企業(yè)檔案信息化建設(shè)思路與框架分析

宋 蕾

（中油電能電力研究設(shè)計(jì)院，黑龍江 大慶 163000）

0 引言

檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期企業(yè)檔案工作水平全面提升的重要支撐手段。隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化（Office Automation，OA）、項(xiàng)目管理（Project Management，PM）及產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（Product Data Management，PDM）等信息化系統(tǒng)的上線與推廣使用，傳統(tǒng)以紙質(zhì)為主體的企業(yè)檔案管理模式已越來(lái)越不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展和檔案管理工作的需要，檔案信息化建設(shè)已迫在眉睫。

1 檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1.1 充分合理地利用檔案

傳統(tǒng)檔案管理模式主要是以紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息保存，工作人員需要對(duì)其中的各項(xiàng)信息進(jìn)行細(xì)致分類，做好信息排序后，才能夠?qū)⒓堎|(zhì)信息保存到檔案袋中，這不僅增加了檔案管理工作人員的工作難度，同時(shí)也降低了檔案管理工作效率。在檔案信息化的推動(dòng)下，檔案信息逐漸實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化管理，也就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息檔案。通過(guò)數(shù)字化檔案，工作人員可以直接下載、打印檔案信息，將其裝入檔案袋中，實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)化管理；檔案查閱人員可以線上查詢相關(guān)檔案信息，根據(jù)檔案信息內(nèi)容對(duì)信息進(jìn)行充分利用?；蛘咧苯舆\(yùn)用計(jì)算機(jī)電子簽章方式，對(duì)電子檔案進(jìn)行審查，從而避免受到時(shí)間與檔案管理區(qū)域的限制，可以在第一時(shí)間及時(shí)找出所要查詢的相關(guān)檔案信息，對(duì)檔案管理流程進(jìn)行全面優(yōu)化。

1.2 加快檔案檢索速度

在傳統(tǒng)檔案管理中，相關(guān)工作人員在查詢檔案信息的過(guò)程中，需要根據(jù)檔案信息的具體類型對(duì)紙質(zhì)檔案逐一進(jìn)行排查，導(dǎo)致檔案查詢速度減緩，而且查詢?nèi)藛T如果不清楚所要查詢內(nèi)容的具體信息或者檔案名稱，依靠人工進(jìn)行逐一排查，不僅會(huì)提高紙質(zhì)檔案的損壞率，而且會(huì)增加檔案查詢的失誤率。不過(guò)，在檔案信息化管理模式下，該問(wèn)題得到了有效的解決，在檔案信息化管理中，管理人員可以針對(duì)查詢?nèi)藛T的具體要求，在計(jì)算機(jī)中直接輸入相關(guān)內(nèi)容標(biāo)題，或者在計(jì)算機(jī)中輸入關(guān)鍵詞，就可以直接查詢到相關(guān)檔案信息內(nèi)容，能夠有效減少檔案檢索時(shí)間，而且有效保障了檔案信息的安全，降低了檔案信息查詢的失誤率。另外，在檔案管理的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以完成大面積工作，不僅有效減輕了工作人員的工作壓力，而且降低了人力成本，提高了工作管理效率。

1.3 對(duì)環(huán)境保護(hù)有益

傳統(tǒng)檔案管理主要是用紙質(zhì)檔案袋進(jìn)行信息保存，檔案需要使用大量的紙張。而檔案信息化管理模式有效減少了紙張的使用，對(duì)加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)起到了一定的作用。

1.4 利于其他信息管理系統(tǒng)的歸檔管理

企業(yè)其他業(yè)務(wù)信息管理以打印紙質(zhì)文件為主，對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)后再進(jìn)行保存，其流程相對(duì)較為煩瑣。而利用信息化檔案管理可以直接與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，并直接進(jìn)行調(diào)檔處理，以此自動(dòng)完成存檔、歸檔等工作。

1.5 便于信息的遠(yuǎn)程傳輸及共享

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中，管理人員需要得到各個(gè)環(huán)節(jié)的授權(quán)才能夠?qū)n案信息進(jìn)行查詢，該方式會(huì)嚴(yán)重影響檔案信息查詢效率，對(duì)檔案信息傳遞也會(huì)造成影響。不過(guò)，通過(guò)對(duì)檔案信息化管理模式的有效運(yùn)用，可以對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行充分利用，在短時(shí)間內(nèi)可以將檔案信息直接進(jìn)行傳輸，另一端只需要用計(jì)算機(jī)接收，如此可以有效節(jié)約人力資源與物力資源。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)與意義

企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)，讓沉淀的檔案信息資源更好地為科研生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)管理服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源服務(wù)及利用價(jià)值最大化。

2.1 優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)自動(dòng)化處理

在檔案目錄電子化的基礎(chǔ)上，將傳統(tǒng)手工處理的檔案歸檔、整理、組卷、統(tǒng)計(jì)及利用等業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榘胱詣?dòng)化或全自動(dòng)化的計(jì)算機(jī)處理方式，一方面提高檔案工作人員的工作效率和服務(wù)水平，另一方面節(jié)省業(yè)務(wù)人員在檔案收集、交接及查閱等方面消耗的時(shí)間。

2.2 整合檔案信息資源，完善檔案資源體系

存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，由此可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、音像檔案及新增的電子檔案集中到統(tǒng)一的數(shù)字檔案資源庫(kù)中，將檔案資源由過(guò)去分散管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、電子化式的集中管理，形成較為完善的檔案資源體系，為后續(xù)檔案利用奠定資源基礎(chǔ)。

2.3 促進(jìn)檔案資源共享，提升檔案利用水平

檔案數(shù)字資源和信息系統(tǒng)建成后將實(shí)現(xiàn)桌面或移動(dòng)終端式的檔案利用方式，通過(guò)可信網(wǎng)絡(luò)通道在線利用檔案，徹底轉(zhuǎn)變以往到檔案部門人工查閱檔案的傳統(tǒng)方式，大幅提高利用效率；檔案檢索方式更加豐富，基于電子目錄和檔案全文的智能檢索可以快速為用戶定位到其所需要的檔案。此外，基于大數(shù)據(jù)的檔案資源挖掘手段將提供更加智能的檔案利用服務(wù)。

3 企業(yè)檔案信息化建設(shè)思路與框架

3.1 建設(shè)思路

企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)采用“統(tǒng)籌規(guī)劃、需求導(dǎo)向、分步建設(shè)、安全保障”的建設(shè)思路，將檔案信息化工作統(tǒng)一納入企業(yè)信息化工作規(guī)劃，以檔案利用和日常管理需求為導(dǎo)向，根據(jù)企業(yè)信息化發(fā)展成熟水平分步開(kāi)展建設(shè)工作，充分保障實(shí)體檔案物理安全與電子檔案信息安全。具體可分為兩個(gè)階段來(lái)建設(shè)。

第一階段：在信息化發(fā)展初期，由于OA 等業(yè)務(wù)系統(tǒng)尚處于啟動(dòng)或建設(shè)狀態(tài)，只能對(duì)檔案目錄進(jìn)行電子化處理，此時(shí)各項(xiàng)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的檔案基本上只有紙質(zhì)文件，無(wú)法實(shí)現(xiàn)電子化歸檔。檔案目錄電子化后，檔案移交、借閱及統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)流程辦理，能夠節(jié)省檔案業(yè)務(wù)辦理時(shí)間，提高檔案業(yè)務(wù)工作效率。

第二階段：在信息化高度發(fā)展及成熟時(shí)期，企業(yè)主營(yíng)業(yè)務(wù)信息化建設(shè)基本完成，企業(yè)信息化應(yīng)用全面推廣，基本實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公、智能化管理及經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)。在第一階段建設(shè)的基礎(chǔ)上，對(duì)歷史的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并將處理后的電子檔案導(dǎo)入到檔案信息系統(tǒng)中，同時(shí)將檔案信息系統(tǒng)與OA 等業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)電子文件實(shí)時(shí)歸檔，最終實(shí)現(xiàn)存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化的建設(shè)目標(biāo)。

3.2 建設(shè)框架

檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)重點(diǎn)是在系統(tǒng)中長(zhǎng)時(shí)間保存檔案文件信息并保證其真實(shí)性、完整性及有效性。開(kāi)放式檔案信息系統(tǒng)（Open Archival Information System，OAIS）是美國(guó)國(guó)家航空和航天局的空間數(shù)據(jù)系統(tǒng)咨詢委員會(huì)提出的一項(xiàng)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，其宗旨是實(shí)現(xiàn)檔案信息長(zhǎng)期保存。OAIS 模型具有收集、檔案存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)管理、系統(tǒng)管理、保存規(guī)劃及訪問(wèn)等功能組件，其存儲(chǔ)、管理和利用的角色分別是生產(chǎn)者、管理者和消費(fèi)者。

本文基于OAIS 模型設(shè)計(jì)出了企業(yè)檔案信息化框架（見(jiàn)圖1）。該框架按照基礎(chǔ)設(shè)施、功能組件及檔案應(yīng)用3 層架構(gòu)方式構(gòu)建。基礎(chǔ)設(shè)施層主要為上層應(yīng)用提供計(jì)算、存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)及數(shù)字化掃描等基礎(chǔ)服務(wù)。功能組件層包括單點(diǎn)登錄、統(tǒng)一待辦、工作流及數(shù)據(jù)交換等模塊，為上層所有應(yīng)用（OA、PDM 及檔案管理等信息系統(tǒng)）提供通用的功能服務(wù)。檔案應(yīng)用層按照OAIS 模型構(gòu)建，包含以下幾個(gè)功能模塊。①收集歸檔模塊：接收檔案員、業(yè)務(wù)部門離線歸檔文件及各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的在線歸檔文件。②數(shù)據(jù)管理模塊：存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)化的檔案目錄、元數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)功能數(shù)據(jù)，檔案信息系統(tǒng)主要業(yè)務(wù)功能及流程均構(gòu)建在此模塊基礎(chǔ)之上。③檔案存儲(chǔ)模塊：存儲(chǔ)文件形式的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，通常文件格式包括TIFF、PDF和TXT 等。④系統(tǒng)管理模塊：包含系統(tǒng)管理、安全管理及審計(jì)管理等功能。⑤資源利用模塊：包含全文檢索、文件獲取及數(shù)據(jù)挖掘等功能，通過(guò)桌面或移動(dòng)終端為用戶提供在線查詢、在線借閱及深化應(yīng)用等服務(wù)。

圖1 企業(yè)檔案信息化框架

3.3 建設(shè)內(nèi)容

基于OAIS 模型及上文提出的檔案信息化框架，企業(yè)檔案信息化建設(shè)主要包括兩部分內(nèi)容（分階段實(shí)施），第一階段主要實(shí)現(xiàn)檔案目錄電子化、檔案業(yè)務(wù)流程化，第二階段主要實(shí)現(xiàn)存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化。

3.3.1 檔案目錄電子化、檔案業(yè)務(wù)流程化

一是對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類，建立科學(xué)的檔案目錄資源庫(kù)，并將每一個(gè)條目與實(shí)體檔案案卷、存址等信息一一對(duì)應(yīng)，為后續(xù)檔案管理與利用工作奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)；二是在檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上設(shè)置在線歸檔、自動(dòng)化整理及組卷、在線借閱及智能統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)功能及流程，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、檢索、利用及統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)智能化、流程化管理，為用戶快速查找與借閱檔案提供便捷通道。

3.3.2 存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化

首先，建立檔案數(shù)字化加工中心，對(duì)歷史的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描及加工處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)楹细竦碾娮踊募?，并進(jìn)行光學(xué)字符識(shí)別（Optical Character Recognition，OCR），從而建立全文檢索機(jī)制，拓寬檔案檢索范圍。檔案數(shù)字化加工流程如圖2 所示。

圖2 檔案數(shù)字化加工流程

當(dāng)OA、PM、PDM 等系統(tǒng)建設(shè)完善后，傳統(tǒng)的文書、建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)手續(xù)檔案和科技方面的合同等將不再是紙質(zhì)形式的檔案，而是上述系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案。在建立合理的審簽機(jī)制及歸檔流程后，相關(guān)業(yè)務(wù)辦理完成后的電子檔案文件（包括元數(shù)據(jù)）可以實(shí)時(shí)在線歸檔到檔案信息系統(tǒng)中。

4 保障措施

檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目能否順利實(shí)施取決于企業(yè)在人、財(cái)、物等相關(guān)方面的保障是否到位。首先，要健全檔案工作組織機(jī)構(gòu)，明確檔案工作領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)；其次，要加強(qiáng)檔案信息化軟件購(gòu)置、數(shù)字化加工及相關(guān)設(shè)備設(shè)施方面的投入；再次，要加強(qiáng)檔案人員培養(yǎng)和教育，提高檔案人員專業(yè)和信息化素養(yǎng)；最后，要建立完善的檔案工作評(píng)價(jià)體系，從檔案工作體制、檔案人員配置、檔案信息化建設(shè)和檔案開(kāi)發(fā)利用等方面對(duì)檔案工作進(jìn)行全面評(píng)價(jià)。

5 結(jié)語(yǔ)

存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化機(jī)制建立后，檔案將以電子文件為主、紙質(zhì)文件為輔，企業(yè)檔案管理正式向數(shù)字檔案管理方向邁進(jìn)，檔案的利用價(jià)值也隨之達(dá)到最大，企業(yè)庫(kù)房中的檔案不再是一堆“沉睡”的紙張，而是轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)重要的知識(shí)寶庫(kù)，為企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展和能力提升發(fā)揮重要支撐作用。