大數(shù)據(jù)在學(xué)校圖書館檔案管理中的應(yīng)用研究

◆摘? 要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代，要做好學(xué)校圖書館檔案管理工作，需引進(jìn)更為先進(jìn)的系統(tǒng)與設(shè)備，才能對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理手段進(jìn)行更新，強(qiáng)化對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化的建設(shè)與安全管理，提升當(dāng)前對(duì)圖書館檔案管理內(nèi)容的水平及答案應(yīng)用效果，從而更好的為學(xué)校讀者提供服務(wù)。本文將對(duì)大數(shù)據(jù)在學(xué)校圖書館檔案管理中的重要性加以論述，針對(duì)現(xiàn)有圖書檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，從而提供有效的管理方案，為檔案管理工作提供動(dòng)力，僅供參考。

◆關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);學(xué)校圖書館;檔案管理

在學(xué)校圖書檔案管理活動(dòng)中，傳統(tǒng)的檔案管理工作中僅是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行有效保管。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，學(xué)校圖書館檔案管理工作也將從紙媒走向數(shù)字化，運(yùn)用專業(yè)的設(shè)備與軟件將紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行內(nèi)容的管理，錄入相應(yīng)的數(shù)字化信息，并針對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行內(nèi)容的存儲(chǔ)、甚至可以針對(duì)類別進(jìn)行分類與歸檔，但由于檔案管理剛剛步入數(shù)字化，剛開這項(xiàng)工作會(huì)有極為復(fù)雜的一面，所以，在管理工作中會(huì)存在很多問(wèn)題，針對(duì)相應(yīng)的問(wèn)題進(jìn)行分析，提供有效的解決方案，才能提升檔案管理高效化的開展。

一、大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校進(jìn)行圖書館檔案管理重要性

在大數(shù)據(jù)背景的影響下，學(xué)校圖書館檔案管理工作有著更多的優(yōu)勢(shì)，其內(nèi)容體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

首先，通過(guò)大數(shù)據(jù)可以強(qiáng)化對(duì)圖書檔案管理的效率，傳統(tǒng)的檔案管理工作多是對(duì)紙質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行檔案的管理與存儲(chǔ)，但學(xué)校在漫長(zhǎng)的發(fā)展過(guò)程中，檔案資料會(huì)越來(lái)越多，不僅為后期檢索帶去負(fù)擔(dān)，也會(huì)由于檔案存儲(chǔ)時(shí)間較長(zhǎng)，需要定期安排相關(guān)的管理人員對(duì)其進(jìn)行保管與清潔工作，這樣的管理方案，在一定程度上增加了工作人員的負(fù)擔(dān)。但大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的介入，可以有效緩解這一問(wèn)題，既可以為檔案提供更為多元化的存儲(chǔ)空間，還可以對(duì)相應(yīng)的資源內(nèi)容進(jìn)行查詢與調(diào)配，提升檔案管理效率。

其次，針對(duì)大數(shù)據(jù)在學(xué)校圖書館檔案管理工作的內(nèi)容，可以對(duì)高校人才培養(yǎng)提供更為專業(yè)化的需求。在此狀態(tài)下可以高校可以培養(yǎng)出適用于該工作需求的人才，通過(guò)強(qiáng)化人才對(duì)于檔案內(nèi)容收集整理的方法，還需要強(qiáng)化有關(guān)人才對(duì)于信息技術(shù)的掌控，這樣在實(shí)際工作中通過(guò)兩者相結(jié)合，提升人才自身的綜合素質(zhì)，為社會(huì)輸送更多復(fù)合型的人才，更為檔案管理工作效率提升奠定基礎(chǔ)。

二、圖書館檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

（一）大數(shù)據(jù)技術(shù)可以滿足圖書館檔案管理的基本發(fā)展要求

在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的影響下，圖書檔案管理內(nèi)容呈現(xiàn)的更為全面化，并在此過(guò)程中通過(guò)熟練操作及應(yīng)用信息技術(shù)，可以快速解決檔案管理中的各項(xiàng)問(wèn)題，避免因數(shù)據(jù)內(nèi)容的缺失而影響到整體檔案管理工作的效率。所以，通過(guò)信息數(shù)據(jù)可以提升學(xué)校圖書館檔案管理工作效率。學(xué)校圖書檔案管理工作在漫長(zhǎng)的發(fā)展階段，已從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案內(nèi)容向著數(shù)字化的方向演變，并在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的影響下，檔案工作需要通過(guò)數(shù)字信息與云計(jì)算等技術(shù)滿足后續(xù)工作的開展，而利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)可以滿足圖書館檔案管理工作的需求，這是因?yàn)樵谥R(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展時(shí)代，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換為知識(shí)資源，可以強(qiáng)化圖書館檔案管理工作的主要內(nèi)容，并基于大數(shù)據(jù)信息技術(shù)提升檔案轉(zhuǎn)化效果，這在圖書館檔案管理工作中有著更高的價(jià)值。

（二）與圖書館檔案儲(chǔ)存信息化要求相一致

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，會(huì)使圖書館檔案存儲(chǔ)量不斷增加，除了檔案存儲(chǔ)量的增加，圖書館檔案的信息化程度也會(huì)變得為復(fù)雜，這一內(nèi)容的變化，為圖書館檔案管理工作人員提供了機(jī)遇與挑戰(zhàn)。通過(guò)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，可以創(chuàng)建更為規(guī)范化的云端電子數(shù)據(jù)庫(kù)，該類數(shù)據(jù)庫(kù)可以對(duì)不同類別的檔案內(nèi)容進(jìn)行整合與存儲(chǔ)，并在整理過(guò)程中探究圖書館檔案中所蘊(yùn)含的各項(xiàng)信息，將圖書館檔案的多元化價(jià)值凸顯出來(lái)，從而提升對(duì)圖書館檔案的應(yīng)用價(jià)值，降低圖書館在檔案管理過(guò)程中對(duì)于人力、物力、財(cái)力的消耗，從而降低圖書館在檔案管理工作中的成本輸出。

（三）大數(shù)據(jù)和檔案管理之間的聯(lián)系性

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的狀態(tài)下，無(wú)論是企業(yè)還是學(xué)校，其發(fā)展效率都有著明顯的提升，隨之而來(lái)的是信息內(nèi)容的增加，這一變化為圖書館檔案管理工作，帶去了難度，所以要做好圖書管檔案管理工作，不僅要做好紙質(zhì)內(nèi)容的檔案管理，還應(yīng)做好有關(guān)圖文、視頻等內(nèi)容的檔案管理，這一內(nèi)容的變化也使學(xué)校圖書館檔案管理工作向著多元化的方向邁進(jìn)，也為工作人員帶去了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。針對(duì)檔案管理工作數(shù)量的增加，要通過(guò)有效的管理方案，對(duì)現(xiàn)有的學(xué)習(xí)內(nèi)容進(jìn)行彌補(bǔ)，通過(guò)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，可以對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行不同類別的劃分：

首先，是對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的分析與整合，通過(guò)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)將該技術(shù)應(yīng)用到圖書館檔案管理內(nèi)容之中，可以對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行整合，并以集中處理的方式對(duì)其內(nèi)容進(jìn)行管理，從而降低圖書館成本的支出。

其次，是對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行處理，在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的影響下，可以對(duì)圖書館紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化內(nèi)容的轉(zhuǎn)換，形成電子檔案，并對(duì)該檔案內(nèi)容進(jìn)行高效化的管理與應(yīng)用。

最后，是對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行存儲(chǔ)，基于大數(shù)據(jù)時(shí)代，其信息內(nèi)容以海量化的方式呈現(xiàn)，利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)可以對(duì)海量信息資源進(jìn)行高效的整合與分析，并將有用的資源內(nèi)容進(jìn)行壓縮，上傳到云端，為后續(xù)圖書館檔案管理工作提供更多的存儲(chǔ)空間。

通過(guò)上述內(nèi)容的處理與應(yīng)用，可以大幅度提升圖書館檔案管理工作效率。

三、學(xué)校圖書館檔案管理現(xiàn)狀

高校圖書館檔案管理工作內(nèi)容主要是針對(duì)現(xiàn)有的檔案內(nèi)容進(jìn)行有效化的存儲(chǔ)與管理，同時(shí)，要將檔案管理工作向著數(shù)字化的方向進(jìn)行過(guò)度，率先考慮的是圖書館各類檔案內(nèi)容的價(jià)值，并針對(duì)其價(jià)值對(duì)紙質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行歸檔，便于后續(xù)對(duì)檔案內(nèi)容的查閱及管理。在大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)校圖書館檔案管理工作應(yīng)客觀的對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行收集，才能確保整體檔案存儲(chǔ)工作變得更為客觀與真實(shí)，然而在實(shí)際管理過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)如下問(wèn)題：

（一）輕采集重歸檔

圖書館檔案管理多是通過(guò)采集的方式，對(duì)已形成理論性的檔案內(nèi)容進(jìn)行整理。在采集過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題則則較少提及。學(xué)校圖書館的檔案可劃分為人事、業(yè)務(wù)、聲像、黨政、財(cái)務(wù)、設(shè)備等類別。檔案的分類方法也會(huì)影響到數(shù)字化采集工作，從而使檔案采集工作出現(xiàn)輕采集重歸檔的問(wèn)題。特別是在大數(shù)據(jù)背景下，針檔案采集的方式并不唯一，可以通過(guò)多種方式對(duì)其進(jìn)行采集，而采集的結(jié)果會(huì)為不同領(lǐng)域帶去不同的參考價(jià)值。如，圖書館開展的培訓(xùn)計(jì)劃與圖書館的招募工作，兩者存在一致性，擔(dān)由于圖書館的業(yè)務(wù)檔案與人事檔案從屬于不同的領(lǐng)域，所以圖書館在培開展培訓(xùn)計(jì)劃前，會(huì)準(zhǔn)備較為詳實(shí)的備案，這些內(nèi)容都會(huì)留有存檔，而圖書館中招聘的細(xì)則，每年都會(huì)產(chǎn)生變化，但其內(nèi)容并沒(méi)有留存，從而為后續(xù)檔案管理工作帶去負(fù)面影響。

（二）管理模式單一

學(xué)校圖書館檔案工管理工作，更應(yīng)重視檔案所帶來(lái)的價(jià)值，通過(guò)下發(fā)文件，組織相應(yīng)的活動(dòng)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)采集工作。整體的內(nèi)容采集多以單線程的方式返回被考察與利用，有關(guān)檔案管理工作多是將其重點(diǎn)放置在對(duì)檔案內(nèi)容的考察與保存上，而從事該工作的人員多為圖書館檔案管理的兼職人員，并沒(méi)有設(shè)置專職管理人員對(duì)其進(jìn)行管控。即使學(xué)校圖書館在檔案管理內(nèi)容實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，也僅僅是對(duì)紙質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行電子歸檔及加密保存，不同級(jí)別的工作人員可以對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行查閱，但其整體的內(nèi)容設(shè)置與管理還處于初級(jí)階段，其管理模式較為單一化。

（三）缺乏先進(jìn)的管理理念

圖書館檔案管理工作內(nèi)容的開展缺乏有效的管理機(jī)制，過(guò)多的將工作的重點(diǎn)放置在檔案內(nèi)容的收集與整理過(guò)程中，忽略了事前的準(zhǔn)備工作，在學(xué)校圖書館檔案工作中還存在人工干擾的方式。這樣的管理理念不僅浪費(fèi)大量的人力、物力，并在一定程度上影響圖書館檔案管理工作的可持續(xù)化發(fā)展。

四、大數(shù)據(jù)在學(xué)校圖書館檔案管理中的應(yīng)用策略

（一）建設(shè)數(shù)字化檔案

在對(duì)學(xué)校圖書館檔案管理工作中，要降低對(duì)資源的消耗，才能降低在單位時(shí)間內(nèi)的成本支出。所以，開展圖書檔案管理工作中要做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化錄入的區(qū)分工作，才能提升數(shù)字歸檔的效率，并使該項(xiàng)目建設(shè)突破傳統(tǒng)的限制，以集中化的方式對(duì)資源進(jìn)行高效的利用。在該工作進(jìn)行過(guò)程中，除了要對(duì)價(jià)值較高的檔案內(nèi)容進(jìn)行歸檔外，還應(yīng)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，并實(shí)現(xiàn)對(duì)有關(guān)檔案內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一化管理的工作，規(guī)范整體的內(nèi)容存儲(chǔ)，從而緩解工作人員的壓力。對(duì)有關(guān)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字歸檔后，不僅能提升整體對(duì)檔案內(nèi)容的查閱效率，還能對(duì)現(xiàn)有的檔案管理內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一的管控，提升操作效率。在管理過(guò)程中，應(yīng)強(qiáng)化數(shù)字歸檔與其他技術(shù)方面的關(guān)聯(lián)性，甚至可以將管理系統(tǒng)內(nèi)容與公眾號(hào)相關(guān)聯(lián)，延伸圖書館檔案管理服務(wù)的領(lǐng)域，促進(jìn)該工作更好的開展。

（二）創(chuàng)建云端儲(chǔ)存

要做好大數(shù)據(jù)在學(xué)校圖書館檔案管理中的云端存儲(chǔ)工作，當(dāng)整體的存儲(chǔ)空間受限時(shí)，通過(guò)數(shù)據(jù)信息可以改進(jìn)這一方面的問(wèn)題，通過(guò)創(chuàng)建云存儲(chǔ)為檔案工作開展提供基礎(chǔ)。利用云存儲(chǔ)將不同的數(shù)據(jù)內(nèi)容存儲(chǔ)到檔案系統(tǒng)之中，這樣既能保證檔案的完整性，還能滿足于不同用戶對(duì)于檔案內(nèi)容提出的需求。在云存儲(chǔ)模式中，可適當(dāng)強(qiáng)化云端檔案管理方面的硬件存儲(chǔ)設(shè)備，拓展整體的信息存儲(chǔ)空間，并將配套的軟件應(yīng)用在檔案管理方面，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行存儲(chǔ)與查閱、處理與歸檔的目的。整體的存儲(chǔ)內(nèi)容不僅僅限于文字內(nèi)容，還可以對(duì)處理后的圖文內(nèi)容與視頻內(nèi)容相結(jié)合，延伸現(xiàn)有的檔案存儲(chǔ)領(lǐng)域。最后，通過(guò)云存儲(chǔ)管理平臺(tái)的方式，對(duì)相應(yīng)的檔案管理內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)化的連接，實(shí)現(xiàn)雙重存儲(chǔ)的目的，保障檔案內(nèi)容的完整度。

（三）提高數(shù)據(jù)檢索效果

通過(guò)信息技術(shù)可以為不同的用戶提供更好的查閱服務(wù)。相對(duì)而言，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作在這一方面做的不太好，導(dǎo)致整體查閱時(shí)間過(guò)長(zhǎng)。所以，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，可以對(duì)答案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索，可以快速在諸多的檔案中尋找到適用于自身需求的內(nèi)容。通過(guò)大數(shù)據(jù)可以對(duì)相關(guān)的檔案存儲(chǔ)內(nèi)容進(jìn)行各類信息的劃分，用戶僅需要搜索相應(yīng)的關(guān)鍵詞即可滿足不同需求的檢索，從而提升對(duì)檔案內(nèi)容檢索的效率。同時(shí)，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)還可以通過(guò)圖表的形式對(duì)現(xiàn)有的內(nèi)容進(jìn)行可視化展示，明確信息在未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)，并以特殊化的處理方式創(chuàng)建不同數(shù)據(jù)分析預(yù)測(cè)模型，為后續(xù)的檢索工作帶去便利。

（四）挖掘檔案用戶的信息數(shù)據(jù)和服務(wù)資源

做好當(dāng)前的大數(shù)據(jù)信息處理工作，為圖書檔案管理工作創(chuàng)建更為規(guī)范性的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)平臺(tái)，完成對(duì)數(shù)據(jù)內(nèi)容的采集與處理，全面處理用戶的需求，快速搜索到用戶尋求的檔案，從而滿足用戶需求。大數(shù)據(jù)在圖書館檔案管理工作中，要做好智能化與個(gè)性化的服務(wù)工作，特別是在檢索服務(wù)中，要根據(jù)資源進(jìn)行定制化服務(wù)，甚至針對(duì)用戶的需求提供信息決策服務(wù)，為用戶提供更為精準(zhǔn)的檔案資源，加深用戶的體驗(yàn)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，要做好大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校圖書館檔案管理工作，其開展的難度非常大，學(xué)校應(yīng)對(duì)該工作加以重視，不斷掌握大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，強(qiáng)化對(duì)各類檔案管理的能力，不斷健全現(xiàn)有的數(shù)據(jù)檔案管理體系，完善制度內(nèi)容的搭建，充分體現(xiàn)出大數(shù)據(jù)在學(xué)校圖書館檔案管理工作中的應(yīng)用價(jià)值。

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作者簡(jiǎn)介

李向宇（1973.12—），女，湖南株洲人，漢族，本科，湖南省農(nóng)科院子校，研究方向：圖書館圖書檔案。