技工學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作芻議

李克強 張同軍

摘 要：本文主要針對技工學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作展開研究，首先闡述其重要性，然后重點對技工學(xué)校學(xué)籍檔案管理措施進行詳細論述，主要包括加強科學(xué)化管理、注重學(xué)籍信息資源建設(shè)、提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)水平、加強學(xué)籍檔案信息安全管理，確保學(xué)籍檔案管理水平穩(wěn)步提升，促進技工學(xué)校更好、更快發(fā)展。

關(guān)鍵詞：技工學(xué)校? ? 學(xué)籍? ? 檔案管理

我國高度重視技工教育，這極大地促進了技能人才培養(yǎng)事業(yè)的發(fā)展，為技校畢業(yè)生就業(yè)提供了廣闊的發(fā)展空間。而開展技工學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作，對于規(guī)范辦學(xué)、提升發(fā)展內(nèi)涵更具有重要意義。技工學(xué)校承擔(dān)著培養(yǎng)技能型人才的重要職責(zé)，而學(xué)籍檔案可以將招生錄取、學(xué)籍管理等信息充分反映出來，其中的文字、圖像可作為用人單位任用和考核的重要憑證?；诖?，技工學(xué)校應(yīng)對學(xué)籍檔案特點與規(guī)律進行深入研究，采取科學(xué)化的管理方式，加強信息技術(shù)的應(yīng)用，充分發(fā)揮學(xué)籍檔案的服務(wù)保障作用。

一、技工學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的重要性

（一）有利于提升教學(xué)質(zhì)量和管理水平

首先，學(xué)籍檔案可以詳細記錄教學(xué)與管理工作結(jié)果，從而確保較高的真實性。其次，學(xué)籍檔案中的記錄可以有力支撐教學(xué)和管理工作。同時，學(xué)籍檔案的記錄，也是某一時期學(xué)校教學(xué)水平的重要憑證，為分析管理的科學(xué)性、合理性提供依據(jù)。例如，在進行教學(xué)質(zhì)量檢查時，可以在學(xué)籍檔案中對學(xué)生成績進行隨機抽取，然后借助相應(yīng)的調(diào)查統(tǒng)計，將當(dāng)前教學(xué)工作中存在的問題挖出來，確保教學(xué)計劃的科學(xué)性和合理性，從而不斷提高教學(xué)質(zhì)量。

（二）有利于不斷提高教學(xué)研究水平

教研活動的開展，對于資料的真實性提出了明確的要求，而學(xué)籍檔案屬于重要的資料庫之一。教研人員借助學(xué)籍檔案可以對教研活動的作用、弊端進行分析，借助相關(guān)教研活動的開展，如聽課、研討等，確保教研水平的穩(wěn)步提升。與此同時，學(xué)籍檔案不僅可以對教學(xué)反饋意見進行記載，而且還可以為教師改進教學(xué)提供借鑒。換言之，學(xué)籍檔案可以拉近師生之間的距離，實現(xiàn)師生互動，從而實現(xiàn)教與學(xué)的相互促進，共同提高。

（三）有利于提供就業(yè)參考

由于學(xué)籍檔案具有記錄學(xué)生在校各方面表現(xiàn)的功能，屬于學(xué)生在校成長的重要文件之一，所以學(xué)籍檔案作為重要的參考資料，尤其在選人用人方面，深受用人單位的重視。用人單位在人員招聘過程中，通過對學(xué)校學(xué)籍檔案的調(diào)取、查閱，可以全面直觀地了解學(xué)生各方面情況，從而有利于實現(xiàn)學(xué)生優(yōu)質(zhì)就業(yè)。

（四）有利于規(guī)范學(xué)生管理工作

學(xué)籍檔案具有記錄功能，既可以將學(xué)生的在校表現(xiàn)情況記錄下來，而且所收錄的學(xué)生情況信息量大、全面準(zhǔn)確，有助于對學(xué)生的成長環(huán)境、潛在問題的了解，并將反饋作用發(fā)揮出來。在學(xué)籍檔案中，學(xué)業(yè)成績和日常表現(xiàn)，可以將學(xué)生在校成長情況綜合反映出來。教師通過了解學(xué)籍檔案中學(xué)生個人政治表現(xiàn)、個人思想?yún)R報等信息，有針對性地開展學(xué)生思想政治工作，并不斷提高學(xué)生管理工作水平。此外，通過對學(xué)籍檔案記錄的綜合分析，對學(xué)生個性特長和綜合素質(zhì)進行評價，也可以有針對性地擇優(yōu)遴選出優(yōu)秀學(xué)生干部等?？偠灾?，技工學(xué)校學(xué)籍檔案可以為管理者了解和考核學(xué)生綜合素質(zhì)提供極大的幫助，從而將因材施教的目標(biāo)落實到位，不斷提高人才培養(yǎng)水平。

二、技工學(xué)校學(xué)籍檔案管理措施

（一）加強科學(xué)化管理

為促進學(xué)籍檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化，應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案管理的嚴(yán)肅性、連續(xù)性等原則。學(xué)籍管理人員應(yīng)詳細記載學(xué)生的入學(xué)注冊、學(xué)習(xí)過程、考核成績等方面的信息，避免出現(xiàn)虛假、偽造學(xué)籍檔案信息的情況。此外，在工作程序方面，應(yīng)滿足客觀性、實際性等要求。

首先，基層收集。教師在領(lǐng)取檔案盒以后，應(yīng)及時將歸檔的材料放入進去，以便實現(xiàn)隨時專用。其次，分清責(zé)任。在每個辦公室，應(yīng)安排一名教師，負責(zé)將檔案材料的審核、收集、整理等落實到位。通常來說，計算機中存儲的數(shù)據(jù)，大多具有無序性特點，雖然各辦公室之間案卷號的交叉性明顯，但是也不易對檢索及使用造成影響。因此各辦公室教師在數(shù)據(jù)審核完成后，應(yīng)在檔案室中進行統(tǒng)一提交，檔案管理人員應(yīng)做好檔案的組織分類，最終在學(xué)校檔案室中進行合理存放。再次，集中處理。眾所周知，學(xué)籍檔案數(shù)量比較龐大，畢業(yè)季歸檔管理的時間集中，無法僅僅依靠一兩個人來完成檔案歸檔工作，所以為了不斷提高學(xué)籍檔案整理水平，應(yīng)將人力集中起來，如激發(fā)學(xué)生勤工助學(xué)的參與熱情，聘請經(jīng)驗豐富的檔案工作者，進一步規(guī)范檔案整理工作，為提高整理效率和水平創(chuàng)造有利條件。最后，推行標(biāo)準(zhǔn)化管理。在構(gòu)建各項規(guī)章制度時，應(yīng)重點涵蓋鑒別歸檔、保管保密、應(yīng)急處置等環(huán)節(jié)，發(fā)揮制度的保障性作用。

（二）注重學(xué)籍信息資源建設(shè)

學(xué)籍信息應(yīng)在學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)中處于主導(dǎo)地位，技工學(xué)校應(yīng)從各個時期學(xué)籍檔案的特點出發(fā)，加強“存量數(shù)字化，增量電子化”模式的應(yīng)用。

首先，學(xué)籍檔案應(yīng)將學(xué)號、姓名、入學(xué)與畢業(yè)時間等信息涵蓋在內(nèi)，形成學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，并且這個數(shù)據(jù)庫應(yīng)密切關(guān)聯(lián)成績、課程等數(shù)據(jù)庫。此外，數(shù)字化掃描工作在紙質(zhì)學(xué)籍檔案中具有較高的適用性，學(xué)號、姓名等與學(xué)籍目錄數(shù)據(jù)應(yīng)相互契合、相互對應(yīng)，以此來不斷提高學(xué)籍檔案檢索效率，并真實展示出所有學(xué)籍信息內(nèi)容。其次，對于系統(tǒng)內(nèi)的學(xué)籍信息數(shù)據(jù)，為滿足共享性需求，應(yīng)在各系統(tǒng)加強標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)接口的建設(shè)，將學(xué)籍信息導(dǎo)入到學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)內(nèi)，將二次錄入現(xiàn)象的出現(xiàn)概率降至最低。最后，應(yīng)加大資金投入力度，配置先進設(shè)備，不斷提高學(xué)籍檔案信息化管理水平。同時，也要加強與技術(shù)支撐企業(yè)的密切協(xié)作，不斷延展功能配置，滿足一體化和標(biāo)準(zhǔn)化需求，將數(shù)據(jù)信息資源的共享、共建目標(biāo)提上日程，從而給予全文存儲和檢索一定的支持，并確保決策的科學(xué)性與合理性。

（三）提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)水平

為進一步適應(yīng)檔案管理工作崗位需求，學(xué)籍檔案管理人員應(yīng)拓寬知識面，加強相關(guān)領(lǐng)域業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，為自身工作能力的提升創(chuàng)造有利條件。其中，不僅要加強政治思想教育和職業(yè)道德教育，也要提升責(zé)任意識和嚴(yán)謹(jǐn)意識。技工學(xué)校應(yīng)對工作素質(zhì)良好、事業(yè)心強的學(xué)籍檔案管理人員優(yōu)先聘用，確保學(xué)籍檔案管理人員具有較強的專業(yè)性。同時，加大學(xué)籍檔案管理人員素質(zhì)教育的投資力度，加強定期培訓(xùn)，如開辦專家講座、開展技能比賽等，提升學(xué)籍檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。在學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識的同時，也要注重先進技術(shù)設(shè)備等操作技能的提升，滿足更新知識等需求，不斷拉近學(xué)籍檔案管理工作與辦公自動化之間的距離，從而更好地服務(wù)于學(xué)校教學(xué)、科研等工作。

（四）樹立與時俱進的思想觀念

隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，以往單一保管的學(xué)籍檔案管理工作模式，與社會發(fā)展需求明顯不相適應(yīng)，所以為順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢，技工學(xué)校應(yīng)提高對學(xué)籍檔案管理工作的重視程度。首先，應(yīng)加強計算機管理。為促進資料數(shù)字化的順利實現(xiàn)，應(yīng)加強計算機檢索系統(tǒng)的構(gòu)建，為新生錄取名冊、學(xué)籍變動等內(nèi)容的實時檢索提供極大的便捷，同時，將操作的簡便性與自動化優(yōu)勢發(fā)揮出來。其次，注重檔案新功能的開發(fā)，方便用人單位對員工學(xué)歷真?zhèn)吻闆r的查閱核實。雖然這些功能的重要性不言而喻，但是并不能完全發(fā)揮出檔案資料的應(yīng)有作用。此外，要將檔案在教學(xué)研究中的作用進行有效拓展，促進教育教學(xué)工作全面提質(zhì)增效，從而在檔案效益利用最大化上進行探索。

（五）加強學(xué)籍檔案信息安全管理

受人為因素和技術(shù)因素的影響，學(xué)籍檔案管理工作容易出現(xiàn)安全漏洞?；谛畔⒒嵌?，為預(yù)防安全問題的發(fā)生，應(yīng)不斷加大內(nèi)部防范力度和外部防范力度。首先，從內(nèi)部角度看，檔案管理人員應(yīng)增強規(guī)范化操作的思想意識，并高度注重檔案保密與安全，對于學(xué)籍信息，切忌在檔案網(wǎng)站上進行隨意發(fā)布，且嚴(yán)格審查和管理已發(fā)布的信息，防止泄密問題的出現(xiàn)。在學(xué)籍檔案信息存儲載體方面，硬盤和磁盤等得到了廣泛應(yīng)用，所以在開展相應(yīng)的維護工作時，應(yīng)從存儲介質(zhì)要求出發(fā)，將溫度、濕度控制在合理范圍內(nèi)，以免人為因素的影響損壞介質(zhì)。從外部角度說，應(yīng)提高對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與破壞程序等的關(guān)注程度，靈活運用不同防范手段，如訪問控制、加密簽署、防火墻等，不斷強化學(xué)籍信息安全防范效能。

三、小結(jié)

綜上所述，技工學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作深刻影響著學(xué)生未來的學(xué)習(xí)與工作。不斷提高學(xué)籍檔案的查詢與利用效率，有利于對技工學(xué)校各項活動情況進行詳細記錄，所以，加強學(xué)籍檔案管理工作至關(guān)重要。要加強科學(xué)化管理，加強學(xué)籍信息資源建設(shè)，將現(xiàn)代信息技術(shù)與學(xué)籍檔案管理工作緊密結(jié)合，不斷提升學(xué)籍檔案管理工作水平，從而充分發(fā)揮學(xué)籍檔案的價值與功能，為教育教學(xué)提供保障。

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[作者單位：山東泰山技師學(xué)院

（肥城市職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校）]