淺談新時(shí)期機(jī)構(gòu)編制檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

摘 要：隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作成為機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理工作的重點(diǎn)部分。在新時(shí)期背景下，機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作還存在著部分問(wèn)題，針對(duì)此，本文從新時(shí)期機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的主要價(jià)值切入，提出了幾點(diǎn)簡(jiǎn)單的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;檔案管理;機(jī)構(gòu)編制;問(wèn)題及對(duì)策

引言

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步以及科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作已經(jīng)難以滿足新時(shí)期的各項(xiàng)需求。因此，相關(guān)管理工作人員以及部門應(yīng)當(dāng)緊隨時(shí)代發(fā)展的腳步，不斷完善與健全機(jī)構(gòu)編制檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，轉(zhuǎn)變落后的工作理念，提升自身綜合素養(yǎng)，從而為機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。

1 新時(shí)期機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的主要價(jià)值

1.1 機(jī)構(gòu)編制檔案管理可以為有效推動(dòng)機(jī)構(gòu)編制實(shí)名制管理提供重要保障

機(jī)構(gòu)編制工作的重要基礎(chǔ)保障就是檔案實(shí)名制管理，機(jī)構(gòu)實(shí)名制管理工作是機(jī)構(gòu)編制部門充分落實(shí)機(jī)構(gòu)編制管理各項(xiàng)方針政策、執(zhí)行機(jī)構(gòu)編制管理相關(guān)法律法規(guī)等重要工作步驟時(shí)采取的一種實(shí)時(shí)監(jiān)督、核準(zhǔn)使用以及全程管理的機(jī)構(gòu)編制管理方法。新時(shí)期機(jī)構(gòu)編制實(shí)名制管理工作在檔案信息化的基礎(chǔ)之上，依托先進(jìn)的信息技術(shù)媒體工具，可以促使機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作向著便捷、高效的方向邁進(jìn)。這不僅是機(jī)構(gòu)編制檔案管理信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，更是在新時(shí)期背景下信息化檔案管理工作順利開展的客觀要求。實(shí)名制檔案管理有助于機(jī)構(gòu)管理工作人員了解和掌握機(jī)構(gòu)部門中的實(shí)際人員組織情況，并可以在此基礎(chǔ)上實(shí)時(shí)了解相關(guān)工作人員的現(xiàn)實(shí)工作狀況，有利于機(jī)構(gòu)管理人員根據(jù)組織內(nèi)部工作的現(xiàn)實(shí)需求進(jìn)行相應(yīng)的人員工作崗位調(diào)動(dòng)與安排，不僅能夠有效地提升工作人員的協(xié)調(diào)分配效率，還可以充分提升工作人員的組織效率。在機(jī)構(gòu)編制檔案管理實(shí)際工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)不斷地提升管理效率和質(zhì)量，因此，在機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作實(shí)踐當(dāng)中，相關(guān)工作人員必須有效地做好檔案更新、信息收集等多方面的工作，從而為落實(shí)檔案實(shí)名制提供重要基礎(chǔ)[1 ]。

1.2 機(jī)構(gòu)編制檔案管理可以為機(jī)構(gòu)管理人員制定工作決策提供重要依據(jù)

機(jī)構(gòu)編制工作過(guò)程中檔案管理是其中一項(xiàng)重要的組成部分，不僅能夠充分體現(xiàn)機(jī)構(gòu)編制工作的必要性，還能夠?yàn)闄C(jī)構(gòu)編制檔案的安全性提供重要的保障，為充分實(shí)現(xiàn)黨執(zhí)政資源的優(yōu)化配置以及科學(xué)應(yīng)用提供重要基礎(chǔ)保障，為組織機(jī)構(gòu)工作決策的有效性與科學(xué)性提供重要保障，從而不斷提升我黨執(zhí)政能力以及鞏固我黨的執(zhí)政地位。

1.3 機(jī)構(gòu)編制檔案管理可以為社會(huì)提供有效的信息咨詢服務(wù)

機(jī)構(gòu)編制檔案是各機(jī)關(guān)單位機(jī)構(gòu)編制管理工作順利開展的重要依據(jù)。通常情況下，很多工作在推進(jìn)過(guò)程當(dāng)中，都必須查找相應(yīng)的歷史數(shù)據(jù)信息，根據(jù)相關(guān)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行方案對(duì)比或同比分析工作。在缺乏相應(yīng)歷史檔案的前提下，相關(guān)工作就無(wú)法有效地進(jìn)行。檔案信息在數(shù)據(jù)參考和應(yīng)用方面都發(fā)揮著積極的助推作用，為社會(huì)各方面有效、合理地維護(hù)自身合法權(quán)益提供了信息保障基礎(chǔ)[2 ]。

2 新時(shí)期背景下機(jī)構(gòu)編制檔案管理相關(guān)內(nèi)容簡(jiǎn)析

2.1 新時(shí)期背景下機(jī)構(gòu)編制管理工作的主要內(nèi)涵

機(jī)構(gòu)編制主要指的是組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部工作人員職務(wù)分配、確定組織人員數(shù)量以及機(jī)構(gòu)內(nèi)部設(shè)置等多項(xiàng)綜合工作的統(tǒng)稱。我國(guó)編制主要分為以下三大種類：一是事業(yè)編制;二是行政編制;三是工勤編制。機(jī)構(gòu)編制管理主要指的是為了符合社會(huì)經(jīng)濟(jì)政治以及文化的發(fā)展，各級(jí)機(jī)關(guān)或相關(guān)部門依照相應(yīng)的法律法規(guī)制定相應(yīng)的程序以及權(quán)限，并在此基礎(chǔ)上根據(jù)科學(xué)原理與方法按照各級(jí)機(jī)關(guān)權(quán)責(zé)有效劃分事業(yè)單位、所屬部門、下級(jí)機(jī)關(guān)，有效確定出相應(yīng)的機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能，以及人員編制的制度化、系統(tǒng)化行為。與此同時(shí)，機(jī)構(gòu)編制管理屬于國(guó)家行政管理工作中的一項(xiàng)核心內(nèi)容，從而成為國(guó)家行使各種行政管理過(guò)程中的關(guān)鍵基礎(chǔ)內(nèi)容。

機(jī)構(gòu)編制管理工作的主要要求與重要工作原則就是統(tǒng)一集中領(lǐng)導(dǎo)。在設(shè)置各級(jí)地方政府機(jī)構(gòu)與編制管理工作的過(guò)程當(dāng)中，不僅應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的基本要求，還必須充分適應(yīng)全面履行工作職能的基本要求，遵循效能、統(tǒng)一以及精簡(jiǎn)的重要工作原則。根據(jù)上述分析，可以得出結(jié)論：地方機(jī)構(gòu)編制管理工作須在我國(guó)中央政府的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī)，并充分結(jié)合本地的實(shí)際發(fā)展情況，不斷地加強(qiáng)并規(guī)范各級(jí)實(shí)驗(yàn)單位和各級(jí)機(jī)關(guān)單位的編制管理和機(jī)構(gòu)設(shè)置。

2.2 新時(shí)期背景下機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的主要內(nèi)涵

在以往傳統(tǒng)的機(jī)構(gòu)檔案管理工作中，主要的工作內(nèi)容為及時(shí)采集、接收與保存相關(guān)人事信息資料，并在此基礎(chǔ)之上，根據(jù)相關(guān)的檔案管理工作內(nèi)容為各部門提供相應(yīng)的附加資源信息服務(wù)。在新時(shí)期背景下，隨著科技的飛速發(fā)展，在機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作過(guò)程中逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，簡(jiǎn)單地講就是依托先進(jìn)的信息技術(shù)來(lái)有效提高檔案管理工作的及時(shí)與有效性。通過(guò)不斷改善信息資源的有效分享方式，從而有效地提高相關(guān)過(guò)程當(dāng)中的工作質(zhì)量與工作效率。在新時(shí)期背景下，機(jī)構(gòu)檔案管理工作在傳統(tǒng)檔案保管工作基礎(chǔ)之上，發(fā)展、轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒?shù)字化管理。因此，在現(xiàn)階段互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的發(fā)展背景下，要想有效地提升機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作效率，不僅需要相關(guān)工作人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念，還應(yīng)當(dāng)提升相關(guān)管理工作人員加深對(duì)檔案管理工作內(nèi)涵的深刻認(rèn)知[3 ]。

檔案管理工作的主要內(nèi)容就是實(shí)時(shí)查找、檢閱、搜索相關(guān)數(shù)據(jù)信息，在實(shí)際的工作過(guò)程當(dāng)中涉及的相關(guān)內(nèi)容非常復(fù)雜，因此必須不斷提升現(xiàn)階段檔案管理工作的質(zhì)量與效率。在充分依托檔案管理信息化所具備的各種優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，能夠有效地提高相應(yīng)的檔案管理工作效率以及工作質(zhì)量。與此同時(shí)，在實(shí)際的檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中更需要相關(guān)工作人員具備專業(yè)的管理知識(shí)、較高的綜合素養(yǎng)以及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的戰(zhàn)略眼光與格局，從而在新時(shí)期背景下能夠?qū)Ω鞣N信息資源進(jìn)行科學(xué)的預(yù)判。

3 機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作過(guò)程中存在的相關(guān)問(wèn)題

3.1 部分檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)較低

檔案管理工作人員是機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作開展的核心，機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平直接影響著檔案管理工作的順利開展?，F(xiàn)階段，仍然有部分檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)較低，在檔案管理工作過(guò)程中缺乏系統(tǒng)性學(xué)習(xí)能力以及管理能力，尤其是在新時(shí)期背景下機(jī)構(gòu)編制檔案信息化構(gòu)建過(guò)程當(dāng)中，相應(yīng)的工作人員專業(yè)素養(yǎng)水平較低，在進(jìn)行檔案資料的整理與收集過(guò)程當(dāng)中缺乏對(duì)檔案實(shí)際要求的理解能力，并且部分工作人員在相應(yīng)的工作過(guò)程中還存在著畏難情緒。與此同時(shí)，還有部分檔案管理工作人員自身具備的系統(tǒng)性專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備較少，而且自學(xué)能力較差。再加上在相關(guān)工作崗位的交接過(guò)程中傳、幫、帶等工作不到位，嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的順利與有效開展。

3.2 檔案管理水平有待提升

部分機(jī)構(gòu)中的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作沒有引起足夠的重視，從而導(dǎo)致本組織機(jī)構(gòu)內(nèi)檔案管理工作處于形式化工作狀態(tài)。還有部分機(jī)構(gòu)編制部門處于頻繁變動(dòng)的狀態(tài)，相應(yīng)的檔案管理工作人員多為兼職，從而導(dǎo)致此類檔案管理工作人員對(duì)自身的崗位職責(zé)沒有充分的認(rèn)知，在不具備專業(yè)業(yè)務(wù)能力、工作責(zé)任心以及沒有工作壓力的狀態(tài)下，滋長(zhǎng)了應(yīng)付性工作心理。尤其是當(dāng)需要將檔案資料進(jìn)行信息化處理時(shí)，部分機(jī)構(gòu)由于人力、物力、財(cái)力的投入不足，嚴(yán)重地阻礙了檔案信息化進(jìn)程。綜上，部分機(jī)構(gòu)檔案管理基礎(chǔ)性工作不足以及相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)短缺就成為制約現(xiàn)階段檔案管理工作順利開展的瓶頸，也就進(jìn)一步阻礙了機(jī)構(gòu)編制檔案信息化構(gòu)建的發(fā)展腳步[4 ]。

3.3 檔案管理工作過(guò)程中安全意識(shí)薄弱

在機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作過(guò)程中，檔案信息數(shù)據(jù)的安全是工作的核心。在信息化采集過(guò)程中，部分檔案管理工作人員沒有對(duì)電子數(shù)據(jù)備份引起足夠的重視，存在一定的僥幸心理。在沒有進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的情況下，突發(fā)各種意外事故時(shí)，就會(huì)造成難以挽回的嚴(yán)重后果。還有些機(jī)構(gòu)中的部分檔案管理工作人員沒有較強(qiáng)的檔案法治觀念，沒有牢固的安全底線思維，對(duì)檔案管理工作沒有一定的安全發(fā)展規(guī)劃，從而引起安全責(zé)任沒有得到充分的落實(shí)。加之缺乏相應(yīng)的安全整改措施，進(jìn)一步導(dǎo)致有效保障機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作安全的機(jī)制難以施行，給各組織機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作帶來(lái)巨大的安全隱患。

3.4 機(jī)構(gòu)編制檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程有待提升

在新時(shí)期背景下，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，先進(jìn)的電子信息化技術(shù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用在人們的日常工作與生活當(dāng)中，給各行業(yè)各領(lǐng)域的發(fā)展帶來(lái)了重要的影響，在此背景下，機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作也步入了信息化時(shí)代。電子信息數(shù)據(jù)化能夠?qū)n案信息轉(zhuǎn)變成相應(yīng)的電子數(shù)據(jù)，但在部分機(jī)構(gòu)編制部門，由于自身的檔案數(shù)量較少，因此沒有對(duì)檔案信息數(shù)字化引起足夠的重視，將信息化建設(shè)流于表面形式。甚至部分機(jī)構(gòu)檔案管理工作人員認(rèn)為本單位的檔案數(shù)量較少，將檔案信息化處理之后再進(jìn)行查閱時(shí)沒有直接翻閱紙質(zhì)資料便捷。從而嚴(yán)重阻礙了機(jī)構(gòu)編制部門檔案信息化發(fā)展進(jìn)程。

4 新時(shí)期背景下提升機(jī)構(gòu)編制檔案管理的相關(guān)策略

4.1 充分提升機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)

機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作自帶服務(wù)性以及業(yè)務(wù)性的重要特點(diǎn)，因此在機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的實(shí)際開展當(dāng)中，檔案管理人員必須具備過(guò)硬的專業(yè)技能以及綜合知識(shí)素養(yǎng)，在日常工作和生活中不斷努力提高自己的專業(yè)工作能力、創(chuàng)新工作理念。機(jī)構(gòu)內(nèi)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理工作的重要性，不斷完善檔案管理隊(duì)伍的構(gòu)建，充分提升管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的關(guān)心與關(guān)愛。與此同時(shí)，應(yīng)當(dāng)利用一切可以利用的條件構(gòu)建檔案管理工作人員專業(yè)培訓(xùn)體系，針對(duì)檔案管理工作人員定期進(jìn)行信息化技術(shù)知識(shí)理論與專業(yè)技能的培訓(xùn)，從而有效提升檔案管理工作人員信息化技術(shù)整體水平，引導(dǎo)其逐步加深對(duì)信息化知識(shí)的認(rèn)知與掌握，從而充分提升檔案管理工作人員的專業(yè)能力，為機(jī)構(gòu)編制檔案信息化建設(shè)提供根本保障。與此同時(shí)，在機(jī)構(gòu)招聘相關(guān)檔案管理工作人員的過(guò)程中，可以通過(guò)優(yōu)勝劣汰的競(jìng)爭(zhēng)方式來(lái)充分提升機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作人員的整體競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，促使其能夠自主進(jìn)行相關(guān)技能的有效提升，從而為機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作質(zhì)量以及效率的有效提高打下良好的基礎(chǔ)。

4.2 不斷完善與健全機(jī)構(gòu)編制檔案管理制度

為了有效提高機(jī)構(gòu)編輯檔案管理工作的效率和質(zhì)量，必須不斷完善與健全機(jī)構(gòu)編制檔案管理相關(guān)制度，從而制定出更加規(guī)范與嚴(yán)格的工作標(biāo)準(zhǔn)與工作要求。建立健全的機(jī)構(gòu)編制檔案管理制度，能夠有效促進(jìn)機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化以及系統(tǒng)化，可以為檔案管理工作人員提供切實(shí)可行的工作參照標(biāo)準(zhǔn)，為機(jī)構(gòu)編制檔案管理指明正確的發(fā)展方向，從而進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的高效性與精準(zhǔn)性。所以，各機(jī)構(gòu)部門應(yīng)當(dāng)充分總結(jié)與分析以往機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中有待提升的部分，深挖工作中的各種問(wèn)題，在此基礎(chǔ)之上，制定出高效、合理的工作制度，努力完善與健全機(jī)構(gòu)編制檔案管理體系。機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作應(yīng)當(dāng)站在有規(guī)范、科學(xué)的管理制度的前提下，充分挖掘檔案信息的內(nèi)在價(jià)值，不斷總結(jié)與反思現(xiàn)階段檔案管理工作的方式方法，做到對(duì)問(wèn)題早發(fā)現(xiàn)早解決。可以通過(guò)達(dá)到以下三方面要求對(duì)檔案管理工作進(jìn)行提升：一是精要，主要指的是在進(jìn)行機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中必須對(duì)檔案材料進(jìn)行處理時(shí)確保材料的完整性與簡(jiǎn)潔明確性;二是快速，主要指的是在機(jī)構(gòu)編制范圍內(nèi)相關(guān)檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案材料入庫(kù)時(shí)遵循及時(shí)、快速的工作原則，充分保障相應(yīng)的檔案材料可以及時(shí)錄入到檔案管理程序當(dāng)中，從而為后續(xù)工作的開展奠定基礎(chǔ);三是全面，主要指的是機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作人員不僅需要整理分類管理所有紙質(zhì)文件資料，還應(yīng)當(dāng)制定出有關(guān)聲像以及事務(wù)等相關(guān)材料的管理流程以及管理方法，從而保障機(jī)構(gòu)編制檔案管理的全面性和細(xì)致性[5 ]。

4.3 充分落實(shí)機(jī)構(gòu)編制檔案管理實(shí)名制

實(shí)名制主要指的是在機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作過(guò)程中，針對(duì)人事、編制以及組織等相關(guān)部門有效做好相應(yīng)的協(xié)調(diào)工作，從而切實(shí)實(shí)現(xiàn)實(shí)名制度的管理方法。在機(jī)構(gòu)編制檔案管理落實(shí)實(shí)名制的過(guò)程當(dāng)中，構(gòu)建相應(yīng)的實(shí)名制信息化硬件和軟件，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案資料的分享與整合。在互聯(lián)網(wǎng)+模式背景下，不斷升級(jí)與改進(jìn)現(xiàn)有檔案管理工作的相關(guān)硬件與軟件，合理運(yùn)用先進(jìn)的機(jī)構(gòu)編制信息系統(tǒng)以及在線電子文檔接受系統(tǒng)，充分提升機(jī)構(gòu)自身硬件與軟件水平，從而為后續(xù)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

4.4 有效落實(shí)檔案管理工作的保密制度

在機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)充分提升涉密檔案信息資料的有效管理能力，從而避免泄密現(xiàn)象的發(fā)生。在日常檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)有效結(jié)合相關(guān)工作保密要求，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行相應(yīng)的保密條例培訓(xùn)，引導(dǎo)相關(guān)工作人員在新時(shí)期背景下切實(shí)遵循保密管理相關(guān)制度，充分做好檔案資料的借閱與收存等各項(xiàng)工作，通過(guò)相關(guān)保密條例的專業(yè)培訓(xùn)，有效提升檔案管理工作人員的遵紀(jì)守法以及工作責(zé)任意識(shí)，增強(qiáng)保密工作與檔案管理工作的有效融合。充分完善機(jī)構(gòu)編制相應(yīng)的檔案管理保密制度，有效提升對(duì)檔案資料的保密管理整治力度，將各種風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行有效地梳理，從而不斷提升檔案管理工作的保密水平。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)期背景下，機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作必須緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐，深挖傳統(tǒng)工作模式中的各種問(wèn)題，采取有效措施，轉(zhuǎn)變檔案管理傳統(tǒng)理念，推動(dòng)機(jī)構(gòu)編制管理工作水平的穩(wěn)步提升。

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作者簡(jiǎn)介：許健函（1984— ），大學(xué)學(xué)歷，公主嶺市機(jī)構(gòu)編制電子政務(wù)中心館員，研究方向：機(jī)構(gòu)編制檔案管理。