紙質(zhì)檔案與電子檔案的區(qū)別及技術(shù)保護分析

孫滋謙

在信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，檔案管理也開始逐漸走向信息化時代。紙質(zhì)檔案和電子檔案在保存模式、保護技術(shù)等多個方面呈現(xiàn)出顯著差異。檔案管理人員需要充分分析兩者的特點，制定針對性的檔案保護工作措施，實現(xiàn)科學合理的技術(shù)性保護。

紙質(zhì)和電子檔案存在一定程度上優(yōu)點和缺點，在檔案保護的過程中，需要相關(guān)管理人員結(jié)合不同情況和需求，合理選擇保護方式，有效保存電子和紙質(zhì)檔案，有利于今后的應(yīng)用。檔案在社會發(fā)展中是不可缺少的重要信息資源。電子和紙質(zhì)檔案的性質(zhì)和特點存在明顯差異，決定了兩者的保護技術(shù)不同。

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案的區(qū)別

（一）環(huán)境條件影響

紙質(zhì)和電子檔案兩者環(huán)境條件的影響存在較大差異性，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：①灰塵影響區(qū)別。紙質(zhì)檔案管理和保護的過程中受到空氣中灰塵的影響，其存在機械磨損、紙張粘連、霉菌等現(xiàn)象?；覊m對電子檔案產(chǎn)生的損壞影響，主要表現(xiàn)在磁盤、光盤損壞，不能順利讀取信息資料。灰塵中存在相應(yīng)的化學成分，對磁盤、光盤產(chǎn)生一定的腐蝕，如霉菌中分泌的酶對其產(chǎn)生較大損失，造成電子檔案信息數(shù)據(jù)丟失?？諝庵械幕覊m針對電子和紙質(zhì)檔案都存在不同程度上的影響。紙質(zhì)檔案針對該種影響的主要保存方式，相關(guān)管理人員在其上方鋪設(shè)宣紙，之后采用模板覆蓋在宣紙上，避免空氣中的灰塵直接接觸紙質(zhì)檔案。管理人員在日常工作中發(fā)現(xiàn)灰塵對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生不良影響下，需要及時將檔案信息資料送到檔案修復(fù)專業(yè)人員那做好針對性的修復(fù)工作[1]。電子檔案針對灰塵影響采取的主要保管模式，針對其存儲的載體加強嚴格的防塵對策，將光盤保存在單獨的專用光盤盒中，之后將其放置在檔案夾中，同時在檔案盒外部粘貼標簽，便于工作人員調(diào)取電子檔案;②光線、有害氣體危害。光是檔案應(yīng)用和保管中不可或缺的因素，檔案工作需要光線照明的支持和保障。光呈現(xiàn)出一定的能量，和物質(zhì)材料出現(xiàn)相應(yīng)程度的能量傳遞，在一定程度上轉(zhuǎn)變內(nèi)部能級和能量，進而造成物質(zhì)結(jié)構(gòu)和性能轉(zhuǎn)變。光主要經(jīng)過熱輻射、光氧化反應(yīng)和光能作用，對檔案產(chǎn)生影響，具有迅速、明顯的損壞作用。另外，有害氣體主要包含二氧化硫、一氧化碳、碳氫化合物等，對檔案材料產(chǎn)生損壞，同時對空氣產(chǎn)生較大污染現(xiàn)象。光線和有害氣體對于紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的損壞主要是使紙張水解氧化反應(yīng)，大大降低檔案紙張強度，增加紙質(zhì)檔案損壞的幾率?？諝庵杏泻怏w、光線對電子檔案產(chǎn)生較大損壞力?？諝庵杏泻怏w和污染物具有較強的酸性和氧化性，在相應(yīng)條件下對磁性載體和光盤產(chǎn)生腐蝕和損壞現(xiàn)象，造成盤基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，進而出現(xiàn)電子檔案信息數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。光能促進電子檔案載體材料出現(xiàn)氧化反應(yīng)，造成盤基出現(xiàn)老化現(xiàn)象，降低其強度，同時紫外線自身的能量對磁性載體剩磁的穩(wěn)定性產(chǎn)生較大影響，造成信號減縮，對磁性記錄信息數(shù)據(jù)的讀取效果具有不良影響;③磁場、機械振動不良影響。電子檔案儲存載體信息容量較大，軟盤和磁盤占用空間相對較小。因此，電子檔案保護過程中更加凸顯出保存環(huán)境的重要性。外界磁場和機械振動對電子文件具有較大影響。外界磁場對磁性載體具有一定的作用，造成磁性涂層剩磁出現(xiàn)消磁、磁化現(xiàn)象，進而出現(xiàn)信號失落、降低信噪比現(xiàn)象，嚴重損壞記錄的信息數(shù)據(jù)，大大降低了信息讀出效果。另外，劇烈機械振動對磁性載體材料中的磁分子排列次序具有較大影響，導致剩磁衰減，損壞電子檔案記錄信號。外界磁場和機械振動對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的影響相比較于電子檔案較小。因此，電子檔案保護過程中需要加大外界磁場、機械振動影響的預(yù)防力度，在保管和應(yīng)用的過程中和強磁場保持一定距離，同時將磁性載體放置在抗磁性較強的框架、金屬盒等相關(guān)裝具內(nèi)，防止出現(xiàn)劇烈機械振動對電子檔案產(chǎn)生損壞現(xiàn)象;④電子檔案和紙質(zhì)檔案都會受到溫度、濕度的影響，在潮濕環(huán)境條件下均會出現(xiàn)不同程度的水解放應(yīng)、氧化放應(yīng)[2]。紙質(zhì)檔案的纖維在潮濕環(huán)境條件下和周邊空氣出現(xiàn)氧化效應(yīng)的影響下，促進紙張內(nèi)部不利化學成分對紙張的影響，同時對紙質(zhì)檔案記錄信息字跡產(chǎn)生一定的污染現(xiàn)象，造成檔案字跡材料出現(xiàn)擴散和洇化問題。電子檔案在溫度較高的環(huán)境條件下，具有較大的保存難度。光盤中的黏合劑和聚酯底基受到自然溫度的作用出現(xiàn)收縮、膨脹現(xiàn)象，從而造成電子檔案信息數(shù)據(jù)播放產(chǎn)生問題。相關(guān)研究人員針對電子和紙質(zhì)檔案受到溫度和濕度的影響，針對兩者進行針對性的檔案保護方式，充分表明了紙質(zhì)檔案在14-24℃的溫度環(huán)境下是最適宜的保護溫度，空氣中的相對濕度在45%-60%之間屬于最佳保存濕度。電子檔案在16-20℃的溫度之間是最佳保護溫度，濕度控制在40%-45%之間。檔案管理人員結(jié)合檔案實際情況，設(shè)置最佳的環(huán)境溫度和濕度環(huán)境，提升檔案管理工作開展的實效性，全面提高檔案信息資源的實際利用效率和價值。

（二）載體壽命差別

紙張檔案和電子檔案載體對比分析過程中，兩者載體壽命存在較大差別，前者在保存良好的條件下能夠?qū)崿F(xiàn)上千年的保存;后者能夠保存十多年。因此，相關(guān)檔案管理人員保存檔案的過程中，需要使用電子檔案載體的同時采用紙質(zhì)檔案做好備份工作。紙張是紙質(zhì)檔案的載體，主要包含纖維素成分，其性質(zhì)對紙質(zhì)檔案的壽命起到?jīng)Q定性影響。纖維素在高溫、潮濕、氧化和酸性環(huán)境中出現(xiàn)水解、氧化反應(yīng)，減少紙質(zhì)檔案壽命，對其產(chǎn)生污染現(xiàn)象[3]。因此，管理人員保護紙質(zhì)檔案的過程中，有效避免出現(xiàn)水解和氧化反應(yīng)，能夠有效延長其保存年限。

計算機磁性物質(zhì)、光盤屬于電子檔案載體。聚酯是磁盤的底基物質(zhì)，同時是磁性物質(zhì)的關(guān)鍵支撐體。聚酯底基容易出現(xiàn)靜電，靜電會吸引空氣中的塵埃，造成磁性物質(zhì)脫離。磁盤中磁粉和底基采用粘合劑進行有效連接，但是其呈現(xiàn)出熱脹冷縮、生霉等缺點，對電子檔案的調(diào)取產(chǎn)生不良影響。單子檔案中的磁粉屬于形成圖片和影像的關(guān)鍵物質(zhì)，容易受到外界磁場的作用，產(chǎn)生消磁、磁化現(xiàn)象。管理人員采用光盤的形式保存電子檔案過程中，光盤中是以碲、碲合金、硒以及碳鋁化合物的方式記錄信息，容易受到外部的影響，和堿性物體出現(xiàn)化學反應(yīng)，在空氣中產(chǎn)生氧化反應(yīng)。通常情況下，電子檔案載體具有大約10年的壽命。

二、紙質(zhì)檔案和電子檔案技術(shù)保護

（一）紙質(zhì)檔案技術(shù)保護

紙質(zhì)檔案技術(shù)保護方式，主要避免其產(chǎn)生水解和氧化放應(yīng)。相關(guān)管理人員在實踐工作中更多的重視紙質(zhì)檔案保管過程的防潮工作，通常采用豎立方式進行檔案存儲。紙質(zhì)檔案在長時間的存放下，其表面會產(chǎn)生較多灰塵，灰塵對紙質(zhì)檔案的封面有腐蝕現(xiàn)象。因此，管理人員需要將紙質(zhì)檔案有效存儲于干燥環(huán)境條件中，當檔案長時間在潮濕環(huán)境中，會出現(xiàn)霉菌，進而對紙質(zhì)檔案內(nèi)部產(chǎn)生嚴重的腐蝕現(xiàn)象，同時霉菌在短期內(nèi)不能消失，對檔案信息產(chǎn)生一定的污染現(xiàn)象。紙質(zhì)檔案受潮的情況下，相關(guān)管理人員需要做好緊急處理，立即取出紙質(zhì)檔案，在其放置在干凈的白色宣紙上，同時在其上方放置另一張白色宣紙，用手輕輕按壓，或者采用木板進行按壓[4]。紙卷文物下方的宣紙不能隨意移動位置，避免放置紙質(zhì)檔案出現(xiàn)二次污染問題。另外，紙質(zhì)檔案出現(xiàn)嚴重受潮現(xiàn)象的情況下，需要全面去除浸濕的白色宣紙，重新更換宣紙進行吸收，將水漬完全吸收干凈為止，同時將該檔案放置在安全、陰涼、干燥的環(huán)境中實行自然陰干。

（二）電子檔案技術(shù)保護

紙質(zhì)檔案技術(shù)保護主要有效延長紙張壽命，進而保存紙張上記錄的信息資料。電子檔案技術(shù)保護主要采用掃描和數(shù)碼拍攝等相關(guān)方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成光盤的方式進行保存。電子檔案保護應(yīng)加強對載體實體、計算機軟件、硬件支撐環(huán)境的保護，同時增強電子檔案邏輯內(nèi)容、背景和初始數(shù)據(jù)的安全保護。另外，電子檔案技術(shù)保護面臨電腦病毒的損壞。電腦病毒屬于一種破壞程序，對電腦文件中的其他程序進行修改，將自身拷貝嵌入污染其他程序。當前，我國電子檔案信息技術(shù)保護主要采用防火墻、數(shù)據(jù)加密、數(shù)字水印和時間印章等技術(shù)，保護電子檔案信息不被篡改、刪除和盜竊。我國電子檔案的加密技術(shù)和解密技術(shù)迅速發(fā)展，需要相關(guān)管理人員創(chuàng)建信息安全管理體系，實行客觀綜合性的風險評估，制定相適應(yīng)的管控措施，最大程度的保證檔案信息的安全有效性和真實完整性。

三、總結(jié)

在新時代的發(fā)展背景下，各個行業(yè)在建設(shè)發(fā)展中都更加重視檔案保護工作，紙質(zhì)檔案和電子檔案保存存在較大差異性，同時在保存方式和技術(shù)保護方面具有顯著差別。管理人員需要結(jié)合兩者的特點和性質(zhì)進行區(qū)分，制定最佳的保存方式，保證檔案信息的安全可靠性，提升檔案管理整體水平。

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