論如何有效加強企業(yè)銷售與收款內(nèi)部控制

楊帥君

（烏魯木齊泛洋國際會展文化有限公司，新疆 烏魯木齊 830000）

一、企業(yè)銷售與收款循環(huán)概述

在日常經(jīng)營過程中，每個企業(yè)的內(nèi)部管控都存在明顯差別，經(jīng)營狀況、發(fā)展方向的不同，會使每個企業(yè)的內(nèi)部控制制度和實施流程也會存在很大區(qū)別。企業(yè)銷售與收款循環(huán)主要是指企業(yè)會根據(jù)客戶要求銷售自身產(chǎn)品，利用收取貨款的方式展開相關(guān)業(yè)務(wù)［1］。獲取更多經(jīng)濟效益，大幅擴充股東權(quán)益，通過銷售與收款循環(huán)業(yè)務(wù)為企業(yè)獲取穩(wěn)定現(xiàn)金流是企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的主要目的。國外某學(xué)者曾提出價值鏈分析觀，主要由生產(chǎn)、銷售、進料、發(fā)貨和售后服務(wù)組成，尤其是企業(yè)銷售、發(fā)貨、售后服務(wù)和銷售與收款循環(huán)有著密切聯(lián)系，讓企業(yè)認識到銷售與收款循環(huán)在企業(yè)經(jīng)營中占據(jù)重要地位。

二、企業(yè)銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制的意義與目標(biāo)

（一）企業(yè)銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制的重要流程

銷售與收款循環(huán)主要是當(dāng)企業(yè)與客戶進行產(chǎn)品銷售交易，或者提供應(yīng)有的服務(wù)項目時，通過收款獲取相應(yīng)的款項。內(nèi)部控制的存在是為了讓企業(yè)快速實現(xiàn)規(guī)劃目標(biāo)，利用內(nèi)部控制改善企業(yè)內(nèi)部環(huán)境，確保企業(yè)穩(wěn)定經(jīng)營。銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制流程具體包括財務(wù)、收款、出貨、債權(quán)分工、銷售規(guī)劃、銷售定價等環(huán)節(jié)。值得注意的是，企業(yè)管理人員必須多加關(guān)注這些流程和相關(guān)內(nèi)容，否則一旦出現(xiàn)任何問題，都會對企業(yè)經(jīng)營造成不必要的損失，甚至還會影響企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展，給企業(yè)帶來很大風(fēng)險［2］。

（二）企業(yè)銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制的意義

銷售與收款循環(huán)會對企業(yè)經(jīng)濟效益產(chǎn)生直接影響，目的是保證銷售效益穩(wěn)定，降低收款風(fēng)險。從實質(zhì)意義上來說，銷售與收款循環(huán)是產(chǎn)品轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)金的主要方式。銷售與收款循環(huán)業(yè)務(wù)在實際中出現(xiàn)問題，不能從根本上獲取有效款項，就不能在規(guī)定時間內(nèi)獲取預(yù)期經(jīng)濟效益。經(jīng)過長期實踐，企業(yè)自身無法在規(guī)定時間內(nèi)有效還款，就會影響企業(yè)經(jīng)營，導(dǎo)致企業(yè)債務(wù)不斷增加。而科學(xué)運用新的內(nèi)部控制方法，加強管控、監(jiān)督銷售與收款業(yè)務(wù)，能夠預(yù)防經(jīng)營和經(jīng)濟風(fēng)險，有助于銷售與收款業(yè)務(wù)正常開展，降低壞賬出現(xiàn)的概率，提高資金回收效率。由此得知，銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制在企業(yè)經(jīng)營管理中占據(jù)有利地位，為企業(yè)獲取最大化經(jīng)濟效益和規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險提供了保障。

（三）企業(yè)銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制的目標(biāo)

企業(yè)銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制的目標(biāo)主要涉及以下幾方面：第一，確保企業(yè)銷售與收款循環(huán)業(yè)務(wù)的有效性、合理性，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險發(fā)生的概率；第二，保障企業(yè)銷售與收款財務(wù)記錄都具有真實性、完整性，確保賬單內(nèi)容與實際情況相符；第三，企業(yè)物資和資金的完整、可靠，讓資金順利進入企業(yè)資金運用范圍內(nèi)；第四，企業(yè)管理人員必須擴大銷售范圍，為企業(yè)爭取更多經(jīng)濟效益，提高產(chǎn)品銷售水平，加快實現(xiàn)企業(yè)預(yù)期規(guī)劃目標(biāo)［3］。

三、企業(yè)銷售與收款循環(huán)的業(yè)務(wù)流程

（一）企業(yè)銷售業(yè)務(wù)流程

1.銷售談判

一般情況下，企業(yè)接受客戶的過程中，二者交易完成、簽訂銷售合同前，必須結(jié)合當(dāng)前市場情況，重點針對產(chǎn)品銷售價格、付款方式、發(fā)貨形式、違約責(zé)任、銷售數(shù)量等方面展開談判，合理制訂銷售合同，防止在后續(xù)執(zhí)行中出現(xiàn)合同矛盾。在雙方談判過程中，內(nèi)容必須以書面形式出現(xiàn)，同時配備兩人以上的談判人員，防止談判過程中出現(xiàn)違法違規(guī)行為。

2.處理訂單和簽訂銷售合同

企業(yè)銷售業(yè)務(wù)必須注重訂單處理和簽訂銷售合同。例如，企業(yè)銷售部門的業(yè)務(wù)人員要在接到當(dāng)前企業(yè)訂單之后，立即對訂單內(nèi)容中的客戶名稱、訂單產(chǎn)品名字、類型、數(shù)量、應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)、付款形式、運輸方式等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行初步審核，如果審查中出現(xiàn)問題，應(yīng)當(dāng)通過專人電話或是電子郵箱的方式傳遞給企業(yè)或客戶，并要求雙方保持溝通，隨時調(diào)整和完善［4］。合同或者訂單合同內(nèi)的條例都應(yīng)完整呈現(xiàn)給客戶，要求專業(yè)負責(zé)人簽字，控制銷售流程，確保產(chǎn)品銷售審核順利通過。

3.貨物發(fā)放審核

訂單或是簽訂合同中得到相應(yīng)認可后，業(yè)務(wù)管理人員要向生產(chǎn)廠家或者倉儲部門申請有關(guān)意見，同時添加具體倉庫儲備貨物清單，待生產(chǎn)廠家或倉庫儲備部門通過申請要求之后，業(yè)務(wù)人員必須及時到財務(wù)管理部門遞交相關(guān)貨物儲備申請，展現(xiàn)具體的清單內(nèi)容，待貨物負責(zé)人簽字后，根據(jù)清單內(nèi)容安排物流部門發(fā)貨，嚴(yán)格遵守貨物發(fā)放要求，選擇合適的配送方式，尤其是在貨物出倉裝貨過程中，要求負責(zé)人再次根據(jù)貨物清單明確檢查其名稱、數(shù)量、規(guī)格等，避免出現(xiàn)貨物配送出錯，等到貨物準(zhǔn)確之后，倉庫管理者和物流運輸人員簽字，才能順利發(fā)貨。

4.銷售準(zhǔn)備

雙方簽訂合同之后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前合同簽約條例，認真完成和遵守銷售合同內(nèi)容，有效規(guī)劃具體發(fā)貨日期，展現(xiàn)發(fā)貨通知單，安排發(fā)貨部門準(zhǔn)備好合作銷售產(chǎn)品。財務(wù)部門結(jié)合發(fā)貨類型、規(guī)格、數(shù)量等出示銷售發(fā)票，保證貨物發(fā)送的真實性，嚴(yán)格審查銷售準(zhǔn)備工作涉及的每個數(shù)據(jù)，保證清單數(shù)據(jù)的有效性。

5.商品發(fā)貨

當(dāng)商品處于發(fā)貨過程中，發(fā)貨部門要仔細觀察和審批發(fā)貨通知單，檢查數(shù)據(jù)是否具有真實性、合理性，根據(jù)貨物清單配送相應(yīng)貨物、組織成員發(fā)貨，跟蹤出貨流程［5］。因為商品發(fā)貨都會與實際物資成本產(chǎn)生直接聯(lián)系，如果出現(xiàn)資金外泄現(xiàn)象，不僅會給企業(yè)增加銷售風(fēng)險，還會給企業(yè)造成很大的成本損失。所以，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)科學(xué)構(gòu)建崗位責(zé)任制，分配管理人員實時監(jiān)督貨物發(fā)放的整個流程，保證產(chǎn)品質(zhì)量的同時，還要確保能安全送到客戶手中。

（二）企業(yè)收款循環(huán)業(yè)務(wù)流程

1.發(fā)票開具

發(fā)票開具工作是收款的主要內(nèi)容之一，與賬款回收有直接關(guān)聯(lián)。財務(wù)人員收到貨物銷售清單之后，應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r間查看貨物價格、數(shù)量、規(guī)格等，檢查是否與銷售合同條例相同，防止貨物清單信息填寫不真實，阻礙企業(yè)貸款回收。與此同時，當(dāng)企業(yè)完成開票任務(wù)之后，應(yīng)當(dāng)再次開展信息核對工作，等到正式審核通過之后，才能及時傳送給客戶，保證票據(jù)內(nèi)容的真實性、可靠性。

2.發(fā)票傳遞

發(fā)票傳遞具有多樣性，傳遞形式的差異決定著不同風(fēng)險。例如，企業(yè)會通過第三人的方式傳遞，很容易出現(xiàn)票據(jù)丟失、替換、不完整等問題。所以，要想從根本上規(guī)避票據(jù)在傳送過程中出現(xiàn)風(fēng)險，須及時與客戶溝通，重點講述傳遞流程，降低風(fēng)險發(fā)生概率。

3.確定授信額度和賒銷賬期

財務(wù)管理部門會根據(jù)企業(yè)或客戶長期合作情況全面評估實力和信用，憑借自身實力和信用的企業(yè)或客戶得到相應(yīng)的授信額度，并且要得到銷售部門負責(zé)人的同意，從而完成一系列審批。由于授信額度和賒銷賬期都具有較強的適應(yīng)性，一旦企業(yè)財務(wù)部門發(fā)現(xiàn)客戶貸款或信用程度較低，內(nèi)部隱藏很大的風(fēng)險，則必須立即取消客戶授信額度和賒銷賬期。相反，客戶在短時間內(nèi)應(yīng)用過于頻繁，導(dǎo)致授信額度和賒銷賬期進度不相符，應(yīng)要求業(yè)務(wù)人員提供申請，結(jié)束這一系列流程后，增加該客戶授信額度和賒銷賬期，加大企業(yè)貸款回收力度。

四、企業(yè)銷售與收款內(nèi)部控制存在問題的原因

（一）企業(yè)內(nèi)部控制不全面

市場惡劣競爭是企業(yè)內(nèi)部控制不合理的主要原因。隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，市場中的競爭也越發(fā)激烈，少數(shù)企業(yè)為了在市場中取得有利地位，增強自身的競爭力，都會選用賒銷方式。從實際層面分析，內(nèi)部控制能對企業(yè)銷售造成一定的影響，盡管企業(yè)已經(jīng)開始實施內(nèi)部控制，以降低企業(yè)風(fēng)險，但在擴大市場和防范風(fēng)險上，內(nèi)部控制的力度實則相對較小，以此充分滿足市場需求，這也成為企業(yè)惡性競爭的主要原因。合理的競爭能夠推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，使企業(yè)在激烈的競爭背景下不斷發(fā)展，但因自身實力有限，部分企業(yè)很難通過常規(guī)競爭方法增強自身的競爭力，有時甚至還會降低自身的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)，引發(fā)行業(yè)內(nèi)的惡性競爭［6］。

（二）企業(yè)組織結(jié)構(gòu)混亂

企業(yè)是推動我國經(jīng)濟增長的主要主體，盡管如此，我國很多企業(yè)都沒有構(gòu)建合理的內(nèi)部制度。這是因為大多數(shù)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)都具有家族性，家族成員通常是企業(yè)的主要支撐者，且涉及多個部門。與此同時，在企業(yè)前期營銷過程中，營銷人員又占據(jù)了有利地位。這一組織結(jié)構(gòu)損害了合同審批、簽訂、管理等的獨立性，在實際工作中，經(jīng)常會在營銷人員申請確定價格、電話請示有關(guān)負責(zé)人、管理者審批合同通過以后才能正式簽訂合同。

五、加強企業(yè)銷售和收款內(nèi)部控制的策略

（一）加強合同管理

營銷人員在銷售產(chǎn)品過程中必須及時與客戶簽訂合同。針對客戶未簽訂的合同，營銷人員仍然執(zhí)行企業(yè)內(nèi)部銷售流程的情況，企業(yè)應(yīng)明確區(qū)分銷售范圍和審批范圍，利用逐一遞增審批的方式加強審批，審核合格之后蓋章，簽訂正式銷售合同。企業(yè)要加強內(nèi)部控制，合理分配相應(yīng)職位和責(zé)任。簽訂合同內(nèi)容主要由銷售人員負責(zé)，同時還要求財務(wù)部門打印復(fù)印件，為落實企業(yè)監(jiān)督和審查合同奠定基礎(chǔ)。

（二）強化審批流程

銷售部門是企業(yè)交易產(chǎn)品審批的主要對象，要強化審批流程，保持逐一審批，防止銷售人員私自控制交易項目。與此同時，要保證交易審批流程更加書面化，保留原有資料，以便后期工作人員快速查詢信息。如果企業(yè)面對數(shù)額較大的交易項目，必須根據(jù)自身條件、內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)以及當(dāng)前發(fā)展情況，合理制定出可靠的交易審批報告，為業(yè)務(wù)人員的工作提供有效幫助［7］。交易業(yè)務(wù)主要承辦人必須在審批報告上簽字，對報告全權(quán)負責(zé)。銷售人員應(yīng)具有一定的防范意識，在報告審批正式完成以后，杜絕與外界再次簽訂銷售合同。除此之外，企業(yè)還要定期對交易審批流程進行檢查監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)問題，必須對有關(guān)部門及個人作出相應(yīng)的懲罰。

（三）構(gòu)建客戶信用評估管理體系

我國企業(yè)內(nèi)部信用體系不完整，必須結(jié)合自身情況構(gòu)建針對性的信息資料庫，重點了解客戶信用程度，借助良好信用銷售方法為企業(yè)的合理競爭提供支撐?，F(xiàn)階段，我國很多商業(yè)銀行構(gòu)建了企業(yè)信用管理體系，銀行可以結(jié)合企業(yè)信用程度，安排銷售人員搜集相應(yīng)客戶資料，整合相應(yīng)企業(yè)客戶檔案。同時，企業(yè)會按照客戶信用風(fēng)險等級合理制定相應(yīng)的銷售賒銷方案，為獲取高質(zhì)量客戶奠定基礎(chǔ)，提高企業(yè)收款效率。除此之外，企業(yè)賒銷方案要以信用體系為主體，制定統(tǒng)一的信用管理制度，嚴(yán)格規(guī)范銷售人員的行為。

（四）嚴(yán)格管理企業(yè)收款業(yè)務(wù)

企業(yè)內(nèi)部財務(wù)管理部門要采取隨機或在固定時間核對客戶賬目，及時明確企業(yè)收款的真實性和準(zhǔn)確性，再將相關(guān)數(shù)據(jù)傳輸?shù)戒N售部門，通過銷售部門讓客戶快速付清賬款。與此同時，財務(wù)部門還要與信用管理部門配合，強化債務(wù)催繳效果，一旦出現(xiàn)問題，必須及時應(yīng)對，防止出現(xiàn)壞賬。企業(yè)在監(jiān)督債務(wù)拖欠情況時，應(yīng)定期分析和了解收款期限，做好準(zhǔn)備工作，避免企業(yè)利用壞賬增加資產(chǎn)。此外，企業(yè)在開展收款工作時，應(yīng)當(dāng)合理分配崗位和責(zé)任，保障內(nèi)部數(shù)據(jù)信息共享，降低企業(yè)信用風(fēng)險率。

六、結(jié)語

銷售與收款業(yè)務(wù)是企業(yè)經(jīng)營的主體部分，尤其是在經(jīng)營成果上，更能呈現(xiàn)銷售價值，使企業(yè)認識到內(nèi)部控制制度的重要性。企業(yè)內(nèi)部控制制度可以全面應(yīng)用到所有生產(chǎn)經(jīng)營中。企業(yè)在構(gòu)建內(nèi)部控制制度的過程中，注重自身發(fā)展現(xiàn)狀，有助于企業(yè)內(nèi)部管控與經(jīng)濟發(fā)展相融合，快速實現(xiàn)預(yù)期生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)，有效提升收款質(zhì)量，增強自身的市場競爭力，最大化獲取經(jīng)濟效益，實現(xiàn)健康可持續(xù)發(fā)展。