論網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下的人事檔案管理

劉紫薇

（貴州中煙工業(yè)有限責任公司原料供應(yīng)中心）

人事檔案中記載著一個人的人生軌跡，也是政治面貌、學歷、品德的關(guān)鍵憑證，完整地將一個人的發(fā)展以及成長歷史體現(xiàn)出來?；跈n案信息數(shù)量不斷增加的條件下，若沿用傳統(tǒng)的管理體系則無法滿足基本工作需求。為了保證檔案資源的使用效率，就需要緊跟信息化的發(fā)展腳步，并合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段，開展規(guī)范化、科學化的管理工作。在推動紙質(zhì)版人事檔案管理向著信息化方向發(fā)展的基礎(chǔ)上，強化電子信息化管理，徹底的轉(zhuǎn)變檔案管理模式，在統(tǒng)一平臺上存儲信息，建立電子檔案以保護原始檔案，從根源上滿足內(nèi)部管理的必然要求，推動企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

一、網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下人事檔案管理的優(yōu)點與重要性

企業(yè)開展人事檔案管理工作，需要采用電子信息化的管理方式，并收集以及共享多種類型的資源，并促進各個部門的合作與溝通，切實提升人事檔案的綜合使用價值與效率，使得企業(yè)可以更好的完成人事檔案管理工作。企業(yè)增添新員工檔案，應(yīng)當保證互聯(lián)網(wǎng)、電子信息系統(tǒng)、計算機設(shè)備得到合理的利用，可以有效的縮減新員工資料的搜索時間，確保員工檔案真實性、實效性。在對企業(yè)人事檔案進行電子信息化管理的基礎(chǔ)上，減少無效的信息傳輸環(huán)節(jié)，并提升知識檔案的使用效率，確保資料完整性。在使用人事檔案的時候，可以利用U盤等存儲設(shè)備查看檔案信息，在提升信息存儲量的基礎(chǔ)上，保障人事檔案管理質(zhì)量與效率。

（一）滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求

當前，辦公自動化系統(tǒng)愈發(fā)完善，在人事檔案應(yīng)用與管理的過程中，一般都是利用網(wǎng)絡(luò)和計算機系統(tǒng)完成的。這就要求企業(yè)開展人事檔案管理工作，要實現(xiàn)無紙化、信息化發(fā)展目標。通過建設(shè)配套的信息化管理平臺，滿足現(xiàn)代化經(jīng)營發(fā)展目標，有效提升綜合管理效率與水平。

（二）建立電子檔案以保護原始檔案

對于企業(yè)傳統(tǒng)的人事檔案管理工作來看，一般都是以紙質(zhì)檔案的形式存儲員工信息。利用人工管理可能消耗大量時間與財力，但引入電子信息化管理模式，則可以以計算機代替人工完成人事檔案管理工作。不僅僅可以減少管理時間的消耗，還能減少翻查檔案消耗的時間，還可以延長人事檔案的使用時間。隨著電子文件的產(chǎn)生，使得檔案管理部門管理檔案外延擴大，所以應(yīng)當持續(xù)調(diào)整管理職能，提升檔案人員的綜合素質(zhì)。在引入了先進檔案管理系統(tǒng)之后，檔案部門則可以甩掉管理臺賬，對外合理利用網(wǎng)絡(luò)為領(lǐng)導作出科學化經(jīng)營決策提供參考依據(jù)，還可以為單位發(fā)展提供相應(yīng)的服務(wù)。以先進的技術(shù)手段為核心，使得檔案部門成為事業(yè)單位信息中心，還可以積極參與到服務(wù)生產(chǎn)活動中。在強化電子檔案管理的同時，加快建設(shè)檔案信息化的發(fā)展腳步，實現(xiàn)自動化檔案信息收集，切實提升工作效率。

二、網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下人事檔案管理存在的主要問題

（一）人事檔案工作基礎(chǔ)投入不足，重視程度有待提升

在我國現(xiàn)代化事業(yè)單位、企業(yè)運營管理的發(fā)展階段，人事檔案管理是最關(guān)鍵的構(gòu)成部分。不管是對單位內(nèi)部的人員調(diào)動，還是促進員工的個人健康發(fā)展，都有著十分緊密的聯(lián)系。但就當前實際情況進行分析，許多企業(yè)人力資源管理者沒有意識到做好人事檔案管理工作的重要意義。認為做好人事檔案管理工作，無法為企業(yè)帶來更高的效益，也無法在整體發(fā)展中體現(xiàn)重要作用。所以，在現(xiàn)代化的企業(yè)運營階段，對于人事檔案管理工作投入度較低，各方面存在不足之處，可能導致內(nèi)控制度無法貫徹到實處，進而限制后續(xù)的人事檔案管理工作開展。

（二）檔案管理方式滯后

企業(yè)做好人事檔案管理工作，并順利落實與使用信息化技術(shù)。但是當前大部分企業(yè)在人事檔案管理的階段，還采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的方法，信息化技術(shù)的應(yīng)用范圍較為狹窄。例如，企業(yè)沒有利用信息化技術(shù)開展人事檔案目錄管理工作，也沒有建立電子檔案，相關(guān)檔案管理制度不完善，使得人事檔案管理方法存在滯后性，還可能給其他的矛盾與問題發(fā)生帶來可乘之機，無法達到良好的人事檔案資源使用效果。

（三）人事檔案信息化管理制度不健全

目前，我國大部分企業(yè)進行人事檔案管理工作，利用的管理制度都是傳統(tǒng)、單一固定化的制度，沒有實現(xiàn)科學技術(shù)層面的改革與優(yōu)化。隨著現(xiàn)代化市場經(jīng)濟環(huán)境的不斷變化，原有的管理體系無法滿足新時期發(fā)展需求，會直接影響人事檔案管理效率。另外，傳統(tǒng)的檔案管理制度，可能影響人事檔案管理信息化建設(shè)。而各項制度缺乏合理性與完整性，會影響綜合管理效率，甚至產(chǎn)生人員檔案泄密的風險問題，損害員工基本利益與隱私。

（四）檔案工作人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升

從檔案工作者的角度進行分析，檔案工作人員在信息資源管理中發(fā)揮著關(guān)鍵的作用。信息技術(shù)僅僅屬于信息資源管理的關(guān)鍵工具，檔案信息資源的完整性、信息資源供給到位、信息安全性、原始憑證也需要檔案管理負責人參與其中。而要想做好檔案信息化網(wǎng)絡(luò)管理工作，就需要培養(yǎng)更多優(yōu)秀的現(xiàn)代化人才，還需要提升其技術(shù)水平，不僅僅是要開展一般計算機操作。就當前實際情況進行分析，檔案部門還存在缺乏高技術(shù)人才的情況。許多檔案人員存在沒有掌握現(xiàn)代技術(shù)的情況，也不了解計算機網(wǎng)絡(luò)，也存在缺乏網(wǎng)絡(luò)使用預(yù)見能力的情況。雖然引入了現(xiàn)代化設(shè)備，但是實際的作用無法發(fā)揮出來，也無法做好網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息管理工作。所以，對于各級管理部門來說，其需要將建設(shè)檔案專業(yè)隊伍提升到戰(zhàn)略高度，并做好人力資源管理工作，促進高素質(zhì)人才隊伍建設(shè)，培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的檔案事業(yè)發(fā)展需要的人才。

（五）計算機系統(tǒng)安全問題導致文件丟失

從安全角度來看，電子文件能隨時轉(zhuǎn)變?yōu)檩d體，或是不留痕跡改動。尤其是在接入了互聯(lián)網(wǎng)以后，可能遇到的非法訪問更是無法計算?；诖?，為了保證電子文件管理真實性與全面性，就應(yīng)當提出相應(yīng)的技術(shù)管控措施。例如，辦公軟件可以使用電子簽名、印章做好文件簽發(fā)處理工作。在建立的辦公自動化網(wǎng)絡(luò)中，對電子文件設(shè)置防刪改措施，并實施登記密碼。自動存取以及修改相關(guān)的信息，為電子文件查詢提供方便。此外，部分信息存儲具有分散性的特點，也沒有實現(xiàn)集中脫機管理，若計算機系統(tǒng)出現(xiàn)風險問題，可能導致電子文件丟失。

三、網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下的人事檔案管理思路

（一）制定完善的規(guī)劃，強化目標意識

信息化環(huán)境下，企業(yè)開展人事檔案管理工作需要確保檔案信息資源建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)到位，還需要落實信息化管理標準，建立高素質(zhì)的信息化人才隊伍，優(yōu)化信息安全保障機制。結(jié)合企業(yè)的基本發(fā)展需求，分階段實施完善的規(guī)劃。企業(yè)要因地制宜地制訂檔案信息化建設(shè)計劃，還需要了解檔案信息化建設(shè)的方向與核心目標，并提升其對政府部門的關(guān)注度。在強化檔案信息化投入的同時，制訂明確的發(fā)展目標。從收集電子文件層面入手，并保證紙質(zhì)文件與電子文件整理之間形成標識關(guān)系，還需要對無紙化系統(tǒng)生成電子檔案提出嚴格的要求。如果有必要的話，企業(yè)還需要在積累信息的過程中，制作縮微品、紙質(zhì)拷貝，避免計算機系統(tǒng)出現(xiàn)問題的時候，出現(xiàn)丟失電子文件信息與檔案關(guān)鍵數(shù)據(jù)的情況。

（二）創(chuàng)設(shè)安全穩(wěn)定的存儲環(huán)境

企業(yè)開展傳統(tǒng)紙質(zhì)版人事檔案收集、整理的工作，可能消耗大量人力、財力，不僅對于保管條件較高，還應(yīng)當做好防火防霉的處理工作，并打造安全穩(wěn)定的存儲環(huán)境與空間。基于大數(shù)據(jù)技術(shù)支持的條件下，開展人事檔案信息化管理工作，與傳統(tǒng)管理方式相比，占用的空間小，還可以在統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫中存儲關(guān)鍵的信息，也沒有對保存條件提出較高的要求，能保證人事檔案存儲的安全性與穩(wěn)定性。

（三）提升人事檔案管理效率

企業(yè)開展人事檔案管理工作，本身具有動態(tài)性的基本特點。在開展各項管理活動的階段，都要保證維護與更新的及時性。對于傳統(tǒng)紙質(zhì)版人事檔案管理工作進行分析，檔案文件經(jīng)過多次翻閱查找，可能出現(xiàn)破損的情況，不利于長期保存。而利用先進的信息化技術(shù)，則能避免上述問題的發(fā)生。在建設(shè)人事檔案信息化管理平臺的同時，輸入關(guān)鍵詞獲得信息，還可以了解人員的實際情況。及時地錄入人事檔案信息，不需要打開封存的檔案，查閱信息相對來說更加便利，有助于切實提升人事檔案的管理效率。

（四）健全人事檔案信息化管理制度

在人事檔案的信息化管理階段，需要提出并健全檔案信息化管理制度。第一，從完善制度層面入手，確保各項管理工作的實效性與全面性。在企業(yè)優(yōu)化管理體系、規(guī)范化人事檔案管理工作的階段，建立配套的信息化系統(tǒng)，并規(guī)定人事檔案的保存方式，提出信息化管理策略，落實相應(yīng)的實施標準，規(guī)避檔案管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生不必要的風險問題，對檔案使用效果產(chǎn)生影響。第二，在開展具體管理工作的階段，需要結(jié)合我國檔案管理的基本要求，認識檔案管理的基本現(xiàn)狀，設(shè)立明確的管控任務(wù)，還要明確信息化技術(shù)實施的標準，為促進人事檔案信息化建設(shè)作好鋪墊。

（五）完善硬件和軟件設(shè)施

（1）企業(yè)適當加大資金管控力度，并適當?shù)脑黾佑布O(shè)備，持續(xù)優(yōu)化軟件系統(tǒng)，促進技術(shù)系統(tǒng)升級。在做好人事檔案管理工作的同時，處理大量人事檔案文件。以可靠性較高、質(zhì)量較高的硬件設(shè)備為基礎(chǔ)，避免產(chǎn)生硬件故障，避免檔案文件信息丟失。

（2）企業(yè)引入并使用網(wǎng)絡(luò)安全防護軟件、殺毒軟件，將信息化手段的作用發(fā)揮出來。在強化安全防護力度的同時，設(shè)置防火墻，避免人事檔案信息的泄露。

（3）對于企業(yè)的技術(shù)人員來說，其需要開展信息設(shè)備與系統(tǒng)的定期維護與檢查工作，并洞察信息化設(shè)備運行存在的問題，解決設(shè)備故障問題，做好防護工作。

（六）建立檔案館網(wǎng)頁，開展網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)

檔案部門面對機關(guān)部門、企事業(yè)單位，整合可利用的檔案信息，并持續(xù)優(yōu)化與組織個人提供特定的服務(wù)。我國許多檔案館都采用了互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的形式，也逐漸發(fā)展成為企業(yè)人事檔案服務(wù)的關(guān)鍵模式。對于檔案工作者來說，其需要以網(wǎng)站建設(shè)為核心，并做好業(yè)務(wù)指導工作、完善查檔指南，還需要落實各項法律法規(guī)，加快檔案信息資源庫建設(shè)腳步，實現(xiàn)數(shù)字化的發(fā)展目標。檔案信息服務(wù)主要就是利用檔案管理自動化、網(wǎng)絡(luò)化、法制化。社會全面信息化發(fā)展，徹底轉(zhuǎn)變了人們的生活環(huán)境、學習環(huán)境，使得大眾更加關(guān)注信息傳遞的效率，希望能享受網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)，并將信息化平臺作用發(fā)揮到最大化，為企業(yè)相關(guān)管理人員提供更多參考信息。

（七）建設(shè)政府電子公務(wù)建設(shè)平臺

政府信息公開化逐漸走向關(guān)鍵議事日程，社會各界對于政務(wù)信息的需求量逐漸增加，質(zhì)量要求顯著提高。利用者對于信息的需求是及時、簡單、實用，并希望加工整合多方面的信息，還有知識增值的產(chǎn)品。而對于封閉式、傳統(tǒng)的檔案工作服務(wù)模式進行分析，無法有效滿足實際客觀發(fā)展需求。而強化檔案信息服務(wù)社會的基本功能，促進檔案網(wǎng)站建設(shè)，可以在一定程度上豐富網(wǎng)站的內(nèi)容，還可以開放記載檔案目錄，上傳全文檔案信息，為相關(guān)人員提供查詢與檔案利用服務(wù)，以加快檔案信息化建設(shè)腳步作為建設(shè)政府電子公務(wù)平臺的核心內(nèi)容，有效地提升檔案服務(wù)質(zhì)量與水平。通過建設(shè)現(xiàn)行文件利用服務(wù)中心,為政府政務(wù)信息提供公開服務(wù)。

（八）建設(shè)數(shù)據(jù)庫和人事檔案信息化管理平臺

企業(yè)開展人事檔案信息化管理工作，主要就是依賴于先進的信息技術(shù)、計算機平臺，并建立完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，促進安全防護與更新工作的順利開展。企業(yè)需要識別信息，并存儲關(guān)鍵的資料，相關(guān)人員也應(yīng)當充分了解建設(shè)數(shù)據(jù)庫的基本規(guī)定，從管理標準與要求角度入手，保證信息化管理平臺建設(shè)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)的規(guī)范性。不單單要關(guān)注人事檔案信息化管理工作，還要建設(shè)數(shù)據(jù)庫，建立人力資源技術(shù)平臺，促進全員都能將人事檔案信息歸納到數(shù)據(jù)庫中。主要內(nèi)容包括員工工作履歷、培訓經(jīng)歷、獎勵懲罰、家庭實際情況、工作經(jīng)歷等多方面的信息，人力資源部門利用人事檔案信息，促進人員管理活動的順利開展。在登錄人事檔案信息化平臺以后，企業(yè)相關(guān)負責人可以查閱檔案信息，并完成人員借調(diào)管理工作、內(nèi)部調(diào)動管理工作等，促進管理任務(wù)的順利達成，順利達成長期管理目標，有效提高檔案信息處理質(zhì)量，做好崗位人才的統(tǒng)籌配置目標，為多項經(jīng)營活動、生產(chǎn)活動提供關(guān)鍵參考數(shù)據(jù)。

（九）嚴格電子文件的歸檔管理

第一，從歸檔時間層面來看，需要以年度為界限，將電子文件版本刻錄到光盤載體上，方便后續(xù)利用與查閱資料信息。針對于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下出現(xiàn)的大量電子文件，就要采用備份的方式，但是其中最需要注意的問題就是原電子文件以及備份文件，不應(yīng)當存儲在同一信息服務(wù)器平臺中。第二，從歸檔電子文件數(shù)量分析層面來看，要想保證電子文件真實性，并妥善利用與保管，就需要保存兩套同版本的電子文件，檔案管理部門以及業(yè)務(wù)部門要分別保管一套電子文件。在開展電子檔案管理工作的階段，需要提前參與到電子文件管理與運作的階段，并對文件生成建立的文件檔案進行考量，還要做好紙質(zhì)文件、電子文件同步管理的工作。第三，開展電子文件與檔案的分層次管理工作，針對于具有價值的電子文件，則要保存在權(quán)屬部門中。企業(yè)要做好電子文件的登記與控制工作，還要確保目錄庫管理到位，以節(jié)省設(shè)備頻繁更新消耗的資金，并做好電子文件歸檔動態(tài)化的管控工作。

四、結(jié)束語

總而言之，在社會持續(xù)發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)企業(yè)人事檔案管理也存在一定的滯后性，無法滿足現(xiàn)代化人才基本發(fā)展的需求?；诖?，企業(yè)需要對人事檔案管理工作的要求有充分的了解，還需要明確人事檔案管理的核心價值，對存在的問題進行研究，提出配套的解決方案，促進制度化、系統(tǒng)化建設(shè)工作，明確信息化發(fā)展方向，使得人事檔案管理工作可以逐漸向信息化方向發(fā)展。在創(chuàng)新工作理念，優(yōu)化管理機制的基礎(chǔ)上，促進軟件系統(tǒng)的升級，并更新硬件設(shè)備，建設(shè)數(shù)據(jù)庫，還要將人事檔案的實際功能與價值體現(xiàn)出來。