提高檔案意識 發(fā)揮檔案價值

[ 作者簡介 ]

張越，女，山東淄博人，淄博市衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展中心，檔案-助理館員，本科，研究方向：檔案。

[ 摘要 ]

隨著國內(nèi)新醫(yī)改不斷完善和推進，對于醫(yī)療機構(gòu)而言，衛(wèi)生健康系統(tǒng)有著重要的作用。正因為其重要性在社會發(fā)展中逐漸凸顯，基于系統(tǒng)中檔案的服務(wù)效能，能夠為衛(wèi)生健康提供基礎(chǔ)服務(wù)，這對于保障相關(guān)人員的信息有重要意義。重要的檔案要充分發(fā)揮價值，促進檔案共享價值提升，為相關(guān)領(lǐng)域提供良好的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。對此，從管理角度入手，需要切實提高檔案管理意識，保證檔案價值能夠有效發(fā)揮，使其適應(yīng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展新形勢，保障檔案管理的科學(xué)性。

[ 關(guān)鍵詞 ]

檔案管理;檔案意識;檔案價值

中圖分類號：G27

文獻標(biāo)識碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.04.017

檔案管理工作對于提升社會公共衛(wèi)生服務(wù)水平有重要作用。實際管理工作中，檔案管理人員自身行為與意識不達標(biāo)，導(dǎo)致管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足，人員檔案管理意識匱乏，嚴(yán)重影響檔案管理服務(wù)質(zhì)量發(fā)揮，阻礙檔案價值發(fā)揮作用。需要制定科學(xué)的管控措施，針對管理人員素質(zhì)與管理意識進行探究，從而保證人員思想意識和專業(yè)能力的提升，帶給全民優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)體驗。

1 檔案對于社會發(fā)展的作用

1.1 檔案管理服務(wù)職能

業(yè)務(wù)檔案能夠為社會衛(wèi)生醫(yī)療機構(gòu)和資源配置等方面提供可靠資源，更好地推動當(dāng)?shù)蒯t(yī)療機構(gòu)改革發(fā)展，對于公共衛(wèi)生健康系統(tǒng)發(fā)展有現(xiàn)實意義。隨著社會發(fā)展，檔案中收錄的資料是參考的重要依據(jù)。由于衛(wèi)生健康系統(tǒng)覆蓋范圍較廣，能夠為涵蓋地區(qū)提供基礎(chǔ)性的服務(wù)。根據(jù)業(yè)務(wù)類型，提供自身審批許可，以及各項證明等。但是社會不斷發(fā)展，資料數(shù)量越來越龐大，帶給管理一定的難度。需要加強對管理人員檔案意識的培養(yǎng)，保證管理人員科學(xué)管理檔案，充分發(fā)揮檔案職能。

1.2 檔案管理價值體現(xiàn)

業(yè)務(wù)檔案是活資料載體，其管理服務(wù)能夠保障衛(wèi)生健康系統(tǒng)的正常運行，為了保證全民更好地獲得衛(wèi)生健康服務(wù)，需要加強對檔案管理的重視，保障人員的檔案意識。檔案含有的資料，與醫(yī)療機構(gòu)以及社會衛(wèi)生健康等發(fā)展有密切關(guān)聯(lián)，將檔案管理的成果轉(zhuǎn)化，對于促進社會醫(yī)療發(fā)展有重要影響。管理人員作為保障檔案管理和服務(wù)質(zhì)量發(fā)揮的重要保證，加強對檔案管理人才的培養(yǎng)，能夠增強管理人員的檔案管理意識，為醫(yī)務(wù)人員進修評定，以及相關(guān)機構(gòu)選拔人才提供必要的參考。業(yè)務(wù)檔案存儲著不同類型的技術(shù)人才信息，是對其綜合信息的展示，合理利用信息資料，有利于發(fā)揮檔案價值，更好地提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量。檔案管理對于構(gòu)建和諧社會有重要影響，并且賦予了衛(wèi)生檔案工作新的職責(zé)。在當(dāng)前新醫(yī)改背景下，要對檔案管理工作提出更高的要求，強化管理的同時，要求業(yè)務(wù)檔案管理能夠?qū)嵭幸?guī)范化的管理模式，形成現(xiàn)代化管理服務(wù)規(guī)模，最大限度地體現(xiàn)出檔案的價值，推動衛(wèi)生健康系統(tǒng)全面發(fā)展。

2 檔案管理意識不足，檔案價值無法體現(xiàn)的原因

在當(dāng)前國內(nèi)業(yè)務(wù)檔案的實際管理過程中，存在管理人員檔案意識不足，導(dǎo)致檔案服務(wù)價值難以發(fā)揮的現(xiàn)象。由于衛(wèi)生健康系統(tǒng)已經(jīng)完成升級優(yōu)化，國家對于業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)質(zhì)量有了更高的要求?，F(xiàn)階段的管理服務(wù)質(zhì)量，明顯不符合新時期的發(fā)展需求。要對影響因素進行具體分析，研究影響管理服務(wù)質(zhì)量發(fā)揮以及價值體現(xiàn)的原因，以便于采取有效的對策解決問題。

2.1 思想意識嚴(yán)重不足

與衛(wèi)生健康系統(tǒng)其他的管理工作相比較，管理自身無法帶來利益，處于邊緣地帶。在當(dāng)下追求經(jīng)濟效益的時代，檔案管理受到忽視。主要表現(xiàn)在人員缺乏正確的思想意識，將業(yè)務(wù)檔案管理看成是簡單的資料管理工作。影響了檔案管理人員在實踐中的行為，導(dǎo)致工作中的重點無法傾向于檔案管理方面。在新醫(yī)改的發(fā)展背景下，檔案管理難以發(fā)揮出服務(wù)質(zhì)量。管理層人員自身對管理的忽視，也影響了工作和質(zhì)量，出現(xiàn)工作態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)那闆r，導(dǎo)致檔案管理過程中問題頻發(fā)。此外，檔案管理服務(wù)工作，屬于邊緣性工作，在實際管理過程中，對于管理人員的素質(zhì)要求不高，造成管理人員選拔不夠嚴(yán)格，人員專業(yè)素養(yǎng)較低。隨著新醫(yī)改的推進，信息化技術(shù)與檔案管理的融合，提升了業(yè)務(wù)檔案工作質(zhì)量。但是由于人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，存在學(xué)習(xí)意識不強、操作能力較弱等現(xiàn)象，難以適應(yīng)新時期檔案管理發(fā)展進程。

2.2 制度制定不夠完善

衛(wèi)生健康系統(tǒng)檔案服務(wù)職能難以發(fā)揮，主要是因為缺乏完善的制度。當(dāng)前，存在制度方面的缺陷，造成管理人員操作出現(xiàn)偏差，缺少標(biāo)準(zhǔn)參考，導(dǎo)致操作上的失誤。電子檔案管理缺乏明確的制度，造成員工權(quán)責(zé)難以界定，出現(xiàn)問題難以具體追責(zé)。檔案管理服務(wù)職能本身涉及的工作量偏大，任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都造成一系列的影響。工作權(quán)責(zé)難以判定，也會導(dǎo)致部分工作人員渾水摸魚，影響管理工作有序開展，使得檔案管理工作更加接近邊緣性，難以滿足衛(wèi)生健康系統(tǒng)發(fā)展需求。

2.3 管理模式相對滯后

現(xiàn)代化發(fā)展背景下，信息化技術(shù)與社會各領(lǐng)域充分融合。檔案管理忽視了信息化管理的重要性，導(dǎo)致工作不夠科學(xué)、先進，嚴(yán)重影響業(yè)務(wù)檔案管理質(zhì)量發(fā)揮價值，對衛(wèi)生健康系統(tǒng)發(fā)展造成影響。工作效率低下，無法與時俱進，造成管理上的空缺，不符合時代發(fā)展，制約了檔案管理服務(wù)價值的發(fā)揮。

3 提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量的措施

為了推動國內(nèi)公共衛(wèi)生健康戰(zhàn)略的實行，要進一步優(yōu)化業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)質(zhì)量。為全民提供良好的檔案管理服務(wù)，充分發(fā)揮檔案價值，給予醫(yī)護人員和就醫(yī)人員幫助。需要從檔案意識難以發(fā)揮、檔案價值無法體現(xiàn)的角度入手，圍繞著業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)質(zhì)量進行優(yōu)化，提出相關(guān)措施，通過改善檔案管理工作質(zhì)量，帶給全民更佳的服務(wù)體驗。

3.1 加強思想重視、提高人員檔案意識

對于管理人員而言，部門培訓(xùn)難以對其產(chǎn)生實踐性的指導(dǎo)作用，還需要加強對管理人員管理意識的培訓(xùn)，充分調(diào)動人員的自我驅(qū)動力，從而保障管理效果。業(yè)務(wù)檔案管理的主要目的在于實現(xiàn)服務(wù)，能夠基于服務(wù)價值的發(fā)揮，樹立良好的服務(wù)意識。但是多數(shù)的檔案管理人員明顯缺少服務(wù)意識，因此，需要加強對其的思想意識教育，意在通過教育引導(dǎo)其樹立正確的理念，能夠在新時期檔案管理工作中，將理念落實在管理中。衛(wèi)生健康系統(tǒng)包含較多業(yè)務(wù)內(nèi)容，也使得業(yè)務(wù)管理服務(wù)智能與醫(yī)療領(lǐng)域和醫(yī)護人員之間產(chǎn)生了較多的關(guān)聯(lián)。加強檔案人員的管理意識，能夠保證人員以較高的意識和素養(yǎng)，做好檔案管理工作。思想工作應(yīng)從管理層入手，提升管理層意識，使其明確認(rèn)識到管理服務(wù)對社會的重要性，重視檔案意識。在日常工作中，加強對人員意識的培訓(xùn)，并定期驗收，促進員工服務(wù)意識不斷提升，從而避免人員在工作中出現(xiàn)偷懶等行為，能夠自主地為檔案管理服務(wù)。

管理層應(yīng)針對管理人員的管理意識進行培訓(xùn)，建立專門的培訓(xùn)部門，定期為開展培訓(xùn)，加強全員宣傳，不斷強化人員的專業(yè)知識和技能。有效的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，能對人員的管理效果產(chǎn)生直接影響。利用獎懲機制培養(yǎng)人員的責(zé)任感，促使全員參與到意識培訓(xùn)活動中來。只有管理人員意識到檔案管理的重要性，才能促進管理質(zhì)量的提升，推動醫(yī)療機構(gòu)運行，對新醫(yī)改背景下的機構(gòu)和部門起到推動性發(fā)展的作用。

3.2 加強專業(yè)培訓(xùn)、提高人員專業(yè)素養(yǎng)

管理人員在實際工作中，僅僅具備意識是無法保證服務(wù)質(zhì)量的。只有同時具備知識和技能，才能增強業(yè)務(wù)檔案管理服務(wù)質(zhì)量，發(fā)揮出檔案服務(wù)的價值。為了推動管理工作的開展，需要提高管理人員的政治素養(yǎng)，明確正確的政治方向，使人員時刻謹(jǐn)記自身肩負(fù)的責(zé)任，保持責(zé)任感為人們提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。思維決定行為，從人員素質(zhì)抓起，為管理人員灌輸檔案的重要性以及未來發(fā)展趨勢。重點開展培訓(xùn)工作，保證管理人員通過相關(guān)考核，才能夠進入對應(yīng)崗位進行工作。管理層可以對管理人員進行考核，根據(jù)考核標(biāo)準(zhǔn)為管理人員分配對應(yīng)的崗位。在招聘過程中，也應(yīng)注重管理人員綜合素養(yǎng)。選擇綜合能力較強的管理人員，并在管理人員入職后進行專業(yè)培訓(xùn)，在崗人員都是接受過正規(guī)培訓(xùn)后才能入職。日常也需要定期進行考核，避免一段時間過后，管理人員出現(xiàn)懈怠的情況，強化管理人員的個人技能水平，避免出現(xiàn)操作失誤的現(xiàn)象，使其能夠在實際工作中，更加得心應(yīng)手，促進工作創(chuàng)新優(yōu)化發(fā)展。

3.3 加強對檔案價值的認(rèn)知、構(gòu)建規(guī)范的管理體系

3.3.1 制度完善

當(dāng)前，國內(nèi)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展得如火如荼。醫(yī)療機構(gòu)對于業(yè)務(wù)檔案服務(wù)十分重視，業(yè)務(wù)檔案管理有自身的責(zé)任，為了避免出現(xiàn)檔案不完整等現(xiàn)象，對實際工作造成影響，需要建立起完善的管理機制，能夠針對實際存在的問題進行優(yōu)化調(diào)整，保證檔案收納的完整性，同時提升檔案利用的效率。對于業(yè)務(wù)檔案管理部門而言，檔案存在的目的并不是存儲，而是通過合理分配，能夠?qū)n案管理打造成科學(xué)管理的模式，確保管理與服務(wù)價值有效發(fā)揮，實現(xiàn)管理服務(wù)的職能目標(biāo)。部分管理人員由于自身的管理意識淡薄，在實際工作中存在管理不善的現(xiàn)象。建立完善的檔案制度，能夠健全管理服務(wù)體系，從而依據(jù)管理制度，對管理人員工作進行合理分配。完善的管理制度，還能夠為管理人員管理提供明確方向。制度的存在能對管理人員形成無形的約束網(wǎng)，能夠起到良好的監(jiān)督作用。同時，制度的存在，避免了以往問題難以追責(zé)的現(xiàn)象出現(xiàn)。利用檔案管理制度，能夠根據(jù)管理人員實際表現(xiàn)，給予獎勵和懲處。并對人員日常表現(xiàn)進行綜合評定，有效約束管理人員的行為。獎勵制度能保證管理效率進一步提升，同時結(jié)合信息化技術(shù)實現(xiàn)電子化管理，為公共衛(wèi)生健康系統(tǒng)的發(fā)展夯實基礎(chǔ)。

3.3.2 信息化管理

信息化技術(shù)與社會各領(lǐng)域的融合帶給社會新的發(fā)展與變化。信息化技術(shù)促使以往檔案管理模式向更加智能方向發(fā)展。管理部門提供的硬件和軟件，以及完善的管理制度，保證業(yè)務(wù)檔案管理更加規(guī)范化發(fā)展。管理人員意識到工作方式不應(yīng)停滯不前，但是無法在短期內(nèi)改變當(dāng)前現(xiàn)狀。因此，需要管理人員利用完善的制度，對其他員工加以約束，建立相關(guān)考核標(biāo)準(zhǔn)，夠?qū)T工的行為進行綜合考查，根據(jù)綜合評估結(jié)果，給予相應(yīng)獎勵和懲罰。檔案管理人員依據(jù)管理流程，形成規(guī)范化的管理模式。通過將信息化技術(shù)與檔案管理相融合，減少對紙質(zhì)檔案的依賴。將信息傳輸?shù)接嬎銠C中，形成電子檔案，并借助云存儲等技術(shù)，增加檔案的流動性，使管理過程更加簡潔明了。同時，基于各地醫(yī)療機構(gòu)和部門對檔案服務(wù)的需求，建立全面的覆蓋結(jié)構(gòu)，使管理工作清晰化。

基于信息化技術(shù)對業(yè)務(wù)檔案進行管理，形成電子化管理模式。充分利用計算機技術(shù)對檔案信息進行處理，并存儲和備份，能夠在有需要的時候提供重要參考。電子版能夠節(jié)約出大量的檔案存儲空間，并在數(shù)據(jù)庫中建立不同業(yè)務(wù)類型的模塊，對檔案信息進行分類和統(tǒng)一管理，便于進行查閱和瀏覽。深化檔案電子化管理，能夠更有效地將信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)給有需求的個體。實現(xiàn)高質(zhì)量、高效率的信息管理，搭建數(shù)字化、電子化的管理體系，能代替以往的紙質(zhì)檔案管理。檔案管理部門應(yīng)與其他部門和機構(gòu)建立共享機制，提高檔案管理的綜合性，對于衛(wèi)生健康系統(tǒng)發(fā)展有積極作用。此外，檔案管理部門還能夠為其他醫(yī)療機構(gòu)提供服務(wù)，促進醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)部業(yè)務(wù)有效開展。針對特定的檔案內(nèi)容，如果無法共享資料，那么即使資料自身的價值再大，也是一份死材料。將具有隱藏價值的特定檔案，賦予其應(yīng)有的活力，能夠在醫(yī)療領(lǐng)域有需求的時候利用檔案。減少檔案保管的密封性，讓檔案用事實說話，形成正確的利用模式，促進檔案利用率提升，同時保證檔案在有需要的時候能夠充分展示出自身的靈活性，推動醫(yī)療行業(yè)更好發(fā)展?？梢哉f，現(xiàn)代化技術(shù)與業(yè)務(wù)檔案管理的融合，既能防止檔案信息丟失，又能提高管理效率，還能在一定程度上提供特定資源，符合新時代背景下的社會發(fā)展需求。

4 結(jié)論

綜上所述，衛(wèi)生局檔案管理工作對于社會發(fā)展有著深遠(yuǎn)的影響。需要嚴(yán)格加強對管理人員檔案意識的重視程度，基于管理人員素質(zhì)進行科學(xué)培養(yǎng)，從而結(jié)合發(fā)展建立更完善的制度。促進管理人員形成良好的思想意識，使其能夠在實際工作中，展現(xiàn)自身工作技能，形成全新的工作理念。在保障檔案管理質(zhì)量的同時，促進檔案管理服務(wù)職能發(fā)揮，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，為國內(nèi)公共衛(wèi)生健康發(fā)展提供保障。

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