新《檔案法》實施背景下高校檔案信息化建設研究

摘 要：本文解讀新《檔案法》對檔案信息化建設的重要影響，分析高校檔案信息化建設存在的問題，提出了高校檔案信息化工作內(nèi)容、建設思路與實施措施。

關鍵詞：信息化;檔案;高校;研究

新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）自2021年1月起實施。作為檔案領域的基礎性法律，新修訂的《檔案法》在國家層面第一次從法律高度對檔案信息化建設做出的全面、系統(tǒng)的規(guī)定，也是第一次明確電子檔案的法律效力和憑證作用[1 ]。法律條文學習、理解和落實，是當前《檔案法》學習貫徹的一項重要內(nèi)容。本文通過對新《檔案法》對高校檔案信息化建設影響的解讀，分析高校檔案信息化建設存在的問題，提出了高校檔案信息化建設的內(nèi)容、思路與實施措施。

1 新《檔案法》對高校檔案信息化建設的重要影響

《檔案法》增設“檔案信息化建設”一章，共7個法條，涵蓋政府及有關單位責任、信息系統(tǒng)建設、電子檔案法律效力、電子檔案管理和接收、數(shù)字檔案館建設和檔案數(shù)字資源共享利用等檔案信息化建設各方面，修改力度之大，可謂前所未有，也是新修訂的《檔案法》的最大亮點。明確了檔案信息化在國家治理體系和治理能力中的重要基礎支撐作用，反映了新時代國家治理對包括檔案信息化在內(nèi)的檔案工作提出的新要求。高校作為國家教育體系的一個重要組成部分，也不例外，需要認真貫徹執(zhí)行。

1.1 明確了檔案信息化責任

《檔案法》規(guī)定，“各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全?！贝藯l明確規(guī)定了政府及機關、團體、企事業(yè)單位在檔案信息化建設方面的法定責任，體現(xiàn)了信息化建設“規(guī)劃先行、整體規(guī)劃”的理念以及保障檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用的目標導向，對高校檔案信息化建設具有重要的指導和促進作用。

1.2 對檔案信息化內(nèi)容作了具體規(guī)定

《檔案法》規(guī)定，“機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等相互銜接。”此條是對檔案信息化相關系統(tǒng)平臺建設及兼容的規(guī)定，能直接促進高校檔案管理信息系統(tǒng)建設與高校信息化建設同步推進，協(xié)調(diào)兼容。

1.3 明確電子檔案法律效力

《檔案法》規(guī)定，“電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用?！彪娮訖n案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關部門制定。這明確了電子檔案的基本要求和法律地位。這為維護高校電子檔案的完整、準確和安全提供了法律依據(jù)。

1.4 傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化

《檔案法》規(guī)定，“國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。已經(jīng)實現(xiàn)數(shù)字化的，應當對檔案原件妥善保管?！边@對高校檔案數(shù)字化有重要指導和促進意義。

1.5 加強增量檔案電子化

《檔案法》規(guī)定，“電子檔案應當通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡或者存儲介質(zhì)向檔案館移交。檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。檔案館可以對重要電子檔案進行異地備份保管?！贝藯l規(guī)范和明確了高?！霸隽侩娮踊惫ぷ鞯幕疽?，對高校這方面工作也有重要的約束作用。

1.6 推進數(shù)字檔案館建設

《檔案法》規(guī)定，“檔案館負責檔案數(shù)字資源的收集、保存和提供利用。有條件的檔案館應當建設數(shù)字檔案館。”此條是對檔案館信息化責任與內(nèi)容的規(guī)定，也是高校檔案館工作的重要方向和目標。

1.7 共享數(shù)字檔案資源

《檔案法》規(guī)定，“國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。”此條是對檔案數(shù)字資源共享利用的規(guī)定，會促進高校檔案信息資源共享。

2 高校檔案信息化建設存在的主要問題

2.1 對檔案信息化建設重視不夠

一些高校領導及檔案部門忽視檔案信息化建設，整體信息化與檔案信息化脫節(jié)。從學校層面看，未把檔案信息化統(tǒng)籌到學校信息化規(guī)劃之中，檔案信息化建設往往被邊緣化;從檔案部門層面看，由于沒有提前謀劃和主動融入，導致檔案信息化建設舉步維艱。

2.2 對電子檔案的重要性認識不足

高校一些業(yè)務部門及人員對電子檔案認識有偏差，認為業(yè)務系統(tǒng)形成的電子數(shù)據(jù)不是檔案，檔案部門不需要管理;認為電子檔案不可靠、不安全、不可信，沒有想辦法把電子檔案管起來;認為電子檔案就是檔案[2 ]，跟紙質(zhì)檔案一樣不需要作特別的規(guī)定。許多高校辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)沒有電子文件歸檔功能，電子檔案管理缺乏信息系統(tǒng)平臺支撐。

2.3 檔案信息化標準規(guī)范建設缺失

電子檔案標準化、規(guī)范化建設是高校檔案信息化建設的保障。目前一些高校還沒有制定電子檔案管理辦法或實施細則，也沒有制定統(tǒng)一技術標準包括數(shù)據(jù)接口標準、數(shù)據(jù)轉化標準等，電子檔案管理無法可依、無章可循。高校普遍存在電子檔案標準不健全、管理不規(guī)范、法律效力不明確等問題，電子檔案真實、完整、可用、安全的“四性”目標難以保障，電子檔案共享利用也難以實現(xiàn)。

2.4 檔案專業(yè)化管理人員缺乏

隨著新技術的快速發(fā)展，檔案管理工作進入了電子化、網(wǎng)絡化、智能化時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適合時代發(fā)展的需要，檔案管理更傾向于電子檔案管理的模式。目前很多高校的檔案工作人員沒有專業(yè)的檔案管理知識，又缺乏相應的信息技術知識及技能，對檔案信息化管理認識不足，造成高校檔案管理工作人員綜合素質(zhì)較低，影響電子檔案歸檔工作的正常開展，阻礙了高校檔案信息化建設[3 ]。

3 高校檔案信息化建設的主內(nèi)容思路A3B744E8-6A54-451F-BC74-3C01C3445703

高校應根據(jù)《檔案法》有關檔案信息化建設的規(guī)定和求，依托文件共享技術、OCR全文識別技術、數(shù)據(jù)挖掘技術，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式逐步向以電子文件為對象的電子檔案管理模式轉變。工作內(nèi)容主要包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設等四大方面。

3.1 檔案基礎設施建設

檔案信息基礎設施建設是檔案信息安全的前提，這是因為信息基礎設施是電子檔案管理利用的最基本物質(zhì)條件，其安全狀況直接影響到電子檔案信息的安全?！稒n案法》第三十五條著重強調(diào)了采取措施保障檔案信息安全。高校在檔案信息化建設過程中必須加強檔案基礎設施建設。習近平同志在十九屆中央政治局第十二次集體學習時強調(diào)“沒有網(wǎng)絡安全就沒有國家安全;過不了互聯(lián)網(wǎng)這一關，就過不了長期執(zhí)政這一關”。高校開展檔案信息化建設時應當嚴把信息安全大門，提升檔案信息基數(shù)設施的安全保障條件，確保電子檔案管理信息系統(tǒng)及信息資源的安全。

3.2 檔案信息資源建設

檔案信息資源建設是檔案工作的重要基礎。高校應加快推進數(shù)字檔案館建設，把數(shù)字檔案館建設納入信息化建設的整體規(guī)劃，從人力、財力、物力上統(tǒng)籌安排，推進高校數(shù)字檔案信息資源建設，切實推進檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡化?！稒n案法》明確了開展檔案信息資源建設的兩種途徑，即“增量電子化和存量數(shù)字化”。高校開展檔案信息化建設應當加強檔案信息資源建設，加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作。應采用先進成熟的設施和技術，在嚴格遵循規(guī)范標準的條件下，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。將電子文件歸檔管理納入高校重要工作日程和信息化建設總體任務，保障檔案部門實現(xiàn)對電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導，實現(xiàn)電子文件在線移交、接收和歸檔。明確電子文件的歸檔范圍和管理任務，規(guī)范開展電子文件整理、存儲、備份、鑒定、遷移、利用等工作，規(guī)范應用軟硬件設施，提高電子文件歸檔質(zhì)量和管理水平，加快推進傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作管理模式向電子檔案管理模式的轉變。

3.3 應用系統(tǒng)建設

應用系統(tǒng)建設是指檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。《檔案法》強調(diào)必須采取必要的檢測措施，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，以保證電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。應用系統(tǒng)建設必須涵蓋電子檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀的全生命周期管理，確保電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。高校開展檔案信息化建設應當著力推進應用系統(tǒng)建設，確保檔案信息化建設的功能需求和整體效能。

3.4 標準規(guī)范建設

標準規(guī)范建設是檔案信息化建設能夠長期發(fā)揮作用的根本保證。隨著檔案數(shù)字化建設的推進，檔案數(shù)字化建設的相關標準規(guī)范在理論和實踐中存在著許多需要解決的問題。高校推進檔案信息化建設必須規(guī)范檔案數(shù)字化、電子檔案管理、電子檔案利用、操作人員行為等管理制度及規(guī)范標準，利用物防、技防、人防“三位一體”的保障體系，確保電子檔案管理新模式下檔案信息及信息系統(tǒng)的安全。

4 高校檔案信息化建設的實施措施

4.1 增強對檔案信息化重要意義的認識

新修訂的《檔案法》通過對檔案信息化的全方位規(guī)定，為高校全面實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化提供了法律保障。高校檔案信息化建設包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、標準規(guī)范建設、應用系統(tǒng)建設、安全保障體系建設、人才隊伍建設等，是一項復雜的系統(tǒng)工程，涉及學校工作的方方面面。高校應將檔案信息化納入學校信息化發(fā)展規(guī)劃，推進數(shù)字檔案館建設，確保電子檔案的安全和利用;應結合學校的實際，統(tǒng)籌規(guī)劃，有計劃、有步驟、有重點地分步實施。

4.2 強化對電子檔案管理重要性的認識

新修訂的《檔案法》明確電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。隨著高校辦公自動化的推進，各部門在起草文件和開展業(yè)務工作過程中形成大量的電子文件，這些電子文件沒有按照要求進行歸檔，導致紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套管理沒有達到標準化、規(guī)范化。必須轉變觀念，提高認識，將電子檔案管理作為檔案信息化建設的一項重要任務，建立符合規(guī)范的檔案信息管理系統(tǒng)和相關管理規(guī)范標準，推動電子檔案管理從雙套制向單套制轉變，開拓檔案工作新局面[4 ]。

4.3 加強電子檔案管理制度和標準建設

制度保障是有序推進高校檔案信息化建設的重要舉措。高校應加強電子檔案規(guī)范化管理，在制定電子檔案管理相關標準規(guī)范時，依據(jù)國家及有關部門關于電子檔案標準，規(guī)范電子文件從生成、歸檔和利用整個流程，制定完善的電子檔案管理具體標準規(guī)范。目前，我國已有了比較完善的電子檔案管理的文件存儲格式、元數(shù)據(jù)、電子簽名、數(shù)據(jù)交換、封裝等技術標準，但針對高校電子文件檔案歸檔管理技術標準還需要根據(jù)高校特點進行細化，以推動高校電子檔案管理標準化和規(guī)范化。廣東省高校檔案工作協(xié)會為推動廣東高校電子檔案歸檔，啟動了“廣東省高校電子文件歸檔元數(shù)據(jù)管理規(guī)范研究”項目。此規(guī)范從廣東省高校電子文件歸檔實踐出發(fā)，遵循國家和行業(yè)關于電子文件和電子檔案管理相關標準和規(guī)范，匯聚了廣東省高校檔案工作協(xié)會123個會員單位電子文件歸檔元數(shù)據(jù)管理實踐經(jīng)驗，探索符合廣東省高校電子文件歸檔管理的元數(shù)據(jù)標準規(guī)范，會直接促進電子檔案管理制度化、規(guī)范化。

4.4 加強信息化檔案人才隊伍建設

人才是高校檔案信息化建設的根本。因此，選擇高素質(zhì)的人才作為檔案管理工作人員，是高校實現(xiàn)檔案信息化建設的重中之重。一方面，應當提高檔案工作人員的綜合素養(yǎng)，熟悉高校各個部門的業(yè)務現(xiàn)狀，具有一定的計算機知識，為做好高校檔案信息化管理工作打好基礎;另一方面，招聘先進技術型人才，促進高校檔案信息化建設。信息化檔案從業(yè)人員應具備豐富的檔案管理知識以及實踐經(jīng)驗，熟練掌握電子技術、數(shù)字通信技術，不斷提高綜合素養(yǎng)，時刻關注電子檔案管理和檔案工作前沿動態(tài)，與時俱進，才能真正為高校檔案信息化建設提供有力的保障。

新修訂的《檔案法》中“檔案信息化建設”專章入法，為高校檔案信息化建設提供了有力的法律保障，作為檔案管理人員，應當清醒地認識到高校檔案信息化建設是今后高校檔案工作的發(fā)展方向，創(chuàng)新檔案管理的模式和工作思路，緊跟時代發(fā)展步伐，不斷創(chuàng)新檔案信息化建設理念和方式方法，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理過程中存在的問題。各高校應結合自身特點，準確理解把握新《檔案法》，在檔案信息資源建設、標準規(guī)范建設、應用系統(tǒng)建設、安全保障體系建設、人才隊伍建設等方面做好銜接，使得高校檔案管理工作更加規(guī)范，更加高效，不斷提高高校檔案信息化建設水平，更好地為高校教學科研服務。

參考文獻：

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[2]鄭金月.為加快檔案信息化戰(zhàn)略轉型提供法治保障——對新修訂的《檔案法》新增檔案信息化建設規(guī)定的若干思考[J].中國檔案，2020（8）：33—35.

[3]孟祥富.大數(shù)據(jù)環(huán)境下的高校檔案信息化管理探討[J].檔案管理，2019（4）：85—86.

[4]許建智，王艷艷.新時期檔案信息化建設的幾點思考[J].檔案建設，2020（10）：50—53.

作者簡介：王潔珩，大學學歷，廣東工業(yè)大學檔案館經(jīng)濟師，主要研究方向：電子文件管理。A3B744E8-6A54-451F-BC74-3C01C3445703