“6S”管理在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用效果

劉瀟，劉文文

1.濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院審計(jì)部，山東濰坊 261041；2.濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院人事部，山東濰坊 261041

人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，在醫(yī)院日常檔案資料管理工作當(dāng)中，人事檔案資料的管理是醫(yī)院檔案管理工作的重點(diǎn)。其涉及到的醫(yī)院醫(yī)療人才梯隊(duì)的建設(shè)，人才的選拔與培養(yǎng)，與醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)的、可持續(xù)的發(fā)展計(jì)劃密切相關(guān)[1]。 在人事檔案資料中記錄醫(yī)院每位員工的各種相關(guān)重要信息，可通過(guò)查閱人事檔案，為醫(yī)院管理者快速且真實(shí)地提供員工基本情況，例如求學(xué)經(jīng)歷、入職年限、職務(wù)職稱及考核情況等，進(jìn)而形成對(duì)該員工的基本認(rèn)知，從而更好地結(jié)合實(shí)際情況將該員工安排至合適的工作崗位，并對(duì)后期的調(diào)配、晉升、職稱聘任等起到顯著的指導(dǎo)作用[2]。 當(dāng)前部分醫(yī)院在人事檔案的管理上存在認(rèn)識(shí)不足、重視不夠等現(xiàn)象，且其針對(duì)人事檔案資料的管理存在相關(guān)制度不到位、管理方法有待優(yōu)化、設(shè)施設(shè)備相對(duì)落后、 相關(guān)管理人員專業(yè)技能不高等問(wèn)題，進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案資料管理的效果不理想，甚至發(fā)展到對(duì)醫(yī)院整體發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響的程度[3]。 “6S”精細(xì)化管理興起于1950 年代[4]，其價(jià)值在于創(chuàng)造并保持組織有序、清潔、高效的高質(zhì)量運(yùn)行，被認(rèn)為是一種提高管理效率與質(zhì)量，確保管理安全性的有效方法。 該研究選取2020 年度和2021 年度該院工作年限超過(guò)2 年的在職、在編醫(yī)務(wù)人員人事檔案各100 份作為研究對(duì)象，主要探討“6S”精細(xì)化管理在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值。 報(bào)道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

采用隨機(jī)數(shù)表法抽取2020 年度和2021 年度該院工作年限超過(guò)2 年的在職、在編醫(yī)務(wù)人員人事檔案各100 份作為研究對(duì)象，2020 年度作為對(duì)照組，獲取的人事檔案資料中包括：醫(yī)師27 名，護(hù)士63 名，后勤人員10 名；工作年限2～35 年，平均（13.2±2.7）年；職稱：初級(jí)者29 名，中級(jí)者57 名，高級(jí)者14 名。 2021 年度作為觀察組，獲取的人事檔案資料中包括：醫(yī)師28 名，護(hù)士62名，后勤人員10 名；工作年限2～35 年，平均（13.8±2.9）年；職稱：初級(jí)者31 名，中級(jí)者56 名，高級(jí)者12 名。 兩組一般資料比較，差異無(wú)統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＞0.05），具有可比性。 由同一批工作人員對(duì)檔案進(jìn)行管理。

1.2 方法

對(duì)照組實(shí)施常規(guī)人事檔案管理。 如專人整理、定期歸檔、定時(shí)清潔等，并要求每年度進(jìn)行1 次人事檔案整理與統(tǒng)計(jì)，針對(duì)破損與缺失的相關(guān)檔案材料及時(shí)補(bǔ)充。

觀察組實(shí)施“6S”精細(xì)化人事檔案管理。①整理階段（SEIRI）：按照每份檔案的學(xué)歷、履歷與職稱等因素進(jìn)行分類，體現(xiàn)檔案歸檔過(guò)程的差異性，實(shí)施具體操作過(guò)程中建議以科室為單位進(jìn)行整理與劃分，并對(duì)相關(guān)材料標(biāo)注其所屬科室和具體人員名稱。 ②整頓階段（SEITON）：以建立健全的檔案管理制度為基礎(chǔ)，結(jié)合具體實(shí)施過(guò)程中所遇到的問(wèn)題，不斷完善管理制度，確保人事檔案資料的實(shí)時(shí)有效性，要求檔案管理人員每3 個(gè)月對(duì)所有檔案材料進(jìn)行整理，重點(diǎn)為當(dāng)年發(fā)生職稱變動(dòng)、評(píng)先評(píng)優(yōu)及獲得工作崗位調(diào)動(dòng)者，切實(shí)做好標(biāo)記以便后期整理與調(diào)配。 還應(yīng)加強(qiáng)檔案室環(huán)境的整理，切實(shí)明確各具體物品的擺放做好鮮明標(biāo)識(shí)，并將其貼好二維碼以便順利將其錄入計(jì)算機(jī)編制檢索軟件，提高對(duì)檔案資料的查找與管理。③清掃階段（SEISO）：要求人事檔案管理人員對(duì)工作環(huán)境進(jìn)行清掃，定期進(jìn)行消毒，尤其針對(duì)角落與柜頂?shù)炔课恢攸c(diǎn)清掃，對(duì)紙質(zhì)檔案材料封裝入專用無(wú)酸檔案盒內(nèi)避免污損受潮，以保證存放的檔案及檔案放置處干凈。④清潔階段（SEIKETSU）：主要針對(duì)前述3 個(gè)階段過(guò)程進(jìn)行落實(shí)，嚴(yán)格依據(jù)所制訂的制度做好相關(guān)工作，確保前述工作的管理效果。⑤素養(yǎng)過(guò)程（SHITSUKE）：通過(guò)繼續(xù)教育、定期培訓(xùn)等方式積極提高醫(yī)院人事檔案管理人員整體素養(yǎng)以及專業(yè)性，端正相關(guān)人員的工作態(tài)度、服務(wù)態(tài)度等，減少因工作的繁瑣導(dǎo)致的消極情緒，樹(shù)立人事檔案管理人員高技能、正確價(jià)值觀、過(guò)硬的時(shí)間能力。⑥安全管理階段（SAFETY）：人事檔案資料的管理安全性無(wú)論是對(duì)紙質(zhì)版材料還是信息化資料均非常重要，應(yīng)該做好定期的歸檔、核對(duì)、核查與更新工作，相關(guān)工作人員應(yīng)有極強(qiáng)的安全意識(shí)，維持一個(gè)安全的保管環(huán)境，尤其在調(diào)閱人事檔案資料過(guò)程中，一定要做好保密工作避免相關(guān)信息的泄露。

1.3 觀察指標(biāo)

比較兩組人事檔案資料放置效率、人事檔案齊全情況和單次提取成功率，統(tǒng)計(jì)兩組歸檔及調(diào)閱人事檔案資料耗時(shí)。

1.4 統(tǒng)計(jì)方法

使用SPSS 20.0 統(tǒng)計(jì)學(xué)軟件分析數(shù)據(jù)，符合正態(tài)分布的計(jì)量資料用（±s）表示，比較采用t檢驗(yàn)；計(jì)數(shù)資料采用頻數(shù)或率（%）表示，比較采用χ2檢驗(yàn)，P＜0.05 為差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

2 結(jié)果

2.1 兩組人事檔案資料放置效率比較

觀察組人事檔案資料規(guī)范放置、檔案完整性和人事檔案整體規(guī)范合格率均高于對(duì)照組，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05）。 見(jiàn)表1。

表1 兩組人事檔案資料放置效率比較[n（%）]

2.2 兩組人事檔案齊全情況和單次提取成功率比較

觀察組人事檔案齊全情況和單次提取成功率均高于對(duì)照組，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05）。 見(jiàn)表2。

表2 兩組人事檔案齊全情況和單次提取成功率比較[n（%）]

2.3 兩組歸檔及調(diào)閱人事檔案資料耗時(shí)比較

觀察組歸檔及調(diào)閱人事檔案資料耗時(shí)均短于對(duì)照組，差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P＜0.05）。 見(jiàn)表3。

表3 兩組歸檔及調(diào)閱人事檔案資料耗時(shí)比較（±s）

表3 兩組歸檔及調(diào)閱人事檔案資料耗時(shí)比較（±s）

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3 討論

醫(yī)院人事檔案對(duì)醫(yī)院職工相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄，它是個(gè)人身份信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等方面的證據(jù)，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。作為一種最為原始的歷史記錄材料，能有效體現(xiàn)員工的相關(guān)信息[5]，以便醫(yī)院管理者在員工的職位調(diào)整、職稱晉升、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等方面做出參考，在日常工作中發(fā)揮著十分重要的作用[6]。 在日常實(shí)踐工作中，醫(yī)院人事檔案資料管理普遍存在相關(guān)制度不健全、不完善、管理不規(guī)范、檔案室環(huán)境不理想、管理過(guò)程保密性差、相關(guān)從業(yè)人員綜合能力低下等不足[7]。針對(duì)醫(yī)院人事檔案資料實(shí)施“6S”管理，其優(yōu)勢(shì)在于建立一種更為具體細(xì)致的管理服務(wù)制度[8]，以最小的代價(jià)獲取最大程度的管理效率、減少管理成本，提高管理質(zhì)量[9]。

針對(duì)醫(yī)院人事檔案資料的管理，觀察組運(yùn)用“6S”管理法，針對(duì)檔案資料及時(shí)進(jìn)行整理與整頓，有效建立健全醫(yī)院人事管理制度[10]，規(guī)范人員檔案資料的統(tǒng)計(jì)與管理，及時(shí)對(duì)存在人事資料變更的人員資料進(jìn)行整理[11]，以便醫(yī)院在人員職位調(diào)整、職稱晉升與獎(jiǎng)懲等方面掌握準(zhǔn)確信息。 通過(guò)清掃與清潔工作，提高人事檔案資料的完整性[12]，還能加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)與素養(yǎng)培養(yǎng)，提高相關(guān)從業(yè)人員對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作的重視程度[13]。 通過(guò)比較發(fā)現(xiàn)，觀察組人事檔案資料規(guī)范放置、檔案完整性和整體規(guī)范合格率均高于對(duì)照組（P＜0.05），說(shuō)明針對(duì)醫(yī)院人事檔案資料實(shí)施“6S”管理，能有效提高人事檔案資料規(guī)范化放置率，確保醫(yī)院人事檔案資料的完整性，提高人事檔案整體規(guī)范合格率。觀察組人事檔案齊全情況和單次提取成功率均高于對(duì)照組（P＜0.05），證實(shí)針對(duì)醫(yī)院人事檔案資料實(shí)施“6S”管理，對(duì)提高人事檔案齊全情況和單次提取成功率有重要價(jià)值。觀察組歸檔及調(diào)閱人事檔案資料耗時(shí)均短于對(duì)照組（P＜0.05），提示針對(duì)醫(yī)院人事檔案資料實(shí)施“6S”管理后，在一定程度上縮短歸檔與調(diào)閱人事檔案資料耗時(shí)。

在醫(yī)院人事檔案管理方面運(yùn)用“6S”管理法，使管理工作細(xì)致且規(guī)范的進(jìn)行，有效降低管理成本，提高管理質(zhì)量[14]。 在醫(yī)院人事檔案管理過(guò)程中，針對(duì)員工調(diào)配方面，“6S”管理對(duì)提高管理者綜合素質(zhì)[15]，確保管理質(zhì)量有一定價(jià)值，通過(guò)“6S”管理運(yùn)用現(xiàn)代化的管理技術(shù)，結(jié)合信息化檢索等手段，有效減少人員工作量，提高管理效率[16]。 與此同時(shí)，提高相關(guān)從業(yè)人員的綜合素質(zhì)[17]，提高管理專業(yè)性，避免檔案資料的更新不及時(shí)，確保檔案資料的時(shí)效性[18]。

綜上所述，針對(duì)醫(yī)院人事檔案資料實(shí)施“6S”管理，可有效提高人事檔案資料放置效率，確保人事檔案齊全情況和單次提取成功率，縮短歸檔及調(diào)閱人事檔案資料耗時(shí)。