù)職位和管理的文件資料。具體而言：財務(wù)管理制度每年度修訂一次，崗位手冊半年度修訂一次，每季度財務(wù)人員就會計憑證、現(xiàn)金活動精確性進行審核。

H公司2015-2019年經(jīng)營具體收益及增長趨勢如圖2所示。

依據(jù)圖2可以發(fā)現(xiàn)，2019年經(jīng)營收入出現(xiàn)波動，主要原因有：一方面是由于所屬商業(yè)地產(chǎn)的供給鏈條發(fā)生大幅度調(diào)整而造成；另一方面是面臨企業(yè)付現(xiàn)成本的持續(xù)提升，預(yù)示企業(yè)內(nèi)部管理出現(xiàn)不當(dāng)行為?？傊梢悦鞔_發(fā)現(xiàn)內(nèi)部傳統(tǒng)管理模式與企業(yè)當(dāng)前發(fā)展需求嚴重不符。

圖2 2015-2019年營業(yè)收入及付現(xiàn)成本費用趨勢圖

（二）問題

1．控制環(huán)境方面

關(guān)于企業(yè)控制環(huán)境方面存在的問題有：首先，缺乏完善的組織結(jié)構(gòu)，H公司屬于家族型企業(yè)，股東為夫妻，設(shè)立執(zhí)行董事一名，作為企業(yè)的實際控制人。逐層設(shè)置總經(jīng)理和副總經(jīng)理一名，其中總經(jīng)理主要負責(zé)開展全面性工作，副總經(jīng)理負責(zé)生產(chǎn)經(jīng)營工作。但是，H公司內(nèi)部總經(jīng)理與副總經(jīng)理的人員變動頻率過快，導(dǎo)致企業(yè)管理模式隨之發(fā)生變化，其根本原因在于企業(yè)的控制人員的主觀性和運營理念不斷變動。經(jīng)常出現(xiàn)上任總經(jīng)理施政短暫周期后新任總經(jīng)理全新施政的情況，導(dǎo)致企業(yè)處于新舊管理風(fēng)格不斷交替、磨合的狀態(tài)中。其次，實際控制人員過度注重企業(yè)現(xiàn)金流量和工作紀(jì)律，忽視內(nèi)部控制實施，進而導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部缺乏完善的內(nèi)部控制管理體系，尚未設(shè)立專業(yè)崗位和機構(gòu)負責(zé)。

2．風(fēng)險管理方面

在目標(biāo)制定環(huán)節(jié)目標(biāo)分析能力嚴重不足，并且缺少將運營目標(biāo)、使命、風(fēng)險應(yīng)對能力同步進行的目標(biāo)流程。同時缺少問題識別能力、戰(zhàn)略制定和風(fēng)險掌控能力，加之部分商業(yè)地產(chǎn)公司經(jīng)營周期長，存在缺乏有效證件、證件不更新現(xiàn)象，機遇應(yīng)對不及時，導(dǎo)致資源過度浪費，在實行過程中風(fēng)險發(fā)生后才會提出應(yīng)對措施，缺乏前瞻性分析手段。

缺乏風(fēng)險評估工具。風(fēng)險評估依賴于歷史數(shù)據(jù)，但企業(yè)風(fēng)險重視程度不足，歷史數(shù)據(jù)未采集，進而造成企業(yè)風(fēng)險評估技術(shù)應(yīng)用不到位。換言之，商業(yè)地產(chǎn)公司風(fēng)險發(fā)生時記錄不到位，工程部門在質(zhì)量檢測中，首先將質(zhì)量風(fēng)險反饋至領(lǐng)導(dǎo)處，之后采取補救措施，但是在補救環(huán)節(jié)并未記錄，缺乏具體的分析與改善建議，僅沿用基本手段處理風(fēng)險，后續(xù)解決方案被忽視，該處理方式會嚴重影響風(fēng)險評估工具應(yīng)用效果。

例如：H公司在寫字樓宏觀經(jīng)濟發(fā)展分析工作不到位，于2019年CBD商業(yè)圈正式開發(fā)寫字樓投入市場，面對當(dāng)前租賃市場供需關(guān)系的大幅度變動，無疑對該商業(yè)圈造成影響，各商業(yè)地產(chǎn)公司紛紛采取降價招租、降低成本來應(yīng)對當(dāng)前欠佳環(huán)境，加之缺乏風(fēng)險評估理念，H公司尚未制定風(fēng)險應(yīng)對措施，導(dǎo)致企業(yè)出租房面積積壓，造成樓宇空置率持續(xù)上升。

3．控制活動方面

（1）出租房租定價不清晰、無法應(yīng)對市場環(huán)境波動

商業(yè)地產(chǎn)出租定價的多少直接關(guān)乎企業(yè)業(yè)務(wù)收益，所以出租屋定價屬于業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。但是定價數(shù)目過高會導(dǎo)致租戶無法接受，定價數(shù)目過低會對企業(yè)帶來嚴重損失。與此同時，基于變化多端的市場環(huán)境，在出租屋租賃價格談判環(huán)節(jié)中無法達到一次完成，通常會出現(xiàn)“拉鋸戰(zhàn)”、反復(fù)商討才能最終確定價格，在這過程中倘若租賃專員獨自與組合進行談判，談判環(huán)節(jié)監(jiān)管力度不足，極易引發(fā)腐敗、舞弊行為。

H公司在市場調(diào)研活動未深入進行的情況下同部分客戶簽訂的合同中房屋租金水平偏低，同時還存在租金遞增比率偏低、租賃周期偏長等問題，上述內(nèi)容均會影響業(yè)務(wù)收益，給企業(yè)帶來不必要損失。另外，部分房產(chǎn)租金定價過高，導(dǎo)致出租率下降，造成房屋閑置，對企業(yè)造成一定損失。加之H公司租賃專員權(quán)限過大，監(jiān)督和制衡手段力度不足，極易引發(fā)管理風(fēng)險。

（2）租戶信用評估體系待完善，容易拖欠租金

商業(yè)地產(chǎn)公司現(xiàn)金流主要源頭是房租收入，是否定期完成租金收取直接關(guān)乎企業(yè)整體發(fā)展。H公司日常發(fā)展中忽視客戶信息有效采集整合，未能精準(zhǔn)評估客戶背景與信用信息，后期運行中未劃分租戶管理登記，在給予租戶收款信用期間實行“一刀切”，一旦信用期過長，容易造成租戶資金拖欠行為嚴重，甚至部分租戶搬離房屋也未繳清拖欠租金。同時，H公司僅依靠司法流程只能處理部分租金拖欠問題，并且會消耗大量資源?？傊?，商業(yè)地產(chǎn)公司信用評估體系不完善問題造成租金嚴重拖欠行徑，無法降低該類風(fēng)險的發(fā)生。

（3）安全應(yīng)急機制缺失，風(fēng)險反應(yīng)遲緩

商業(yè)地產(chǎn)行業(yè)目前已經(jīng)發(fā)展成為我國國民經(jīng)濟重要增長點，同時受到經(jīng)濟周期性影響頗大。加之在商業(yè)地產(chǎn)企業(yè)中，受其自身發(fā)展規(guī)模體系的影響，項目公司決策依賴于企業(yè)下發(fā)文件，在政府部門應(yīng)用規(guī)范措施宏觀調(diào)控時，不利于立即暴露潛在經(jīng)營風(fēng)險，但因企業(yè)文件下發(fā)時間較長，在這段時間內(nèi)處于無章可循狀況，一旦重大風(fēng)險暴露，容易造成項目公司不能及時應(yīng)對風(fēng)險管理行為。另外，企業(yè)安全應(yīng)急機制不完善，進而導(dǎo)致風(fēng)險發(fā)生時，無法第一時間提出應(yīng)急措施，對企業(yè)造成嚴重損失。

4．信息溝通方面

（1）信息傳遞不暢，缺乏共享平臺

信息傳遞的時效性對企業(yè)決策起到關(guān)鍵性作用。H公司各職能部門負責(zé)采集日常相關(guān)信息，由于缺乏統(tǒng)一的IT信息系統(tǒng)作為支撐，導(dǎo)致各部門無法實現(xiàn)信息共享，具體表現(xiàn)在以下兩點：一是用友系統(tǒng)數(shù)據(jù)由財務(wù)部門主要用于會計核算和財務(wù)分析，其他部門無法共享使用；二是運營部門采集樓宇空置率信息和租金狀況無法與其他部門共享。H公司尚未成立信息整合機構(gòu)、人員配置不到位，致使各部門數(shù)據(jù)脫節(jié)、無法實現(xiàn)共享，不能篩選到有效信息反饋至管理層決策制定環(huán)節(jié)，進而對商業(yè)地產(chǎn)公司整體經(jīng)營發(fā)展造成負面影響。

（2）反舞弊機制待完善，缺乏制約功能

反舞弊機制對“過濾”管理層、嚴防職務(wù)犯罪行為具有極為關(guān)鍵的作用，但H公司管理層對反舞弊工作長期忽略，沒有構(gòu)建完善有效的舉報投訴制度和保護制度，導(dǎo)致該企業(yè)管理層監(jiān)管工作落實不到位。同時，客戶監(jiān)管電話反映問題未詳細記錄和反饋，導(dǎo)致問題解決不及時。

5．內(nèi)部監(jiān)督方面

監(jiān)督是基于風(fēng)險管控層面實施內(nèi)部控制的有效保障。當(dāng)前商業(yè)地產(chǎn)公司持續(xù)化監(jiān)控工作中所采取方式主要分自查和審計兩種，審計小組定期抽檢和關(guān)注潛在風(fēng)險的項目單位，實地考察落實，編制書面式報告就內(nèi)控效率偏低項目進行調(diào)整。但是，由于商業(yè)地產(chǎn)企業(yè)工作節(jié)奏偏快，管理層壓力劇增，時常出現(xiàn)內(nèi)部控制監(jiān)管機制缺乏重視的問題。除了在內(nèi)部控制設(shè)計、執(zhí)行環(huán)節(jié)存在弊端，而且風(fēng)險處置不當(dāng)，忽視風(fēng)險實時追蹤和反饋，導(dǎo)致后續(xù)內(nèi)控系統(tǒng)無法妥善處理部分問題，在風(fēng)險發(fā)生時需依賴大量資源處置，對風(fēng)險管理開展造成不利影響。

二、商業(yè)地產(chǎn)公司優(yōu)化內(nèi)部控制管理體系的策略

（一）創(chuàng)建良好的內(nèi)部控制環(huán)境基礎(chǔ)

1．加深內(nèi)控認知和意識

企業(yè)決策者應(yīng)當(dāng)加強內(nèi)部控制在日常經(jīng)營中的作用發(fā)揮，堅守引導(dǎo)效用完成內(nèi)部控制制度體系構(gòu)建、執(zhí)行環(huán)節(jié)。同時，加強企業(yè)高層管理的內(nèi)控意識，甚至在內(nèi)部管理執(zhí)行分析上由管理層負責(zé)改善優(yōu)化工作，加深印象程度，在日常工作部署中和審核環(huán)節(jié)自驅(qū)成為內(nèi)部控制管理人員之一，切實貫徹內(nèi)部控制相關(guān)規(guī)章制度，并帶領(lǐng)全體職工嚴格遵守，以此提升職工整體能力。由此可見，加強企業(yè)管理層內(nèi)部控制認知和意識的重要性。

2．完善組織結(jié)構(gòu)，充分發(fā)揮作用

為進一步提升經(jīng)營周期效率，應(yīng)當(dāng)將合并后且具備制約監(jiān)管職能的職務(wù)集中于統(tǒng)一部分中。具體針對企業(yè)組織結(jié)構(gòu)存在的缺陷出具解決策略。同時，在優(yōu)化企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中需遵循以下三項原則：一是公開性原則。即在優(yōu)化完善組織結(jié)構(gòu)過程中，最大化公開職責(zé)來提升內(nèi)控實施效率和方向保障；二是牽制性原則。授權(quán)職位和執(zhí)行職位之間隸屬不相容職位相互分離原則；三是效能原則。在經(jīng)濟活動運行和業(yè)務(wù)循環(huán)過程中，不僅需要保障執(zhí)法結(jié)構(gòu)的公正性，還需將運行效率考慮其中。另外，為保障內(nèi)控職責(zé)實施到位，需強調(diào)內(nèi)控機構(gòu)與人員的獨立性。應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)實際、遵守相關(guān)原則構(gòu)建有效內(nèi)控組織機構(gòu)。

3．推動文化建設(shè)，激勵全員參與

引導(dǎo)企業(yè)全體職工將風(fēng)險意識深入心里。企業(yè)文化作為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的精神層面動力，需從文化視角教育培養(yǎng)職工，創(chuàng)建思想防線，組織關(guān)于內(nèi)部控制、職業(yè)道德教育培訓(xùn)活動，增強職工風(fēng)險意識培養(yǎng)，幫助職工形成主人翁精神，重新提升內(nèi)部控制執(zhí)行自覺性。

（二）建立完善的風(fēng)險評估機制

1．建立信息分析平臺

從相關(guān)法律、財務(wù)、銷售等部門調(diào)度專業(yè)人員就經(jīng)過篩選信息進行二次加工處理分析，從中找到內(nèi)部控制關(guān)鍵點和優(yōu)先環(huán)節(jié)，從而為企業(yè)風(fēng)險評估工作開展夯實基礎(chǔ)。

2．依據(jù)評估結(jié)果，綜合應(yīng)用

根據(jù)風(fēng)險評估最終結(jié)果，綜合性應(yīng)用風(fēng)險應(yīng)對措施，將風(fēng)險控制在可承受范圍中。同時，按照具體業(yè)務(wù)活動，結(jié)合企業(yè)發(fā)展需求，對經(jīng)營措施做出適當(dāng)調(diào)整。

（三）加強對關(guān)鍵控制活動的監(jiān)管

1．合理設(shè)置出租屋定價

商業(yè)地產(chǎn)出租地定價直接與經(jīng)濟效益掛鉤，所以屬于業(yè)務(wù)流程的重要環(huán)節(jié)。保障價格的穩(wěn)定性、合理性是重中之重，基于不斷變化的市場環(huán)境，要求提前進行市場調(diào)研活動，企業(yè)多部門、多人員共同參與房屋租賃價格談判環(huán)節(jié)，合理制約租賃專員權(quán)限，進一步加強監(jiān)管力度，構(gòu)建監(jiān)管機制，保障在最短周期內(nèi)確定最終租賃價格。

2．加強欠費租戶清退工作

房租收益作為商業(yè)地產(chǎn)現(xiàn)金流的主要來源，確保租金收取的時效性最為關(guān)鍵，從而推進商業(yè)地產(chǎn)公司實現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展。具體而言，企業(yè)需特別強調(diào)租戶信息的采集整合，就租戶信用信息進行調(diào)查分析，后期經(jīng)營中針對租戶實行等級劃分管理模式，針對性設(shè)置租戶信用期，以防出現(xiàn)嚴重拖欠行為。另外，商業(yè)地產(chǎn)公司需構(gòu)建完善的信用評估體系，有效減少相應(yīng)風(fēng)險發(fā)生。

3．提升風(fēng)險反應(yīng)速度

從商業(yè)地產(chǎn)公司整體實施計劃著手，構(gòu)建資金池、共享財務(wù)核算，定期集中項目資金，保障合理使用資金，最大限度降低資金閑置和投資時效性。同時，依據(jù)我國規(guī)定的合理負債比率，嚴格控制債務(wù)風(fēng)險?，F(xiàn)金流屬于企業(yè)項目開發(fā)建設(shè)的重點內(nèi)容，通過銀行借貸、金融技術(shù)創(chuàng)新等方式來豐富融資渠道，以防出現(xiàn)債務(wù)到期無力償還的違約事項，保障企業(yè)征信，獲取商業(yè)銀行的扶持力度，保障企業(yè)在面對風(fēng)險時可安全有效應(yīng)對，并建立相應(yīng)安全應(yīng)對機制。

（四）完善信息溝通渠道

1．依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)信息共享化

基于此，可有效節(jié)約人力物力所需資源，幫助職工深入迅速了解信息，落實各項工作。對于管理層來說，實施監(jiān)管各項指標(biāo)及實施情況也具有重要意義，實現(xiàn)動態(tài)化數(shù)據(jù)管理，就關(guān)鍵指標(biāo)劃分預(yù)警線，就觸線指標(biāo)具體分析原因、調(diào)整措施改善當(dāng)前局面。同時，維持監(jiān)管工作的常態(tài)化管理模式，最大限度發(fā)揮電子數(shù)據(jù)管理效用。

2．構(gòu)建反舞弊機制，引導(dǎo)全員參與

遵循全面性、重要性基礎(chǔ)原則打擊腐敗行為，實現(xiàn)“重點區(qū)域重點布防”措施。貫徹落實舉報人保護制度，利用舉報人提供的線索精準(zhǔn)打擊腐敗行為。強調(diào)培養(yǎng)職工職業(yè)守信、樹立創(chuàng)新意識的團隊精神以及正確價值觀和社會責(zé)任感。在現(xiàn)代化管理中引導(dǎo)職工加強法制理念和風(fēng)險防范意識，進而保障風(fēng)險處于可控范圍中。

（五）構(gòu)建科學(xué)的內(nèi)外監(jiān)督機制

商業(yè)地產(chǎn)公司應(yīng)當(dāng)定期、不定期展開自我檢查，將監(jiān)管執(zhí)行措施貫徹落到實處。在企業(yè)經(jīng)營活動中，倘若發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制不足需及時提出糾正措施，或者反饋至管理層進行完善優(yōu)化。與此同時，內(nèi)部監(jiān)管部門還需制定一套符合企業(yè)需求的審計方法，構(gòu)建有效的風(fēng)險責(zé)任追究機制，不斷加強個人自控水平，增強責(zé)任感。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著商業(yè)地產(chǎn)公司經(jīng)營規(guī)模拓展、業(yè)務(wù)迅猛增加，會面臨更加復(fù)雜化、多元化問題，所以需防患于未然，構(gòu)建完善規(guī)范的內(nèi)部控制制度。高效化管理機制除了引導(dǎo)實踐工作開展以外，還能迅速適應(yīng)開展事項，適時進行變化。所以，企業(yè)需注重文化建設(shè)，加強內(nèi)控意識，在實踐中不斷探索，最終構(gòu)建有效的內(nèi)控制度，為企業(yè)日常運營提供保障，有效規(guī)避風(fēng)險，推動企業(yè)實現(xiàn)穩(wěn)定健康發(fā)展。