城市綜合開發(fā)項(xiàng)目中合同管理工作現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)策略

黃彤萍

（中交四航局第三工程有限公司）

一、前言

在城市綜合開發(fā)項(xiàng)目的實(shí)際實(shí)施過程中，面臨著各種各樣的困難與阻力，其中合同管理工作便顯得尤為重要。合同是劃分權(quán)利和義務(wù)的重要法律依據(jù)，為合同各主體利益提供重要的保障，只要簽訂合同便會(huì)在法律層面形成合作關(guān)系，合同主體便要嚴(yán)格遵循合同條例來履行自己的職責(zé)，并以此確保項(xiàng)目的順利開展，為合同各方主體經(jīng)濟(jì)利益提供有力的法律保障。

二、項(xiàng)目背景

廣東省佛山市順德區(qū)處于珠江三角洲中部，其面積為806平方公里，北面與廣州比鄰，靠近香港和澳門，是佛山第一個(gè)達(dá)到縣域經(jīng)濟(jì)3000億的市轄區(qū)。順德高新區(qū)西部啟動(dòng)一期城市綜合開發(fā)項(xiàng)目主要采取投資人結(jié)合EPC的開發(fā)模式，其中靜態(tài)總投資高達(dá)36億，包括前期費(fèi)用為6億、土地費(fèi)用為8億、在建工程款為5億、新建工程投資大約15億、運(yùn)營(yíng)管理費(fèi)為2億。其中前期費(fèi)用部分、土地費(fèi)用部分以及在建工程款部分都屬于“直接買單”類型的費(fèi)用，而運(yùn)營(yíng)管理費(fèi)用則是根據(jù)實(shí)際情況來確認(rèn)投資。其中該項(xiàng)目合作模式如圖1所示。

圖1 項(xiàng)目合作模式示意圖

項(xiàng)目公司為更好地運(yùn)營(yíng)該項(xiàng)目，設(shè)置了產(chǎn)業(yè)招商部、規(guī)劃設(shè)計(jì)部、建設(shè)管理部、合約管理部、運(yùn)營(yíng)管理部、財(cái)務(wù)部、綜合部等7個(gè)部門。并針對(duì)這七個(gè)部門劃分了職責(zé)，以便更好實(shí)施項(xiàng)目管理工作。其一，產(chǎn)業(yè)招商部。該部門的主要職責(zé)包括對(duì)項(xiàng)目重大節(jié)點(diǎn)實(shí)施管理；計(jì)劃運(yùn)營(yíng)管理、實(shí)施績(jī)效考核；組織管理以及制定各種管理制度，對(duì)整個(gè)流程體系進(jìn)行管理；管理項(xiàng)目公司董事會(huì)相關(guān)事務(wù)。其二，規(guī)劃設(shè)計(jì)部。該部門的主要職責(zé)包括項(xiàng)目區(qū)域的規(guī)劃以及優(yōu)化；管理項(xiàng)目各種報(bào)批報(bào)建事務(wù)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)管理以及設(shè)計(jì)變更管理等。其三，建設(shè)管理部。該部門主要職責(zé)包括對(duì)項(xiàng)目中重大節(jié)點(diǎn)實(shí)施管理；對(duì)工程質(zhì)量、工程質(zhì)量、安全文明施工等方面實(shí)施管理以及相應(yīng)的考核；供應(yīng)商選擇、供應(yīng)商管理以及成本管理；檔案管理等。其四，產(chǎn)業(yè)招商部。該部門主要職責(zé)包括項(xiàng)目定位、產(chǎn)品研究和相關(guān)政策法規(guī)研究；項(xiàng)目策劃、營(yíng)銷等對(duì)外事務(wù)；招商策劃、客商服務(wù)等；供應(yīng)商選擇以及供應(yīng)商管理。其五，財(cái)務(wù)部。該部門主要職責(zé)包括項(xiàng)目各種預(yù)算管理、融資方案制定、落實(shí)；會(huì)計(jì)核算、資金管理、報(bào)銷管理、各種稅務(wù)管理等。其六，合約管理部。該部門主要職責(zé)包括成本管理、預(yù)算管理及結(jié)算管理；合同管理、相關(guān)法務(wù)管理；制訂采購計(jì)劃、招標(biāo)管理、供應(yīng)商管理等。其七，綜合部。該部門主要職責(zé)包括人力資源管理、后勤管理、企業(yè)文化管理、檔案管理、黨建工作、信息化管理等。

三、項(xiàng)目合同管理工作概況

對(duì)于建設(shè)工程而言，合同管理是其項(xiàng)目管理的重要組成部分，同時(shí)也是項(xiàng)目建設(shè)實(shí)現(xiàn)其控制目標(biāo)的有效手段和重要保障，基于此，合同管理需貫穿于工程項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過程。在工程項(xiàng)目的整個(gè)生命周期中所涉及的合同類型很多，其管理的重點(diǎn)也各不相同，該項(xiàng)目所涉及的主要合同類型包括投資建設(shè)合同、EPC總承包合同、工程服務(wù)類合同、招商類合同、后勤辦公類合同、施工分包合同、征地拆遷合同、土地出讓類合同等。其一，投資建設(shè)合同。投資建設(shè)合同的主體是中交城投和四航院聯(lián)合體，在此合同中，其管理的重點(diǎn)在于充分理解合同，認(rèn)真履行合同規(guī)定義務(wù)，切實(shí)維護(hù)合同各方權(quán)益。其二，EPC總承包合同。EPC總承包合同的主體為項(xiàng)目公司，其管理重點(diǎn)在于依據(jù)招標(biāo)文件中的條款簽訂合同；負(fù)責(zé)督促總承包單位認(rèn)真履行合同；嚴(yán)格履行合同規(guī)定義務(wù)。其三，工程服務(wù)類合同。工程服務(wù)類合同的主體為項(xiàng)目公司，其管理重點(diǎn)在于全面負(fù)責(zé)合同管理。其四，招商類合同。招商類合同的主體為項(xiàng)目公司，其管理重點(diǎn)在于全面負(fù)責(zé)合同管理。其五，后勤辦公類合同。后勤辦公類合同的主體為項(xiàng)目公司，其管理重點(diǎn)在于全面負(fù)責(zé)合同管理。其六，施工分包合同。施工分包合同的主體是EPC總承包部，其管理重點(diǎn)在于明確分包單位合格性；明確分包價(jià)格；監(jiān)督合同履行情況。其七，征地拆遷合同。征地拆遷合同的主體為杏壇鎮(zhèn)土地發(fā)展公司，其管理重點(diǎn)在于參與項(xiàng)目合同談判，對(duì)合同價(jià)格進(jìn)行審核；支付相關(guān)費(fèi)用。其八，土地出讓類合同。土地出讓類合同的主體為順德區(qū)國土城建和水利局，其管理重點(diǎn)在于核實(shí)項(xiàng)目土地出讓價(jià)格；落實(shí)項(xiàng)目土地費(fèi)回款。此外，如出讓價(jià)格比合同約定價(jià)格低，則需向甲方提出價(jià)差彌補(bǔ)訴求。

在合同管理過程中，還需遵循以下要點(diǎn)：第一，始終堅(jiān)持合法合規(guī)性原則。第二，合同簽訂、合同變更、合同解除都必須嚴(yán)格按項(xiàng)目公司《合同管理辦法》規(guī)定執(zhí)行，并且嚴(yán)格按照中交城投《權(quán)責(zé)手冊(cè)》規(guī)定進(jìn)行審批。第三，所有經(jīng)濟(jì)類合同須取得甲方認(rèn)可，確保發(fā)生費(fèi)用可以計(jì)入建設(shè)成本。第四，對(duì)重要合同必須向相關(guān)業(yè)務(wù)部門和管理工作人員進(jìn)行合同交底，提出合同所有風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)控。第五，建立相應(yīng)的考核制度以及信用評(píng)價(jià)制度，業(yè)務(wù)管理部門應(yīng)加大對(duì)供應(yīng)商或服務(wù)商的考核力度。第六，分類建立范本合同,采取規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理制度。第七，對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一管理，管理歸口部門為合約管理部，合約管理部門必須建立管理臺(tái)賬和檔案體系。

四、合同管理中所面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)

合同管理是工程項(xiàng)目管理體系中的重要環(huán)節(jié)，不僅覆蓋面非常廣泛，而且個(gè)體差異性也十分突出。合同管理作為項(xiàng)目管理中的核心部分，是所有工程項(xiàng)目都必須遵循的執(zhí)行依據(jù)，合同管理會(huì)貫穿于整個(gè)工程項(xiàng)目的始終，在項(xiàng)目推進(jìn)過程中，任何一個(gè)細(xì)小的過程都必須在合同的制約下實(shí)施，因此，科學(xué)、有效的合同管理可以管控整個(gè)工程項(xiàng)目的運(yùn)行，確保項(xiàng)目的順利實(shí)施。此外，對(duì)于工程項(xiàng)目而言，加強(qiáng)項(xiàng)目合同管理，認(rèn)真督促設(shè)計(jì)方、施工方、監(jiān)理方等嚴(yán)格遵循合同規(guī)定履行各自義務(wù)，解決各自的糾紛，能夠在規(guī)范合同主體行為方面以及促進(jìn)整改上起到積極的作用。由此可見，合同管理對(duì)于整個(gè)工程項(xiàng)目而言是極為重要的。但合同管理也是存在風(fēng)險(xiǎn)的，面對(duì)各種經(jīng)濟(jì)因素、政治因素、自然因素以及法律環(huán)境因素等變化，超出合同規(guī)定范圍的各種問題也會(huì)不斷涌現(xiàn)，如此不僅導(dǎo)致合同管理任務(wù)變得更加繁重，同時(shí)還增加了合同管理的風(fēng)險(xiǎn)性。在項(xiàng)目工程的建設(shè)過程中，其合同管理所面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）前期風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估環(huán)節(jié)以及制定應(yīng)對(duì)方案環(huán)節(jié)和合同管理出現(xiàn)脫節(jié)

在項(xiàng)目工程實(shí)際推進(jìn)過程中，由于會(huì)存在一定的地區(qū)差異性，這便導(dǎo)致合同雙方產(chǎn)生了一定的分歧，出現(xiàn)不協(xié)調(diào)的聲音，進(jìn)而為合同管理帶來一定的安全隱患。因?yàn)樵谇捌谶M(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估時(shí)與合同管理缺乏有效的銜接，所以在后期開展合同管理工作時(shí)勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生各種各樣的阻力，基于此，在合同簽訂之前，必須對(duì)所有風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行充分評(píng)估，并將應(yīng)對(duì)方案在合同中得以落實(shí)，制訂行之有效應(yīng)急機(jī)制，以便最大程度減少損失，確保工程的順利開展。

（二）合同文本存在缺陷以及文本本身具有的潛在風(fēng)險(xiǎn)

在合同管理中，合同條款是否完整、對(duì)合同文本的解釋是否合理是其所面臨的基本問題。一旦產(chǎn)生合同糾紛，合同文本中存在的缺項(xiàng)漏項(xiàng)都會(huì)成為雙方扯皮的導(dǎo)火索，其中，有理解爭(zhēng)議的一些條款也會(huì)給合同執(zhí)行埋下糾紛隱患。導(dǎo)致這一現(xiàn)象的主要原因在于合同條款自身存在不完整性、不規(guī)范性、模糊性，或者是在前期簽訂合同的時(shí)候，各方并沒有完全了解其中的條款規(guī)定、相關(guān)術(shù)語以及各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)等因素。例如有的合同中出現(xiàn)非常多類似“所有”或者“一切”這樣的字眼，這便使得權(quán)利或者義務(wù)都被過分?jǐn)U大解讀；沒有在合同中明確制定支付節(jié)點(diǎn)導(dǎo)致支付延誤；劃分違約責(zé)任時(shí)存在不對(duì)等問題使得雙方在執(zhí)行時(shí)相互推卸責(zé)任等。所以在制訂合同的時(shí)候，文本必須清楚明了、意見統(tǒng)一，嚴(yán)防文本自身缺陷，盡可能消除文本中的潛在風(fēng)險(xiǎn)，為合同雙方提供一個(gè)公平公正的執(zhí)行環(huán)境。

（三）合同簽訂中存在的風(fēng)險(xiǎn)

不論是合同的簽訂，還是合同的履行，都會(huì)存在非常多的不確定因素。其中，在合同談判階段，為規(guī)避合同制訂中的各種法律風(fēng)險(xiǎn)，可以從信用等級(jí)方面、履約能力方面、合同生效方面以及合同形式方面等入手。在合同簽訂過程中，需以書面形式進(jìn)行確定，并加蓋公章，不能以口頭約定的方式，否則極易產(chǎn)生違約風(fēng)險(xiǎn)。在合同后續(xù)執(zhí)行過程中，合同任何一方由于商業(yè)欺詐、惡意競(jìng)爭(zhēng)、企業(yè)破產(chǎn)等原因，使得合同不能順利履約，也會(huì)產(chǎn)生管理風(fēng)險(xiǎn)，所以，簽訂合同之前需對(duì)合作方進(jìn)行全面調(diào)查，考察其履約能力、經(jīng)濟(jì)實(shí)力以及訴訟證明等，以免遭受不必要的損失。

（四）缺乏索賠意識(shí)和反索賠意識(shí)

合同管理是工程項(xiàng)目順利開展的重要保障，在合同管理中，工程變更以及相關(guān)索賠處理尤為關(guān)鍵。如果合同一方出現(xiàn)嚴(yán)重違約現(xiàn)象，有時(shí)有的企業(yè)會(huì)礙于各種人情或者沒有制訂有效的索賠方案，使得索賠不及時(shí)，進(jìn)而損害了自身的合法利益；如果合同一方存在惡意索賠的現(xiàn)象，另一方也應(yīng)積極研究其中的反索賠條款，維護(hù)自身的合法利益。所以，在合同管理中，雙方都應(yīng)提升索賠意識(shí)，保障自身合法利益，避免損害項(xiàng)目的正常發(fā)展。

五、城市綜合開發(fā)項(xiàng)目中合同管理工作存在的主要問題

（一）合同管理在組織結(jié)構(gòu)設(shè)置方面不合理

據(jù)調(diào)研訪談發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段該項(xiàng)目的合同管理在組織機(jī)構(gòu)設(shè)置方面不合理，其管理流程還存在很大的漏洞，例如盡管按照相關(guān)規(guī)定設(shè)置綜合管理部來負(fù)責(zé)項(xiàng)目合同方面的管理，但由于未對(duì)管理內(nèi)容和管理責(zé)任進(jìn)行明確劃分，導(dǎo)致工作過程中經(jīng)常產(chǎn)生責(zé)任推諉的現(xiàn)象。此外，該項(xiàng)目的其他部門也存在管理職責(zé)不明確的現(xiàn)象，導(dǎo)致資源浪費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重，而且各部門之間的協(xié)同性也比較差。

（二）在合同簽訂方面的管理還不完善

在對(duì)該項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)研后發(fā)現(xiàn)，其在合同簽訂階段的管理也存在一定的漏洞。例如合同內(nèi)容不夠清晰明確。合同是確保項(xiàng)目順利開展的重要基礎(chǔ)和根本保障。合同需體現(xiàn)出其主體的真實(shí)意圖以及各自的利益訴求，不論是雙方的權(quán)利還是義務(wù)都應(yīng)該在合同中明確指出，以免產(chǎn)生誤解，出現(xiàn)不必要的糾紛。但在該項(xiàng)目中盡管在合同簽訂前進(jìn)行了嚴(yán)格的審查，卻仍存在內(nèi)容不清晰明確的問題，如未制定明確的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、支付方式也比較模糊等，使得在質(zhì)量驗(yàn)收過程中產(chǎn)生分歧，極易引發(fā)返工以及違約賠償?shù)缺容^嚴(yán)重的后果。

（三）合同信息在歸檔管理方面不完善

合同信息在歸檔方面不夠規(guī)范，信息資料存在不完備的問題，未對(duì)文件進(jìn)行整理、細(xì)分，因此無法為其合同索賠提供有力的支撐，同時(shí)也對(duì)賠償金方面、工期方面以及進(jìn)度方面等指標(biāo)完成造成了嚴(yán)重的影響。信息管理工作的不完善，勢(shì)必會(huì)對(duì)項(xiàng)目后續(xù)開展中出現(xiàn)的合同索賠帶來不便與麻煩。

六、城市綜合開發(fā)項(xiàng)目中合同管理工作應(yīng)對(duì)策略

（一）優(yōu)化組織架構(gòu)，明確職責(zé)權(quán)限

首先，在合同管理過程中需建立完善的組織架構(gòu)，可在原有基礎(chǔ)上做出優(yōu)化調(diào)整，制訂清晰明了的職責(zé)分工，并建立相應(yīng)的約束激勵(lì)制度，增設(shè)專門的合同管理部門，以確保合同管理工作的高效展開。其次，對(duì)個(gè)體也要明確其組織職責(zé)，要做到責(zé)任到人、明確責(zé)任和分工，只有這樣，才能順利開展合同管理工作。要明確其責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)，劃分權(quán)責(zé)，將各方力量進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，以此確保合同管理工作的效率。例如，項(xiàng)目經(jīng)理需承擔(dān)主責(zé)任，主要負(fù)責(zé)簽訂總承包合同以及組織項(xiàng)目實(shí)施，并牽頭合同論證工作和評(píng)審工作，識(shí)別合同管理中的各種風(fēng)險(xiǎn)，時(shí)刻關(guān)注合同變更情況和索賠事項(xiàng)，以便及時(shí)做好防范準(zhǔn)備。

（二）健全合同簽訂階段管理

合同是劃分權(quán)利和義務(wù)的重要法律依據(jù)，為合同各主體利益提供重要的保障，只要簽訂合同便會(huì)在法律層面形成合作關(guān)系，合同主體便要嚴(yán)格遵循合同條例來履行自己的職責(zé)，否則便要承擔(dān)違約責(zé)任。首先，要對(duì)合同標(biāo)書進(jìn)行詳細(xì)剖析，仔細(xì)甄別其中條款，看其是否合理、合法，并對(duì)其中的問題進(jìn)行分類記錄，成立專家小組，研討其中的技術(shù)規(guī)范以及設(shè)計(jì)方案，并明確其中存在的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，以此促進(jìn)項(xiàng)目合同談判活動(dòng)的順利實(shí)施。其次，要明確項(xiàng)目合同具體的簽訂內(nèi)容。識(shí)別合同談判中存在的風(fēng)險(xiǎn)，做好前期調(diào)研工作，在談判中既要顯示誠意，也要將所有問題公開提出，確保自身利益，提前準(zhǔn)備好預(yù)案以及應(yīng)對(duì)措施，掌握談判技巧，把握談判節(jié)奏。最后，要加強(qiáng)對(duì)合同簽訂方面的評(píng)審力度，建立完善的評(píng)審流程，通?？砂凑丈陥?bào)合同-會(huì)簽審查-批準(zhǔn)審核-蓋章簽字的流程展開。

（三）強(qiáng)化合同信息搜集歸檔管理

在項(xiàng)目實(shí)際建設(shè)和運(yùn)營(yíng)過程中，合同文本是其重要的法律依據(jù)。對(duì)于城市綜合開發(fā)項(xiàng)目而言，其合同管理需掌握科學(xué)的管理理念，注重合同文本的相關(guān)搜集工作、整理工作、編號(hào)工作以及歸檔工作，構(gòu)建完善的電子化管理系統(tǒng)，為項(xiàng)目的順利開展提供有力的支撐。首先，要健全合同信息的相關(guān)搜集制度，盡量將所有信息資料都集中到合同管理部門，并通過各種渠道搜集項(xiàng)目相關(guān)案例，為將來可能發(fā)生的各種合同索賠案件作好充分的準(zhǔn)備。其次，要強(qiáng)化項(xiàng)目證言指令方面的信息搜集，以此規(guī)避由此產(chǎn)生的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。最后，要對(duì)項(xiàng)目書證方面的信息進(jìn)行搜集，其搜集范圍主要包括與之相關(guān)的各類函件、各種簽字單據(jù)和發(fā)票單據(jù)、項(xiàng)目是施工現(xiàn)場(chǎng)的詳細(xì)記錄、各種會(huì)議記錄和有關(guān)媒體信息等。

七、結(jié)語

在城市綜合開發(fā)項(xiàng)目實(shí)際實(shí)施過程中，合同管理至關(guān)重要，貫穿于項(xiàng)目全過程，在合同簽訂環(huán)節(jié)就需注重其內(nèi)容的合理性和規(guī)范性，明確規(guī)定項(xiàng)目管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，并確保合同雙方利益的均衡性，以此保障合同的公正性和公平性，促進(jìn)工程項(xiàng)目的有序推進(jìn)。