新時期如何做好人防工程檔案現代化管理工作

摘 要：人防是國防重要組成部分，人防工程是人防實現的重要基礎設施。人防工程檔案管理，需要立足自身特點和規(guī)律，采取更加有針對性的舉措，提升科學性、規(guī)范性，具有重要的現實意義。本文首先分析了人防工程檔案管理的主要特點，進一步深化對人防工程檔案管理認識;提出了人防工程檔案現代化管理所具有的重要現實意義;最后，從管理理念、檔案收集、管理制度和信息技術四個方面，提出了新時期做好人防工程檔案管理的具體舉措，為進一步做好人防工程檔案管理提供參考和借鑒。

關鍵詞：人防工程檔案;檔案管理;新時期

概述

人防工程檔案是指從人防工程項目提出、立項、審批，到人防工程項目勘察設計、前期準備、施工、監(jiān)理和驗收，整個過程中產生并歸檔保存的文字、圖紙、聲像等不同形式的信息記錄。人防工程檔案是人防工程建設項目的重要組成部分，也是項目權屬登記管理的重要基礎性依據，是人防工程項目使用、維護、管理、科研的重要技術資料。人防是國防重要組成部分，人防工程是人防實現的重要基礎設施，人防工程檔案管理與其他工程項目檔案管理有所不同[1 ]，需要立足人防工程檔案自身的特點和規(guī)律，采取更加有針對性的舉措，提升檔案管理的科學性、規(guī)范性。因此，做好新時期人防工程檔案管理，具有重要的現實意義。

1 人防工程檔案主要特點

《人民防空法》規(guī)定，“人民防空實行長期準備、重點建設、平戰(zhàn)結合的方針?！比朔拦こ碳纫ＷC戰(zhàn)時能用，也要利于平時經濟建設及群眾的生產生活?！捌綉?zhàn)結合”的特殊性，就決定了人防工程檔案管理有其自身的顯著特點。具體來說，體現在人防工程檔案形成、內容及管理三個方面：

1.1 檔案形成的特點

人防工程檔案形成的特點與其工程建設的特性密切相關。首先是強制性。人防工程建設與地面建設項目報建審批同步決定。根據《人民防空工程建設管理規(guī)定》，新建10層及10層以上或基礎埋深3米及3米以上民用建筑，應修建6級及6級以上防空地下室。如因地形、地質等特殊情況不宜修建防空地下室，需經防空部門批準，可不修建地下防空室，但需要繳納易地建設費。可見，不論是新建、翻建，不論是建設何種功能建筑物，建設工程滿足相關要求的，應建設人防地下室。其次是專門性。與其他建設工程相比，人防工程建設管理有其專門規(guī)定，根據《人民防空工程建設管理規(guī)定》《人防工程監(jiān)理行政許可資質管理辦法》《人防工程設計行政許可資質管理辦法》等專門性規(guī)定，人防工程建設項目在申報、立項、建設、驗收各方面均有專門規(guī)定[2 ]。

1.2 檔案內容的特點

人防工程各個環(huán)節(jié)所產生的檔案內容也與其他普建項目檔案內容有著明顯差異。首先，施工前。納入歸檔范圍的檔案資料包括“人民防空工程施工圖設計文件審查批準書”等，如果沒有該批準書，防空工程就將無法獲得開工許可。該批準書也是人防工程檔案收集的重要資料。其次，施工中。根據《人民防空工程施工及驗收規(guī)范》的規(guī)定，區(qū)別于其他普通工程項目檔案內容，人防工程施工質量保證資料包括“戰(zhàn)時風、水、電系統(tǒng)安裝、驗收記錄、防護（化）設備備案合同”“防護設備材質檢驗報告，安裝檢測記錄”等。再次，竣工。人防工程也需要實行備案制，但與普通工程項目檔案不同，竣工環(huán)節(jié)產生的檔案包括“防空地下室竣工驗收備案意見書”“防空地下室竣工驗收意見書”“臨戰(zhàn)轉換技術措施”“人防工程防護設備制作、安裝質量檢驗評定表”“已安裝人防防護設備清單及暫緩安裝人防防護設備清單”等。第四是圖紙。人防工程項目檔案除了項目竣工圖外，還有“平戰(zhàn)轉換圖”等檔案資料[3 ]?？梢姡跈n案內容上，人防工程項目檔案內容與普通工程項目檔案內容有著較大的差異。

1.3 檔案管理的特點

首先是組卷原則。人防工程中的“地下室”建設有其特殊性，這就要求在組卷原則上，將“人防地下室”施工記錄材料進行單獨組卷。要針對特殊的、專屬人防檔案資料進行單獨組卷，以防止與其他工程項目檔案資料混淆，不利于后期的人防工程維護、改擴建和使用。其次是庫房管理。應將附建人防地下室工程項目施工資料組卷集中、連續(xù)編號排架。再次是查閱利用。人防工程項目有其保密性要求，嚴禁普通人借閱查詢[4 ]。具體來說，只有主管人防工程武裝部或負責人防工程修繕改造的后勤部門因人防工程建設及利用需要，方可借閱使用。

2 人防工程檔案管理現實意義

人防工程檔案是城市基礎設施建設過程中產生的重要檔案資料，做好人防工程檔案管理具有積極的現實意義，能夠為推動人防工程現代化建設提供可靠信息服務[5 ]。

2.1 提升信息化管理水平

信息技術的發(fā)展，尤其是互聯網、物聯網技術的應用，改變了傳統(tǒng)人防工程檔案管理模式，使人防檔案管理步入了信息化發(fā)展新階段。通過拓展人防工程檔案管理渠道、優(yōu)化人防檔案管理形式，注重人防檔案管理信息技術應用，尤其是大數據、云計算、區(qū)塊鏈等先進技術的應用，進一步提升了人防檔案的信息化管理水平，使人防檔案管理更加系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學化。

2.2 提高科學化管理能力

新時期，人防工程建設有著新的要求。尤其是《人民防空工程建設管理規(guī)定》《人防工程監(jiān)理行政許可資質管理辦法》《人防工程設計行政許可資質管理辦法》等相關專門性規(guī)定陸續(xù)頒布和實施，對人防工程檔案管理提出新的更高要求——加強人防工程檔案管理，為人防工程建設、改擴建等提供全面信息資料支撐，使人防工程建設更加科學、規(guī)范和合理。

2.3 增強社會化發(fā)展效益

與普通工程不同，人防工程注重平戰(zhàn)轉換。在日常，要最大限度地發(fā)揮人防工程的社會價值和經濟價值，在戰(zhàn)時要能夠充分發(fā)揮其保護生命財產安全的功能效益。通過人防工程檔案資料的查詢和利用，能夠有效提升人防工程的管理效率。此外，檔案資料信息的發(fā)掘整理對于人防事業(yè)的宣傳普及起到事半功倍的效果。

3 人防工程檔案管理對策措施

人防工程檔案是城市建設和國防建設的融合發(fā)展的現實體現，加快新時期人防檔案工作改革，實現人防檔案創(chuàng)新發(fā)展，可為人防現代化建設及經濟社會發(fā)展提供更加高效、全面的信息服務。針對人防工程檔案管理現狀，加快推進人防工程檔案信息化管理進程，是實現人防工程檔案科學、高效管理的重要路徑。

3.1 創(chuàng)新理念，牢固樹立信息意識

人防工程承擔著掩護人員、儲備物資、保護生命財產安全的重要責任。作為人防部門檔案管理人員，首先要更新管理理念，牢固樹立現代化管理意識，注重計算機信息技術的應用。要善于從傳統(tǒng)的舊有管理理念和模式中解放出來，突破思想認識的窠臼，切實改變傳統(tǒng)“手寫圖描、裝訂成冊、放箱入柜”的管理模式和方法，將現代管理理念，如PDCA質量管理理論、6W1H管理理論等引入到人防工程檔案管理的具體實踐中，運用現代化管理方法，引導檔案人員逐漸轉變傳統(tǒng)管理理念，滿足新時期人防工程檔案管理現實需要。此外，要掌握必要的電子信息技術、網絡工程知識，以及計算機軟硬件基礎知識，為進一步做好新時期人防工程檔案管理奠定扎實思想基礎和理論基礎。

3.2 優(yōu)化路徑，注重人防檔案收集

理念是行動的先導，樹立了先進的理念，要進一步抓好人防檔案資料的收集整理工作。首先要認真落實國家人防辦、國家檔案局《人民防空檔案管理暫行規(guī)定》的具體要求，結合人防工程檔案管理實際，有針對性地對施工、監(jiān)理等各參與方提出明確的人防工程檔案規(guī)章范圍、驗收標準[6 ]。其次是編好檔案目錄（見表1）。根據收集到的不同人防工程資料進行目錄編纂。具體來說，人防工程檔案主要包括報建審批類、施工質量保證類、竣工圖紙類、竣工驗收類、分部工程驗收類、竣工備案類和平時利用類等，每一類別又包括多種檔案資料內容。

3.3 健全制度，規(guī)范檔案管理體系

首先是明確人防檔案管理主體。根據《人防法》，地方人防管理部門依法審批人防工程的現狀、規(guī)劃、建設、管理和利用等方面的文件資料、人防工程項目建設質量監(jiān)督檔案、人防工程竣工驗收備案過程所產生的檔案資料等等，要求參與人防工程的管理、建設、設計、審圖、質量監(jiān)督等部門都及時將人防檔案移交地方城建檔案管理部門，由檔案管理部門專門做好人防工程檔案管理。其次是健全人防檔案管理制度[7 ]。目前，各地紛紛出臺了地方性人防工程檔案管理規(guī)章制度，如，廣西人民防空和邊海防辦公室2021年將人防工程檔案整理、收集、查閱、保密和保管制度的制定納入檔案整理服務政府采購項目，借助社會專業(yè)力量協(xié)助做好人防工程檔案制度建設。此前，上海、湖北、山東等省市已陸續(xù)出臺了《上海市民防工程管理規(guī)定》《湖北省人防工程檔案管理暫行規(guī)定》《山東省人防工程質量監(jiān)督檔案管理辦法（試行）》，這些規(guī)定或辦法，都對人防工程檔案的含義、收集范圍、移交、保管及利用等進行了明確而詳細的規(guī)定，為依法治檔提供了制度保障。

3.4 注重技術，提升檔案管理水平

積極運用現代科學技術方法，不斷提升人防工程檔案管理現代化水平，以適應城市發(fā)展、人防建設和社會發(fā)展的現實需要，這也是人防檔案工作發(fā)展的必然趨勢。為此，首先要加大投入。根據人防工程檔案管理的數量、利用等現實情況，加大經費投入力度，采購先進的計算機、掃描儀、數據備份等儀器設備，打牢人防工程檔案管理硬件基礎。其次是要加快人防工程檔案數字化步伐。根據信息化時代發(fā)展的現實需要，既要做好存量人防檔案的數字化，也要注重做好增量人防工程檔案的數字化。可通過向具有專門的檔案數字化資質的第三方購買服務，借助其專業(yè)技術，做好館藏人防工程檔案資料的數字化[8 ]。此外，要與辦公自動化OA系統(tǒng)積極銜接，確保新增的人防工程檔案及時實現數字化歸檔。再次是要運用現代信息技術，增強人防工程檔案的安全管理水平。利用時間戳技術、數據雙備份、身份認證等先進技術確保人防工程檔案信息安全。

3.5 專題研究，推進檔案規(guī)范管理

隨著人工工程檔案標準化、信息化發(fā)展步伐的加快，傳統(tǒng)的人防工程檔案收集，待著錄完成后入庫，再坐等查檔的模式已經難以適應日益增長的人防檔案信息資源開發(fā)利用的現實需要。為此，各級人防工程檔案管理部門應積極走出去，學會“智力借助”，人防工程管理部門與高?；蚩蒲性核葯C構合作，針對人防工程檔案管理的特點和現狀，對人防工程檔案分類、案卷題名、卷內目錄、文件編號、保管年限等專業(yè)問題進行專題采樣、分析、研究，積極開展對《人防辦人防工程檔案管理制度體系》《平戰(zhàn)結合人防工程檔案管理流程體系》《人防工程檔案數字化規(guī)范》等相關管理規(guī)范、規(guī)章制度的深入研究。通過多方合作，不斷提升人防工程檔案管理的科研創(chuàng)新能力和水平，從而推動人防工程檔案實體管理的標準化、科學化、制度化。

3.6 發(fā)揮效益，處理開發(fā)與保密的關系

正如前文所述，人防工程檔案具有保密性強的特點，但又要在平時做好人防工程的利用，實現經濟價值和社會價值的最大化。為此，人防工程檔案管理要正確處理好保密與開發(fā)利用二者之間的關系。每一位公民，都應保守國家秘密，不得泄露包括人防工程信息在內的國防方面的國家秘密。為此，人防工程主管部門要在人防工程項目規(guī)劃、選址、建設等方面做到從嚴管理。“人民防空檔案的密級劃分，和向上級報送檔案資料的范圍、內容、方式等，應由國家人民防空辦公室按照國家規(guī)定確定，并報國家檔案局備案。”為此，一方面，要根據人防工程特點，確定人防工程檔案的保密范圍，從制度層面進一步規(guī)范人防檔案的審查、整理、歸檔等工作。另一方面，要制定相關人防工程檔案信息資源公開保密審查規(guī)定，從程序和實體兩個方面規(guī)范人防工程檔案的保密范圍和保密審查辦法。此外，還要注重加強人防工程檔案保密業(yè)務培訓。根據人防工程檔案管理的特點，以及《檔案法》《保密法》《人民防空檔案管理暫行規(guī)定》的規(guī)定和要求，組織檔案人員開展保密業(yè)務知識培訓，把人防工程檔案安全擺在首位，確保人防工程檔案開放利用更加可靠、安全和可操作。

4 結語

綜上，人防工程是保護國家安全和市民生命財產安全的基礎性工作。近年來，城市化、工業(yè)化進程的加快，由此產生的檔案數量和規(guī)模呈現出大幅增長態(tài)勢，要求檔案管理部門緊密結合人防工程檔案的特點和規(guī)律，深刻認識做好人防工程檔案現代化的重要意義，綜合施策，切實發(fā)揮人防工程檔案管理的社會價值。

參考文獻：

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[7]彭國聰.淺談加強人防檔案管理[J].中國人民防空，2018（9）：59—60.

[8]毛漢康.人防工程檔案管理工作探析[J].城建檔案，2014（9）：24—26.

作者簡介：石鳳麗（1978— ），大學學歷，西寧市人民防空辦公室館員，研究方向：檔案管理。