檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫備份策略芻議

摘 要：在大數(shù)據(jù)發(fā)展的今天，開展檔案信息化建設(shè)是各級各類檔案管理部門開展日常檔案管理工作的必要手段。做好檔案信息化建設(shè)，既要關(guān)注檔案信息化建設(shè)的全過程，同時必須重視檔案信息化數(shù)據(jù)的安全問題，即檔案數(shù)據(jù)化信息災(zāi)難備份。本文通過研究開展檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫容災(zāi)備份的現(xiàn)狀和必要性，著重對各級各類檔案管理部門檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫容災(zāi)備份策略進(jìn)行三個方面的闡述，為未來檔案信息化資源的容災(zāi)備份研究提供一些參考。

關(guān)鍵詞：容災(zāi)備份;備份的必要性;備份策略

2005年4月，國家信息化工作辦公室提出《重要信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)指南》，2007年7月，國家正式出臺《信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范》，并于當(dāng)年11月正式實施執(zhí)行[1 ]。該規(guī)范是國家在大數(shù)據(jù)運(yùn)行時代下，推出的第一個數(shù)據(jù)信息災(zāi)難備份與恢復(fù)的國家行業(yè)性標(biāo)準(zhǔn)。該規(guī)范指出在當(dāng)下進(jìn)行數(shù)據(jù)信息災(zāi)難備份建設(shè)的重要性和必要性，為各級各類檔案管理部門開展信息數(shù)據(jù)災(zāi)難備份建設(shè)提供了指導(dǎo)思想和實踐方向。

1 檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫備份的現(xiàn)狀

2009年，全國檔案局館長工作會議首次從國家宏觀層面提出“實施重要檔案異地備份制度”戰(zhàn)略[2 ]。容災(zāi)備份，是指在遭遇重大威脅、意外事故時，能保證信息管理系統(tǒng)正常運(yùn)行，業(yè)務(wù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，同時避免災(zāi)害給單位帶來數(shù)據(jù)信息丟失的危險。全國各級檔案管理部門在開展檔案信息化建設(shè)的過程中，逐步認(rèn)識到檔案信息數(shù)據(jù)備份的重要性，并持續(xù)摸索、不斷發(fā)展。有相當(dāng)部分單位已經(jīng)完成重要檔案數(shù)據(jù)信息、關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息本地系統(tǒng)、異地系統(tǒng)同步啟動使用，形成雙重保護(hù)、雙重備份。

當(dāng)前，還有不少檔案管理部門受制于單位發(fā)展條件和檔案管理環(huán)境的限制，面對檔案數(shù)據(jù)化信息的安全問題，只關(guān)注網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)安全，對檔案信息數(shù)據(jù)備份也只是進(jìn)行了一個簡單的本地異質(zhì)備份。雖然在一定程度上也能滿足對檔案信息數(shù)據(jù)的安全保障，但在未來信息化高度發(fā)展的檔案管理工作中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)故障、網(wǎng)絡(luò)信息安全、人為失誤操作、意外事故、自然災(zāi)害等時時刻刻都在威脅著檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫的安全，簡單的本地異質(zhì)備份已無法滿足檔案現(xiàn)代化管理的需求。

2 檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫備份的必要性

2.1 完善檔案數(shù)據(jù)安全，提升檔案管理系統(tǒng)水平

檔案數(shù)據(jù)信息是各級各類檔案管理部門最基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)工作，檔案管理工作各項環(huán)節(jié)都是圍繞檔案數(shù)據(jù)信息來開展。一旦檔案管理軟件出現(xiàn)安全問題，就會導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或損毀的可能，進(jìn)而影響檔案管理工作的正常開展。因此，做好檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫備份工作，推動檔案管理系統(tǒng)水平的同步提升，只有不斷完善、提升檔案管理軟件系統(tǒng)技術(shù)水平，才能更好地為檔案數(shù)據(jù)庫備份管理提供可行性。開展檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫備份，能夠最大程度防范檔案數(shù)據(jù)信息由于不可控因素、人為失誤造成的檔案數(shù)據(jù)信息安全危險，降低檔案信息數(shù)據(jù)丟失、損毀機(jī)率，保障檔案信息的真實性、有效性、完整性。開展檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫的異地、異質(zhì)備份，也是對檔案數(shù)據(jù)信息的一次新的整合，提升檔案的共享范圍，擴(kuò)大檔案自身的影響，更好地發(fā)揮檔案自身的價值。

2.2 提升檔案社會服務(wù)質(zhì)量

檔案管理工作的最終目標(biāo)是為機(jī)關(guān)單位、社會大眾提供高質(zhì)量高水平的檔案服務(wù)。在大數(shù)據(jù)時代，信息化建設(shè)已成為檔案管理的必要手段，因此提升檔案管理軟件信息化技術(shù)，提升檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫備份能力，為社會大眾提供豐富、完整的檔案數(shù)據(jù)資源，高效的檔案服務(wù)質(zhì)量，從而實現(xiàn)檔案價值，也是檔案管理工作的意義所在。有的地域采取同行業(yè)、同系統(tǒng)的異地互備份，對于檔案管理工作來說，是一個相互促進(jìn)、相互協(xié)作的工作狀態(tài)。不同的機(jī)關(guān)單位，在檔案管理工作中，肯定有自己的優(yōu)勢和不足，通過異地互備份，對于本單位開展檔案管理，能起到一個很好的促進(jìn)、交流，共同推進(jìn)檔案管理工作向高質(zhì)量高水平發(fā)展。

2.3 容災(zāi)備份是檔案信息化建設(shè)的必然結(jié)果

隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入和普及，不少用戶單位都已不同程度的開展檔案信息化建設(shè)。要保障和鞏固檔案信息化建設(shè)的成果，必然要開展檔案數(shù)據(jù)信息的容災(zāi)備份工作。檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫的信息數(shù)據(jù)來源，大都是數(shù)字化檔案、電子文件、網(wǎng)絡(luò)信息等，經(jīng)過檔案管理軟件系統(tǒng)智能化整合處理后，以數(shù)字化的形式保存在數(shù)據(jù)庫中，用戶通過互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)進(jìn)行檔案信息的查詢。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息安全問題也日益突出，對于國家信息資源核心機(jī)構(gòu)、重要機(jī)密信息總是容易成為網(wǎng)絡(luò)攻擊和竊取對象，因此加強(qiáng)檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫的安全防范也是不容忽視的問題。同時，各種不可預(yù)見的意外因素、技術(shù)問題、人為失誤也會導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫信息的損毀、丟失。因此，開展容災(zāi)備份工作，采用合適的備份方式能最大程度減少檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫的信息丟失給單位帶來的損失，并幫助檔案管理者在最短的時間內(nèi)恢復(fù)正常的檔案運(yùn)行。

3 檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫備份存在的問題

3.1 檔案意識不足

做好檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫的備份工作，必須從思想上引起重視，要充分、深刻認(rèn)識檔案備份工作的重要性和必要性，及其重要的保障作用。有的單位備份數(shù)據(jù)避輕就重，有所挑選，有的單位甚至未將檔案信息數(shù)據(jù)備份工作納入單位議事日程，導(dǎo)致檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫備份工作推進(jìn)困難。

現(xiàn)在仍有部分單位對檔案工作不重視、不以為然。對檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫備份工作存在畏難情緒，認(rèn)為檔案信息數(shù)據(jù)備份工作量大，技術(shù)要求高，難以完成。有的檔案管理人員對于檔案歸檔范圍、備份的必要性認(rèn)識不足，再加上單位信息設(shè)備配置老舊、技術(shù)力量比較薄弱，沒有能力和條件來開展檔案信息數(shù)據(jù)的容災(zāi)備份。這為檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫備份工作帶來不小的阻力和壓力。

3.2 管理人員的綜合素質(zhì)偏低

傳統(tǒng)的檔案管理工作，對檔案管理者的要求僅限于檔案專業(yè)知識結(jié)構(gòu)和掌握基本的計算機(jī)操作能力。在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案信息技術(shù)不斷普及的當(dāng)下，對于檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求不斷提高。檔案管理人員不僅要時刻充實、更新檔案專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，還要熟練地掌握信息化技術(shù)，以便更好地開展檔案信息化建設(shè)工作，才有足夠的綜合能力素質(zhì)面對備份技術(shù)所遇到的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

在一些基層檔案管理工作中，檔案管理人員的配備并不完善。不僅檔案專業(yè)知識儲備欠缺，對信息化、數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用也不熟悉，有的單位還聘用兼職人員開展檔案管理工作，對檔案管理工作不熟悉，極大地拖累了檔案信息化建設(shè)和容災(zāi)備份工作。沒有足夠的能力開展檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫備份工作，檔案信息資源的安全性低下，檔案管理工作的成效不高。

3.3 備份技術(shù)的選擇

一些檔案管理部門在選擇備份技術(shù)、方法的時候，脫離了自身檔案管理軟件的技術(shù)水平和自身建設(shè)的技術(shù)能力，使備份效果不理想。備份技術(shù)水平達(dá)不到管理應(yīng)用的要求，備份成本高，可用性成本低，維護(hù)運(yùn)行難度大，極大地影響了備份成效。有的單位在完成檔案信息數(shù)據(jù)的備份后，忽視對備份數(shù)據(jù)恢復(fù)的技術(shù)管理和維護(hù)，不能確保備份信息的安全，為備份而備份。對于采用什么樣的技術(shù)、方法開展檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫的備份工作，需要進(jìn)行一個相對科學(xué)評估和系統(tǒng)規(guī)劃，結(jié)合單位檔案管理實際，選擇適應(yīng)檔案管理軟件相匹配、相互兼容的備份技術(shù)，滿足檔案工作發(fā)展需求。這個選擇不是一勞永逸的，需要在后期的建設(shè)過程中，根據(jù)工作需求的改變而不斷地調(diào)整，以到達(dá)備份技術(shù)與檔案管理技術(shù)的完美嵌合，提高檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。

3.4 備份介質(zhì)、方式的選擇

備份介質(zhì)、方式的選擇，也需要視檔案管理部門的實際情況而定，既要滿足檔案信息數(shù)據(jù)備份工作的需求，同時又要順應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展。抉擇適合的備份介質(zhì)、備份方式，可以體現(xiàn)檔案管理部門信息數(shù)據(jù)的安全保障水平和能力。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)也在不斷更新?lián)Q代，無論選擇何種備份介質(zhì)、備份方式，各有其優(yōu)勢與不足，既要考慮檔案管理部門未來發(fā)展規(guī)劃和實際工作狀況，又要考慮當(dāng)下信息技術(shù)發(fā)展的趨勢。有的單位為了節(jié)約成本，忽視信息技術(shù)的快速發(fā)展，只選擇滿足當(dāng)下的備份介質(zhì)、備份方式，但給檔案管理人員的工作帶來了繁重的負(fù)擔(dān)。有的單位盲目選擇高新技術(shù)的備份介質(zhì)、方式，檔案管理軟件信息技術(shù)應(yīng)用不能完全匹配，導(dǎo)致檔案管理人員還需要花費(fèi)大量的時間來維護(hù)，運(yùn)營管理成本高，備份成效不佳。

4 檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫的備份策略

4.1 數(shù)據(jù)備份的技術(shù)和原則

檔案數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)要具有很強(qiáng)的兼容性。對于現(xiàn)有的多種平臺操作系統(tǒng)平臺，必須要兼容、支持多種操作系統(tǒng)，以及與檔案管理軟件相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，這樣才能保證檔案數(shù)據(jù)平臺與備份系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)信息共享，方便數(shù)據(jù)信息備份。同時選擇的備份技術(shù)能夠自動地智能化地進(jìn)行數(shù)據(jù)信息識別并備份，整個系統(tǒng)操作界面簡便高效，操作流程形象、簡單，最大程度地減少檔案管理人員的工作量，系統(tǒng)維護(hù)和管理方便，使容災(zāi)備份能夠輕松完成。隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)病毒也大量產(chǎn)生，并快速發(fā)展傳播[3 ]，因此采用的備份系統(tǒng)必須要具備良好的病毒防護(hù)、查毒殺毒和智能報警功能，避免在進(jìn)行備份操作或是提供檔案服務(wù)過程中出現(xiàn)問題。

4.2 數(shù)據(jù)備份的方式

檔案信息數(shù)據(jù)的備份方法有多種，檔案管理部門可根據(jù)自身檔案發(fā)展需求，結(jié)合當(dāng)下信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，選擇與檔案管理軟件系統(tǒng)相匹配的數(shù)據(jù)備份方式，以滿足檔案信息數(shù)據(jù)備份需求，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息高效、安全的運(yùn)轉(zhuǎn)?，F(xiàn)階段，最常采用的數(shù)據(jù)備份方式有以下兩種：本地異質(zhì)備份、異地同系統(tǒng)（行業(yè)）備份。無論選擇何種備份方式，都必須要滿足長時間保存、不易損毀，同時還要考慮實際的人力、財力、物力的投入等因素。

本地異質(zhì)備份就是指在檔案信息備份的過程匯總發(fā)生的變化，換句話說就是，不同檔案信息間的轉(zhuǎn)化備份。比如紙質(zhì)檔案信息資源與電子檔案之間的轉(zhuǎn)化備份，國家檔案管理部門就要求將電子文檔、網(wǎng)絡(luò)信息資源進(jìn)行紙質(zhì)化的或者數(shù)字化，對其進(jìn)行備份[4 ]。本地異質(zhì)備份是檔案備份過程中重要實施手段，通過應(yīng)用資源體系、利用體系以及安全體系，確保檔案數(shù)據(jù)資源的完整性和安全性。

異地同系統(tǒng)（行業(yè)）備份是指跨區(qū)域的相關(guān)聯(lián)單位互為備份基地，實現(xiàn)檔案信息資源的共享共建。同時也使檔案信息資源在面臨各種意外因素時，可以最大程度地保障檔案數(shù)據(jù)信息的安全，在最短的時間內(nèi)恢復(fù)數(shù)據(jù)問題，基本能實現(xiàn)零數(shù)據(jù)丟失。該備份方式不但解決用戶單位的容災(zāi)備份問題，同時通過異地備份也實現(xiàn)相關(guān)行業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息資源的智能整合，打通檔案信息數(shù)據(jù)利用服務(wù)的地域限制，形成一個良好共建共享信息數(shù)據(jù)運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制。

兩種備份方式各有優(yōu)勢。本地異質(zhì)備份，一般采用光盤、移動硬盤等備份介質(zhì)進(jìn)行容災(zāi)備份，其優(yōu)勢是有存儲容量大、速度快，可靠性高，使用時方便快捷，成本低，技術(shù)要求低。但其使用壽命受限，容易受到備份介質(zhì)保存環(huán)境的影響而導(dǎo)致數(shù)據(jù)損毀。因此在進(jìn)行容災(zāi)備份時，需要進(jìn)行多份備份復(fù)制。異地同系統(tǒng)（行業(yè)）備份，一般是相同或相關(guān)行業(yè)的兩個或多個單位互為備份中心，不但解決容災(zāi)備份的問題，對于檔案查詢者來說還能獲得豐富、全面的檔案信息資源，形成資源信息共建共享的平臺。由于異地備份對于相關(guān)的硬件設(shè)備配置、管理軟件技術(shù)要求都比較高，需要的投資也就高。如果某一個單位自行建立異地備份中心，對于大多數(shù)單位來說都是難以承受的。因此，異地容災(zāi)備份采用的方式，一般還是建議聯(lián)合相關(guān)單位或者上下級單位。

4.3 完善備份安全保障體系，做好檔案備份管理

建立完善的管理制度，才能有效地保障一個系統(tǒng)高效的運(yùn)轉(zhuǎn)。要做好檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫的容災(zāi)備份工作，也離不開制度體系的保障。在大數(shù)據(jù)信息化時代，容災(zāi)備份工作仍處于起步發(fā)展階段。國家雖然出臺了行業(yè)性的國家標(biāo)準(zhǔn)，但管理制度保障制度沒有一個明確的依據(jù)可參考。需要檔案管理部門在實踐工作中，不斷地摸索改進(jìn)，最終形成一個適合本單位的容災(zāi)備份管理制度體系，為檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫的備份工作保駕護(hù)航。

容災(zāi)備份安全保障體系不是一蹴而就的，需要在長時間的實踐過程中，與時俱進(jìn)，吸取當(dāng)下時代發(fā)展最前衛(wèi)的新技術(shù)、新理念，進(jìn)行不斷地研究、改進(jìn)，進(jìn)而形成適合企業(yè)單位自身發(fā)展，適應(yīng)檔案管理工作的新體系。

5 結(jié)語

檔案備份只有起點沒有終點。檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫備份本質(zhì)上就是檔案數(shù)據(jù)信息安全保護(hù)的問題。隨著檔案管理部門的不斷發(fā)展，每年產(chǎn)生的檔案信息和文件資料成幾何級增加，是檔案信息化建設(shè)的數(shù)據(jù)資源基礎(chǔ)。必須進(jìn)行及時有效的容災(zāi)備份，使檔案數(shù)據(jù)資源獲得到有效保護(hù)。要根據(jù)實際發(fā)展具體情況，遵照一定的容災(zāi)備份技術(shù)原則，采用與檔案管理軟件系統(tǒng)相匹配的適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)備份技術(shù)和方法，做好檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫信息備份，從而保障檔案信息數(shù)據(jù)資源的有效性和完整性，進(jìn)而提升檔案自身價值。

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作者簡介：劉軍，中共公主嶺市委黨校副研究館員，工作及研究方向：黨校綜合檔案管理與研究。