機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理探究

吉向芬

◆摘? 要：經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的發(fā)展，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)已經(jīng)取得了重要的發(fā)展突破，不僅僅局限于社會(huì)經(jīng)濟(jì)形態(tài)優(yōu)化之中，也體現(xiàn)于電子技術(shù)的發(fā)展之中。在對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行把握的過(guò)程中，積極優(yōu)化電子檔案管理水平，從高效、便捷等特征分析的角度出發(fā)，進(jìn)一步的創(chuàng)新電子檔案管理模式十分重要。在具體落實(shí)過(guò)程中，還需結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位的本質(zhì)屬性，進(jìn)一步的調(diào)整電子檔案管理思路，從而提升管理水平。

◆關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;電子檔案管理探究

一、引言

進(jìn)入到新的發(fā)展時(shí)代，積極了解機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的需求，從電子檔案管理創(chuàng)新等不同角度出發(fā)，進(jìn)一步的推動(dòng)檔案管理工作開(kāi)展的智能化和信息化是很重要的。所以，針對(duì)這一問(wèn)題，本文在探索過(guò)程中，將結(jié)合電子檔案管理的基本優(yōu)勢(shì)以及具體特征，不斷了解未來(lái)優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位電子檔案管理水平的策略和方法，從而通過(guò)理論內(nèi)容的分析，為今后工作的開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用電子檔案管理的理論分析

在對(duì)電子檔案管理的基本內(nèi)容進(jìn)行探究之前，首先要了解電子檔案管理的基本特征以及具體優(yōu)勢(shì)，這樣可以幫助我們正確的理解電子檔案管理與機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理之間的重要連接。一般來(lái)講，理論內(nèi)容主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

（一）電子檔案管理模式應(yīng)用的重要價(jià)值

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，積極推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)，可以更好的優(yōu)化電子檔案管理的形式。首先，加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理模式的優(yōu)化，可以更好的降低整體的成本消耗。通過(guò)相關(guān)資料設(shè)備的節(jié)省，最大程度上將紙質(zhì)檔案整合到電腦等相關(guān)設(shè)備之中，可以降低時(shí)間和空間的限制。在查閱檔案時(shí)。可以快速的通過(guò)搜索引擎的使用，降低人員管理方面的消耗。其次，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位電子檔案管理模式的創(chuàng)新，也可以強(qiáng)化檔案自身信息管理的安全性。我們都知道，紙質(zhì)檔案管理模式下，檔案信息很容易出現(xiàn)丟失、破損等相關(guān)問(wèn)題。在發(fā)展過(guò)程中，重點(diǎn)優(yōu)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的體制，可以最大程度上保護(hù)檔案信息管理的安全性。在相關(guān)信息管理中，設(shè)置多元化的管理權(quán)限，可以優(yōu)化檔案信息自身的可靠性。

（二）電子檔案管理的具體特征

電子檔案管理模式之下，特征非常鮮明，主要體現(xiàn)于電子化、智能化、信息化等相關(guān)層面。首先，電子檔案管理模式之中，可以通過(guò)文字、圖片的自動(dòng)識(shí)別，將檔案信息高效率的傳輸?shù)街悄茉O(shè)備當(dāng)中，使整體的檔案工作管理效率更高。其次，在信息化管理模式之下，電子檔案管理的查詢管理都比較方便，可以通過(guò)自動(dòng)搜索功能的展現(xiàn)，快速查閱檔案資料。最后，檔案信息的保存更加高效便捷，對(duì)周圍環(huán)境沒(méi)有過(guò)多的限制，可以通過(guò)互感的多次保存，避免檔案丟失問(wèn)題的頻繁出現(xiàn)。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作推進(jìn)專業(yè)化電子檔案管理模式的基本方法和策略

目前來(lái)看，機(jī)關(guān)事業(yè)單位積極主動(dòng)地對(duì)各項(xiàng)管理體制進(jìn)行構(gòu)建，已經(jīng)取得了重要成效。但是，還存在一些不規(guī)范的問(wèn)題。比如，操作過(guò)程并不規(guī)范，很多電子設(shè)備的使用不安全，降低了檔案管理工作開(kāi)展的質(zhì)量和水平。因此，優(yōu)化電子檔案管理方法，解決實(shí)際操作中的問(wèn)題是非常重要的。具體內(nèi)容主要研究如下：

（一）構(gòu)建嚴(yán)密、可靠的電子檔案管理制度

從制度構(gòu)建的角度來(lái)看，將整體的管理工作內(nèi)容納入到體系建設(shè)之中，讓工作人員明確電子檔案管理的相關(guān)流程以及工序要求，這樣既可以推動(dòng)檔案管理的規(guī)范和制度化，也可以通過(guò)人員約束，進(jìn)一步的加強(qiáng)績(jī)效監(jiān)督。比如，構(gòu)建完善的電子監(jiān)督管理機(jī)制，安排專門的工作人員對(duì)管理工作進(jìn)行檢查監(jiān)督，進(jìn)一步的優(yōu)化電子檔案自身的準(zhǔn)確性和精確性，整體的體系內(nèi)容較明確，管理人員的工作內(nèi)容也要從工作職責(zé)清晰展現(xiàn)的角度入手，把握電子檔案管理工作的科學(xué)性。

（二）注重電子檔案管理的安全推進(jìn)

除了上述措施之外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在對(duì)電子檔案管理的安全性進(jìn)行優(yōu)化的過(guò)程中，也要以安全管理為出發(fā)點(diǎn)，創(chuàng)新電子檔案管理新模式。一方面，在對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行管理的過(guò)程中，要對(duì)現(xiàn)代化的電子商務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，注重定期維護(hù)，完善安全措施。比如，構(gòu)建防火墻，對(duì)電腦的相關(guān)服務(wù)器進(jìn)行有效的檢查等。硬件、軟件的出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，要及時(shí)進(jìn)行維護(hù)，設(shè)置相關(guān)的權(quán)限。禁止沒(méi)有身份權(quán)限的人對(duì)信息進(jìn)行查看。對(duì)各項(xiàng)查看記錄進(jìn)行準(zhǔn)確的整理和記錄。后臺(tái)設(shè)備當(dāng)中，也要配備一定的監(jiān)控設(shè)備。使電子檔案管理系統(tǒng)的使用更加健全。

（三）注重操作管理質(zhì)效的優(yōu)化

最后，要想從根源上提升電子檔案管理的水平，也要對(duì)工作人員的操作管理進(jìn)行全面的優(yōu)化。一方面，要加強(qiáng)培訓(xùn)與教育，使相關(guān)工作人員可以了解電子檔案管理的基本需求。做好人員考察，使他們熟悉具體的操作流程。通過(guò)多層級(jí)的篩選，使具備專業(yè)能力的工作人員可以進(jìn)入到后臺(tái)終端融入管理工作的推進(jìn)之中。另一方面，要明確操作考核的基本要點(diǎn)，使工作人員可以在日常學(xué)習(xí)過(guò)程中，了解自身工作中的不足，優(yōu)化思想覺(jué)悟，定期組織專業(yè)人員到單位進(jìn)行講座，提升工作人員自身的工作水平，這在某種程度上可以大大推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的快速發(fā)展。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，為有效推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位電子檔案管理水平的優(yōu)化，從系統(tǒng)完善等不同層面入手，推動(dòng)各項(xiàng)操作標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展十分關(guān)鍵。在未來(lái)的發(fā)展過(guò)程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還要結(jié)合自身的不同情況，靈活調(diào)整電子檔案管理的具體要點(diǎn)，從而提升整體的管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]王艷.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理探究[J].文化產(chǎn)業(yè)，2022（01）：112-114.

[2]劉丹.機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案電子信息化管理研究[J].傳播力研究，2020，4（09）：166+168.

[3]李冬梅.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017（24）：78.