醫(yī)療器械流通企業(yè)內(nèi)部控制的問題與對策

【摘? 要】隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，市場競爭加劇。企業(yè)要在巨大的競爭壓力中生存與發(fā)展，除了產(chǎn)品適銷對路增加收入外，還應(yīng)建立健全內(nèi)部控制體系，加強(qiáng)成本管理。論文以醫(yī)療器械流通企業(yè)為研究對象，分析醫(yī)療器械流通企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題，提出強(qiáng)化內(nèi)部管理、提高經(jīng)營管理效率的相應(yīng)對策。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)療器械流通企業(yè);內(nèi)部控制;問題與對策

【中圖分類號】F406.7;F426? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2022）03-0143-03

1 醫(yī)療器械流通企業(yè)實(shí)行內(nèi)部控制的意義

企業(yè)實(shí)行內(nèi)部控制的意義在于保障財產(chǎn)安全、提高經(jīng)營活動效率、確保會計(jì)信息準(zhǔn)確、日常管理科學(xué)有序，從而提高經(jīng)濟(jì)效益。而醫(yī)療器械流通企業(yè)的經(jīng)營活動貫穿于商品采購、物流、倉儲、銷售等諸多環(huán)節(jié)，任何一個環(huán)節(jié)把控不嚴(yán)都可能給企業(yè)帶來重大經(jīng)營風(fēng)險。

在采購環(huán)節(jié)，醫(yī)療器械企業(yè)處于生產(chǎn)廠家與醫(yī)院、連鎖藥房藥店等強(qiáng)勢企業(yè)的中間環(huán)節(jié)，生產(chǎn)企業(yè)和中間環(huán)節(jié)的代理商、醫(yī)院、連鎖藥房藥店決定了產(chǎn)品的采購與銷售情況。為了達(dá)成銷售目標(biāo)和獲得合法利潤，醫(yī)療器械流通企業(yè)需明確采購方向，杜絕采購部門為了協(xié)助廠家銷售而盲目訂貨、積壓庫存。

在銷售環(huán)節(jié)，需提高銷售人員的專業(yè)性以及完善考核制度，提高客戶滿意度，促進(jìn)銷售業(yè)績增長。

在倉儲環(huán)節(jié)，應(yīng)建立科學(xué)規(guī)范的內(nèi)部控制管理制度，嚴(yán)格記錄所有產(chǎn)品的來源和去向。

2 醫(yī)療器械流通企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

2.1 企業(yè)內(nèi)部環(huán)境弱化

內(nèi)部環(huán)境是企業(yè)開展內(nèi)部控制制度制定與執(zhí)行的重要基礎(chǔ)。當(dāng)前，我國醫(yī)療器械流通企業(yè)的內(nèi)部環(huán)境不同程度地存在以下問題：

①很多醫(yī)療器械流通企業(yè)由零星個體銷售模式轉(zhuǎn)化而來，大部分股東和高級管理人員由原業(yè)務(wù)人員擔(dān)任或兼任，企業(yè)管理意識淡薄。一方面，他們認(rèn)為內(nèi)控管理不能給企業(yè)帶來直接利益，即使不進(jìn)行管理也不會給企業(yè)帶來很大的財務(wù)問題，認(rèn)為內(nèi)控?zé)o關(guān)緊要;另一方面，管理人員力爭利潤最大化、重業(yè)務(wù)輕管理的思維使其不愿意耗費(fèi)精力創(chuàng)造內(nèi)控體系。

②治理結(jié)構(gòu)是企業(yè)三權(quán)分離、相互制衡的重要機(jī)制，在企業(yè)的財權(quán)統(tǒng)一中發(fā)揮著不可替代的作用，但是很多醫(yī)療器械流通企業(yè)的內(nèi)部股權(quán)結(jié)構(gòu)較為單一，加上企業(yè)經(jīng)營管理者大部分采用集權(quán)制，企業(yè)內(nèi)部的決策、經(jīng)營等均由管理層決定，缺乏科學(xué)決策，缺乏相應(yīng)監(jiān)督。

③人事管理不善。很多企業(yè)沒有激勵制度，關(guān)鍵崗位人員管理不完善，難以有效地吸引和留住人才，導(dǎo)致經(jīng)營效率低下，直接影響企業(yè)發(fā)展。

2.2 風(fēng)控評估與應(yīng)急機(jī)制不健全

醫(yī)療器械流通企業(yè)比其他流通企業(yè)承擔(dān)著更多經(jīng)營過程的風(fēng)險，同時由于醫(yī)療器械流通企業(yè)的服務(wù)對象及范圍直接涉及使用者的人身健康安全，使其風(fēng)險存在特殊性，對風(fēng)險控制的要求也更為嚴(yán)格復(fù)雜。目前很多醫(yī)療器械流通企業(yè)由于自身規(guī)模、資金限制和企業(yè)高管及其管理層受個人知識面及經(jīng)驗(yàn)的局限，風(fēng)險控制部門淪為形式甚至根本沒有建立相應(yīng)的風(fēng)險控制部門，企業(yè)管理者只關(guān)注外部市場變化、行業(yè)的波動等市場風(fēng)險，而對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的前期風(fēng)險評估視而不見。例如，與供應(yīng)商合作時，常常跳過對供應(yīng)商的資質(zhì)和產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)環(huán)節(jié)，直接進(jìn)入采購;產(chǎn)品質(zhì)量問題需要更換、退貨時，廠家不給予售后支持等，這些都直接給企業(yè)帶來損失;與客戶合作時，沒有對客戶進(jìn)行銷量、信用情況、投入成本等前期風(fēng)險評估而直接進(jìn)行作業(yè)，對于投入上架費(fèi)、進(jìn)場費(fèi)或者產(chǎn)品鋪貨、應(yīng)收賬款賬期等一系列的問題未能及時、細(xì)致地了解跟蹤管理，無法及時發(fā)現(xiàn)其中的異常，無法及時分析研究并制訂應(yīng)對措施，造成投資回報期過長，應(yīng)收賬款積壓，甚至出現(xiàn)壞賬等風(fēng)險。

2.3 授權(quán)審批制度不完善

授權(quán)審批是為了加強(qiáng)對各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動管理、完善內(nèi)部控制及提高工作效率而規(guī)定程序的授權(quán)批準(zhǔn)。許多醫(yī)療器械流通企業(yè)在授權(quán)審批環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的諸多問題，影響其授權(quán)審批體系的有效運(yùn)行，主要如下：

①申請和批準(zhǔn)職責(zé)不分離。大部分企業(yè)只注重領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限，忽視申請與審核、申請與批準(zhǔn)的分離。以經(jīng)營報銷為例，決策的申請、審核和批準(zhǔn)只經(jīng)一人之手，架空被授權(quán)部門，加大了企業(yè)經(jīng)營管理風(fēng)險。

②審批程序設(shè)計(jì)不科學(xué)。在企業(yè)經(jīng)營活動中，審批一般程序應(yīng)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提交申請，由其部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，接著由相關(guān)職能部門審核后，再根據(jù)權(quán)限設(shè)置流轉(zhuǎn)到領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行由低到高的審批。而有些企業(yè)流程倒置，高級別領(lǐng)導(dǎo)先進(jìn)行審核，流轉(zhuǎn)到低級別領(lǐng)導(dǎo)審核時不再進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，使得審批程序形同虛設(shè)，未達(dá)到企業(yè)防控效果。

③特殊授權(quán)程序不完善。企業(yè)在辦理特定的經(jīng)營業(yè)務(wù)處理時，需設(shè)計(jì)應(yīng)急性授權(quán)。例如，總經(jīng)理出國度假，授權(quán)副總審批各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動，若無其他部門或者監(jiān)管人員對副總的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行審核把控，極容易產(chǎn)生舞弊風(fēng)險或決策風(fēng)險。

④對審批事項(xiàng)后缺乏監(jiān)督和反饋。例如，財務(wù)部費(fèi)用報銷審核后，未定期對各部門費(fèi)用進(jìn)行歸集，未將預(yù)算與實(shí)際進(jìn)行對比分析，對執(zhí)行情況缺乏反饋，導(dǎo)致信息不對稱從而引發(fā)舞弊，不利于預(yù)算的執(zhí)行，不利于后續(xù)費(fèi)用審批的把控。

2.4 信息溝通機(jī)制不健全

沒有溝通的管理是無效的。許多醫(yī)療器械流通企業(yè)的溝通機(jī)制很不健全，上下級間、業(yè)務(wù)部門與職能部門間都存在嚴(yán)重的溝通障礙，導(dǎo)致工作信息不順暢，從而影響工作效率。例如，有的部門負(fù)責(zé)人主觀武斷，很少與下屬溝通。久而久之，部門內(nèi)部上下級之間就會產(chǎn)生隔閡甚至對立情緒。又如，平行部門跨部門之間，由于“領(lǐng)導(dǎo)式管理”的盛行，領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威取代架構(gòu)權(quán)威，使部門間的工作難以協(xié)調(diào)，各自為政，跨部門的協(xié)調(diào)、溝通異常困難，最終導(dǎo)致小問題變成大問題、容易解決的問題變成難以處理的問題。

2.5 財務(wù)與業(yè)務(wù)融合度較差

企業(yè)的財務(wù)管理與業(yè)務(wù)活動有著非常密切的聯(lián)系，但在實(shí)際工作中經(jīng)常出現(xiàn)財務(wù)管理與業(yè)務(wù)工作融合度不夠的問題，財務(wù)控制與業(yè)務(wù)工作脫節(jié)。例如，財務(wù)部門參與業(yè)務(wù)流程的機(jī)會較少。企業(yè)的主要業(yè)務(wù)流程包括簽訂訂單、領(lǐng)導(dǎo)審核、財務(wù)付款以及執(zhí)行、檔案保存等，財務(wù)部門僅參與付款及審核，并沒有參與訂單審核、合同審核、合作前運(yùn)營測算等事前預(yù)測和控制環(huán)節(jié)，財務(wù)部門與各業(yè)務(wù)部門缺乏溝通，不能很好地控制企業(yè)的風(fēng)險及成本。又如，沒有建立業(yè)財數(shù)據(jù)庫，采購、銷售、倉儲環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)沒有與財務(wù)系統(tǒng)銜接，導(dǎo)致財務(wù)部門的信息比較滯后，缺乏全面性、失真等。再如，大部分企業(yè)為了節(jié)約人力成本，缺乏高水平的財務(wù)管理人員，現(xiàn)有財務(wù)人員專業(yè)度以及業(yè)務(wù)技能有待提高，并且大部分企業(yè)的財務(wù)人員身兼多職，沒有足夠的精力時間下沉到企業(yè)的業(yè)務(wù)活動中去學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)流程。

3 完善醫(yī)療器械流通企業(yè)內(nèi)部控制的對策

3.1 建立適合企業(yè)自身的內(nèi)部控制制度

醫(yī)療器械流通企業(yè)應(yīng)根據(jù)自己的特點(diǎn)和經(jīng)營管理需要健全各種內(nèi)部控制制度，從經(jīng)濟(jì)性、實(shí)用性出發(fā)做到避繁就簡、避虛務(wù)實(shí)。可以從以下幾點(diǎn)著手：

①企業(yè)的發(fā)展離不開人才，企業(yè)要摒棄任人唯親的思想。當(dāng)家族成員不能勝任其所擔(dān)任的崗位職責(zé)時，企業(yè)應(yīng)根據(jù)崗位需要聘請適合企業(yè)發(fā)展且有能力的職業(yè)經(jīng)理人。對于財務(wù)會計(jì)人員，實(shí)行回避制度，即會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員的親屬不得在本企業(yè)擔(dān)任出納人員。

②由于醫(yī)療器械流通企業(yè)大部分規(guī)模較小，組織架構(gòu)簡單，管理層級少，往往一人多崗，所以對不相容職務(wù)必須做到實(shí)質(zhì)和形式上的分離。例如，采購業(yè)務(wù)涉及采購申請、授權(quán)批準(zhǔn)、采購執(zhí)行、貨物驗(yàn)收、會計(jì)記錄、賬單核對、采購付款、倉儲管理等環(huán)節(jié)，在這些環(huán)節(jié)中，會計(jì)記錄涉及許多業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，是核心崗位，和其他的崗位都不相容;采購執(zhí)行與貨物驗(yàn)收是連接企業(yè)內(nèi)、外部的崗位，這兩個崗位若同為一個人，那么容易出現(xiàn)徇私舞弊，屬于強(qiáng)不相容職務(wù)。驗(yàn)收與倉儲管理共同涉及實(shí)物入庫，屬于事前控制和事后控制，驗(yàn)收與倉儲屬于弱不相容職務(wù)，兩個崗位可以由一人兼任。強(qiáng)不相容崗位不能安排一個人來擔(dān)任，弱不相容崗位可以由一人來擔(dān)任。

③授權(quán)審批制度完善。首先，各事項(xiàng)的申請、審核和批準(zhǔn)都需明確對應(yīng)的崗位和層次，避免對應(yīng)到個人。審批過程中，對重大和復(fù)雜的事項(xiàng)應(yīng)加強(qiáng)審核，對一般和日常的事項(xiàng)應(yīng)簡化程序。例如，企業(yè)重大投資需要分別從經(jīng)濟(jì)、市場等多層面進(jìn)行分析，對這個項(xiàng)目可行報告、調(diào)研情況和合同多個環(huán)節(jié)進(jìn)行審核。其次，對于審批事項(xiàng)的跟進(jìn)和反饋。例如，供應(yīng)商的預(yù)付款，醫(yī)療器械流通企業(yè)大部分的供應(yīng)商都要求現(xiàn)款或者預(yù)付款，這就更加要求我們的采購專員做好登記，記錄預(yù)付賬款的時間和金額以及供應(yīng)商到貨的時間和金額，避免款項(xiàng)支付后，貨物遲遲未到。

3.2 優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境

第一，完善企業(yè)“兩權(quán)分離”。①股權(quán)越單一，企業(yè)治理結(jié)構(gòu)越容易受企業(yè)股東的個人影響，作為企業(yè)股東要改變觀念，建立信任機(jī)制，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)適當(dāng)放權(quán)到相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行決策處理;②企業(yè)要結(jié)合具體情況設(shè)置內(nèi)部機(jī)構(gòu)，明確職責(zé)權(quán)限，將權(quán)利與責(zé)任落實(shí)到相應(yīng)部門，對決策層與經(jīng)營層進(jìn)行有效的分配，建立行之有效的運(yùn)行機(jī)制，規(guī)范兩權(quán)分離體系運(yùn)轉(zhuǎn);③可引入外部第三方結(jié)構(gòu)，解決企業(yè)內(nèi)部專業(yè)人才不足的局面，為企業(yè)治理架構(gòu)優(yōu)化提供外部支持。

第二，強(qiáng)化以人為本的理念，建立有效的人力資源管理機(jī)制。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立完善的招聘與選拔程序，將職業(yè)道德修養(yǎng)和專業(yè)勝任能力作為選拔和聘用員工的重要標(biāo)準(zhǔn);根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和經(jīng)營要求制定適合企業(yè)的薪酬制度、考核制度，注重長期激勵與短期激勵相結(jié)合、物質(zhì)激勵與精神激勵相結(jié)合，充分調(diào)動員工的積極性和創(chuàng)造性，促進(jìn)企業(yè)及員工自身的發(fā)展。

第三，加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)。每個企業(yè)應(yīng)發(fā)展和建立自己的特色文化，使企業(yè)員工學(xué)會如何做人，如何做事。通過相關(guān)活動潛移默化地把企業(yè)理念灌輸?shù)絾T工思想和行為中，增強(qiáng)員工集體榮譽(yù)感和責(zé)任心，確保企業(yè)從上至下人人盡職盡責(zé)。

3.3 強(qiáng)化貨幣資金管理，提高資金使用效率

醫(yī)療器械流通企業(yè)的資金收付相對頻繁，并經(jīng)常墊支資金，如果資金控制不到位，比較容易產(chǎn)生財務(wù)風(fēng)險，需要加強(qiáng)貨幣資金管理。

第一，建立資金預(yù)算管理。醫(yī)療器械流通企業(yè)的資金收付頻繁，存在臨時支付或者貨款提前支付的情況，但是像藥房藥店或者醫(yī)院客戶，應(yīng)收賬款周期較長，對于這種收支存在時間差的情況下，企業(yè)更要樹立資金預(yù)算管理的思想，公司由上至下都參與到資金預(yù)算活動中，事事做到心中有數(shù)，在資金使用上減少隨意性，對資金的使用做到事前、事中、事后控制，最大限度地提高資金使用效率。

第二，強(qiáng)化應(yīng)收賬款管理。企業(yè)的管理層要充分認(rèn)識到應(yīng)收賬款管理的重要性，完善應(yīng)收賬款管理組織體系，可以由企業(yè)財務(wù)部統(tǒng)籌負(fù)責(zé)，綜合企業(yè)的銷售部、售后、法務(wù)部協(xié)調(diào)開展應(yīng)收賬款管理工作，并落實(shí)應(yīng)收賬款管理責(zé)任，制定激勵措施，把企業(yè)應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率和壞賬率作為重要考核指標(biāo)，督促相關(guān)部門執(zhí)行應(yīng)收賬款管理措施，加速應(yīng)收賬款的回籠。此外，條件允許的醫(yī)療器械流通企業(yè)上線使用ERP信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，強(qiáng)化對應(yīng)收賬款的全流程動態(tài)跟蹤分析，確保應(yīng)收賬款管理的穩(wěn)定有序。

第三，加強(qiáng)存貨管理。規(guī)范存貨驗(yàn)收程序和方法，制定相關(guān)業(yè)務(wù)流程，建立科學(xué)高效的存貨管理制度;強(qiáng)化存貨日常管理工作，嚴(yán)格限制未經(jīng)授權(quán)的人員接觸存貨;明確存貨發(fā)出和領(lǐng)用的審批權(quán)限，大批存貨、貴重商品或者危險品的發(fā)出應(yīng)當(dāng)實(shí)行特別授權(quán);進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保賬實(shí)相符，記錄檢查情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。同時企業(yè)的各業(yè)務(wù)部門均應(yīng)參與到存貨管理中，共享存貨管理的相關(guān)信息，通過內(nèi)部整合來提高存貨管理的效率。

3.4 完善內(nèi)部控制的監(jiān)督管理

企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)控時，必須建立符合自身實(shí)際及管理需求的內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制。鑒于大部分醫(yī)療器械流通企業(yè)規(guī)模較小、人員少、成本資源受限等原因，專門設(shè)置內(nèi)審部門或者內(nèi)審專員來實(shí)施監(jiān)督存在實(shí)用性不強(qiáng)、實(shí)施成本高的問題，建議通過綜合運(yùn)用以下方式以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的監(jiān)督：

第一，引進(jìn)高層次財務(wù)人員，提高財務(wù)人員素質(zhì)。讓財務(wù)人員涉足業(yè)務(wù)、深入了解公司業(yè)務(wù)模式和流程，對經(jīng)濟(jì)活動的事前、事中、事后實(shí)行全方位監(jiān)督管理，在日常監(jiān)督和專項(xiàng)監(jiān)督的基礎(chǔ)上，定期對內(nèi)部控制有效性進(jìn)行自我評價，出具自我評價報告，不斷提高經(jīng)營管理水平。

第二，內(nèi)審事項(xiàng)業(yè)務(wù)外包。第三方中介機(jī)構(gòu)具有中立性和專業(yè)性，可以對企業(yè)的內(nèi)部控制制度健全性、執(zhí)行有效性、制度流程的合理性等進(jìn)行更好的監(jiān)督評價，從不同的視角、旁觀者的角度來更好地給企業(yè)把脈。同時，第三方機(jī)構(gòu)可以對財務(wù)部門進(jìn)行管控，形成財務(wù)部門監(jiān)督一般部門，領(lǐng)導(dǎo)層或者第三方中介機(jī)構(gòu)監(jiān)督財務(wù)部門，員工實(shí)施對領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督，從而形成一個閉環(huán)，保證權(quán)力始終能發(fā)揮作用，而不是成為私人牟利的工具。

第三，將內(nèi)部控制工作的執(zhí)行效果與員工的績效考核指標(biāo)結(jié)合。醫(yī)療器械流通企業(yè)在具體制定績效考核時應(yīng)避免“重規(guī)模、重利潤”的情況，應(yīng)將考核指標(biāo)分解到位，與企業(yè)內(nèi)控執(zhí)行效果的有效量化相結(jié)合。績效考核的結(jié)果與員工崗位晉升等調(diào)整掛鉤，調(diào)動員工的工作積極性。有效的績效管理方法，可以提高企業(yè)業(yè)務(wù)營運(yùn)質(zhì)量，建立良性發(fā)展機(jī)制。

4 結(jié)語

在市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的環(huán)境下，企業(yè)要想獲得長久穩(wěn)定的發(fā)展，除了及時根據(jù)市場變化做好應(yīng)對措施以外，還需要注重內(nèi)部管理，通過內(nèi)部控制來強(qiáng)化自身管理，提升管理效能，應(yīng)對市場變化。同時，企業(yè)需要結(jié)合自身存在的問題和發(fā)展需求，做到及時診斷及時修正，采取切實(shí)可行的解決措施，不斷完善企業(yè)自身發(fā)展的內(nèi)部控制機(jī)制，保證企業(yè)整體運(yùn)營安全，增強(qiáng)企業(yè)市場競爭力，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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【作者簡介】鄧堅(jiān)儀（1988-），女，廣東廣州人，會計(jì)師，從事企業(yè)內(nèi)控管理、稅務(wù)管理、資金管理、投融資戰(zhàn)略管理研究。

Problems and Countermeasures of Internal Control of Medical Device Circulation Enterprises

DENG Jian-yi

【Keywords】medical device circulation enterprise; internal control; problems and countermeasures

【Abstract】With the rapid development of China's economy， market competition intensifies. If an enterprise wants to survive and develop in the huge competitive pressure， it should establish and perfect the internal control system and strengthen the cost management in addition to the marketable products and increasing income. This paper takes the medical device circulation enterprise as the research object， analyzes the problems existing in the internal control of the medical device circulation enterprise， and puts forward the corresponding countermeasures to strengthen the internal management and improve the operation management efficiency.