數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下高校檔案信息化建設(shè)與服務(wù)創(chuàng)新研究

黃靜 閉線林 黃凡玨

摘 要：數(shù)字時(shí)代背景下對(duì)高校檔案管理工作提出了新要求。部分高校未積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)和檔案管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，在服務(wù)能力、服務(wù)水平和服務(wù)方式等方面存在明顯不足。高校應(yīng)認(rèn)識(shí)到數(shù)字信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和特點(diǎn)，結(jié)合檔案服務(wù)對(duì)象的需求，對(duì)高校檔案服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的價(jià)值和作用。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè);檔案;高校;服務(wù)創(chuàng)新

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，高校檔案工作出現(xiàn)了新的特征和需求。新時(shí)代高校有必要給予檔案信息化建設(shè)足夠的重視，充分認(rèn)識(shí)數(shù)字化轉(zhuǎn)型對(duì)于高校檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生的影響，將現(xiàn)代信息技術(shù)與高校檔案管理工作有機(jī)融合，提升高校檔案信息化建設(shè)水平[1 ]。探討在這一背景下高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、路徑等問(wèn)題，對(duì)于推動(dòng)高校檔案管理現(xiàn)代化，跟上時(shí)代發(fā)展步伐，具有重要意義。

1 數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下高校檔案信息化建設(shè)與服務(wù)創(chuàng)新現(xiàn)狀

信息化是高校教學(xué)科研及發(fā)展的重要方向和任務(wù)，高校應(yīng)將檔案信息化建設(shè)與其他工作放在同等重要位置，同步推進(jìn)。但目前部分高校檔案信息化建設(shè)還存在一些問(wèn)題，制約了檔案信息化建設(shè)與數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

1.1 高校檔案信息化建設(shè)水平需提高

部分高校對(duì)檔案信息化建設(shè)重視不足，使其滯后，檔案信息資源整合能力較差，檔案管理只停留在檔案保管和簡(jiǎn)單的服務(wù)層面，難以與高校其他系統(tǒng)和政府相關(guān)部門系統(tǒng)建立起有效的檔案信息共享機(jī)制，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案信息的充分利用，“信息孤島”問(wèn)題依然存在，限制了高校檔案信息資源的開發(fā)、利用與整合。部分高校缺少?gòu)暮暧^層面對(duì)檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)規(guī)劃，較少對(duì)檔案信息化建設(shè)的必要性和技術(shù)可行性的考慮，影響了高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的有序推進(jìn)。一些高校檔案信息化建設(shè)思路不清晰，仍然處于起步探索階段，或者多借鑒其他高校的發(fā)展思路，缺少自身特色，在服務(wù)環(huán)節(jié)難以為用戶提供多元化的信息服務(wù)，對(duì)信息資源挖掘深度不夠，檔案信息化服務(wù)質(zhì)量和效率提升緩慢。

1.2 檔案信息化建設(shè)人才隊(duì)伍建設(shè)相對(duì)滯后

人才隊(duì)伍建設(shè)對(duì)于高校檔案信息化建設(shè)具有重要影響，高校在檔案信息化推進(jìn)過(guò)程中，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)[2 ]。當(dāng)前，部分高校檔案人才隊(duì)伍建設(shè)不盡如人意，一些檔案管理人員雖有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)專業(yè)知識(shí)，但缺少信息素養(yǎng)和信息技術(shù)能力，難以為檔案信息化建設(shè)和數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供助力。部分高校檔案管理人員非專業(yè)出身，對(duì)檔案管理了解不深，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的主動(dòng)性和專業(yè)能力不足。部分高校未開展相應(yīng)的技能培訓(xùn)和安全教育。一些高校雖然從宏觀層面將人才建設(shè)納入檔案信息化建設(shè)體系之中，但落實(shí)不力，影響了高校檔案信息化建設(shè)的整體推進(jìn)和質(zhì)量提升。

1.3 檔案信息化服務(wù)基礎(chǔ)相對(duì)薄弱

部分高校對(duì)服務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)重視不足。一是數(shù)字檔案信息收集不全面，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。高校檔案信息化建設(shè)涉及多個(gè)主體、多個(gè)層面，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的全面收集和利用，就需要高校相關(guān)部門的密切配合和廣泛參與。但高校一些部門對(duì)檔案信息化重視不足，并未主動(dòng)與檔案管理部門溝通協(xié)調(diào)，導(dǎo)致部分重要的檔案信息收集不全面。有的檔案信息內(nèi)容不全面、格式不準(zhǔn)確，也在一定程度上影響了數(shù)字檔案信息的質(zhì)量。二是數(shù)字檔案信息服務(wù)范圍較小。部分高校所形成的檔案信息資源只為校內(nèi)師生服務(wù)，在一定程度上阻礙了高校檔案信息資源共享的發(fā)展步伐。

2 數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下高校檔案信息化建設(shè)與服務(wù)的創(chuàng)新路徑

數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，高校在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)切合檔案信息服務(wù)的實(shí)際需要，從宏觀層面對(duì)高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)行規(guī)劃和設(shè)計(jì)，進(jìn)一步明確高校檔案信息化建設(shè)的具體思路，積極推進(jìn)高校檔案信息化創(chuàng)新發(fā)展和服務(wù)創(chuàng)新。

2.1 推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新

數(shù)字轉(zhuǎn)型時(shí)代，高校應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思路，樹立起檔案信息化建設(shè)理念，給予高校檔案信息化建設(shè)足夠的重視，將其納入高校整體發(fā)展規(guī)劃。應(yīng)從全局出發(fā)對(duì)高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)行科學(xué)謀劃，有組織、有目的、有系統(tǒng)地推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)工作，進(jìn)一步提升高校檔案信息化建設(shè)的智能化水平[3 ]。在具體實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)結(jié)合各校實(shí)際，完善相應(yīng)制度機(jī)制，加大對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的資金投入力度，落實(shí)好相應(yīng)的軟硬件配套措施，確保高校檔案信息化建設(shè)順利開展。

一是給予高校檔案信息化建設(shè)足夠的重視。高校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性，制定相應(yīng)的制度規(guī)范加以推進(jìn)。同時(shí)，在檔案信息收集管理過(guò)程中應(yīng)形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理模式，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理規(guī)范化，確保高校檔案信息齊全完整，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)利用創(chuàng)造有利條件。高校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案信息化建設(shè)遇到的問(wèn)題進(jìn)行研究，拿出具體的解決方案，進(jìn)一步提升檔案信息化建設(shè)的成效。

二是完善高校檔案信息化建設(shè)軟硬件設(shè)施。高校應(yīng)結(jié)合檔案信息化建設(shè)實(shí)際需要，制定相關(guān)硬件設(shè)施采購(gòu)方案，并給予一定的資金支持，確保檔案信息化建設(shè)有扎實(shí)的硬件保障。同時(shí)，根據(jù)檔案信息化建設(shè)實(shí)際需要，構(gòu)建軟件管理系統(tǒng)，進(jìn)一步增強(qiáng)軟件管理系統(tǒng)的可操作性。嚴(yán)格按照高校檔案管理發(fā)展規(guī)劃，加大對(duì)高校檔案管理信息軟件系統(tǒng)開發(fā)力度，從設(shè)計(jì)之初就充分考慮高校教學(xué)科研對(duì)檔案信息的多樣化需求以及在檔案管理過(guò)程中可能出現(xiàn)的不確定因素，確保高校檔案軟件管理系統(tǒng)能夠適應(yīng)不同環(huán)境，切實(shí)為高校檔案信息化建設(shè)提供扎實(shí)的軟件保障。

三是重視高校檔案信息安全。高校檔案信息涉及多個(gè)方面，特別是高校很多科研成果和教學(xué)方案具有非常重要的科研價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，很容易成為網(wǎng)絡(luò)黑客竊取的目標(biāo)。因此，高校在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)做好檔案信息安全工作，切實(shí)防止檔案信息泄密，保證檔案安全。一方面，高校應(yīng)圍繞檔案信息化建設(shè)的具體訴求，對(duì)檔案信息安全保密機(jī)制進(jìn)行完善，并加大安全保密制度機(jī)制落實(shí)力度，為高校檔案信息安全提供扎實(shí)的制度保障。另一方面，加大對(duì)高校檔案信息安全教育宣傳，強(qiáng)化高校檔案管理人員安全保密意識(shí)，將高校檔案安全管理工作落到實(shí)處。同時(shí)，及時(shí)對(duì)高校檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，定期對(duì)其進(jìn)行維護(hù)，安裝必要的殺毒軟件，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密等，防止外部黑客和病毒的惡意攻擊。

2.2 推動(dòng)高校檔案信息化服務(wù)創(chuàng)新

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與高校檔案管理工作結(jié)合得越來(lái)越緊密，為高校檔案信息化建設(shè)提供了更為多元化的技術(shù)支撐。高校傳統(tǒng)檔案管理模式以人工為主，在服務(wù)過(guò)程中需要大量人員參與，同時(shí)還要耗費(fèi)大量時(shí)間成本和經(jīng)費(fèi)成本。因此，新時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)具有其現(xiàn)實(shí)的必要性和必然性。高校應(yīng)將推動(dòng)檔案信息化服務(wù)創(chuàng)新作為改革的重要方面，結(jié)合教學(xué)、科研實(shí)際需要，對(duì)服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新。同時(shí)，加大對(duì)高校檔案信息資源的整合力度，建立專門的檔案服務(wù)網(wǎng)站，將不涉及機(jī)密的高校檔案信息資源上傳到服務(wù)網(wǎng)站平臺(tái)，為社會(huì)公眾和高校廣大師生提供更為專業(yè)、更為便捷的檔案信息服務(wù)。通過(guò)檔案服務(wù)網(wǎng)站也能夠加強(qiáng)與用戶之間的溝通和互動(dòng)，了解用戶的現(xiàn)實(shí)訴求，并對(duì)與用戶需求有關(guān)的檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的分析挖掘，進(jìn)而為用戶提供更有針對(duì)性的智能化檔案信息服務(wù)。

一是創(chuàng)新高校檔案管理方式。高校應(yīng)在黨的領(lǐng)導(dǎo)下，結(jié)合廣大用戶的實(shí)際需要，加強(qiáng)檔案管理部門與用戶之間的溝通和互動(dòng)，通過(guò)互動(dòng)式的高校檔案信息服務(wù)模式，擴(kuò)大檔案管理部門在高校內(nèi)部和社會(huì)上的影響力。高校檔案部門要充分認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新高校檔案管理方式的重要性和必要性[4 ]。高校檔案部門及人員應(yīng)深入教學(xué)、科研一線，了解教學(xué)科研人員對(duì)檔案信息服務(wù)的具體訴求，并形成相應(yīng)的高校檔案課題方案，為教學(xué)科研工作提供更為系統(tǒng)、扎實(shí)的檔案信息支持。同時(shí)應(yīng)廣泛征求廣大人民群眾對(duì)高校檔案信息服務(wù)的具體要求，在此基礎(chǔ)之上，對(duì)高校檔案信息化服務(wù)形式進(jìn)行創(chuàng)新，更好地滿足廣大人民群眾對(duì)高校檔案信息服務(wù)的多元化要求。

二是統(tǒng)籌推進(jìn)檔案管理工作。高校應(yīng)結(jié)合檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需要，對(duì)當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的各類資源進(jìn)行統(tǒng)籌整合，按照檔案信息化建設(shè)的具體方案區(qū)分輕重緩急，突出重點(diǎn)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。應(yīng)從源頭抓起，注重高校檔案信息資源的收集工作。高校應(yīng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義和必要性進(jìn)行廣泛宣傳，要求其他部門加強(qiáng)與檔案管理部門的溝通互動(dòng)，進(jìn)一步明晰高校檔案信息收集的具體范圍、主體責(zé)任、交接環(huán)節(jié)和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的全面收集，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)利用和共享創(chuàng)造有利條件。

三是加強(qiáng)高校檔案管理人員教育培訓(xùn)。數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，高校檔案信息化建設(shè)需要優(yōu)秀的檔案管理人員參與。但目前部分高校在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中對(duì)于檔案管理人才培養(yǎng)重視不足，在一定程度上弱化了檔案信息化建設(shè)成效，也難以為高校教學(xué)、科研和廣大人民群眾提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。因此，高校在檔案信息化建設(shè)和數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，應(yīng)將檔案管理人才教育培訓(xùn)放在突出位置。一方面，結(jié)合高校檔案信息化建設(shè)和數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)際需要，提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)能力，使高校檔案管理人員對(duì)于大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)有全面了解，并能夠主動(dòng)將掌握的信息技術(shù)與檔案管理工作有機(jī)結(jié)合，為檔案管理質(zhì)量提升積極貢獻(xiàn)力量。另一方面，向社會(huì)引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍之中，為高校檔案信息化建設(shè)提供扎實(shí)的人才保障。

3 數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下高校檔案信息化建設(shè)與服務(wù)的保障機(jī)制

新形勢(shì)下，高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型有利于實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用。在推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)始終樹立“以服務(wù)用戶為中心”理念，對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的各個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化和完善。在具體實(shí)施過(guò)程中既要對(duì)信息化建設(shè)和服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，也需要構(gòu)建全方位的支持和保障機(jī)制。

3.1 強(qiáng)化物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)支持

數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，高校檔案信息化建設(shè)與服務(wù)創(chuàng)新是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，既要檔案管理人員的主動(dòng)參與和奉獻(xiàn)，也需要強(qiáng)大的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)支持。因此，一方面，高校應(yīng)加大對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的資金投入力度，給予檔案信息化建設(shè)足夠的資金支持，淘汰老舊的設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備，為高校檔案信息化建設(shè)提供良好的硬件支持。另一面，注重?cái)?shù)字化檔案管理技術(shù)的引入。當(dāng)前大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)對(duì)于高校檔案信息化建設(shè)和服務(wù)方式創(chuàng)新都產(chǎn)生著直接重要影響[5 ]。為確保高校檔案信息化建設(shè)真正落地，有必要結(jié)合用戶需求對(duì)高校檔案檔案管理信息系統(tǒng)及服務(wù)網(wǎng)站的功能進(jìn)行優(yōu)化和完善，并立足校園特色，按照不同的用戶需求，對(duì)整個(gè)檔案信息服務(wù)體系進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，提升高校檔案信息服務(wù)網(wǎng)站的全面性、系統(tǒng)性和便捷性。此外，還要增強(qiáng)高校檔案信息化安全責(zé)任意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代信息技術(shù)在為高校檔案信息化建設(shè)帶來(lái)技術(shù)手段和便捷方式的同時(shí)，也面臨著網(wǎng)絡(luò)的諸多不確定因素。因此，必須增強(qiáng)信息化檔案安全管理制度機(jī)制落實(shí)力度，采用更為全面的網(wǎng)絡(luò)檔案安全防護(hù)措施，保障檔案信息及系統(tǒng)安全。

3.2 建設(shè)高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)或?qū)ｎ}數(shù)據(jù)庫(kù)

隨著高校檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，越來(lái)越多的高校檔案需要存儲(chǔ)、開發(fā)、利用。因此，有必要引進(jìn)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，建立高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案管理工作和服務(wù)工作提供扎實(shí)的數(shù)據(jù)保障。應(yīng)結(jié)合高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)多應(yīng)用、多用戶任務(wù)環(huán)境的實(shí)際，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整和完善，更好地適應(yīng)高校各種復(fù)雜環(huán)境，豐富數(shù)據(jù)庫(kù)功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校數(shù)據(jù)庫(kù)檔案信息的深度開發(fā)，為用戶提供更為全面的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)利用體驗(yàn)。另一方面，應(yīng)結(jié)合高校教學(xué)、科研實(shí)際，建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)，將某一方面的檔案信息資源進(jìn)行整合，存儲(chǔ)到專題數(shù)據(jù)庫(kù)之中，更好地支持不同專業(yè)、不同學(xué)科的教學(xué)科研工作需要?？梢詫⒏咝n案數(shù)據(jù)庫(kù)劃分為學(xué)術(shù)論文數(shù)據(jù)庫(kù)、科研專利數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)和科研成果數(shù)據(jù)庫(kù)等，進(jìn)一步提升高校檔案信息服務(wù)的針對(duì)性和系統(tǒng)性。

總之，數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景對(duì)高校檔案管理工作提出了新的要求，特別是《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出，要加快推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。在此背景下，高校應(yīng)認(rèn)真落實(shí)國(guó)家各項(xiàng)政策和法律法規(guī)要求，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步提升高校檔案信息資源的管理水平和服務(wù)能力。

基金項(xiàng)目：2021年廣西壯族自治區(qū)百色市科學(xué)技術(shù)局科研項(xiàng)目《大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案信息化建設(shè)研究》研究成果（編號(hào)：百科20213243）。

參考文獻(xiàn)：

[1]潘秀明，施秀平.《檔案法》修訂背景下高校檔案管理的趨向與途徑[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（33）：43—44.

[2]張占武.高校檔案信息資源共享在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的有效建設(shè)研究[J].浙江檔案，2021（10）：57—59.

[3]張茲磊，林曉麗.信息化背景下大學(xué)生檔案意識(shí)與培養(yǎng)路徑研究[J].傳媒論壇，2021，4（21）：130—131.

[4]盧苗苗.基于業(yè)務(wù)流程再造理論的高校電子文件歸檔管理流程研究[J].黑龍江檔案，2021（05）：20—22.

[5]邵婧，王旭州，孫可佳.智慧校園背景下高校智慧檔案館建設(shè)路徑分析[J].陜西檔案，2021（05）：23—25.

（作者單位：黃靜，黃凡玨.廣西壯族自治區(qū)右江民族醫(yī)學(xué)院綜合檔案室。通訊作者：閉線林。）