大數(shù)據(jù)時代背景下檔案利用服務(wù)的挑戰(zhàn)與提升路徑

摘要：基于全球大數(shù)據(jù)時代的背景，為了加強我國檔案利用服務(wù)的水平與質(zhì)量，切實保證當(dāng)前檔案資源價值可以得到充分發(fā)揮。本文對大數(shù)據(jù)時代背景下檔案利用服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)進行了分析，進而研討了大數(shù)據(jù)時代背景下加強檔案利用服務(wù)水平的有效途徑。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案利用服務(wù);有效途徑

中圖分類號：G273

文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1674-7615（2022）03-0121-04

DOI：10-15958/j-cnki-jywhlt-2022-03-019

隨著信息化建設(shè)的不斷發(fā)展與完善，在社會生活與生產(chǎn)中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量日漸增多，大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于社會生產(chǎn)與生活的各個領(lǐng)域?！按髷?shù)據(jù)”是由眾多數(shù)據(jù)一起構(gòu)建而成的數(shù)據(jù)集合，其數(shù)據(jù)量巨大，種類繁多，結(jié)構(gòu)復(fù)雜，且具有非結(jié)構(gòu)化的特點。在計算機對數(shù)據(jù)處理的基礎(chǔ)上，充分利用當(dāng)前數(shù)據(jù)的集成共享而構(gòu)筑的智力以及知識能力，正在迫切需要一種全新的解決方式，進而有效地彰顯其優(yōu)越的決策能力、洞察能力及程序優(yōu)化能力。與傳統(tǒng)的集成數(shù)據(jù)相比較，大數(shù)據(jù)具有多樣性、海量性、低密性及實時性等特點，從一定程度上來說，大數(shù)據(jù)的實質(zhì)就是當(dāng)前數(shù)據(jù)分析技術(shù)中的前端技術(shù)，而大數(shù)據(jù)技術(shù)則是在海量的數(shù)據(jù)信息中用最快的速度檢索出最有價值的信息[1]。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作面臨很多挑戰(zhàn)，檔案管理人員開展檔案利用服務(wù)工作時，應(yīng)充分結(jié)合大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展特點，切實保證檔案管理工作的質(zhì)量與水平。

一、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案利用服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展與完善，檔案管理工作發(fā)生了相應(yīng)改變，檔案管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變。隨著檔案資源的海量增加，傳統(tǒng)的檔案管理及檔案存儲工具已不能有效解決當(dāng)前因檔案資源急劇增加而帶來的檔案管理實際問題。由于在檔案管理工作中應(yīng)用了計算機技術(shù)，檔案管理工作人員的壓力得以緩解，檔案管理工作的成效得以有效提高。在大數(shù)據(jù)時代，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)的強勢介入，當(dāng)前的檔案利用服務(wù)工作面臨著全新業(yè)務(wù)技能更新的挑戰(zhàn)，這種挑戰(zhàn)主要體現(xiàn)在以下三個方面。

1.利用大數(shù)據(jù)進行信息查詢

就當(dāng)前信息化技術(shù)發(fā)展的水平而言，電子數(shù)據(jù)信息資源海量增加，檔案管理部門所要進行存儲的檔案資源日益增多，傳統(tǒng)的人工檢入以及人工卡片檢索模式根本不能有效地滿足當(dāng)前檔案管理工作的實際要求。若是當(dāng)前仍在沿用傳統(tǒng)的檔案存儲管理模式，可能會出現(xiàn)一系列檔案管理及檔案存儲問題。例如，僅用人工卡牌檢索辦法，不能及時高效地查詢出與之相關(guān)的檔案文獻，甚至還會出現(xiàn)檔案服務(wù)系統(tǒng)無響應(yīng)的情況。因此，在大數(shù)據(jù)時代背景下，加快檔案文獻的檢索速度，提升檔案利用服務(wù)的水平與效率，已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作的一項關(guān)鍵工作。

2.在大數(shù)據(jù)中甄選有價值的信息

大數(shù)據(jù)時代，在檔案管理及存儲過程中，許多檔案查詢?nèi)藛T在檢索及利用檔案時，已不再單純滿足于檔案文獻表面所顯示的直觀信息，更多是在對當(dāng)前檔案信息所蘊藏的內(nèi)在價值進行充分利用。這在一定程度上表明，我國當(dāng)前檔案管理工作已開始由“文獻管理”向“知識型檔案管理”轉(zhuǎn)變，進而帶動檔案利用服務(wù)工作開始由傳統(tǒng)的“文獻提供模式”向“知識供給模式”進行有效的轉(zhuǎn)變。但在大數(shù)據(jù)時代的檔案利用服務(wù)中，為查詢者提供的知識并不是簡單的數(shù)據(jù)信息，也不是留存于檔案文獻表面的數(shù)據(jù)信息，而是需要對檔案數(shù)據(jù)信息進行有效分析及深入挖掘才能獲取。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，數(shù)據(jù)信息資源的日益劇增，傳統(tǒng)的人工挖掘模式效率及精準(zhǔn)度均不高，已不能滿足人們對檔案數(shù)據(jù)信息中所蘊藏的有效信息的需求度，因此，在海量的數(shù)據(jù)中高效地甄選出最具價值的知識，成為當(dāng)前檔案利用服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)之一[2]。

3.對大數(shù)據(jù)信息的再次利用

在大數(shù)據(jù)時代，檔案利用服務(wù)工作人員對檔案數(shù)據(jù)信息的再次利用提出了全新要求。隨著信息化技術(shù)的不斷深入，傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)信息利用模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前檔案用戶對檔案數(shù)據(jù)信息二次利用的具體要求。同時，如何對當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)多樣化和特殊化信息進行再利用，是當(dāng)前檔案利用服務(wù)工作人員最為關(guān)心的問題之一。檔案管理工作人員要順應(yīng)這一趨勢，積極主動地開展檔案數(shù)據(jù)二次利用的準(zhǔn)備工作，將傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)變成多樣化的知識信息，能切實保證檔案數(shù)據(jù)知識信息的多元化及個性化。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下提高檔案利用服務(wù)水平的有效途徑

1.加強檔案業(yè)務(wù)程序的轉(zhuǎn)變

一般情況下，在傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)管理程序中，整理與利用是最為主要的工作內(nèi)容。在傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)管理中，檔案的使用方式是利用其原始的數(shù)據(jù)進行的，但隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷深入，數(shù)字化電子文件的檔案模式已經(jīng)成為當(dāng)前檔案領(lǐng)域中最為普遍的存在。在大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)信息量急劇增加，傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)管理流程已經(jīng)不能滿足檔案用戶對所需檔案數(shù)據(jù)信息的查詢需求。同時，傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)管理流程較為復(fù)雜且繁瑣，且針對檔案信息數(shù)據(jù)的查詢準(zhǔn)確性不高，甚至不能及時地反饋一些被檢索的內(nèi)容，無法充分發(fā)揮出檔案資源的利用價值。因此，檔案管理人員應(yīng)積極主動地對檔案數(shù)據(jù)資源信息進行及時更新，利用計算機技術(shù)對其進行不斷完善。在對檔案利用服務(wù)工作進行摸索的同時，檔案管理人員也要對其進行深入分析，通過模糊識別方式來對檔案資源信息數(shù)據(jù)進行細(xì)致的甄選，進而有效地為檔案使用者提供查詢便利。檔案管理人員也應(yīng)將檔案管理中的檢索功能進行升級換代，不斷地提升檔案利用服務(wù)工作的水平與質(zhì)量。

2.深入挖掘數(shù)據(jù)的具體應(yīng)用

檔案資源信息數(shù)據(jù)的挖掘，是指在海量的、不完整的以及沒有經(jīng)過任何處理的原始檔案資源信息數(shù)據(jù)中，提取出最具價值的檔案資源信息數(shù)據(jù)。當(dāng)前的檔案資源數(shù)據(jù)信息上的挖掘大體分為三種：結(jié)構(gòu)型的檔案數(shù)據(jù)挖掘，文本型的檔案數(shù)據(jù)挖掘，wed檔案數(shù)據(jù)挖掘。將以上檔案數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)充分運用在當(dāng)前的檔案數(shù)據(jù)挖掘工作中，不僅可以最大限度地縮短檔案利用服務(wù)工作的時間，還能有效提升檔案利用服務(wù)工作的質(zhì)量，同時提升檔案數(shù)據(jù)挖掘工作的精準(zhǔn)性。在實際的檔案數(shù)據(jù)挖掘工作中，最為普遍且最為基礎(chǔ)的是文本檔案。在當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)挖掘工作中，文本檔案數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用最為廣泛。檔案管理人員在文本數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的幫助下，可以有效地對原始的檔案數(shù)據(jù)進行文字分析，以此有效獲取有價值的檔案信息數(shù)據(jù)。此外，在對具有價值效用的檔案數(shù)據(jù)信息進行進一步提取時，要注意對其進行分類與預(yù)測。數(shù)據(jù)挖掘是分析檔案數(shù)據(jù)的最基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，之后再對檔案原始數(shù)據(jù)中存在的一些無價值的內(nèi)容進行處理，將已經(jīng)處理好的檔案數(shù)據(jù)信息錄入檔案數(shù)據(jù)庫中，進而達到檔案資源信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化，借此來完成對檔案數(shù)據(jù)信息的評估以及信息的傳遞。優(yōu)質(zhì)的文本數(shù)據(jù)挖掘，可以被解釋成一種具有可操作性及連接性的檔案數(shù)據(jù)挖掘形式。文本數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)被應(yīng)用的領(lǐng)域相對較多，如聲音與圖像的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化及數(shù)理統(tǒng)計，同樣它也會具體表現(xiàn)在檔案信息訪問及知識探索中[3]。

3.構(gòu)建數(shù)據(jù)挖掘平臺

首先，檔案利用服務(wù)工作人員要對實際檔案管理中存在的聲音視頻的詳細(xì)表述內(nèi)容、區(qū)分定位等一系列問題進行細(xì)致研究與分析，不斷提升對檔案數(shù)據(jù)中視頻數(shù)據(jù)信息的處理水平。其次，檔案利用服務(wù)工作人員也要做好檔案數(shù)據(jù)信息中的語義研究工作，這也是當(dāng)前用戶在對檔案數(shù)據(jù)信息進行檢索過程中用到的最為常見的檢索形式。對此，檔案利用服務(wù)工作人員可以有效地借助一些具有識別功能的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備來進行有效解決。最后，檔案管理人員要對歷史檔案進行分類，并進行提取，以此來達到歷史檔案文獻自動分類的目的，進而確保檔案管理工作輔助分類的精準(zhǔn)度，保證檔案用戶的整理能力得以有效提高，并為多維度的動態(tài)檔案管理分類提供有力的支持與幫助。檔案數(shù)據(jù)挖掘平臺，是基于文本數(shù)據(jù)技術(shù)而構(gòu)建的，其目的是在指定的信息理論以及一定的概率理論的基礎(chǔ)上，對檔案原始數(shù)據(jù)進行模式識別以及音視頻識別，進而將原數(shù)據(jù)中的信息加以提煉，為檔案用戶提供信息支持。因此，檔案管理人員可以通過構(gòu)建起檔案數(shù)據(jù)挖掘平臺，將多元化的檔案數(shù)據(jù)在挖掘平臺上行之有效地完成收集工作。

4.加強檔案數(shù)據(jù)信息共享

目前，我國絕大多數(shù)檔案管理部門內(nèi)部都沒有將檔案數(shù)據(jù)信息進行真正共享，一些部門內(nèi)部的檔案信息尚存在保守落后的思想，極大地阻礙了檔案資源信息共享，并且在一定程度上影響到檔案利用服務(wù)工作的質(zhì)量與效率。因此，檔案管理人員要積極主動地開展檔案資源共享平臺的構(gòu)建，在檔案管理部門內(nèi)部最大限度地減少檔案信息資源的限制，確保檔案信息服務(wù)部門之間可以做到互通有無，保持交流與溝通，進而保證檔案管理部門內(nèi)部各個信息服務(wù)部門之間檔案信息能夠得到真正共享，從而不斷提升檔案資源的使用效率，更為充分地發(fā)揮檔案資源的內(nèi)在使用價值。此外，檔案管理人員要充分利用好現(xiàn)代信息技術(shù)，確保檔案管理信息主體之間實時溝通與交流，堅決避免“信息孤島”的情況出現(xiàn)，只有各個信息服務(wù)主體得到有效的溝通與交流，才能更好地將檔案利用服務(wù)工作的職責(zé)與責(zé)任進行細(xì)致劃分，進而有效地保證當(dāng)前檔案利用服務(wù)工作的質(zhì)量與效率[4]。

5.提升檔案工作人員素質(zhì)

檔案利用服務(wù)工作人員不僅是當(dāng)前檔案利用服務(wù)工作計劃的制定者，而且還是具體的工作計劃執(zhí)行者，其綜合素質(zhì)高低直接影響到檔案利用服務(wù)工作的質(zhì)量。因此，要加強對檔案利用服務(wù)工作人員的綜合素質(zhì)培訓(xùn)，確保參與培訓(xùn)的檔案利用服務(wù)工作人員可以明確地掌握當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的特點，且能熟練應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，以此不斷提升檔案利用服務(wù)工作的水平與質(zhì)量。同時，檔案管理人員也可以在眾多培訓(xùn)者中甄選出一批素質(zhì)高、專業(yè)技能強且有上進心的檔案利用服務(wù)工作人員，在資金與時間允許的情況下，派遣其外出學(xué)習(xí)，與其他優(yōu)秀檔案管理部門進行學(xué)術(shù)交流。此外，也可與當(dāng)?shù)馗叩仍盒：献鳎ㄆ谘垖＜覍W(xué)者到檔案管理部門進行指導(dǎo)，從而確保檔案利用服務(wù)工作的質(zhì)量得以穩(wěn)步提升。管理者也要引導(dǎo)檔案利用服務(wù)人員樹立起良好的職業(yè)道德意識，建立健全獎懲機制，以此不斷激發(fā)檔案利用服務(wù)人員的工作積極性與主動性，不斷提升檔案利用服務(wù)的質(zhì)量與水平。

三、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)背景下，不斷提升檔案利用服務(wù)工作的水平與效率，不僅是大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的必然要求，也是檔案管理工作在發(fā)展與完善過程中無法避免的重要環(huán)節(jié)。因此，需要檔案管理人員積極主動地對檔案數(shù)據(jù)資源進行創(chuàng)新與升級，加強檔案資源共享，深入挖掘檔案數(shù)據(jù)信息中的內(nèi)在潛藏價值，不斷加快當(dāng)前檔案業(yè)務(wù)流程的有效轉(zhuǎn)變，以更好地應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代給檔案利用服務(wù)工作帶來的挑戰(zhàn)，從而盡快提升檔案利用服務(wù)工作的水平與質(zhì)量，進而推動我國整體檔案管理工作的全面發(fā)展。

參考文獻：

[1]張軒煒.大數(shù)據(jù)時代下檔案利用服務(wù)探析[J].科技資訊，2021，19（22）：34-36.

[2]任華.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案價值與開發(fā)利用研討[J].中國集體經(jīng)濟，2021（9）：56-57.

[3]張波濤.大數(shù)據(jù)時代背景下黨務(wù)檔案服務(wù)創(chuàng)新途徑[J].時代報告（奔流），2021（1）：102-103.

[4]蔡文選.大數(shù)據(jù)時代背景下城建檔案的管理和利用前景[J].城建檔案，2020（11）：61-64.

Archive Utilization Service in Big-Data Era： Challenges before It and Its Upgrading Orientation

XIE Qun

（Guizhou University Archives （History Museum）， Guiyang， Guizhou， China， 550025）

Abstract：

Under the background of the global big data era， aiming to optimize archives utilization services in China to ensure that the value of current archives resources can be fully utilized， this paper analyzes and discusses the archives utilization services in big data era， briefly introducing the meaning of the era of big data， analyzing the challenges faced by the archive utilization service， to discuss the effective ways to improve the service level of archives utilization.

Key words：

big data era; archive utilization service; effective way

收稿日期： 2022-02-15

作者簡介：謝群，女，福建連城人，貴州大學(xué)檔案館（校史館）館員。