新形勢(shì)下檔案管理創(chuàng)新研究

劉繼發(fā)

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，信息化已經(jīng)逐漸成為人們生活工作中的必然發(fā)展趨勢(shì)。為滿足信息時(shí)代的實(shí)際發(fā)展需求，必須要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新，對(duì)檔案收集、整理、存儲(chǔ)、利用等進(jìn)行改革，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，促使檔案工作跟上時(shí)代的發(fā)展步伐。本文對(duì)新形勢(shì)下檔案管理面臨的問(wèn)題和檔案管理創(chuàng)新途徑進(jìn)行分析，旨在提高檔案管理水平。

檔案資料對(duì)于任何一個(gè)單位的發(fā)展都具有重要的參考價(jià)值和歷史價(jià)值，檔案管理是單位的重點(diǎn)工作，需要專門的檔案工作人員對(duì)檔案資料進(jìn)行歸檔、存儲(chǔ)、利用。信息技術(shù)的飛速發(fā)展帶動(dòng)了社會(huì)的改革與進(jìn)步，信息技術(shù)逐漸滲透到人們生活的方方面面，對(duì)人們的工作與生活產(chǎn)生了極大影響。自動(dòng)化辦公已經(jīng)成為當(dāng)前主要的辦公潮流，在這種背景下，檔案管理也必須做出改變，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，堅(jiān)持從實(shí)踐出發(fā)，對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)加以應(yīng)用，注重?cái)?shù)字化檔案的管理與應(yīng)用，發(fā)揮檔案資料的價(jià)值和意義。

一、新形勢(shì)下檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

（一）檔案創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的動(dòng)力

經(jīng)濟(jì)社會(huì)是不斷進(jìn)步的，回顧我國(guó)的發(fā)展歷程可以看出，唯有創(chuàng)新才能進(jìn)步，創(chuàng)新是一個(gè)國(guó)家和民族發(fā)展的前提，是促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步的不可忽視的力量，發(fā)揚(yáng)創(chuàng)新精神適用于經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的各個(gè)領(lǐng)域。對(duì)于檔案管理而言，信息化時(shí)代，無(wú)論是檔案管理理念還是管理技術(shù)，都必須要做到創(chuàng)新，才能真正符合時(shí)代的發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)真正意義上的進(jìn)步。

（二）檔案管理創(chuàng)新是促進(jìn)檔案工作可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵

檔案事業(yè)是單位發(fā)展過(guò)程中的重要內(nèi)容之一，因?yàn)閱挝辉诙嗄臧l(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生了很多有價(jià)值有意義的資料，所以檔案事業(yè)對(duì)單位未來(lái)的發(fā)展也至關(guān)重要。為了促進(jìn)檔案工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，必須保證與時(shí)代同步。加強(qiáng)檔案創(chuàng)新，形成檔案事業(yè)與社會(huì)發(fā)展相互協(xié)調(diào)、相互促進(jìn)的局面，是當(dāng)前開(kāi)展檔案工作的一個(gè)重點(diǎn)。

二、檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理理念落后

檔案管理創(chuàng)新的前提是理念創(chuàng)新，只有從根本上改變檔案人員的思想觀念，讓他們意識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的重要性和必要性，才能從根本上改變檔案管理的方式方法。目前，檔案管理理念的創(chuàng)新程度還有待提高，尤其是檔案服務(wù)理念的缺乏，對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展有很大負(fù)面影響。

（二）檔案管理創(chuàng)新重視程度不高

在現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)事業(yè)的建設(shè)過(guò)程中，檔案工作受到的重視程度越來(lái)越高，也有很多單位加強(qiáng)了檔案工作的支持力度，從各個(gè)環(huán)節(jié)上加以改善。但從整體上來(lái)講，檔案工作的發(fā)展現(xiàn)狀還是不容樂(lè)觀的，一些單位的管理人員對(duì)檔案管理創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)不到位，覺(jué)得檔案管理就是對(duì)各種檔案資料進(jìn)行整理的過(guò)程，檔案部門以及檔案人員的存在感不強(qiáng)，加上檔案工作與社會(huì)實(shí)際發(fā)展需求之間不匹配，繼而產(chǎn)生了一系列問(wèn)題[1]。

（三）檔案管理技術(shù)比較落后

傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，由于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)是近20年才迅猛發(fā)展起來(lái)的，尤其是在進(jìn)入21世紀(jì)以后，計(jì)算機(jī)的普及程度明顯提高，發(fā)展到如今，大數(shù)據(jù)技術(shù)、通信技術(shù)等各種新技術(shù)的應(yīng)用變得越來(lái)越普及，人們的工作和生活發(fā)生了翻天覆地的變化。對(duì)于檔案管理而言，從原來(lái)的紙質(zhì)檔案變成了電子檔案，檔案的載體不同，管理技術(shù)完全不同，這就對(duì)了檔案人員提出了更高的要求，但一些檔案人員對(duì)新技術(shù)的掌握不到位，沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)學(xué)習(xí)檔案管理的新技術(shù)和新方法，對(duì)檔案工作的發(fā)展有很大影響。

（四）檔案人員培訓(xùn)不到位

檔案人員是檔案工作中最核心的力量，結(jié)合當(dāng)前檔案工作的發(fā)展方向以及檔案人員的業(yè)務(wù)技能情況，加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)是新形勢(shì)下檔案工作創(chuàng)新的有效途徑之一。檔案人員培訓(xùn)是針對(duì)檔案工作人員開(kāi)展的一項(xiàng)全面培訓(xùn)工作，旨在提高檔案管理水平，更好地開(kāi)展檔案管理工作。在檔案管理工作中，有的單位不夠重視檔案人員的培訓(xùn)工作，將重點(diǎn)放在檔案資料的管理上，毫無(wú)創(chuàng)新科研，一些檔案工作人員對(duì)培訓(xùn)工作的積極性不高，不夠主動(dòng)，使培訓(xùn)工作流于形式，培訓(xùn)效果并不理想。

三、新形勢(shì)下檔案管理創(chuàng)新策略

（一）加強(qiáng)檔案管理服務(wù)理念創(chuàng)新

觀念的創(chuàng)新是檔案工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)，具體來(lái)講，要徹底解放檔案人員的思想，將他們從舊的管理理念中引導(dǎo)出來(lái)，對(duì)新時(shí)期檔案管理的要求、發(fā)展方向等進(jìn)行學(xué)習(xí)，進(jìn)而提升自己的創(chuàng)新意識(shí)。所以，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際情況，考慮檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)，以及本單位的檔案管理需求，樹(shù)立現(xiàn)代化檔案服務(wù)理念，將檔案管理創(chuàng)新當(dāng)做檔案管理的根本目標(biāo)。新時(shí)期檔案管理的核心是將檔案用于本單位以及社會(huì)的發(fā)展，所以檔案人員必須要具備一定的服務(wù)意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作就是為了更好地為人民、為單位、為社會(huì)的發(fā)展而服務(wù)，從而促進(jìn)檔案工作從傳統(tǒng)的被動(dòng)式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)式服務(wù)。

（二）加強(qiáng)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新

檔案管理技術(shù)創(chuàng)新是提高檔案管理效率的關(guān)鍵，新形勢(shì)下檔案管理必須要實(shí)現(xiàn)信息化、自動(dòng)化，保證與時(shí)代接軌，不能脫離時(shí)代的發(fā)展軌道[2]。

1.要加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)可以為檔案管理信息化提供強(qiáng)大的支持，可以組建專門的信息化隊(duì)伍，對(duì)計(jì)算機(jī)編程技術(shù)、檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用，建立檔案系統(tǒng)和檔案工作服務(wù)平臺(tái)。對(duì)于本單位的一些檔案資料，可以將其轉(zhuǎn)化為電子文檔形式，上傳到檔案系統(tǒng)，便于單位各部門下載應(yīng)用。與紙質(zhì)檔案相比，信息化檔案更便于存儲(chǔ)，時(shí)效性也更強(qiáng)，而且由于檔案資源共享。另外，還可以加強(qiáng)檔案服務(wù)技術(shù)創(chuàng)新，比如自媒體的發(fā)展和應(yīng)用，微信逐漸成為人們工作中最常用的溝通工具，檔案管理工作也可以在線上完成，檔案人員可以通過(guò)各種新的媒介平臺(tái)，與檔案需求方進(jìn)行溝通聯(lián)系，檔案部門內(nèi)部也可以通過(guò)新媒體平臺(tái)進(jìn)行交流，隨時(shí)反饋檔案管理的問(wèn)題、解決問(wèn)題，促進(jìn)檔案工作真正落實(shí)。

2.提升單位檔案的利用率

只有提升檔案的利用率，才能真正發(fā)揮檔案的價(jià)值。為提升檔案的利用率，首先要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，在此基礎(chǔ)上，對(duì)于不同利用價(jià)值的檔案，也可以分開(kāi)合理保管，從而有針對(duì)性地利用各種檔案信息。其次，對(duì)于不同層級(jí)的檔案，管理人員要根據(jù)不同的管理要求進(jìn)行管理，尤其是一些加密檔案，保密要求較高，檔案管理人員必須要做好檔案保密管理工作，在信息化時(shí)代尤其要注意防止檔案泄露。

（三）加強(qiáng)檔案管理制度的創(chuàng)新

檔案工作想要實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、合理化發(fā)展，必須要?jiǎng)?chuàng)建一套符合自身發(fā)展條件的管理制度。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講，長(zhǎng)期受到計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的影響，一些人員的觀念沒(méi)有及時(shí)改變過(guò)來(lái)，檔案管理制度也無(wú)法實(shí)現(xiàn)靈活變通，比如檔案管理工作長(zhǎng)期實(shí)行聘任制度，檔案人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，無(wú)法認(rèn)識(shí)到檔案工作的服務(wù)價(jià)值，導(dǎo)致檔案部門遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于其他部門的發(fā)展速度。對(duì)此，新形勢(shì)下，檔案工作必須要建立全新的管理制度，即要明確檔案部門是為整個(gè)單位以及整個(gè)社會(huì)的發(fā)展服務(wù)的，同時(shí)要明確檔案管理人員的具體職責(zé)，實(shí)行責(zé)任制，將具體的責(zé)任細(xì)分到每一個(gè)檔案人員身上，由檔案人員負(fù)責(zé)單位的檔案相關(guān)的所有工作，一旦在檔案管理中出現(xiàn)任何問(wèn)題，都可以追溯源頭，找到責(zé)任人，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行處理。

（四）加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)教育

檔案人員的能力水平不高，是檔案管理創(chuàng)新受阻的一個(gè)重要原因，為了提高檔案管理創(chuàng)新水平，必須要對(duì)人力資源進(jìn)行管理，即加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)教育力度，對(duì)各種新的管理理念、管理技術(shù)、管理方法等進(jìn)行傳授，提高檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)以及檔案管理水平。在開(kāi)展檔案人員培訓(xùn)教育時(shí)，應(yīng)該要進(jìn)行全面培訓(xùn)，一方面要加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，從檔案管理方法、技術(shù)等方面著手開(kāi)展教育，另一方面，要加強(qiáng)職業(yè)道德素養(yǎng)的培訓(xùn)，提高檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)、保密意識(shí)，強(qiáng)化檔案人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，真正提高檔案工作能力水平。在開(kāi)展培訓(xùn)教育時(shí)，也要對(duì)培訓(xùn)的方法進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合計(jì)算機(jī)時(shí)代的特征，多采取計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、多媒體技術(shù)等進(jìn)行培訓(xùn)，將檔案人員培訓(xùn)課程從線下搬到線上，讓檔案人員培訓(xùn)工作更靈活，提高培訓(xùn)質(zhì)量。借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)之后，檔案工作人員工作業(yè)余時(shí)間也可以重新回顧網(wǎng)課內(nèi)容，進(jìn)行鞏固學(xué)習(xí)。最后，要對(duì)檔案人員進(jìn)行考核，完善檔案人員培訓(xùn)考核管理制度，結(jié)合檔案培訓(xùn)工作的實(shí)際情況，量身定制適合檔案部門的考核方案，在培訓(xùn)工作結(jié)束之后根據(jù)考核要求與標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)參與培訓(xùn)的檔案人員進(jìn)行全面考核與評(píng)價(jià)，只有考核合格之后的人員才能上崗開(kāi)始工作，以此保證檔案工作的準(zhǔn)確性、高效性，對(duì)于培養(yǎng)通過(guò)考核的人員，可以再次進(jìn)行培訓(xùn)教育[3]。

四、總結(jié)

綜上所述，新形勢(shì)下的檔案管理工作是確?，F(xiàn)代化社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展的重要力量，具有不可忽視的重要作用。為此，針對(duì)新形勢(shì)下對(duì)檔案事業(yè)所提出的具體要求，應(yīng)當(dāng)做好檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，通過(guò)有效途徑提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平，從而促使其有效作用于現(xiàn)實(shí)社會(huì)，為社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展提供力量。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫寧.新形勢(shì)下檔案管理模式創(chuàng)新研究[J].神州旬刊，2020（9）：283.

[2]甘揚(yáng)建.新形勢(shì)下檔案管理服務(wù)創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（3）：95-96.

[3]晉慧.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].中國(guó)經(jīng)貿(mào)，2017（2）：52-53.