連云港港徐圩港區(qū)防波堤工程項目檔案管理實踐

摘要：項目檔案管理是工程建設(shè)管理過程中的重要組成部分，本文結(jié)合連云港港徐圩港區(qū)防波堤工程實際，闡述了項目檔案管理中存在的主要問題，提出了解決方案，項目檔案高質(zhì)量通過驗收，并得到了很好的利用，實現(xiàn)了“建優(yōu)質(zhì)工程、創(chuàng)精品檔案”的目標(biāo)，為工程榮獲中國土木工程詹天佑獎、國家優(yōu)質(zhì)工程獎、魯班獎、水運交通優(yōu)質(zhì)工程獎、中國水運行業(yè)建設(shè)協(xié)會科技進(jìn)步特等獎等一系列科技與工程獎項提供了重要的檔案支撐，為類似工程項目檔案管理技術(shù)進(jìn)步提供了借鑒。

關(guān)鍵詞：工程項目;檔案管理;實踐

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1006—7973 （2022 ）05-0037-03

1項目概況及實施背景

連云港港被列為全國沿海27個主要港口之一，并正式確定為國際樞紐海港和港口型國家物流樞紐，“十四五”時期將加快提升其作為國際樞紐海港和亞歐重要國際交通樞紐、集聚優(yōu)質(zhì)要素的開放門戶、“一帶一路”沿線國家（地區(qū)）交流合作平臺功能，加快開啟“千萬標(biāo)箱、東方大港”全新征程。徐圩港區(qū)為連云港港“一體兩翼”規(guī)劃的南翼港區(qū)之一，是連云港港的重要組成部分，是布局大型重化產(chǎn)業(yè)的重要基礎(chǔ)，也是周邊及中西部地區(qū)發(fā)展外向型經(jīng)濟(jì)、加快工業(yè)化進(jìn)程的重要依托。徐圩港區(qū)防波堤工程是該港區(qū)開發(fā)建設(shè)的前提和關(guān)鍵，既能創(chuàng)造良好的港內(nèi)泊穩(wěn)環(huán)境，又能減少港內(nèi)回淤，同時為港口深水岸線建設(shè)創(chuàng)造條件，為起步工程提供掩護(hù)和依托條件，為分期建設(shè)提供合理的港區(qū)布局，是啟動徐圩港區(qū)岸線順利開發(fā)的需要（平面布置圖見圖1）。

連云港港徐圩港區(qū)防波堤總長約22公里，東、西防波堤形成大環(huán)抱形態(tài)，從現(xiàn)有海堤至港區(qū)口門一次形成，口門離岸9.5公里、位于-5.0米等深線附近、寬度為1200米，分斜坡式結(jié)構(gòu)東防波堤、直立式結(jié)構(gòu)東防波堤、西防波堤三個項目建設(shè)。斜坡式結(jié)構(gòu)東防波堤采用塑料排水板+砂被+拋石堤結(jié)構(gòu);直立式結(jié)構(gòu)東防波堤采用單桶多隔艙桶式基礎(chǔ)直立式結(jié)構(gòu);西防波堤近岸段采用斜坡式結(jié)構(gòu)、離岸段采用直立式結(jié)構(gòu)。防波堤建成后，港內(nèi)最終形成約33.5公里岸線，形成后方陸域約48.7平方公里[1]。

2檔案管理的重要性和難點

2.1檔案管理的重要性

（1）對全過程管理的重要性。工程檔案是建設(shè)工程自項目立項審批至竣工驗收全過程中直接產(chǎn)生的反映工程建設(shè)實際，對建成后的工程管理、維護(hù)及改建和擴(kuò)建具有查考利用價值的文字、圖表、圖紙、數(shù)據(jù)、聲像等各種不同載體的記錄。徐圩港區(qū)防波堤工程項目檔案主要包括立項審批文件、設(shè)計審批文件、工程準(zhǔn)備及管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件、招投標(biāo)及合同文件、資金管理文件、科研文件、特殊載體文件，做好工程檔案管理工作是對本工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度、資金等全過程管理的重要手段。

（2）對隱蔽工程管理的重要性。本工程斜坡式結(jié)構(gòu)防波堤主要包括基礎(chǔ)、堤身、護(hù)面、上部結(jié)構(gòu)四個分部，分項工程包括堤基清理、砂肋軟體排、砂被、塑料排水板、土工織物充填袋筑堤、土工布加筋墊層、堤心石拋石、倒濾層、護(hù)底拋石、墊層石拋石與理坡、袋裝碎石、扭王字塊預(yù)制和安放等25個分項。直立式結(jié)構(gòu)防波堤主要包括基礎(chǔ)、堤身、上部結(jié)構(gòu)、附屬設(shè)施四個分部工程，分項工程包括水下基槽開挖、塊石護(hù)底、桶式基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)預(yù)制和安裝、上部筒體接高、防腐、現(xiàn)澆擋浪墻、道路板預(yù)制和安裝等11個分項。大部分為隱蔽工程，每個階段和工程節(jié)點均不可逆，一旦被后續(xù)工序包裹、覆蓋，出現(xiàn)問題不易察覺，返工難度大[2]。隱蔽工程形成的項目檔案既獨立又相互聯(lián)系，其完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性對工程建設(shè)的各環(huán)節(jié)管控至關(guān)重要。

2.2檔案管理的難點

（1）結(jié)構(gòu)新。本工程地處開敞式淤泥海岸，最大水深達(dá)10米以上，波高接近7米，淤泥層厚度約在10～20米。采用傳統(tǒng)的爆破擠淤、斜坡式結(jié)構(gòu)等方法施工工期長、需要石料多、環(huán)境影響大，不能適應(yīng)防波堤建設(shè)需求。依托本工程創(chuàng)新提出了單桶多隔艙桶式基礎(chǔ)直立式結(jié)構(gòu)（結(jié)構(gòu)效果圖見圖2），該新結(jié)構(gòu)通過排氣排水下沉，不需要進(jìn)行軟土地基改良，通過桶壁、桶蓋板、桶隔板及桶底好土層把軟土封閉在桶內(nèi)，提高軟土與基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)相互作用能力，共同承擔(dān)其上部結(jié)構(gòu)所傳遞的荷載[3]（受力示意圖見圖3）。依托本工程建設(shè)研發(fā)了桶式基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)的透空式快速組合鋼底模工藝、負(fù)壓下沉自動化控制系統(tǒng)，形成了桶式基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)預(yù)制、運輸、水上定位、下沉和糾偏等成套施工工藝。

（2）歷時長。連云港市于2010年啟動本工程前期工作，開展包括現(xiàn)場勘察、結(jié)構(gòu)選型研究在內(nèi)的相關(guān)工作。2011年10月工程可行性研究報告通過審查，并開展各項專題研究。2012年9月初步設(shè)計通過審查，對推薦的新型桶式基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)方案給予高度評價。2013年3～11月，開展120米試驗段六個桶體的預(yù)制、浮運、安裝下沉試驗，并在2-5^#桶埋設(shè)全程監(jiān)測儀器，由兩家監(jiān)測單位平行監(jiān)測，監(jiān)測桶體全過程的受力和穩(wěn)定性。通過試驗段工程，設(shè)計優(yōu)化了下桶蓋板下肋梁，大幅度提高桶體預(yù)制速度;優(yōu)化了運輸、安裝的控制程序，進(jìn)一步提高了運輸、安裝速度。2014年9月，徐圩預(yù)制場投產(chǎn)，直立式結(jié)構(gòu)東防波堤工程正式實施。2016年5月，直立式結(jié)構(gòu)東防波堤工程交工驗收。以此為主線，不斷試驗、實施、總結(jié)、提煉，東斜坡堤和西防波堤工程同步開展，本工程于2018年7月通過竣工驗收，整整歷時9年。

（3）規(guī)模大。本工程防波堤總長約22公里，投資約46億元，工程規(guī)模大。工程共設(shè)3個項目，14個標(biāo)段，參建設(shè)計、施工、監(jiān)理、勘察、監(jiān)測和檢測單位等約20家，涉及的參建單位多。工程所處區(qū)域為新建港區(qū)，處于外海無掩護(hù)狀態(tài)，施工難度大。隱蔽工程多、單位工程類型多、尤其采用國內(nèi)外首創(chuàng)的單桶多隔艙桶式基礎(chǔ)直立式結(jié)構(gòu)，涉及科技創(chuàng)新力度大，要形成一套格式統(tǒng)一，載體豐富，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范，便于利用的檔案，任務(wù)艱巨、難度很大。

3項目檔案管理措施及實踐D94A8715-4AD3-479C-A711-AC227A050FCC

本工程建設(shè)單位結(jié)合工程實際，通過建立健全檔案管理制度、全面落實責(zé)任、加強(qiáng)全過程控制與實時管理，達(dá)到了“建優(yōu)質(zhì)工程、創(chuàng)精品檔案”的目標(biāo)。

3.1根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范，結(jié)合工程實際制定項目檔案管理辦法，辦法中明確分類方案、類目設(shè)置、歸檔內(nèi)容等，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置，作為指導(dǎo)檔案管理的科學(xué)依據(jù)

建設(shè)單位高度重視項目檔案管理工作，開工伊始根據(jù)建設(shè)項目檔案管理有關(guān)法律法規(guī)和交通運輸部《水運建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法》，結(jié)合工程建設(shè)實際，組織編制了《連云港港徐圩港區(qū)防波堤工程竣工文件編制辦法》，并印發(fā)執(zhí)行，作為指導(dǎo)項目檔案管理的科學(xué)依據(jù)。工程竣工文件（除綜合類文件外）基本以標(biāo)段為單位進(jìn)行編制，該辦法對涉及的所有標(biāo)段按照其建設(shè)性質(zhì)和內(nèi)容在編制體系中設(shè)置一個編目，每個標(biāo)段在一個編目范圍內(nèi)獨立編制項目檔案，避免重復(fù)、交叉。根據(jù)工程實體施工的工序流程和相關(guān)評定標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范了項目文件材料形成程序，制作了統(tǒng)一表格，并明確簽署和制作質(zhì)量要求，保證項目檔案管理規(guī)范、質(zhì)量控制有效。工程建設(shè)過程中，注重項目文件材料收集整理，尤其照片、視頻等特殊載體檔案，為項目管理提供有效利用。

工程建成后，對項目文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，明確了檔案分類、組卷，編目等要求;項目竣工圖是基本建設(shè)項目竣工檔案的核心部分之一，因此，對其做出了重點要求，以保證竣工圖編制真實、準(zhǔn)確地反映項目竣工時的實際情況，做到圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，確保形成的項目檔案能夠反映項目審批、設(shè)計、施工、監(jiān)理、交工、竣工等全過程。

3.2建立健全有效的項目檔案跟蹤監(jiān)管體系，項目檔案收集、整理、歸檔與工程建設(shè)同步推進(jìn)，及時檢查、反饋和整改，檔案管理工作同工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度等同布置同考核，納入優(yōu)質(zhì)優(yōu)價、優(yōu)監(jiān)優(yōu)酬和履約考核

建設(shè)單位組織施工、監(jiān)理、設(shè)計、檢測等各參建單位，建立動態(tài)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，健全相關(guān)檔案工作管理制度，責(zé)任分解、落實到位，強(qiáng)化項目檔案的過程控制與實時管理。積極加大項目檔案培訓(xùn)力度，全面執(zhí)行文件材料“預(yù)立卷”制度，確保項目文件材料的形成質(zhì)量;建立有效的工程檔案跟蹤監(jiān)管體系，結(jié)合工程進(jìn)度，對項目檔案歸檔質(zhì)量和形成進(jìn)度進(jìn)行跟蹤檢查、整改及反饋，并與“優(yōu)質(zhì)優(yōu)價、優(yōu)監(jiān)優(yōu)酬和履約考核”等考核掛鉤，加強(qiáng)項目文件材料的審核與交接管理，確保項目檔案管理與工程建設(shè)同步推進(jìn)[4]。

3.3標(biāo)段交工驗收前，在施工單位自檢的基礎(chǔ)上，建設(shè)和監(jiān)理單位分別對項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性等情況進(jìn)行檢查與審核，符合要求后才能進(jìn)行交工驗收

標(biāo)段交工驗收前，監(jiān)理單位對施工單位竣工檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性等情況進(jìn)行檢查與審核，并填寫《項目文件材料立卷歸檔報審表》，對不符合要求的，督促整改，符合要求后，連同監(jiān)理竣工文件報建設(shè)單位。建設(shè)單位對該標(biāo)段的竣工文件進(jìn)行審查，對不符合要求的竣工文件限時整改，審查合格后方能進(jìn)行標(biāo)段交工驗收。施工、監(jiān)理單位未通過交工檔案審查或檔案驗收的，視作未完成施工、監(jiān)理任務(wù)，建設(shè)單位有權(quán)責(zé)令返工、整改?？⒐の募唇?jīng)審查驗收或驗收未通過的項目，不得辦理項目竣工驗收手續(xù)，不得進(jìn)行工程費用結(jié)算，不得申報優(yōu)質(zhì)工程。

各參建單位在標(biāo)段通過交工驗收一個月內(nèi)，向建設(shè)單位移交項目檔案原件1套、復(fù)印件1套及全文電子掃描件，電子版案卷目錄和卷內(nèi)目錄。建設(shè)單位負(fù)責(zé)匯總自身形成的以及接收來的項目檔案，按照項目檔案分類編制辦法進(jìn)行系統(tǒng)化排列、編制檔號并匯總案卷目錄和項目檔案整理情況說明，辦理項目檔案專項驗收。

4實施效果及影響

該工程共形成竣工檔案1417卷，其中特殊載體文件包含照片檔案1283張，光盤78張，實物2件;實現(xiàn)全文數(shù)字化，形成122G電子文件，利用自主研發(fā)的《連云港港口設(shè)施數(shù)字化綜合管理平臺》進(jìn)行管理，查找利用方便快捷。工程完工后，項目檔案通過主管部門驗收，驗收組認(rèn)為：工程項目竣工檔案反映了工程建設(shè)的實際狀況，符合檔案管理規(guī)范要求，能夠滿足項目運營、維護(hù)、管理的需要，同意項目竣工檔案通過驗收，建議爭創(chuàng)項目檔案示范工程。

工程建設(shè)過程中，檔案的有效利用為項目多次跟蹤審計、決算審計和資料、數(shù)據(jù)查閱等提供了主要依據(jù)，同時工程在港區(qū)范圍內(nèi)大量的地形測量、地質(zhì)勘探、動態(tài)監(jiān)測等資料為港區(qū)內(nèi)其他工程提供了參考，避免了重復(fù)工作，節(jié)省了資金。工程建成后，申報了多項省部級優(yōu)質(zhì)工程獎、國家級優(yōu)質(zhì)工程和省部級科技進(jìn)步獎，由于工程處于外海無掩護(hù)狀態(tài)、隱蔽子項工程多，項目檔案在獎項審核的過程中發(fā)揮了積極作用，工程先后榮獲中國土木工程詹天佑獎、國家優(yōu)質(zhì)工程獎、魯班獎、水運交通優(yōu)質(zhì)工程獎、江蘇省優(yōu)質(zhì)工程獎“揚子杯”，榮獲中國水運建設(shè)行業(yè)協(xié)會科學(xué)技術(shù)特等獎。同時，為各類專項驗收、工程運行、維護(hù)和管理提供了有力支撐。

5結(jié)語

連云港港徐圩港區(qū)防波堤工程建設(shè)單位結(jié)合工程實際編制項目檔案管理辦法，作為指導(dǎo)檔案管理的科學(xué)依據(jù)，項目建設(shè)過程中建立有效的檔案跟蹤監(jiān)管體系，與工程同步推進(jìn)，及時檢查、反饋和整改，并與“優(yōu)質(zhì)優(yōu)價、優(yōu)監(jiān)優(yōu)酬和履約考核”等掛鉤，共形成竣工檔案1417卷，全文數(shù)字化，格式統(tǒng)一，載體豐富，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范，高質(zhì)量通過項目檔案專項驗收，得到了很好的利用，工程榮獲多項國家優(yōu)質(zhì)工程獎和省部級科技進(jìn)步獎，實現(xiàn)了“建優(yōu)質(zhì)工程、創(chuàng)精品檔案”的目標(biāo)。該標(biāo)準(zhǔn)化的模式在連云港市乃至江蘇省的水運建設(shè)項目中推廣應(yīng)用，取得明顯成效，為水運建設(shè)項目檔案管理技術(shù)進(jìn)步提供了有效的借鑒。

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