辦公系統(tǒng)在企業(yè)數(shù)字化管理中的應(yīng)用與實(shí)現(xiàn)解析

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速進(jìn)步加劇了企業(yè)之間的競爭，同時(shí)，伴隨知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，現(xiàn)代企業(yè)想要在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中占據(jù)一席之地就需要思考如何提升內(nèi)部管理效率。數(shù)字化管理是提升企業(yè)內(nèi)部管理效率的關(guān)鍵，而辦公系統(tǒng)是數(shù)字化管理的重要載體。為此，文章以辦公系統(tǒng)的建設(shè)為研究切入點(diǎn)，在分析辦公系統(tǒng)建設(shè)軟硬件支持的基礎(chǔ)上，就其在企業(yè)數(shù)字化管理中的應(yīng)用問題進(jìn)行探究。

在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展下，企業(yè)之間所面臨的競爭日益激烈，信息獲取和應(yīng)用是否及時(shí)、有效直接關(guān)系到整個(gè)企業(yè)的市場競爭力。對于一個(gè)企業(yè)的發(fā)展來說，企業(yè)能否掌握充沛的信息是影響其發(fā)展的關(guān)鍵。在企業(yè)發(fā)展規(guī)模日益擴(kuò)大的背景下，很多公司打造了子公司，管理信息數(shù)量增多，甚至出現(xiàn)了跨區(qū)域發(fā)展。為了能夠確保會(huì)議信息和管理信息的跨區(qū)域傳達(dá)，很多企業(yè)打造了自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，即企業(yè)結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際情況，以整合信息、傳遞信息、利用信息為目標(biāo)打造出了獨(dú)屬于自己的OA系統(tǒng)。

一、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)概述

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在20世紀(jì)50年代被提出，之后在80年代到90年代期間得到了發(fā)展，被越來越多的企業(yè)認(rèn)可和應(yīng)用，其定義也更加廣泛。美國學(xué)者教授將辦公自動(dòng)化定義為整合通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)等為一體的高效率數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)形式，在該技術(shù)形式的作用下能夠?yàn)閺?fù)雜的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行高效率處理[1]。

辦公自動(dòng)化是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能整合在一起的新型辦公方式，是新時(shí)期技術(shù)革命的重要技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息時(shí)代發(fā)展的重要產(chǎn)物。在辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的支持下，各類信息能夠以較快的速度進(jìn)行傳遞，從而提升辦公效率，并在多個(gè)技術(shù)的支持下擴(kuò)展辦公手段，為企業(yè)決策者的決策提供重要參考支持。

二、現(xiàn)階段辦公系統(tǒng)自動(dòng)化發(fā)展現(xiàn)狀分析

我國辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展起步比較晚，但是在多方面因素的支持下得到了快速的發(fā)展，在經(jīng)過多年的發(fā)展下形成了比較系統(tǒng)、完善的大型企業(yè)辦公軟件，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用分為面向企業(yè)和面向政府管理的兩個(gè)形式，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)的應(yīng)用關(guān)注對企業(yè)各個(gè)事務(wù)和員工工作管理，目的是能夠提升企業(yè)管理效率，提高各個(gè)資源的利用率。辦公自動(dòng)化在政府部門中的應(yīng)用體現(xiàn)在各級(jí)文件的傳達(dá)和整理上，在先進(jìn)技術(shù)的支持下保證信息的公開，提高整個(gè)政府部門工作效率[2]。

但是從實(shí)際應(yīng)用情況來看，現(xiàn)階段企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用主要存在以下幾個(gè)方面的問題：第一，在企業(yè)使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的過程中存在各部門各自為政的情況，資源信息比較獨(dú)立，無法得到有效的利用。在企業(yè)發(fā)展規(guī)模的擴(kuò)大下，辦公自動(dòng)化新的處理難度也會(huì)加大，在處理不恰當(dāng)、不及時(shí)的情況下會(huì)限制整個(gè)企業(yè)的發(fā)展;第二，缺乏自身發(fā)展特色。企業(yè)在使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的時(shí)候沒有根據(jù)自身發(fā)展情況來做出相應(yīng)的調(diào)整，導(dǎo)致辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用效果不理想，功能模塊亟待升級(jí)。

三、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的技術(shù)構(gòu)成

（一）系統(tǒng)架構(gòu)

1.C/S架構(gòu)

在這一架構(gòu)中所有的辦公自動(dòng)化應(yīng)用程序會(huì)被分配到客戶端、服務(wù)器端，在各個(gè)先進(jìn)技術(shù)的支持下更服務(wù)端會(huì)密切配合，最終完成任務(wù)，由此會(huì)降低通信中的網(wǎng)絡(luò)負(fù)擔(dān)。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的支持下，C/S結(jié)構(gòu)會(huì)由客戶機(jī)端的用戶借助網(wǎng)絡(luò)來傳遞給各個(gè)服務(wù)器，向服務(wù)器發(fā)送信息任務(wù)請求，服務(wù)器在接收到請求之后會(huì)根據(jù)客戶的需要處理信息，之后將處理好的信息通過客戶機(jī)端來返給用戶。

2.B/S架構(gòu)

B/S架構(gòu)是瀏覽器、服務(wù)器結(jié)構(gòu)，這個(gè)結(jié)構(gòu)會(huì)在客戶機(jī)端取消所有應(yīng)用程序的安裝，只需要安裝一個(gè)瀏覽器就能夠?qū)崿F(xiàn)用戶之間的信息交流。在B/S結(jié)構(gòu)的作用能夠借助服務(wù)器端的瀏覽器來處理大齡數(shù)據(jù)信息。該結(jié)構(gòu)分為三層體系結(jié)構(gòu)，第一層體系結(jié)構(gòu)是用戶通過客戶機(jī)瀏覽器來向服務(wù)器端發(fā)送任務(wù)的請求，服務(wù)器會(huì)對用戶的信息進(jìn)行全面的檢查，確保訪問安全。之后在網(wǎng)絡(luò)http協(xié)議的作用下將用戶需要的數(shù)據(jù)信息發(fā)送到客戶端，客戶端用戶會(huì)通過瀏覽器來瀏覽傳送過來的任務(wù)，完成對業(yè)務(wù)的處理。第二層服務(wù)端會(huì)在Web服務(wù)器的作用下接收經(jīng)過瀏覽器傳遞的請求信息，完成對請求業(yè)務(wù)的處理。在業(yè)務(wù)處理的過程中可以通過接口和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的連接來處理數(shù)據(jù)信息，并將處理好的業(yè)務(wù)信息傳遞到客戶機(jī)端，由瀏覽器顯示出數(shù)據(jù)信息的結(jié)果。第三層信息的結(jié)果是將信息和Web服務(wù)器連接在一起，最終完成對數(shù)據(jù)信息的處理[3]。

（二）系統(tǒng)開發(fā)的關(guān)鍵技術(shù)

1.JSP

JSP技術(shù)的開發(fā)應(yīng)用和ASP技術(shù)十分相似，是在靜態(tài)的HTML文件中加入Java程序和JSP腳本，最終打造出JSP文件，實(shí)現(xiàn)對網(wǎng)頁信息的動(dòng)態(tài)化展示。JSP標(biāo)記包含指令類型和動(dòng)作類型。指令類型的標(biāo)記會(huì)性JSP搜索引擎發(fā)送關(guān)聯(lián)的信息，為JSP搜索引擎信息的處理提供頁面支持。動(dòng)作標(biāo)記是JSP本身具有的標(biāo)記，在這個(gè)標(biāo)記的作用下會(huì)為容器操作動(dòng)作的處理提供支持。JSP技術(shù)的應(yīng)用依托JSP平臺(tái)的打造，具有方便簡單、安全性強(qiáng)、面向?qū)ο蟮奶攸c(diǎn)，在任何平臺(tái)上都能夠被拓展應(yīng)用，并在應(yīng)用的過程中會(huì)縮短代碼的編寫時(shí)間[4]。

2.數(shù)據(jù)庫技術(shù)

數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的重要組成，在運(yùn)作的時(shí)候負(fù)責(zé)對各類信息的整合應(yīng)用，從實(shí)際應(yīng)用情況來看，數(shù)據(jù)庫的增加、刪減、修改等都是在數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的支持下完成的。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)類型眾多，其中應(yīng)用最廣泛的是關(guān)系數(shù)據(jù)庫，在這個(gè)數(shù)據(jù)庫中每一個(gè)關(guān)系就是一個(gè)表格，表格上面會(huì)有屬性標(biāo)記和字段標(biāo)記。數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)是在獲取用戶信息之后，應(yīng)用科學(xué)的方法對這些信息進(jìn)行綜合分析，根據(jù)用戶所提供各個(gè)數(shù)據(jù)之間的關(guān)系來設(shè)計(jì)出效率高、空間少的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中要注重關(guān)注命名，即保證命名的規(guī)范性和合理性。

（三）系統(tǒng)開發(fā)工具

第一，MyEcLipse。MyEcLipse是企業(yè)級(jí)工作平臺(tái)的簡稱，在這個(gè)平臺(tái)的支持下能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)據(jù)庫和Java的開發(fā)，整合服務(wù)器的資源信息，提升信息處理效率;第二，數(shù)據(jù)庫工具M(jìn)ySQL。數(shù)據(jù)庫工具M(jìn)ySQL是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中比較流行的數(shù)據(jù)庫軟件，能夠?qū)ζ髽I(yè)員工的基本信息進(jìn)行管理和編輯。數(shù)據(jù)系統(tǒng)軟件具備小型、開源的特點(diǎn)，在使用的時(shí)候可以支持多線縱橫、多用戶的關(guān)系。數(shù)據(jù)庫工具M(jìn)ySQL采用多線程、多用戶、多數(shù)據(jù)類型的信息處理器，能夠支持對多元化數(shù)據(jù)信息的處理;第三，建模工具UML。UML是用來描述、構(gòu)造軟件系統(tǒng)的商業(yè)建模語言，這個(gè)語言的描述整合了多個(gè)建模領(lǐng)域的軟件工程方法，是一種定義良好、方便表達(dá)、功能強(qiáng)大的建模語言[5]。

四、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能需求分析

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步發(fā)展下企業(yè)也進(jìn)入到法快速階段，企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大，一些跨國公司出現(xiàn)，跨國公司的發(fā)展離不開先進(jìn)計(jì)算機(jī)軟硬件的支持，同樣，企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的打造也需要得到計(jì)算機(jī)軟硬件的支持。文章所研究的企業(yè)采取瀏覽器、服務(wù)器結(jié)構(gòu)開發(fā)模式，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下會(huì)打造出一個(gè)網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)，在這個(gè)平臺(tái)上管理員工信息、會(huì)議信息、企業(yè)運(yùn)作管理安排，為企業(yè)的統(tǒng)一化、協(xié)調(diào)化工作的開展提供支持。公司采用MyEcLipse作為開發(fā)平臺(tái)和開發(fā)工具，依托HTML技術(shù)、JSP技術(shù)、MySQL數(shù)據(jù)庫來打造出動(dòng)態(tài)化網(wǎng)頁，幫助企業(yè)各部門人員高效率的整合和應(yīng)用各類信息。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要包含以下功能需求：第一，用戶身份驗(yàn)證功能。身份驗(yàn)證是系統(tǒng)管理的重要功能，即在用戶進(jìn)入到系統(tǒng)之前對其進(jìn)行身份驗(yàn)證，完成不同交互界面的信息交流，避免數(shù)據(jù)信息重復(fù)使用和泄漏對企業(yè)發(fā)展的不利影響;第二，職工信息管理功能。現(xiàn)代企業(yè)員工結(jié)構(gòu)復(fù)雜，決定了員工管理是一項(xiàng)繁瑣的工作，因此，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的打造要注重借助先進(jìn)的技術(shù)手段來整理員工信息，對一些關(guān)鍵的系統(tǒng)設(shè)置員工訪問權(quán)限;第三，個(gè)人通訊功能。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)個(gè)人通訊功能的實(shí)現(xiàn)會(huì)強(qiáng)化公司員工之間的交流;第四，考勤系統(tǒng)。對員工日常工作情況進(jìn)行管理，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者、管理者了解每名員工的信息;第五，會(huì)議管理功能。對員工的會(huì)議參與情況進(jìn)行記錄[6]。

五、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)

（一）系統(tǒng)架構(gòu)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)架構(gòu)是基于瀏覽器、服務(wù)器的三層體系結(jié)構(gòu)，是對C/S結(jié)構(gòu)的革新，會(huì)通過瀏覽器瀏覽用戶工作界面來對各個(gè)事務(wù)進(jìn)行處理，降低客戶端負(fù)擔(dān)。同時(shí)，在該系統(tǒng)的支持下還能夠更好的促進(jìn)系統(tǒng)維護(hù)升級(jí)，減少系統(tǒng)運(yùn)作成本。在系統(tǒng)功能模塊的劃分上會(huì)將用戶身份認(rèn)證模塊和其他功能模塊相區(qū)分。系統(tǒng)模塊的主要功能是系統(tǒng)管理人員根據(jù)用戶需求進(jìn)入到系統(tǒng)主頁上，根據(jù)相應(yīng)的權(quán)限來選擇信息處理操作方法。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的總體架構(gòu)如圖1所示。

（二）功能模塊的流程設(shè)計(jì)

第一，用戶身份驗(yàn)證功能。身份驗(yàn)證是系統(tǒng)管理的重要功能，即在用戶進(jìn)入到系統(tǒng)之前對其進(jìn)行身份驗(yàn)證，完成不同交互界面的信息交流，避免數(shù)據(jù)信息重復(fù)使用和泄漏對企業(yè)發(fā)展的不利影響;第二，職工信息管理功能?，F(xiàn)代企業(yè)員工結(jié)構(gòu)復(fù)雜，決定了員工管理是一項(xiàng)繁瑣的工作，因此，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的打造要注重借助先進(jìn)的技術(shù)手段來整理員工信息，對一些關(guān)鍵的系統(tǒng)設(shè)置員工訪問權(quán)限;第三，個(gè)人通訊功能。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)個(gè)人通訊功能的實(shí)現(xiàn)會(huì)強(qiáng)化公司員工之間的交流;第四，考勤系統(tǒng)。對員工日常工作情況進(jìn)行管理，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者、管理者了解每名員工的信息;第五，會(huì)議管理功能。對員工的會(huì)議參與情況進(jìn)行記錄，在其中包含會(huì)議的召開時(shí)間、會(huì)議的參與人員、會(huì)議的基本議題;第六，文件管理功能。文件管理功能包含文檔的上傳、文檔的下載和文檔的統(tǒng)一管理;第七，公告管理。公告的編輯要包含發(fā)布的信息主題、信息的發(fā)布時(shí)間、信息的發(fā)展內(nèi)容[7]。

（三）數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)，良好的數(shù)據(jù)庫能夠提升辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的整體性能。通過打造完整的數(shù)據(jù)表聯(lián)系能夠更好的存儲(chǔ)信息數(shù)據(jù)，方便用戶對數(shù)據(jù)庫的直接操作，最終簡化整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行流程，方便用戶使用系統(tǒng)。在系統(tǒng)運(yùn)行開發(fā)中，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)占據(jù)十分重要的地位，整個(gè)系統(tǒng)在運(yùn)作的時(shí)候會(huì)涵蓋大量的數(shù)據(jù)信息，因而整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)作需要得到強(qiáng)大數(shù)據(jù)庫的支持。在數(shù)據(jù)庫支持下能夠更好的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息，方便用戶的訪問操作。

在數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)的過程中需要打造出完善的邏輯設(shè)計(jì)模式，將數(shù)據(jù)庫的概念結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)中完成的E-R圖轉(zhuǎn)變成和數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)所支持的數(shù)據(jù)模型對應(yīng)的邏輯結(jié)構(gòu)，由此來更好的解決實(shí)體之間的信息轉(zhuǎn)換問題。

六、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)——典型的代碼案例分析

在現(xiàn)代企業(yè)管理中辦公自動(dòng)化系統(tǒng)采取的是HTML、MYSQL、JSP系統(tǒng)架構(gòu)，這些架構(gòu)在打造的時(shí)候依托Java語言，整個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的構(gòu)造十分復(fù)雜，計(jì)算開發(fā)量較大，需要更系統(tǒng)功能模塊之間密切配合。

用戶登錄模塊開發(fā)的功能是為用戶的信息操作和管理提供一個(gè)合法的登錄系統(tǒng)支持，實(shí)現(xiàn)對系統(tǒng)運(yùn)作的合理化操作。和一般的系統(tǒng)登錄相比，登錄界面牽扯到用戶名、密碼、驗(yàn)證信息等，需要將填寫的這些信息和數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行驗(yàn)證，發(fā)現(xiàn)合法后才能夠進(jìn)入到系統(tǒng)中，不正確的信息是不能夠進(jìn)入到系統(tǒng)中的。這樣的設(shè)定會(huì)在保證系統(tǒng)訪問速度的同時(shí)增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性[8]。

整個(gè)系統(tǒng)用戶登錄模塊的基本流程如下所示：系統(tǒng)管理人員在管理員工的信息模塊中添加用戶登錄所需要的用戶名和密碼信息，訪問用戶需要在系統(tǒng)管理中找到自己的用戶名和密碼，獲得用戶本人能夠重新設(shè)置，目的是方便本人的登錄。在這個(gè)過程中驗(yàn)證碼是系統(tǒng)隨機(jī)獲取的，在填寫完成之后點(diǎn)擊登錄按鈕，系統(tǒng)會(huì)對用戶填寫的用戶名、密碼、驗(yàn)證碼和數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行比較，如何發(fā)現(xiàn)信息是匹配的則是可以進(jìn)入到系統(tǒng)主要界面中，如果驗(yàn)證信息有一項(xiàng)是不正確的，則是會(huì)進(jìn)入到用戶失敗的界面，與此同時(shí)會(huì)提示輸入正確的信息，一直到信息輸入正確之后系統(tǒng)才會(huì)繼續(xù)使用。

七、總結(jié)

隨著當(dāng)前信息技術(shù)的飛速發(fā)展，OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在企業(yè)管理中的應(yīng)用非常廣泛，并且其作用也日益凸顯。這不僅有利于企業(yè)構(gòu)建數(shù)字化的辦公環(huán)境，降低辦公成本，而且有利于企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行有效的溝通交流，提高企業(yè)辦公效率和管理效率。文章在闡述辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)涵和發(fā)展歷程的基礎(chǔ)上，就辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能模塊、系統(tǒng)設(shè)計(jì)問題進(jìn)行了探究，最終研究證明，整個(gè)系統(tǒng)是根據(jù)企業(yè)發(fā)展實(shí)際需求所打造的符合企業(yè)辦公理念的一個(gè)系統(tǒng)，在該系統(tǒng)的作用下能夠在保障企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的同時(shí)節(jié)省資金消耗，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)化發(fā)展。

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作者簡介：李霞（1974-），女，江蘇省丹陽市人，檔案系列（中級(jí)）館員專業(yè)，主要從事公文、檔案管理等工作。