基于數(shù)據(jù)包理念文化的辦公室文書檔案管理分析與思考

須文華 牛相林

摘 要：文書檔案管理是一個(gè)單位管理工作中的重要組成部分，對(duì)一個(gè)單位管理有著重要的支撐和保障作用，體現(xiàn)了一個(gè)單位的管理水平。本文從數(shù)據(jù)包理念文化在文書檔案管理中的應(yīng)用方面進(jìn)行了分析與思考，對(duì)文書檔案管理工作具有一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)包文書;檔案管理;辦公室文書

中圖分類號(hào)：F27???? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A????? doi：10.19311/j.cnki.16723198.2022.15.030

1 數(shù)據(jù)包理念文化

數(shù)據(jù)包的概念最先是從美國軍用標(biāo)準(zhǔn)中提出的，其數(shù)據(jù)包是指武器裝備研制單位提交給軍方或用戶的階段性工作成果，包括相應(yīng)的數(shù)據(jù)、規(guī)范、表格等，不僅關(guān)注過程和方法，更關(guān)注結(jié)果;數(shù)據(jù)包管理理念也是我國航天型號(hào)研制過程中成功的管理經(jīng)驗(yàn)之一，貫穿工程研制全過程的一項(xiàng)主要工作，在加強(qiáng)產(chǎn)品質(zhì)量記錄的可追溯性、細(xì)化產(chǎn)品質(zhì)量控制要求等方面取得了很好成效，是實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理非常有效的手段之一。數(shù)據(jù)包管理理念文化在閉環(huán)管理方面，尤其在辦公室文書檔案管理方面可以發(fā)揮著更好地作用。

2 辦公室文書檔案的重要性

辦公室是單位領(lǐng)導(dǎo)日常工作的助手和參謀部，是領(lǐng)導(dǎo)決策和思路的落實(shí)者和執(zhí)行者，文書檔案管理是一個(gè)單位行政管理水平和效率體現(xiàn)的一個(gè)方面。強(qiáng)化文書管理，對(duì)提高文書檔案利用率和質(zhì)量有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。應(yīng)用數(shù)據(jù)包管理理念可以詳盡的記錄文書檔案的全要素信息，可以真實(shí)固存文書檔案的各種信息，對(duì)文書檔案有重要作用。

3 辦公室文書檔案的特點(diǎn)

文書檔案是單位運(yùn)行過程中各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的有價(jià)值的文檔資料，是對(duì)管理過程中活動(dòng)狀態(tài)的真實(shí)記錄和固存，文書檔案的內(nèi)容、形態(tài)及其利用價(jià)值等方面都具有與其他檔案不同的特點(diǎn)，有其特有的特點(diǎn)和規(guī)律。用數(shù)據(jù)包理念全過程、全要素規(guī)范文書檔案管理可更好實(shí)現(xiàn)有效實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。

3.1 離散型

辦公室文書檔案有較強(qiáng)的離散性，許多文書都是單一事件的執(zhí)行過程記錄，許多是具有保存價(jià)值的文獻(xiàn)資料，對(duì)后續(xù)管理工作要重要的支撐作用。日常管理過程中產(chǎn)生的重要通知、通告、領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)、工作總結(jié)、會(huì)議決議等涉及黨群類和行政類資料，內(nèi)容比較離散，對(duì)檔案歸檔分類提出很高要求。

3.2 條線性

辦公室檔案有較強(qiáng)的條線性，一件事從開始至結(jié)束全周期的時(shí)間軸線條記錄，從信息角度看，表現(xiàn)為某項(xiàng)工作的策劃、決策、執(zhí)行、總結(jié)等全過程的信息記錄，是事件真實(shí)客觀的反映和記錄，完成記錄和固化了事件的全周期的信息。

3.3 價(jià)值性

辦公室文書檔案事許多具有保存價(jià)值的文件資料，是對(duì)日常管理工作有較強(qiáng)的參考價(jià)值和管理依據(jù)，有些具有重要的憑證價(jià)值，對(duì)后續(xù)行政管理工作發(fā)揮著重要作用。把重要的資料梳理保存好，有很強(qiáng)的價(jià)值意義。

3.4 不可替代性

文書檔案管理是單位日常行政管理工作活動(dòng)的全過程、全要素的信息載體，客觀真實(shí)的記錄其過程，對(duì)后續(xù)管理工作和歷史信息固存有著其非常重要的意義，有其不可替代性和唯一性。

4 用數(shù)據(jù)包理念加強(qiáng)檔案管理

4.1 文書檔案管理程序化

管理程序化是單位日常工作運(yùn)行中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是體現(xiàn)了單位日常管理水平的高低。加強(qiáng)文書檔案規(guī)范化管理是一項(xiàng)重要的工作，歸規(guī)范化管理不論是提高文書檔案高效性，還是適應(yīng)新時(shí)代信息化發(fā)展要求，均具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

4.2 文書檔案管理高效化

高效是一個(gè)單位管理水平的重要標(biāo)志，對(duì)辦公室日常行政管理尤其重要，高效率是日常工作的基本要求。遵循檔案管理內(nèi)在規(guī)律和特點(diǎn)，采取科學(xué)管理方法、規(guī)范管理內(nèi)容、優(yōu)化管理流程，對(duì)提升管理高效化具有重要的積極意義。

4.3 文書檔案管理信息化

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日新月異，在單位行政管理中越發(fā)普及和廣泛，數(shù)字化檔案數(shù)量和規(guī)模要大幅增長(zhǎng)，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化、科目設(shè)立健全化、管理流程合理化，進(jìn)一步提高效率，為檔案信息管理提供可靠保障。

4.4 文書檔案管理科學(xué)化

細(xì)節(jié)決定成敗，做細(xì)做實(shí)是文書檔案的基本要求，文書檔案正在由傳統(tǒng)的粗放式管理向精細(xì)化管理邁進(jìn)。規(guī)范辦公室文書檔案管理要利用數(shù)據(jù)包理念文化，通過細(xì)化并規(guī)范文書檔案形成、收集、分類、編目、利用等程序，將檔案規(guī)范化管理與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)有機(jī)融合，利用信息化技術(shù)科學(xué)合理編目檔案管理全過程，適應(yīng)文書檔案信息化發(fā)展，提升文書檔案科學(xué)化管理的內(nèi)在要求。

5 基于數(shù)據(jù)包理念的文書檔案管理需要改進(jìn)的思考

5.1 管理理念的革新提升

變時(shí)永恒的主題，管理理念也要與時(shí)俱進(jìn)，從實(shí)際需求為出發(fā)點(diǎn)，及時(shí)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念并科學(xué)合理地應(yīng)用，不斷學(xué)習(xí)吸收外面的知識(shí)理念。經(jīng)常組織檔案管理人員參加外部的數(shù)據(jù)包理念和檔案管理知識(shí)培訓(xùn)工作，使其充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，深入了解與掌握先進(jìn)的檔案管理方法，并將其應(yīng)用到實(shí)際工作中。

5.2 數(shù)據(jù)包理念管理體制的構(gòu)建完善

（1）提高專業(yè)能力。

加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)技能的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)圈子里技能的交流學(xué)習(xí)，切實(shí)提高專業(yè)能力和專業(yè)知識(shí)，以提高工作效率，全面提升管理人員的專業(yè)水平。首先，建立標(biāo)準(zhǔn)的考核機(jī)制，引進(jìn)高層次專業(yè)人才，并對(duì)主要工作成效和專業(yè)能力水平進(jìn)行年度評(píng)價(jià)和考核。其次，建立激勵(lì)機(jī)制，為文書檔案管理人員提供良好的職業(yè)發(fā)展空間。每年度參加單位行政系統(tǒng)內(nèi)檔案管理專業(yè)序列的能力評(píng)比，對(duì)優(yōu)秀者提供良好的發(fā)展機(jī)會(huì)，使其工作得到單位重視。最后，把大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，數(shù)字化檔案庫就是一個(gè)大數(shù)據(jù)庫，并利用數(shù)字整理技術(shù)在最短時(shí)間內(nèi)選取出需要的信息，將其應(yīng)用到實(shí)際工作中，以提升文書檔案整理效率。

（2）提升管理理念。

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，新的理念日新月異，管理理念也要與時(shí)俱進(jìn)、自主提升工作意識(shí)，為革新文書檔案管理模式奠定良好基礎(chǔ)，把數(shù)據(jù)包理念文化融入業(yè)務(wù)工作中，可以把工作做得更好。

（3）完善管理制度。

應(yīng)與文書檔案管理人員協(xié)作完善文書檔案管理制度，把數(shù)據(jù)包閉環(huán)管理的理念文化與業(yè)務(wù)管理融合，使其具備充足的合理性、系統(tǒng)性以及規(guī)范性，力求紙質(zhì)檔案能夠與數(shù)字化技術(shù)相結(jié)合，從而為文書檔案管理工作保駕護(hù)航。

5.3 先進(jìn)管理技術(shù)的應(yīng)用

目前，文書檔案主要是數(shù)字化和紙質(zhì)版文書檔案，要結(jié)合管理工作的實(shí)際需求，對(duì)相應(yīng)的技術(shù)做出合理性的選擇，把數(shù)據(jù)包閉環(huán)管理的理念融入數(shù)字化文書檔案管理技術(shù)中，最終使文書檔案管理效率得到極大提升。

5.4 管理手段創(chuàng)新

科技創(chuàng)新取得不斷進(jìn)步，信息化技術(shù)手段大發(fā)展，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作面臨多種多樣的挑戰(zhàn)，新的技術(shù)手段和新的管理理念融入檔案管理成為基本需求。

首先，加強(qiáng)文書檔案數(shù)字化，先試行傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和數(shù)字化檔案管理并推工作模式，促使朝著數(shù)字化的管理方向轉(zhuǎn)變。

其次，對(duì)檔案中所收錄的全要素信息進(jìn)行數(shù)字化，并分類編目，實(shí)現(xiàn)所有檔案數(shù)字化，為檔案信息化打好基礎(chǔ)。在開展文書檔案管理工作時(shí)，從數(shù)據(jù)包理念文化角度進(jìn)行工作策劃，需采用科學(xué)的技術(shù)手段和新進(jìn)的管理理念，以保證應(yīng)用的創(chuàng)新模式可以實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，并在運(yùn)行時(shí)始終保持安全性、可靠性。

6 結(jié)束語

新時(shí)代各項(xiàng)新技術(shù)和數(shù)據(jù)包管理理念的應(yīng)用使各項(xiàng)工作都發(fā)生了明顯的變化，全新的數(shù)據(jù)包管理理念和創(chuàng)新的管理模式在文書檔案管理中的有效應(yīng)用，全面提升了文書檔案管理質(zhì)量和水平，更好地為單位發(fā)展服務(wù)。

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