基于干部人事檔案專項(xiàng)審核的檔案信息化建設(shè)

摘 要：干部人事檔案專項(xiàng)審核工作是對(duì)干部人事紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)是干部人事紙質(zhì)檔案“三齡二歷一身份”等檔案信息的審核鑒別登記和材料收集歸檔。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，有助于干部人事檔案工作的科學(xué)化制度化規(guī)范化，確保干部人事檔案專項(xiàng)審核成果更好地為組織人事工作服務(wù)。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案專項(xiàng)審核;數(shù)字檔案;信息化建設(shè)

黨的十八大以來，為深入貫徹落實(shí)中央從嚴(yán)管理干部要求，中央組織部在全國集中開展了干部人事檔案專項(xiàng)審核工作、干部人事專項(xiàng)審核拓展工作。2018年11月，新修訂的《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）頒布實(shí)施?！稐l例》是新時(shí)代干部人事檔案工作的基本遵循。《條例》從注重效用發(fā)揮方面，增加了干部人事檔案信息化建設(shè)和信息資源開發(fā)的內(nèi)容。各單位干部人事檔案管理部門應(yīng)結(jié)合干部人事檔案專項(xiàng)審核工作具體要求和工作成果，加快推進(jìn)干部人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)、安全管理、數(shù)字化加工及人員管理等工作，建好防范紙質(zhì)檔案涂改造假等問題的“監(jiān)控器”和“防火墻”，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門的數(shù)字檔案信息共享。工作中應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是原則，以業(yè)務(wù)應(yīng)用為導(dǎo)向，進(jìn)一步提升干部人事檔案專項(xiàng)審核下檔案信息化建設(shè)水平，更好地服務(wù)于干部人事檔案管理利用工作。

1 干部人事檔案專項(xiàng)審核下檔案信息化建設(shè)的時(shí)代背景與新要求

在信息時(shí)代背景下，隨著數(shù)字化進(jìn)程加快，干部人事檔案信息化建設(shè)有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性和必要性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在容易毀損、信息更新不及時(shí)、有效檔案信息不全、查閱效率不高等問題。數(shù)字檔案在查詢便捷、高效規(guī)范、安全保護(hù)方面具有優(yōu)勢(shì)，如果管理嚴(yán)格，其真實(shí)性、完整性、可用性、安全性有保障。在進(jìn)行干部人事檔案專項(xiàng)審核的情況下，有必要推進(jìn)檔案信息化，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖像和數(shù)字文本進(jìn)行安全保存和有效利用。

1.1 干部人事檔案管理具有特殊性

一是涉及材料覆蓋范圍廣，收集難度大。干部人事檔案涉及干部成長各個(gè)階段的相關(guān)材料，包含個(gè)人履歷、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、黨團(tuán)材料、政審、考核鑒定、獎(jiǎng)懲、工資晉升、聘用合同、任免材料等，涉及的材料覆蓋范圍廣，形成年代時(shí)間跨度大[1 ]。不同歷史時(shí)期，國家對(duì)干部人事檔案的管理要求不同，因此檔案材料往往會(huì)存在著諸多差異，客觀上造成了干部人事檔案材料收集難度大，一旦在工作過程中因?yàn)橥獠坑绊懸蛩鼗驒n案管理部門工作落實(shí)不到位，就可能造成檔案材料收集不全，真假難辨等問題。推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)，能主動(dòng)在線收集檔案材料，保證檔案的齊全完整。

二是歸檔的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，管理難度高。干部人事檔案涉及的類別多，是干部成長過程中方方面面的真實(shí)記錄。但由于歷史原因，一些組織人事檔案管理部門在檔案具體歸檔方面未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，國家關(guān)于干部人事檔案歸檔規(guī)定更多是從宏觀層面進(jìn)行指導(dǎo)。而各地出臺(tái)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍和管理制度存在較大差異，導(dǎo)致干部人事檔案專項(xiàng)審核工作在歸檔過程中出現(xiàn)了不規(guī)范、材料不統(tǒng)一等問題，不僅影響干部人事檔案的完整性，也不利于數(shù)字圖像和數(shù)字文本的規(guī)范。而隨著干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的推進(jìn)，對(duì)檔案材料嚴(yán)格審核，統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)實(shí)體檔案與數(shù)字檔案同步管理，提高了規(guī)范性。

三是機(jī)密性高，安全要求高。干部人事檔案涉及的政審材料、考核材料和個(gè)人經(jīng)歷內(nèi)容都屬于個(gè)人隱私，在人事檔案管理過程中應(yīng)給予一定的保護(hù)，只能在工作需要和特定條件下，由專門單位安排專人對(duì)其進(jìn)行查詢和借用。在這一過程中，必須制定檔案查（借）閱規(guī)定，按照一定的審批流程進(jìn)行，保障干部人事檔案信息安全?？梢哉f，干部人事檔案在形成、管理、利用整個(gè)環(huán)節(jié)都具有極高的機(jī)密性，這對(duì)于干部人事檔案管理部門提出了較高的工作要求。正是由于開展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，制定和完善了檔案查（借）閱規(guī)定，才能積極推進(jìn)干部人事檔案管理向更高效、更安全、更科學(xué)的方向發(fā)展。

1.2 干部人事檔案信息化建設(shè)較滯后

新修訂的《中華人民共和國檔案法》對(duì)檔案信息化建設(shè)提出了明確要求。這一法律的出臺(tái)，從法律層面確定了檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性。在干部人事檔案管理工作中落實(shí)新《檔案法》、《條例》，有必要將干部人事檔案信息化建設(shè)作為重要工作，推動(dòng)干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。但從目前看，我國干部人事檔案信息化建設(shè)還存在一些亟待解決的問題，在一定程度上弱化了干部人事檔案工作效率，也不利于干部人事檔案信息資源的整合和深度開發(fā)利用。一方面，重視程度不夠，部分單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為紙質(zhì)檔案管理就已經(jīng)能夠滿足單位日常干部人事檔案工作需求，沒必要投入大量的人力、物力、財(cái)力推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)。在這種思想觀念影響下，干部人事檔案管理人員也存在著主觀服務(wù)性不足，現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用不全面、不深入等問題。另一方面，管理模式傳統(tǒng)。無論是從思想意識(shí)還是技術(shù)手段方面看，都落后于時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理方法必然會(huì)被更為現(xiàn)代化的檔案管理方法所取代，如果單位在干部人事檔案信息化建設(shè)方面重視不足，就會(huì)落伍。因此無論對(duì)于單位而言，還是對(duì)于檔案管理工作而言，有必要主動(dòng)地引進(jìn)干部人事檔案信息系統(tǒng)，加大教育培訓(xùn)力度，推進(jìn)檔案管理信息化，更好地適應(yīng)新時(shí)代干部人事檔案管理的發(fā)展需要。

1.3 干部人事檔案信息化建設(shè)有新要求

一是形成數(shù)字檔案，變被動(dòng)收集為主動(dòng)收集。新時(shí)代，無論是新《檔案法》，還是《條例》，均明確了對(duì)檔案信息化建設(shè)的具體要求。各單位在推進(jìn)干部人事數(shù)字檔案信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)將數(shù)字干部人事檔案信息收集作為重點(diǎn)工作，投入必要資金設(shè)備和人力，構(gòu)建干部人事檔案管理信息系統(tǒng)，通過嚴(yán)格規(guī)范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，將紙質(zhì)人事檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字人事檔案，形成數(shù)字干部人事檔案信息資源庫，對(duì)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案嚴(yán)格審查對(duì)比，確保二者的一致性，保障數(shù)字干部人事檔案信息的真實(shí)性、完整性和安全性。

二是加強(qiáng)同步管理，構(gòu)建統(tǒng)一的干部人事檔案管理系統(tǒng)。在干部人事檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建過程中一定要做到紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的同步管理，保持一致。在數(shù)字檔案歸檔之前，一定要對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保材料真實(shí)、完整，確保相關(guān)手續(xù)符合要求，對(duì)于缺少相關(guān)信息的應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦，嚴(yán)格把好材料入口關(guān)，將鑒定真實(shí)可靠的檔案材料上傳到干部人事檔案管理系統(tǒng)，并按照十大分類進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的有效融合，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的同步管理、動(dòng)態(tài)管理，保持二者一致。應(yīng)對(duì)干部人事檔案信息及時(shí)進(jìn)行更新，確保干部人事檔案管理系統(tǒng)信息與干部實(shí)際工作情況和履職情況相符。

三是實(shí)施流程化管理，保障干部人事檔案信息安全。干部人事檔案信息具有一定的機(jī)密性，涉及干部工作的嚴(yán)肅性和干部權(quán)益。因此，在干部檔案信息的查閱利用方面，需要按照一定的流程進(jìn)行審批。應(yīng)實(shí)施流程化管理，實(shí)現(xiàn)從申請(qǐng)、審批、查閱、借閱到歸還的全程留痕，干部人事檔案管理系統(tǒng)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行信息登記，對(duì)檔案外借和使用進(jìn)行全流程追溯。還應(yīng)通過權(quán)限設(shè)置，為不同層級(jí)的管理人員匹配相應(yīng)的操作權(quán)限，非干部人事檔案管理人員無法對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作，防止干部人事檔案的信息被篡改、偽造或者外泄。

2 干部人事檔案信息化建設(shè)實(shí)踐探索

干部人事檔案信息既是單位選人用人的重要依據(jù)，也是推進(jìn)新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的重要數(shù)據(jù)來源。因此，在干部人事檔案專項(xiàng)審核背景下，各級(jí)各地組織人事部門應(yīng)該采取積極有效的措施，推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)。

2.1 構(gòu)建干部人事檔案信息管理系統(tǒng)

干部人事檔案信息管理系統(tǒng)是干部人事檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在干部人事數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中應(yīng)始終貫徹“功能齊全、操作簡單”的設(shè)計(jì)理念[2 ]。干部人事檔案管理部門應(yīng)與開發(fā)單位進(jìn)行廣泛合作，并組成專門的研發(fā)團(tuán)隊(duì)，既要有專業(yè)的技術(shù)型人才主導(dǎo)，也要有干部人事檔案管理人員參與，這樣才能夠確保研發(fā)出來的干部人事檔案信息管理系統(tǒng)符合新時(shí)代干部人事檔案管理需要，體現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)。

干部人事檔案管理系統(tǒng)（圖1）應(yīng)具備系統(tǒng)登錄、檔案管理、名冊(cè)管理、查閱管理、借閱轉(zhuǎn)出、系統(tǒng)管理等六大模塊，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息接收、建檔管理、業(yè)務(wù)管理、名冊(cè)管理、轉(zhuǎn)檔管理、目錄打印、工作日志、安全管理、上報(bào)信息和系統(tǒng)管理等諸多功能，確保數(shù)字干部人事檔案管理系統(tǒng)能夠與本單位的業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及上級(jí)部門的干部人事檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接。在應(yīng)用查詢方面，應(yīng)結(jié)合新時(shí)代移動(dòng)信息查詢需要，圍繞移動(dòng)設(shè)備用戶需求開設(shè)相關(guān)端口登錄系統(tǒng)，有關(guān)人員可通過身份驗(yàn)證對(duì)相關(guān)干部人事檔案信息進(jìn)行讀取和操作。同時(shí)要對(duì)管理系統(tǒng)界面進(jìn)行優(yōu)化，既要確保內(nèi)容和頁面設(shè)置的一致性，又要符合手機(jī)和平板電腦等移動(dòng)智能終端使用者的習(xí)慣。從數(shù)據(jù)安全保障方面看，應(yīng)根據(jù)不同用戶和部門的使用和管理權(quán)限，設(shè)置不同分組，對(duì)所有操作都要在本系統(tǒng)中記錄留痕。記錄應(yīng)包含操作人員的單位、姓名、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、操作人員的機(jī)器IP等，一旦出現(xiàn)問題，可根據(jù)相關(guān)信息查到具體的人員?？山柚鷧^(qū)塊鏈技術(shù)對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，確保人事檔案信息系統(tǒng)信息安全可靠，防止重要數(shù)據(jù)遺失或被他人竊取。

2.2 提供軟硬件設(shè)備支持

干部人事檔案管理部門應(yīng)結(jié)合數(shù)字干部人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要提供必要的資金，引進(jìn)相應(yīng)的軟硬件設(shè)備。硬件設(shè)備方面，應(yīng)為干部人事檔案信息化管理提供專門的庫房，庫房要有一定的安保措施，對(duì)門窗要進(jìn)行加固，對(duì)庫房的溫度、濕度進(jìn)行全程監(jiān)測(cè)，對(duì)于內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)線路進(jìn)行物理隔絕，地板要進(jìn)行靜電處理，確保干部人事檔案信息安全[3 ]。同時(shí)要購置必要的計(jì)算機(jī)掃描設(shè)備、打印設(shè)備，為人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型和檔案系統(tǒng)建設(shè)提供必要的技術(shù)支持。軟件方面，應(yīng)構(gòu)建干部人事檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)和優(yōu)化，并結(jié)合新時(shí)代數(shù)字干部人事檔案管理實(shí)際需要，不斷地更新和升級(jí)相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，確保干部人事檔案信息化建設(shè)真正落實(shí)到位。

2.3 提供人員組織與技術(shù)保障

數(shù)字干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既需要單位從宏觀層面對(duì)這項(xiàng)工作進(jìn)行精準(zhǔn)指導(dǎo)，同時(shí)也要看到干部人事檔案管理的巨大工作量，為其提供必要的組織保障、人員保障和技術(shù)保障。組織保障層面，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)數(shù)字干部人事檔案管理的必要性和重要性，加大對(duì)干部人事檔案管理工作及人員的關(guān)心和支持，成立專門領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)干部人事檔案數(shù)字化管理遇到的技術(shù)難題和其他問題進(jìn)行研究，制定實(shí)施可行方案，增強(qiáng)數(shù)字干部人事檔案管理的組織保障。人員保障層面，當(dāng)前從事干部人事檔案管理工作的專職人員還相對(duì)少，很多人員都屬于兼職性質(zhì)，因此組織人事部門和干部人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)結(jié)合新時(shí)期數(shù)字干部人事檔案管理的實(shí)際需要，強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)，選好配強(qiáng)從事干部人事檔案管理信息化的工作人員，為開展工作提供扎實(shí)的人才保障。技術(shù)保障層面，應(yīng)加強(qiáng)與第三方企業(yè)合作，結(jié)合干部人事檔案信息化建設(shè)的實(shí)際需要，從圖像處理、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)交換、安全管理、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)據(jù)驗(yàn)收等多個(gè)方面入手，對(duì)相關(guān)技術(shù)給予更新和完善，切實(shí)保障數(shù)字干部人事檔案的真實(shí)性、完整性、安全性。

2.4 對(duì)專項(xiàng)審核各環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)

干部人事檔案專項(xiàng)審核的質(zhì)量對(duì)數(shù)字干部人事檔案管理起著至關(guān)重要的作用。在干部人事檔案信息化管理過程中，為了確保各環(huán)節(jié)審核工作的質(zhì)量，有必要結(jié)合干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，保證專項(xiàng)審核工作遺留問題已處理、涉嫌涂改造假檔案內(nèi)容已調(diào)查核實(shí)，重要信息前后記載不一致已查核認(rèn)定。應(yīng)重點(diǎn)對(duì)干部“三齡兩歷一身份”進(jìn)行專項(xiàng)審核。如在審核過程中發(fā)現(xiàn)更改年齡情況，應(yīng)對(duì)當(dāng)事人檔案最早材料進(jìn)行核實(shí)，以最早材料出生日期為準(zhǔn)。如果最早材料丟失，則需要派專人到當(dāng)事人戶籍地查閱相關(guān)戶籍檔案，由公安部門出具證明，認(rèn)定其出生日期，然后再按照相關(guān)流程對(duì)年齡進(jìn)行確認(rèn)和修改。

在干部人事檔案專項(xiàng)審核背景下，干部人事檔案管理信息化建設(shè)具有其重要性和必要性。構(gòu)建干部人事數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)，推進(jìn)數(shù)字檔案管理，可以使干部人事檔案工作由傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代管理模式轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提升干部人事檔案的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化、信息化水平。積極推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)，不僅能解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案遺失和損毀問題，還能有效地防止干部人事檔案信息人為涂改和造假情況，為干部人事檔案管理增加一道安全防線。我們應(yīng)積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，推進(jìn)數(shù)字干部人事檔案管理，提升檔案管理效率，充分發(fā)揮數(shù)字信息技術(shù)在干部人事檔案管理工作中的安全保存、高效管理和有效利用功能，更好地為干部人事工作服務(wù)。

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作者簡介：李宛蓉，貴州大學(xué)館員，研究方向：檔案管理。