境外企業(yè)投建營一體化項(xiàng)目檔案管理的問題與對策

國測 楊千

摘 要：“投建營一體化”已成為我國企業(yè)境外業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型的重要方向，同時(shí)也對相應(yīng)的檔案工作提出了更高的要求?！巴督I一體化”項(xiàng)目的自身特征與所處環(huán)境導(dǎo)致企業(yè)文檔架構(gòu)愈加龐雜，檔案安全風(fēng)險(xiǎn)倍增，已無法繼續(xù)實(shí)行粗放管理?！巴督I一體化”項(xiàng)目檔案工作存在針對性檔案管理制度缺失，檔案管理流程雙重分散，缺乏有效經(jīng)驗(yàn)和信息化建設(shè)處境尷尬等現(xiàn)實(shí)問題。文章建議從案例實(shí)證形成管理辦法并試點(diǎn)優(yōu)化；關(guān)注實(shí)體檔案安全，因地制宜實(shí)行檔案信息化；明確責(zé)任人與參與企業(yè)的權(quán)責(zé)范圍；從長遠(yuǎn)發(fā)展的角度進(jìn)行法律盡調(diào)四方面加以應(yīng)對。

關(guān)鍵詞：境外檔案；企業(yè)檔案；投建營一體化

分類號：G271

Problems and Countermeasures of Overseas Enterprises’ Investment-Construction-Operation Projects Archives Management

Guo Ce1， Yang Qian2

（ 1.China Civil Engineering Construction Corporation， Beijing 100038；2.School of Information Resource Management of Renmin University of China， Beijing 100872 ）

Abstract： Investment-Construction-Operation model has become an important direction for the transformation of Chinese enterprises’ overseas business， and it also puts forward higher requirements for related archival work. The characteristics of the new model project and its environment have led to an increasingly complex document structure of the enterprise， and the risk of archive security has multiplied， making it impossible to continue extensive management. There are some practical problems in the archives work of the Investment-ConstructionOperation project， including the lack of targeted archives management regulations and effective experience， the dual dispersion of archives management process， and the informationization in an awkward position. This paper proposes to formulate management methods based on case evidence and optimize them on trials； pay attention to the safety of archives physical condition and implement archival informationization according to local environment； clarify the scope of rights and responsibilities of the responsible person and participating enterprises； and conduct legal due diligence from the perspective of long-term development.

Keywords： Overseas Archives； Enterprise Archives； Investment-Construction-Operation

2013年“一帶一路”倡議提出以來，中國企業(yè)新簽境外項(xiàng)目屢創(chuàng)新高。但由于境外經(jīng)濟(jì)政治環(huán)境復(fù)雜，基礎(chǔ)設(shè)施落后，運(yùn)營競爭激烈，加之全球經(jīng)濟(jì)進(jìn)入下行期，國際貿(mào)易保護(hù)主義抬頭，[1]境外項(xiàng)目開展遭遇瓶頸。為謀求可持續(xù)發(fā)展，我國企業(yè)對外項(xiàng)目開啟了業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級之路，將投資、設(shè)計(jì)、施工建設(shè)以及運(yùn)營維護(hù)融于一體的“投建營一體化”模式作為重要發(fā)展方向，并已在能源資源、工程承包等領(lǐng)域廣泛實(shí)施。[2]作為一種新的產(chǎn)業(yè)模式，“投建營一體化”項(xiàng)目的合規(guī)性受到境外國家更為嚴(yán)格的審核，企業(yè)檔案工作的支撐作用也因此凸顯?！巴督I一體化”項(xiàng)目檔案工作既存在境外檔案管理的“痼疾”，又帶有自身的典型特征，有必要進(jìn)行深入探討分析。文章結(jié)合文獻(xiàn)梳理與訪談?wù){(diào)研，對“投建營一體化”項(xiàng)目檔案工作實(shí)際面臨的困境進(jìn)行了描畫，并提出了應(yīng)對方法。需要說明的是，因“投建營一體化”項(xiàng)目多以在境外取得獨(dú)立法人地位的企業(yè)承擔(dān)，故以下多采用“境外企業(yè)檔案”的提法以避免爭議。

1 投建營一體化項(xiàng)目對境外企業(yè)檔案工作的影響

1.1 業(yè)務(wù)鏈條前后延伸，文檔架構(gòu)愈加龐雜

“投建營一體化”項(xiàng)目集規(guī)劃、設(shè)計(jì)、項(xiàng)目投（融）資、建設(shè)以及運(yùn)營維護(hù)于一體，[3]傳統(tǒng)工程承包項(xiàng)目的業(yè)務(wù)鏈條在這種商業(yè)模式下得以延展，項(xiàng)目運(yùn)作的范圍向前延伸到開發(fā)和投（融）資環(huán)節(jié)，向后擴(kuò)展到運(yùn)營維護(hù)環(huán)節(jié)。[4]與業(yè)務(wù)鏈條整合相伴隨的是組織結(jié)構(gòu)上的變化。一方面，我國承包企業(yè)往往以建設(shè)施工企業(yè)為基礎(chǔ)，借助集團(tuán)或系統(tǒng)內(nèi)部的資源，組建相應(yīng)的“投資”和“運(yùn)營”平臺。對外雖以一家企業(yè)或聯(lián)營體的形式開展投建營項(xiàng)目，但內(nèi)部各平臺間分屬不同主體，處于相對獨(dú)立的狀態(tài)。[5]如此一來，投建營一體化企業(yè)整體上的組織結(jié)構(gòu)與管理層級不可避免地繁多且交錯(cuò)，與其對應(yīng)的文檔工作也呈現(xiàn)出龐大的體量。另一方面，建設(shè)施工階段所形成的檔案本就數(shù)量巨大，而“投資”與“運(yùn)營”環(huán)節(jié)的融入將引發(fā)明顯的疊加效應(yīng)。以電力企業(yè)為例，中國電建集團(tuán)巴基斯坦某燃煤電站項(xiàng)目投融資階段所簽訂的協(xié)議就包括實(shí)施協(xié)議/特許經(jīng)營協(xié)議、EPC協(xié)議、租地及用水協(xié)議、燃料供應(yīng)與運(yùn)輸協(xié)議等，以及國外政府的批復(fù)、許可等。[6]這些投融資協(xié)議不僅數(shù)量眾多，而且條款勾稽嚴(yán)謹(jǐn)，對后續(xù)的有序整理與妥善歸集提出了不小的挑戰(zhàn)。

1.2 項(xiàng)目周期顯著拉長，檔案安全風(fēng)險(xiǎn)倍增

與建設(shè)項(xiàng)目盡量加快進(jìn)度、縮短工期不同，投建營一體化項(xiàng)目投融資、實(shí)施、運(yùn)維、管理責(zé)任可達(dá)數(shù)十年，合同期普遍在25年以上。[7]較長的項(xiàng)目周期在幫助企業(yè)融入當(dāng)?shù)匚幕?，贏得駐在國政府與民眾信賴的同時(shí)，也對項(xiàng)目檔案的安全保管提出了更高的要求。其一，投建營一體化項(xiàng)目大多數(shù)位于亞非拉發(fā)展中國家，其整體社會、政治環(huán)境并不穩(wěn)定。項(xiàng)目實(shí)施期間，東道國政府違約、政策變更、征地征收等風(fēng)險(xiǎn)高度密集。此外，突發(fā)事件、恐怖襲擊和戰(zhàn)亂等造成的社會動蕩也將直接危及企業(yè)檔案與資產(chǎn)的安全。而由于各方條件限制，信息化系統(tǒng)尚難鋪開，投建營一體化項(xiàng)目所形成的檔案仍以實(shí)體為主。緊急情況下，如何保障實(shí)體檔案的安全轉(zhuǎn)移與處置將成為企業(yè)檔案部門面臨的重大考驗(yàn)。其二，境外大型項(xiàng)目出于成本、效率等系列考慮，在人員安排上盡可能簡化。檔案工作由于無法為企業(yè)創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，企業(yè)通常指派項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、辦公室負(fù)責(zé)人等兼任檔案員。而在投建營一體化項(xiàng)目的長周期內(nèi)，人員離職、調(diào)動頻繁，檔案交接手續(xù)難以規(guī)范履行，不僅兼職檔案員不清楚自身所掌握的檔案材料，接任檔案員也難以了解前期的檔案積累情況，檔案的安全保管鏈條失去有效控制，重要檔案面臨散失、毀壞等風(fēng)險(xiǎn)。

1.3 法律環(huán)境漸趨嚴(yán)苛，粗放管理難以為繼

境外企業(yè)檔案可作為境外項(xiàng)目業(yè)務(wù)合規(guī)的法律依據(jù)，是關(guān)鍵時(shí)刻保護(hù)企業(yè)境外利益的有力武器。投建營一體化項(xiàng)目因其自身特性，面臨著反壟斷管制、反關(guān)聯(lián)交易、提升透明度、提高本土化水平等方面的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。[8]具體而言，投建營一體化項(xiàng)目通常涉及石油、天然氣，礦產(chǎn)以及電力開發(fā)領(lǐng)域，具有明顯的壟斷特征，而投建營全產(chǎn)業(yè)鏈的整合則將這一特征進(jìn)一步放大，使得項(xiàng)目成為政府反壟斷監(jiān)管的重點(diǎn)。同時(shí)，如前文所述，我國企業(yè)傾向于借助集團(tuán)或系統(tǒng)內(nèi)資源“編隊(duì)出海”，導(dǎo)致投建營一體化項(xiàng)目中不同主體間存在密切的關(guān)聯(lián)關(guān)系，這些主體間進(jìn)行的各類交易行為都可能被認(rèn)定為關(guān)聯(lián)交易而被東道國管制。除開政府監(jiān)管，項(xiàng)目駐在國的社會公眾對企業(yè)在環(huán)境保護(hù)、勞工權(quán)益、反腐敗等方面也有所期待，要求企業(yè)能通過公布項(xiàng)目合同等形式提升經(jīng)營透明度。

截至2018年底，全球135個(gè)經(jīng)濟(jì)體中，有85%的經(jīng)濟(jì)體為投建營制定了法律或?qū)傩哉撸琜9]項(xiàng)目運(yùn)作的整體環(huán)境得到了進(jìn)一步規(guī)范。疫情影響下，世界經(jīng)濟(jì)波動加劇，以美國為首的西方國家對中國公司提出了更為嚴(yán)苛的審查要求。從長遠(yuǎn)來看，亞非拉等地區(qū)國家的法律制度不斷完善，呈現(xiàn)與國際接軌的趨勢。與英國、歐盟關(guān)系密切的非洲國家也不可避免地受到其提升企業(yè)透明度政策的影響。[10]以上事實(shí)均表明，以往粗放的境外檔案管理模式會為企業(yè)自身埋下違反合規(guī)要求的隱患。投建營一體化項(xiàng)目需重視對組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)流程的梳理，從源頭上控制文檔質(zhì)量，優(yōu)化檔案收集工作，并在項(xiàng)目當(dāng)?shù)氐姆梢笙潞戏▽?shí)現(xiàn)檔案的移交、歸集與安全保管，從而為投建營企業(yè)抵御合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)提供系統(tǒng)憑證。

2 投建營一體化項(xiàng)目檔案工作現(xiàn)實(shí)問題

2.1 針對性境外檔案管理制度缺位

2005年，國家檔案局出臺《關(guān)于加強(qiáng)境外機(jī)構(gòu)和境外企業(yè)檔案工作的意見》后，較多大型央企便隨之制定本單位境外企業(yè)檔案管理辦法，但由于所涉地域廣泛，業(yè)務(wù)組成復(fù)雜，企業(yè)所制定的管理辦法往往原則性要求居多，可實(shí)施性不強(qiáng)。[11]2018年8月2日，國家檔案局正式印發(fā)《企業(yè)境外檔案管理辦法》，該辦法的頒布不僅推動了相關(guān)研究課題的開展，也再次引起了企業(yè)對完善境外檔案管理規(guī)范的重視。然而，就筆者調(diào)研情況來看，真正依據(jù)境外國家實(shí)際情況制定檔案管理辦法的企業(yè)并不多見，針對投建營一體化項(xiàng)目檔案管理的規(guī)定尚付闕如。

針對性境外檔案管理制度缺位明顯存在兩點(diǎn)弊端。其一，境外檔案管理缺少明確可依照執(zhí)行的辦法與細(xì)則，檔案分類、收集、歸檔等環(huán)節(jié)難以得到有效的質(zhì)量控制，相關(guān)業(yè)務(wù)人員與合作單位的檔案管理責(zé)任無法明晰，極有可能導(dǎo)致與項(xiàng)目直接相關(guān)的工程、運(yùn)營檔案散失，最終嚴(yán)重?fù)p害檔案的齊全完整性。其二，可能存在違反項(xiàng)目駐在國法律的風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理規(guī)則的適用性很大程度上受到境外機(jī)構(gòu)模式的影響，[12]投建營一體化企業(yè)作為穩(wěn)定長期的境外機(jī)構(gòu)，取得了駐在國獨(dú)立法人地位，在進(jìn)行檔案管理時(shí)受到駐在國法律的嚴(yán)格約束。因而若以我國檔案管理規(guī)則為標(biāo)準(zhǔn)對待檔案的歸檔、實(shí)體移交回國等敏感問題，將面臨較大的潛在法律風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 檔案管理流程雙重分散

雙重分散是指投建營項(xiàng)目因具有傳統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目與“一體化”的復(fù)合特征而導(dǎo)致的檔案管理流程銜接不暢的困境。一方面，傳統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目本就存在橫向上不同參與方的合作問題；另一方面，投建營一體化項(xiàng)目不僅在橫向上出現(xiàn)了更為復(fù)雜的參與力量，而且縱向時(shí)間的拉伸也為檔案管理鏈條增添了較多不確定性。就傳統(tǒng)境外大型建設(shè)項(xiàng)目而言，一個(gè)項(xiàng)目涉及到建設(shè)方、設(shè)計(jì)方、施工方和監(jiān)理方等眾多單位，它們在不斷形成檔案的同時(shí)也頻繁地進(jìn)行著檔案流轉(zhuǎn)，而由于不同單位間的業(yè)務(wù)互通性不足，檔案流動過程中受控性較弱，故在最終移交歸檔時(shí)會生成較多的銜接障礙。具體到項(xiàng)目部，則表現(xiàn)為文檔管理人員責(zé)任割裂，檔案收集范圍不完整，如分包采購合同、物資管理文檔、與業(yè)主往來文件分別由國內(nèi)商務(wù)人員、專職人員和現(xiàn)場商務(wù)人員保管，[13]因相互間缺乏業(yè)務(wù)溝通，往往導(dǎo)致檔案不能收集齊全。

在投建營模式下，我國企業(yè)雖然對外形式上由一家企業(yè)完成“投建營一體化”，但負(fù)責(zé)三階段運(yùn)作的實(shí)施平臺均為獨(dú)立的法人實(shí)體。一方面，各平臺的思維和能力均存在一定程度的局限性，投資公司缺乏施工與運(yùn)維能力，僅開展相應(yīng)管理工作；建設(shè)與運(yùn)營公司則關(guān)注承包與運(yùn)維收益，難以從投資人角度考慮整體效益，一體化背后實(shí)際上存在嚴(yán)重的業(yè)務(wù)分散情況。而業(yè)務(wù)分散使得不同主體傾向于采用各自的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作的協(xié)同與統(tǒng)籌難度加大。另一方面，投建營一體化項(xiàng)目耗時(shí)較長。以鐵路項(xiàng)目為例，鐵路后期維護(hù)時(shí)需要參考設(shè)計(jì)圖、施工圖和竣工圖，以準(zhǔn)確查找問題并核算成本。但由于時(shí)隔過久，當(dāng)具體的檔案利用需求產(chǎn)生時(shí)，相關(guān)的檔案查找路徑可能已不再清晰。

2.3 運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)不足，缺乏有效參照

盡管投建營一體化是海外工程承包行業(yè)大勢所趨，近些年更是被政府、企業(yè)反復(fù)提及，但實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)發(fā)展模式向該模式的轉(zhuǎn)型對多數(shù)企業(yè)而言仍然十分困難?？傮w來說，中國企業(yè)實(shí)施投建營一體化項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)還不夠充分，這對檔案工作造成了兩方面的影響。一方面，制定有效檔案管理規(guī)范制度的前提是對項(xiàng)目本身的運(yùn)行和規(guī)律有全面的認(rèn)識。由于投建營項(xiàng)目剛剛開始起步，相應(yīng)的制度體系和經(jīng)營模式并不成熟，企業(yè)對項(xiàng)目特征的理解還不夠深刻，對項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的研究也難稱透徹。[14]這種情形下，項(xiàng)目檔案工作規(guī)劃難以形成通盤考量，易造成實(shí)際檔案管理中制度覆蓋不全、規(guī)范要求與實(shí)操脫節(jié)等情況。另一方面，投建營一體化項(xiàng)目檔案管理還未完成整個(gè)生命周期。例如，海外首條全產(chǎn)業(yè)鏈“中國化”的鐵路項(xiàng)目——亞吉鐵路2018年才開始商業(yè)運(yùn)營，運(yùn)營環(huán)節(jié)的檔案形成類型、管理需求等還未能被準(zhǔn)確識別。雖然一般而言，建設(shè)施工階段產(chǎn)生的檔案占比最多，來源與構(gòu)成也更加復(fù)雜，但運(yùn)營作為新融合的環(huán)節(jié)是我國企業(yè)最為薄弱的部分，其檔案工作也應(yīng)受到更多關(guān)注。由于缺乏成功的全生命周期的投建營項(xiàng)目檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)借鑒，現(xiàn)有投建營項(xiàng)目檔案管理工作多數(shù)都還在探索階段。

2.4 信息化建設(shè)處境尷尬

在已有研究和境外項(xiàng)目檔案管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)中，信息化建設(shè)都被作為單獨(dú)的方案或建議而受到推崇。例如中國石油2014年起在境外陸續(xù)開發(fā)多語種版本和局域網(wǎng)版本的檔案管理系統(tǒng)，并與國內(nèi)系統(tǒng)對接，集中統(tǒng)一管理檔案。[15]華為則建立了能提供文檔審批與發(fā)布、歸檔集成和檔案管理等統(tǒng)一的信息平臺，境外檔案管理工作亦在此平臺上得以實(shí)現(xiàn)。[16]顯然，利用信息技術(shù)能幫助投建營一體化項(xiàng)目克服時(shí)空障礙，便利了檔案集成與傳輸，還能借助信息平臺對分散的檔案管理主體與流程進(jìn)行協(xié)同，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流與信息流同步。但是，對于信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱或自身不具備較強(qiáng)技術(shù)能力的企業(yè)而言，檔案信息化的境外推行并不順利。第一，投建營一體化項(xiàng)目大多集中在不發(fā)達(dá)國家和地區(qū)，社會動蕩頻繁，且信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施落后。這一方面導(dǎo)致企業(yè)信息設(shè)備遇到突發(fā)情況時(shí)極易受到損壞，存儲于計(jì)算機(jī)中的檔案信息將面臨極大安全風(fēng)險(xiǎn)；另一方面即便使用在線檔案信息系統(tǒng)，也會受制于當(dāng)?shù)剡^慢的網(wǎng)速而無法順利開展檔案管理工作，而離線歸檔系統(tǒng)在使用便捷度和操作人性化方面均不盡如人意。第二，單位采用的文檔管理系統(tǒng)，不僅在可否賦予外籍雇員使用權(quán)限方面尚待商榷，即使開通部分權(quán)限，國人開發(fā)的文檔管理系統(tǒng)的語言、功能設(shè)置等也難以符合外籍雇員的操作習(xí)慣。中國土木工程集團(tuán)有限公司作為中國最早的四家外經(jīng)單位之一，目前已在108個(gè)國家和地區(qū)開展海外業(yè)務(wù)，在海外市場聘用外籍雇員，不僅降低成本，還彰顯了中資企業(yè)走出去的“屬地化”擔(dān)當(dāng)。但是，就目前工作實(shí)際開展情況而言，外籍雇員幾乎沒有OA系統(tǒng)權(quán)限，檔案管理系統(tǒng)更從未讓外籍雇員進(jìn)行過任何操作。所以，海外文檔管理系統(tǒng)在海外市場的應(yīng)用方式還尚待研究。

3 投建營一體化項(xiàng)目檔案工作提升建議方案

3.1 多維案例實(shí)證，管理辦法試點(diǎn)優(yōu)化

缺乏成熟的投建營一體化項(xiàng)目運(yùn)行經(jīng)驗(yàn)是目前檔案管理工作提升的一大障礙，但辯證來看，這種起步狀態(tài)也為制定新的管理辦法提供了更多的探索空間。深入了解新經(jīng)營模式向檔案工作提出的新要求需要以案例分析和實(shí)證研究為依托。一方面，投建營一體化項(xiàng)目企業(yè)可聯(lián)合其他境外企業(yè)進(jìn)行多案例的綜合分析。首先，全面檢視已完成投資、建設(shè)階段項(xiàng)目的檔案工作中存在的問題，重點(diǎn)關(guān)注其文件分類方案、歸檔范圍和管理職責(zé)分配等內(nèi)容，形成問題清單。以現(xiàn)場觀察、訪談等方式了解檔案工作人員所面臨的實(shí)際困難和業(yè)務(wù)需求，尤其是要分析“投建營一體化”項(xiàng)目管理關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，檔案管理嵌入項(xiàng)目管理與業(yè)務(wù)流程的合理時(shí)機(jī)。通過系統(tǒng)分析和專家咨詢，結(jié)合該區(qū)域法律要求，形成初步的解決方案，以此為基礎(chǔ)打造投建營一體化項(xiàng)目檔案管理辦法和實(shí)施細(xì)則。然后，選取新啟動的同類型投建營一體化項(xiàng)目作為試點(diǎn)，應(yīng)用前期形成的管理規(guī)范，觀察其使用效果，并注意聽取檔案工作人員的反饋。通過數(shù)次循環(huán)優(yōu)化，形成較為完善的檔案管理辦法。另一方面，借鑒國際化大企業(yè)有效經(jīng)驗(yàn)。例如，法國萬喜（VANCI）集團(tuán)通過特許業(yè)務(wù)和承包業(yè)務(wù)配合完善產(chǎn)業(yè)鏈布局，在眾多建筑服務(wù)企業(yè)中脫穎而出，是基于價(jià)值鏈進(jìn)行投建營一體化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的成功典范。截至2017年，萬喜集團(tuán)共計(jì)實(shí)施項(xiàng)目27萬多個(gè)，多年的國際市場征戰(zhàn)經(jīng)歷使其文檔管理具有獨(dú)到之處。雖然國外企業(yè)與我國企業(yè)在檔案管理模式與方法方面具有較大差異，但其合理內(nèi)核，尤其是其中適用于國際規(guī)則的部分仍然具有較大借鑒意義。

3.2 關(guān)注實(shí)體安全，信息技術(shù)因地制宜

投建營一體化項(xiàng)目所在地的實(shí)際情況決定了紙質(zhì)檔案仍是境外企業(yè)檔案的主流，檔案實(shí)體安全的維護(hù)不容忽視。一方面，境外企業(yè)需對設(shè)備、庫房、檔案室等進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，并由國際公司進(jìn)行達(dá)標(biāo)檢查，[17]為紙質(zhì)檔案提供基本穩(wěn)定的保管環(huán)境。另一方面，需做好檔案分級分類工作。受制于有限的條件，同時(shí)也是為了最大限度提升檔案工作效益，有必要將檔案的重要性與不同的保管級別相對應(yīng)。在遇到突發(fā)情況時(shí)，明確的等級劃分有助于檔案人員快速識別核心檔案并完成安全轉(zhuǎn)移。在制定分級分類方案時(shí)需緊緊圍繞“風(fēng)險(xiǎn)管控”展開，即凡是涉及到企業(yè)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、人員風(fēng)險(xiǎn)等的檔案均應(yīng)放置于顯著位置。例如，在境外項(xiàng)目中，與業(yè)主的往來信函具有相當(dāng)大的憑證價(jià)值，有時(shí)可產(chǎn)生特定的法律效力，可將其單獨(dú)設(shè)類。另外，為方便工作，還可擬制要件清單作為參考。同時(shí)，信息化也是不可避免的趨勢，隨著項(xiàng)目駐在國網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的完備，企業(yè)應(yīng)提前部署數(shù)字檔案系統(tǒng)，以在適宜時(shí)機(jī)組建檔案管理平臺。檔案信息化應(yīng)針對當(dāng)?shù)靥攸c(diǎn)，選取不同的發(fā)展模式。如企業(yè)項(xiàng)目在某一區(qū)域分布較為集中，區(qū)域內(nèi)項(xiàng)目建設(shè)對檔案工作需求較為穩(wěn)定，檔案工作外部環(huán)境具有一定可復(fù)用性和可共享性，[18]在此種情況下可建設(shè)區(qū)域型的檔案信息中心，以集約化的方式為各項(xiàng)目檔案工作提供服務(wù)。

3.3 明確權(quán)責(zé)范圍，促進(jìn)系統(tǒng)整體協(xié)同

投建營一體化項(xiàng)目涉及人員復(fù)雜，參與力量眾多，需要清晰的權(quán)責(zé)劃分才能保證項(xiàng)目檔案工作順利進(jìn)行。明確權(quán)責(zé)包括兩層含義，一是責(zé)任人的檔案管理職責(zé)明確，二是合作企業(yè)的檔案管理范圍清晰。責(zé)任人包括企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)、總工程師、總會計(jì)師、專（兼）職檔案員等，其檔案工作責(zé)任在項(xiàng)目成立時(shí)就應(yīng)在制度文本中予以規(guī)定。項(xiàng)目經(jīng)理收入應(yīng)與檔案工作質(zhì)量直接掛鉤，同時(shí)在專（兼）職檔案員中推行嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲考核體系，全面評估其工作成果。通過“定崗定員定責(zé)”的方式，保證關(guān)鍵崗位不失控，前后階段檔案交接順利完成。參與投建營一體化項(xiàng)目的眾多企業(yè)雖然受同一目標(biāo)驅(qū)動，但由于皆為獨(dú)立法人，合作過程中難免各有側(cè)重，甚至存在潛在利益沖突。若僅從自身承擔(dān)的職能出發(fā)，很容易導(dǎo)致歸檔內(nèi)容狹窄，有損項(xiàng)目檔案完整性；反之，若過度歸檔則不僅沒有必要，還會增加企業(yè)自身檔案工作負(fù)擔(dān)。因此，需要通過項(xiàng)目前期合同的簽署來明確不同企業(yè)的歸檔范圍與文檔管控權(quán)限。此時(shí)，投建營一體化項(xiàng)目中的核心企業(yè)應(yīng)充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)作用，加強(qiáng)總體考量與研判，對參與企業(yè)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)，理順業(yè)務(wù)關(guān)系，促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的整體協(xié)同。

3.4 重視法律盡調(diào)，立足業(yè)務(wù)長遠(yuǎn)發(fā)展

項(xiàng)目駐在國的法律要求對投建營一體化項(xiàng)目檔案管理規(guī)則的制定具有根本性的影響。由于項(xiàng)目駐在國多屬不發(fā)達(dá)國家，其檔案法律規(guī)制尚不完善，同時(shí)缺乏明確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。因此，依照我國檔案工作相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理的境外項(xiàng)目，現(xiàn)階段可能還不會出現(xiàn)嚴(yán)重的不合法不合規(guī)問題。但正如前文所述，亞非拉地區(qū)的法律法規(guī)建設(shè)正在快速地與國際接軌，故對項(xiàng)目駐在國的法律法規(guī)進(jìn)行全面調(diào)查顯得愈發(fā)必要和迫切。就目前走出去的中資企業(yè)而言，雖然其在國內(nèi)通常都設(shè)置了完備的法務(wù)部門，但將文檔管理方面的境外法律法規(guī)納入調(diào)研范圍的企業(yè)少之又少，這在很大程度上增加了境外項(xiàng)目檔案管理的法律風(fēng)險(xiǎn)。投建營一體化項(xiàng)目需從兩方面調(diào)查駐在國法律。一是全面了解項(xiàng)目所在地當(dāng)前有關(guān)文檔工作的專門法律法規(guī)，以及其他法律法規(guī)中存在的零散規(guī)定，并整合分類，為投建營一體化項(xiàng)目檔案管理辦法本土化提供依據(jù)；二是了解駐在國法律制定的發(fā)展趨勢，了解駐在國前宗主國或與駐在國關(guān)系較近、對其經(jīng)濟(jì)影響較大國家的相關(guān)法律規(guī)定，制定具有前瞻性的管理規(guī)則。

*本文系國家檔案局科技項(xiàng)目“中央企業(yè)境外‘投建營一體化’項(xiàng)目檔案全過程管理研究”（項(xiàng)目編號：2021-R-03）階段性研究成果。

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