新形勢(shì)下公路檔案工作信息化建設(shè)探析

摘 要：蘭山區(qū)公路中心作為山東省公路部門的一個(gè)縮影，以公路檔案工作信息化為途徑，推動(dòng)實(shí)現(xiàn)公路檔案管理的飛躍發(fā)展。本文立足公路檔案管理面臨的新形勢(shì)、新責(zé)任，分析了信息化建設(shè)對(duì)于做好公路檔案工作的重要現(xiàn)實(shí)意義，重點(diǎn)探討了新形勢(shì)下公路檔案工作信息化建設(shè)的主要內(nèi)容舉措，立足公路行業(yè)檔案管理的實(shí)際，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為其他部門檔案信息化建設(shè)提供有益參考。

關(guān)鍵詞：公路檔案;檔案信息化

概述

臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心蘭山區(qū)中心內(nèi)設(shè)科室及公路站共11個(gè)，分別是辦公室、財(cái)務(wù)科、政工科、黨建工作科、養(yǎng)護(hù)科、公路保護(hù)科、安全與應(yīng)急科、路網(wǎng)運(yùn)行監(jiān)測(cè)科、建設(shè)科、方城公路站、汪溝公路站等。主要承擔(dān)轄區(qū)內(nèi)高速公路建設(shè)協(xié)調(diào)工作和普通國省道建設(shè)、養(yǎng)護(hù)管理、路網(wǎng)監(jiān)測(cè)、安全管理、搶修保通、應(yīng)急處置、交通量調(diào)查和統(tǒng)計(jì)等工作;負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)普通國省道及附屬設(shè)施保護(hù)工作;負(fù)責(zé)公路科技、資產(chǎn)管理工作。共管養(yǎng)干線公路72.161公里、橋梁32座。主要承擔(dān)著轄區(qū)內(nèi)普通國省道公路的事業(yè)發(fā)展研究、推進(jìn)工作，全區(qū)高速公路建設(shè)和運(yùn)營的協(xié)調(diào)服務(wù)工作，國省道建設(shè)項(xiàng)目的組織實(shí)施及附屬設(shè)施的養(yǎng)護(hù)管理工作等多項(xiàng)職能。近年來，隨著政府投入的逐年增加，截至2020年底，臨沂市國省干線總里程達(dá)2494.1公里，面積密度達(dá)到14公里/百平方公里，公路總里程30856.3公里，面積密度為179.48公里/百平方公里，人口密度28.47公里/萬人，均位于全省第11位。蘭山區(qū)公路建設(shè)也取得了長足發(fā)展。

日益增長的公路通車?yán)锍?，為地方?jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和市民通行提供良好基礎(chǔ)條件。與此同時(shí)，所產(chǎn)生的公路建、管、養(yǎng)等檔案資料也大幅增長。目前，全中心共有文書檔案2722卷（件）、照片檔案11冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案3171卷、工程檔案390卷、公路保護(hù)（路政）檔案271卷、基建檔案63卷、設(shè)備檔案81卷等多門類檔案。隨著信息化技術(shù)在公路檔案管理中的深度應(yīng)用，公路檔案工作信息化水平越來越高。公路檔案工作信息化建設(shè)是指應(yīng)用信息技術(shù)生成、管理、開發(fā)利用檔案的過程。具體來說，就是運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理新情況、新原則、新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件下公路檔案與檔案服務(wù)的基本框架及基本方法，從而實(shí)現(xiàn)公路檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。蘭山區(qū)公路中心作為公路事業(yè)發(fā)展的一個(gè)縮影，以公路檔案工作信息化為途徑，積極推動(dòng)實(shí)現(xiàn)公路檔案管理的飛躍發(fā)展。2008年底，蘭山區(qū)公路中心檔案室被評(píng)定為省特級(jí)檔案室;2018年2月，被評(píng)為山東省檔案工作科學(xué)化管理先進(jìn)單位;2021年2月，被評(píng)為2020年度山東省檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)先進(jìn)單位。

1 新形勢(shì)下公路檔案管理面臨的時(shí)代責(zé)任

蘭山區(qū)，隸屬于山東省臨沂市，位于山東省東南部，是山東省歷史文化名城、全國綜合實(shí)力百強(qiáng)區(qū)，是魯南、蘇北重要的交通樞紐，也是聯(lián)結(jié)長三角、環(huán)渤海經(jīng)濟(jì)圈的新歐亞大陸橋東橋頭堡樞紐。蘭山區(qū)下轄4個(gè)街道、7個(gè)鎮(zhèn)，另有1個(gè)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)，共344個(gè)村社區(qū)?！笆奈濉遍_啟我國全面建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化國家新征程，吹響向第二個(gè)百年奮斗目標(biāo)進(jìn)軍的號(hào)角。隨著全區(qū)公路事業(yè)的飛速發(fā)展，公路檔案管理工作面臨著重要的時(shí)代責(zé)任。

1.1 管轄公路點(diǎn)多、線長，養(yǎng)護(hù)任務(wù)重

公路中心承擔(dān)著轄區(qū)內(nèi)普通國省道干線公路的發(fā)展研究、推進(jìn)等多項(xiàng)重要職能。全市管養(yǎng)公路3.0856萬公里，其中，蘭山區(qū)承擔(dān)著多條公路管養(yǎng)任務(wù)。2021年，臨沂市地區(qū)生產(chǎn)總值5465.5億元，較2020年增長了8.7%。經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，對(duì)公路等基礎(chǔ)設(shè)施依賴程度越來越高，尤其是城鄉(xiāng)一體化進(jìn)程的快速推進(jìn)，讓轄區(qū)公路使用率、改造頻率都顯著增加。普通民眾對(duì)公路管理質(zhì)量提出更高要求?！笆濉睍r(shí)期，蘭山區(qū)加大普通國省道養(yǎng)護(hù)，累計(jì)完成多個(gè)大中修工程。為提升國省道公路養(yǎng)護(hù)，公路檔案工作人員也積極參與其間，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)基礎(chǔ)設(shè)施快速發(fā)展做出了積極貢獻(xiàn)。

1.2 公路管理檔案多樣化、數(shù)量大，增長速度快

公路管理檔案的類型多樣，同時(shí)，內(nèi)容更為豐富、范圍更加廣泛、數(shù)量增長快?！笆濉睍r(shí)期，全市大力實(shí)施國省道養(yǎng)護(hù)工程，對(duì)等級(jí)低、路況差等路段進(jìn)行改造。2021年，在206國道蘭山段新建公路驛站——瑯琊驛站。大力推進(jìn)了“公路+物流”服務(wù)，推動(dòng)了產(chǎn)業(yè)升級(jí)。這些工作的推進(jìn)和實(shí)施也產(chǎn)生了大量的文檔資料，且歸檔文件資料來自各個(gè)不同業(yè)務(wù)科室。最近三年，每年歸檔整理公路檔案達(dá)200余卷（件）。截至2021年底，檔案室檔案總量6709卷（件），涵蓋工程、基建、聲像、電子、文書、公路保護(hù)（路政）等不同類型檔案。

1.3 來源渠道眾多，整理難度大

公路檔案涉及的內(nèi)容十分廣泛，有公路工程檔案、公路養(yǎng)護(hù)檔案，也有公路保護(hù)檔案（路政）、基建檔案，還有文書檔案、財(cái)務(wù)檔案等常規(guī)檔案。從載體來看，歸檔檔案有紙質(zhì)檔案、電子檔案和聲像檔案，還有實(shí)物類檔案[1 ]。從歸檔的主體來看，有建設(shè)單位、監(jiān)理單位、管理單位，以及工程指揮部等的檔案。檔案形成主體廣泛，且工程建設(shè)周期較長，這些都會(huì)增加公路檔案收集、整理、歸檔的難度。同時(shí)，公路工程檔案管理人員流動(dòng)性大，兼職人員較多，一定程度上增加了公路部門檔案管理歸檔的難度。

1.4 檔案利用頻繁、多樣，需求多元化

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，公路工程改造頻繁，管理維護(hù)等級(jí)提高。在公路改造、維護(hù)、保養(yǎng)過程中都會(huì)應(yīng)用到歷史資料信息。從公路工程的維保及改造升級(jí)，到日常公路的管理取證、查詢，以及公路工程項(xiàng)目審計(jì)等，社會(huì)各界對(duì)于公路工程檔案的需求量也快速增長[2 ]。公路工程檔案查詢、利用人員既有本單位人員，也有設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等外單位，此外，還涉及審計(jì)、紀(jì)檢等部門。公路檔案查詢利用的目的既有個(gè)別查詢利用，也有批量的查詢利用;從查詢的時(shí)間上來看，既有短期的查詢，也有審計(jì)時(shí)的長期利用。公路檔案利用主體多元、需求目的多元，對(duì)公路檔案管理的效率提出更高要求，迫切需求進(jìn)一步提升公路檔案管理效率[3 ]。

2 新形勢(shì)下公路檔案信息化工作現(xiàn)實(shí)意義

信息技術(shù)引發(fā)了時(shí)代變革，也深深地改變了公路檔案管理模式。將信息技術(shù)引入到公路檔案管理中，為公路檔案管理提供了全新視角，不僅利于公路檔案信息管理，實(shí)現(xiàn)實(shí)施檔案數(shù)據(jù)收集，還有利于大數(shù)據(jù)信息挖掘與采集等，實(shí)現(xiàn)對(duì)公路檔案信息快速處理，提高公路管理決策的科學(xué)性、人性化。

2.1 適應(yīng)信息時(shí)代需要

隨著信息化網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化的發(fā)展，公路檔案信息收集、存儲(chǔ)、查詢、利用也進(jìn)入了信息化時(shí)代，顛覆了傳統(tǒng)的公路檔案管理模式。使傳統(tǒng)低效的紙質(zhì)檔案手工管理過渡到了以計(jì)算機(jī)信息技術(shù)高效管理時(shí)代，也徹底解決了傳統(tǒng)公路檔案低效管理問題。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，使公路檔案資料收集歸檔網(wǎng)絡(luò)化，提高了公路檔案在不同主體之間流通效率，檔案查詢檢索效率更高，也密切了公路檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門之間的聯(lián)系。從我中心數(shù)據(jù)來看，2021年檔案利用數(shù)量達(dá)到了11次/年，其中，大多數(shù)為網(wǎng)絡(luò)利用的數(shù)字檔案。

2.2 利于檔案原件保護(hù)

檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理，無論是查詢、借閱還是復(fù)制打印公路檔案資料，只需要提供電子檔案資料，無需因復(fù)制紙質(zhì)公路檔案資料而造成紙張耗損，影響紙質(zhì)檔案資料使用壽命。因此，加快推進(jìn)公路檔案信息化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)公路檔案智能化、數(shù)字化，可有效保護(hù)公路檔案原件。在單軌制檔案管理理念下積極開展公路檔案信息化建設(shè)，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，滿足新時(shí)期公路檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要。

2.3 提升檔案管理效能

公路檔案信息通過專業(yè)平臺(tái)搭建，將館藏公路檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掛接至信息化管理平臺(tái)，為公路檔案利用者提供信息資源共享，讓查閱者更易獲得相關(guān)公路檔案信息資料，不受時(shí)空限制[4 ]。此外，檔案信息化建設(shè)，也改變了傳統(tǒng)檔案模式，公路檔案信息接收、登記、錄入、歸檔、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)全部實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，顯著提升了公路檔案工作效率和質(zhì)量。

3 新形勢(shì)下公路檔案信息化工作主要內(nèi)容

公路檔案信息化能夠最大程度滿足社會(huì)各界對(duì)公路檔案信息的需求，也能夠顯著提升公路檔案管理質(zhì)量和效率，是適應(yīng)新時(shí)期公路檔案管理的形勢(shì)所需。我中心立足檔案管理實(shí)際，注重理念、實(shí)踐創(chuàng)新，針對(duì)公路檔案信息化形勢(shì)，提出了適應(yīng)新形勢(shì)的公路檔案信息化的具體舉措。主要內(nèi)容包括：

3.1 注重頂層設(shè)計(jì)

針對(duì)我中心檔案管理的實(shí)際情況，我中心成立了檔案管理信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管檔案工作的副主任任組長，其他科室負(fù)責(zé)人為成員。從公路檔案信息化機(jī)構(gòu)、組成人員及經(jīng)費(fèi)保障等方面做好頂層設(shè)計(jì)。并根據(jù)《臨沂市國省干線公路“十四五”發(fā)展規(guī)劃》等，研究制定了關(guān)于公路檔案信息化建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃，明確提出要將公路檔案信息化戰(zhàn)略作為中心一項(xiàng)重要戰(zhàn)略任務(wù)，列入中心綜合目標(biāo)管理中，成為推動(dòng)公路事業(yè)發(fā)展的重要項(xiàng)目之一。

3.2 分析形勢(shì)任務(wù)

根據(jù)臨沂市“十四五”規(guī)劃和2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要，以及臨沂“十四五”公路工作規(guī)劃等，全面分析臨沂市公路檔案信息化工作面臨的形勢(shì)、任務(wù)，以及未來發(fā)展的趨勢(shì)。將公路檔案信息化、數(shù)字化、智能化作為公路檔案管理的目標(biāo)。隨著公路管理信息化、公文處理自動(dòng)化系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，公路建設(shè)與管理步入了數(shù)字化發(fā)展時(shí)代，公路檔案管理從單純紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)化到建設(shè)電子文件庫、檔案工作信息化平臺(tái)的公路檔案數(shù)字化云管理時(shí)代。出于實(shí)際利用的需求查閱原始檔案資料信息的不斷增多，公路檔案信息化建設(shè)及轉(zhuǎn)型升級(jí)勢(shì)在必行。

3.3 健全規(guī)章制度

根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《版式電子文件長期保存格式需求》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》等相關(guān)規(guī)定，建立健全公路檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，如修訂完善《公路建設(shè)與管理電子文件歸檔要求》等，進(jìn)一步明確公路電子檔案文件資料的歸檔范圍、移交、接收、編目、保管等要求，進(jìn)一步細(xì)化公路檔案數(shù)字化操作規(guī)則[5 ]。規(guī)章制度修訂完善后，要第一時(shí)間組織檔案管理部門以及公路建設(shè)、公路保護(hù)等相關(guān)部門人員，加強(qiáng)崗位培訓(xùn)和業(yè)務(wù)輔導(dǎo)，認(rèn)真貫徹落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度。

3.4 搭建系統(tǒng)平臺(tái)

針對(duì)公路檔案信息化工作需要，開發(fā)符合公路檔案信息化管理所需要的專門平臺(tái)。平臺(tái)應(yīng)具有公路檔案數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、輔助公路實(shí)體檔案管理、安全保密和系統(tǒng)維護(hù)等基本功能。每項(xiàng)功能下又包含若干子功能[6 ]。例如，檢索查詢功能中應(yīng)包括公路檔案目錄檢索、公路檔案全文檢索、圖文聲像檢索、檢索處理和借閱管理等若干功能。建設(shè)好這些平臺(tái)，再利用內(nèi)外網(wǎng)的聯(lián)通和防護(hù)的物理連接、數(shù)據(jù)庫兼容、文本格式匹配，以及在線歸檔、離線保存程序和方法等，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)軟硬件系統(tǒng)全面技術(shù)銜接，使平臺(tái)涵蓋電子信息生成、歸檔、保管、利用和安全管理的全流程設(shè)計(jì)。

3.5 有序推進(jìn)實(shí)施

公路檔案信息化頂層設(shè)計(jì)、制度出臺(tái)和平臺(tái)搭建后，還需要分步實(shí)施，有序推進(jìn)。首先是電子文件歸檔。我中心對(duì)內(nèi)設(shè)的各業(yè)務(wù)科室所產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行電子文件歸檔范圍界定，并將電子信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)納入到電子文件歸檔范圍，進(jìn)一步明確不同部門、不同系統(tǒng)電子檔案數(shù)據(jù)歸檔的時(shí)間、方法、要求、責(zé)任主體和手續(xù)，針對(duì)不同部門或系統(tǒng)檔案分別采取在線歸檔或離線歸檔，并將收集到的電子檔案信息存儲(chǔ)于搭建的平臺(tái)系統(tǒng)，并做好數(shù)據(jù)備份，建立電子檔案容災(zāi)系統(tǒng)，增強(qiáng)其安全性。其次是加快檔案數(shù)字化[7 ]。對(duì)于館藏的紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)載體檔案，委托第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行數(shù)字化掃描，實(shí)行減量化處理。而對(duì)于新增的公路電子檔案，則直接與平臺(tái)連接，實(shí)現(xiàn)增量隨時(shí)掛接。再次是強(qiáng)化檔案系統(tǒng)管理。為進(jìn)一步發(fā)揮公路檔案價(jià)值功能，在該平臺(tái)系統(tǒng)中新開通“公路檔案查詢系統(tǒng)”，賦予不同群體登錄權(quán)限，把好檔案查詢安全關(guān)口。此外，要針對(duì)公路檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，加大支持力度，及時(shí)更新升級(jí)檔案管理軟件，優(yōu)化公路電子歸檔、整理、檢索、存儲(chǔ)和打印等功能模塊，提升公路檔案數(shù)字化管理效能。

3.6 注重安全保障

檔案信息化使公路檔案管理面臨著諸如黑客攻擊、系統(tǒng)非法訪問等諸多非傳統(tǒng)因素威脅，要特別重視檔案信息化安全管理工作。檔案庫房建設(shè)要嚴(yán)格按照“八防”的標(biāo)準(zhǔn)，安裝智能化安全監(jiān)控、智能環(huán)境控制系統(tǒng)，做好檔案庫房安全管理的實(shí)時(shí)監(jiān)控、災(zāi)難自動(dòng)報(bào)警、故障記錄提示，并通過信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，及時(shí)將庫房?jī)?nèi)的溫濕度、煙感等監(jiān)測(cè)信息傳遞至檔案管理人員，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理[8 ]。此外，要提升檔案管理人員安全保密意識(shí)，添置必要的安全防護(hù)設(shè)備軟件，從人防、物防、技防三個(gè)方面，筑牢公路檔案安全防線。

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作者簡(jiǎn)介：孫文星（1978— ），大學(xué)學(xué)歷，臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心蘭山區(qū)中心副研究館員，從事公路檔案管理工作。