信息化時代檔案管理質量的提升策略分析

【摘要】? ? 信息技術的快速發(fā)展對各行各業(yè)的發(fā)展產生一定影響，在經營管理中合理運用信息技術屬于大勢所趨。在信息時代下，信息數據大幅度增多，在檔案管理中，要想實現效率與質量上的提升，需要明確將信息技術運用其中的必要性的優(yōu)勢，推動信息化檔案管理發(fā)展，讓檔案管理的自動化程度得以提高。本文將探討信息時代下提升檔案管理質量的可行性對策。

【關鍵詞】? ? 信息時代? ? 檔案管理? ? 提升策略

引言：

在當前社會經濟發(fā)展形勢下，科學技術發(fā)展速度迅速，各行各業(yè)之間的競爭壓力顯著提高，在市場經濟環(huán)境下，企業(yè)要想在行業(yè)競爭中占據一席之地，必須提升自身核心競爭力，明確檔案管理的重要性。信息時代，檔案管理工作要隨著科技的發(fā)展逐步改進，為提高企業(yè)管理效率做出積極貢獻，促進企業(yè)進一步發(fā)展?？v觀當前檔案管理現狀，在競爭意識上有所欠缺，在一定程度上會限制檔案管理工作開展?；诖?，探討基于信息時代的檔案管理質量提升策略十分必要。

一、信息時代檔案管理工作的必要性

在信息技術飛速發(fā)展的時代背景下，信息時代悄然而至，對社會經濟發(fā)展造成一定影響。檔案管理要積極面對新的發(fā)展環(huán)境與要求，順應時代發(fā)展趨勢，切實提升檔案管理質量與效率，走可持續(xù)發(fā)展道路。為適應信息時代對檔案管理的要求，相關工作人員必須樹立現代化檔案管理理念，客觀分析當前檔案管理要求與變化，立足實際推進檔案管理工作革新，推動檔案管理信息化發(fā)展，在檔案信息采集、歸納整理等環(huán)節(jié)有效發(fā)揮信息技術的作用，提高現代化檔案管理水準，讓檔案管理效率與質量得以優(yōu)化。

二、信息時代檔案管理工作中的不足

（一）受管理人員意識的影響

在檔案管理工作中，從業(yè)人員對自己的角色定位與崗位職能的認識是否準確，能否全面認識到檔案管理的具體內容，對檔案管理工作的質量具有重要意義。在檔案管理工作中，必須正確認識到檔案管理工作人員的綜合素質對具體工作的影響。通過了解目前檔案管理工作的實施情況，部分檔案管理人員對檔案管理工作的認知不夠全面，在檔案管理意識方面存在明顯不足，未能深刻了解到信息技術之于檔案管理的必要性，在信息化檔案管理工作建設上未能結合實際情況，以上情況的存在都威脅到檔案管理水準。另外，有些檔案管理工作人員對待日常工作存在“做一天和尚撞一天鐘”的心態(tài)，對自己的工作情況缺乏要求，使得檔案管理質量良莠不齊，在提升管理質量的道路上還有很長的路要走，在如何提高檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性上有待改進，如果以上現象長期得不到改善，勢必影響檔案管理水準的提升，使得檔案管理事業(yè)進一步發(fā)展面臨重重障礙?；诖?，有關部門要注意加強檔案管理人員檔案管理意識建設，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，從業(yè)務能力、管理技能等方面入手增強綜合技能，為檔案管理工作順利開展奠定基礎，順應信息時代發(fā)展要求。

（二）受管理人員能力的影響

不少企業(yè)單位從事檔案管理的工作人員由其他部門職員兼任，鮮少接受檔案管理的專業(yè)知識有技能培訓，這些工作人員身兼數職，需要在完成本職工作的同時兼顧檔案管理，不僅不具備專業(yè)的檔案管理能力，對檔案管理的認識不足，還缺乏專心從事檔案管理的時間與精力，難以滿足檔案管理工作的具體要求。另外，有些年齡較長的檔案管理人員在接受信息技術運用上的能力相對較弱，對信息技術的運用較為生疏，難以熟練操作信息技術開展工作，學習能力與精力與年輕員工存在一定差距，使得在檔案管理工作中仍長期沿用傳統(tǒng)工作經驗。然而，在信息時代背景下，傳統(tǒng)檔案管理經驗難以全面滿足現代化檔案管理工作的要求，如果不對檔案管理理念與模式進行創(chuàng)新，勢必威脅到檔案管理質量。

（三）受檔案管理方式的影響

信息技術在各行各業(yè)得到廣泛運用，對社會經濟發(fā)展具有重要意義。在檔案管理工作中，信息技術在其中的有效運用屬于大勢所趨。然而，不少企業(yè)部門未能深刻認識到將信息技術之于檔案管理的價值，在檔案管理工作中，長期沿用傳統(tǒng)管理模式與理念，缺乏多元化的檔案管理模式，尚未達到現代化檔案管理要求，亟待推進檔案管理創(chuàng)新與優(yōu)化。有些企業(yè)在檔案管理中運用到了一些信息技術，主要停留在信息化存檔、搜索等環(huán)節(jié)，鮮少在實際運用中利用大數據技術等深層次技術，使得對信息數據的利用情況受到影響，不利于展現檔案信息的價值，且檔案管理效率相對低下，以上問題的存在會嚴重影響到檔案管理質量。

（四）受檔案信息安全的影響

通過將電子檔案管理科學運用到檔案管理環(huán)節(jié)，此舉對優(yōu)化檔案管理大有裨益，有助于提升檔案管理水準，要想進入檔案管理系統(tǒng)，需要登錄相關賬號，在具體管理頁面進行檔案管理。通過采取此種檔案管理模式，有助于加強對檔案管理風險的管控，同時也需要加強對檔案資料庫賬號密碼的管理，避免出現賬號泄露、遺失等問題。另外，有些不法分子可能通過竊取賬號密碼，私自登錄檔案管理系統(tǒng)，對檔案數據資料進行篡改或竊取，使得檔案數據安全遭受威脅。如果企業(yè)管理部門得到的數據信息不夠真實準確，會影響企業(yè)制定決策的可行性與有效性。此外，檔案管理系統(tǒng)也可能感染網絡病毒，檔案管理人員在管理中的疏忽，可能讓網絡病毒可乘之機，導致企業(yè)網絡系統(tǒng)遭受感染，讓病毒入侵檔案管理系統(tǒng)，對檔案數據進行篡改、復制等，可能導致企業(yè)機密外泄，嚴重影響到企業(yè)正常運行，遭受經濟方面的重創(chuàng)。

（五）受檔案管理系統(tǒng)的影響

在企業(yè)經營發(fā)展過程中，要正確認識到檔案管理的價值，正視其在企業(yè)運營環(huán)節(jié)的價值，立足實際推進完善的檔案管理機制設置，為推進檔案管理科學有序開展奠定基礎，更好地利用檔案數據信息的價值。然而，縱觀當前我國檔案管理工作具體狀況，有些企業(yè)的檔案管理體現長期未得到更新和調整，致使檔案管理工作質量受到影響，難以對檔案管理進行強有力的約束管理，使得檔案管理工作質量與實際要求存在一定差距，難以達到預期管理目標，讓企業(yè)經營發(fā)展受到影響。以上問題若不能妥善處理，勢必影響到企業(yè)經營活動的開展，使得企業(yè)發(fā)展面臨困境。

三、基于信息時代促進檔案管理發(fā)展的策略

（一）加強檔案數據庫建設

在檔案管理工作中，通過將信息技術科學運用其中，有助于提供檔案管理效率，讓人工工作量得以減少。針對當前不少企業(yè)在檔案管理效率上面臨的難題，為達到預期目標，必須加強企業(yè)檔案管理隊伍建設，提高檔案管理人員的責任心和工作積極性，明確提高檔案管理的重要性，明確時代發(fā)展要求。信息時代，數據信息呈大爆炸的增長趨勢，面對大量的數據信息，要想提高檔案管理效率，必須立足實際健全信息化檔案管理系統(tǒng)減少，建設專門的數據庫，為信息傳遞和共享奠定基礎。通過立足實際提高現代化數據庫建設水準，讓檔案管理工作的運行流程得以優(yōu)化，提高運行效率與質量，合理調整目前檔案管理中的不足，完善檔案管理環(huán)境設置。企業(yè)在制定檔案管理發(fā)展方向時，需要結合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)定，切實提升檔案管理質量，為企業(yè)制定決策等提供科學可靠的參考建議。當前檔案管理要順應時代發(fā)展趨勢，企業(yè)一方面要健全檔案數據庫建設，一方面需要將檔案保護、維修等工作在檔案管理工作中得以優(yōu)化，促進現代化檔案管理發(fā)展，實現提高檔案管理水準的目標。

（二）提高軟件的兼容性

處于信息時代下，為實現提高檔案管理工作質量與效率的目標，企業(yè)要注重現代化信息技術在檔案管理工作中的具體運用，憑借現代化信息技術的優(yōu)勢，提高檔案管理的自動化與信息化水平，建立良好的信息共享機制，增進信息資料在各部門的傳遞，讓檔案數據信息的價值得到展現。各部門可以結合具體工作要求，查詢和調取所需檔案信息，為工作開展提供便利。基于此，企業(yè)各部門要明確檔案管理的重要性，立足實際推進信息技術在檔案管理中的優(yōu)化運用，對檔案管理模式進行合理創(chuàng)新，讓查詢所需檔案信息的效率得以提高，為提升工作質量奠定基礎。檔案管理部門要增進與財務部門、預算部門等的交流溝通，結合具體工作要求優(yōu)化信息技術在檔案管理工作中的運用，切實滿足實際管理要求，在現代化軟件系統(tǒng)的輔助下，提高識別檔案信息類型、內容等的效率，滿足自動化識別檔案類型的要求，并對不同類型的檔案信息進行分類儲存。為此，企業(yè)在運用檔案管理軟件時，必須考慮到檔案管理軟件是否具有強大的兼容能力，可識別不同類型的檔案信息，避免出現信息化檔案管理與以往檔案管理不匹配的情況，防止出現信息格式混亂的情況，讓檔案信息的規(guī)范性和準確性得以提高。

（三）提高檔案管理的規(guī)范性

企業(yè)要明確檔案管理要去，立足實際推進健全的檔案管理制度建設，清晰規(guī)定檔案管理的具體內容，在具體管理工作中嚴格遵守相關制度的要求，提高檔案管理工作的規(guī)范性和嚴謹性，為提升檔案管理質量奠定基礎，更好地展現檔案管理的價值。在檔案管理工作中，與其他相關部門進行協(xié)調和共同開展工作十分必要，在這種情況下，必須以明確各部門職責及工作人員任務為前提，加強對各種類型檔案數據資料的采集、存儲及管理，為檔案管理人員開展日常工作做好鋪墊，讓檔案數據缺失等問題得到有效控制，讓檔案管理質量得以提升，便于企業(yè)獲取所需的檔案信息，為企業(yè)進一步發(fā)展發(fā)揮積極作用。

（四）保障檔案信息安全

在信息大爆炸的時代背景下，信息技術對社會經濟發(fā)展具有重要意義。企業(yè)必須明確檔案管理的重要性，順應信息時代的發(fā)展要求，切實完善檔案管理，讓檔案管理工作質量得以提升，加強對檔案信息安全的管理，避免出現檔案信息泄露、遺失等諸多問題，讓企業(yè)信息安全得到維護。第一，企業(yè)要順應時代發(fā)展要求，轉變傳統(tǒng)滯后的檔案管理理念，推進檔案管理模式創(chuàng)新，明確檔案管理對企業(yè)發(fā)展的意義，通過科學運用加密系統(tǒng)、提高數據庫安全等級等方式，讓企業(yè)信息安全得到保障，防止企業(yè)機密信息被竊取，切實保障企業(yè)安全。第二，企業(yè)要加強對登錄檔案系統(tǒng)的用戶身份認證，合理設置多元化的身份驗證方式，利用此種方式加強檔案管理系統(tǒng)安全。管理人員可以通過面部識別等方式登錄數據庫，查詢和獲取所需信息，這種方式可以避免不法分子冒充內部人員進入數據庫竊取信息。第三，安裝先進的殺毒軟件和防火墻，定期對系統(tǒng)進行清理和病毒查殺，及時清理潛在風險隱患，提高檔案管理系統(tǒng)的運行流暢性，讓信息安全得到保障。第四，針對檔案信息瀏覽設置相應權限以及報警系統(tǒng)，讓符合相應權限的用戶登錄和查詢數據庫信息，加強對信息瀏覽的安全設置，對大量復制信息的行為予以警示，此舉可以在一定程度上加強對檔案信息的安全管理，避免出現信息泄露等問題。

（五）增強管理人員的綜合能力

檔案管理人員的業(yè)務能力與綜合素養(yǎng)也是影響檔案管理質量的重要因素，企業(yè)必須加強檔案管理隊伍建設，提升檔案管理人員的業(yè)務能力，定期組織檔案管理人員開展業(yè)務培訓，針對培訓設置對應考核，結合檔案管理人員的考核情況設置相應的獎懲機制，提高檔案管理人員自我提升的能力。另外，企業(yè)可以結合實際情況，適當創(chuàng)新檔案管理人員培養(yǎng)機制，通過與高校建立良好的合作關系，聯(lián)合高校培養(yǎng)高素質檔案管理人才，為強化檔案管理隊伍建設輸入新鮮血液，滿足信息化檔案管理的要求，讓檔案管理質量得以提升，讓檔案管理的規(guī)范性和精準性得以提升。此外，企業(yè)可以積極學習和借鑒其他企業(yè)在檔案管理建設上的成功經驗，圍繞著檔案管理進行技術、人才方面的交流，明確當前檔案管理中存在的不足，妥善處理其中存在的不足，加強檔案管理人員專業(yè)技能方面的交流，從而提升檔案管理人員的綜合能力。

（六）健全檔案管理體系建設

企業(yè)要根據檔案管理要求制定健全的檔案管理體系，為檔案管理工作的順利開展奠定基礎，有效發(fā)揮檔案管理機制的約束作用，讓檔案管理人員明確自己的職責范圍與工作要求。通過健全檔案管理體系建設，可以對檔案管理工作提出明確要求與規(guī)定，要求檔案管理人員嚴格履行工作職責，一絲不茍地完成日常管理工作，防止在工作中出現玩忽職守等情況。第一，企業(yè)可以實施檔案分類管理，基于檔案的重要性、安全程度等設置相應等級，針對不同的等級的檔案采取對應檔案管理方式，將檔案信息安全保密工作落實到位。第二，明確規(guī)定檔案信息采集、儲存、下載等程序，讓相關工作人員明確自己的職責范圍與工作權限，規(guī)定哪些操作檔案信息的行為是可行的，以及哪些是不允許的，完善檔案管理權限設置，在一定程度上可以起到提升檔案管理安全的作用，避免出現檔案數據外泄等諸多問題。第三，提高檔案管理人員的責任心，對自己的職責范圍了然于心，完善責任范圍劃分，結合檔案管理人員的能力與素養(yǎng)，完善檔案管理工作劃分，讓檔案管理的水準得以提升，以便于及時處理檔案管理中的弊端，在發(fā)現問題后發(fā)出預警，可以及時向對應管理人員進行追責。第四，針對檔案管理制定切實可行的獎懲機制，充分考慮到檔案管理工作的特點與要去，確保獎懲機制的可行性與合理性，對檔案管理人員的工作進行科學的監(jiān)督管理，調動管理人員積極向先進學習的積極性。

（七）完善檔案信息丟失處理制度

在檔案管理工作中，一旦出現檔案信息缺失，會影響到檔案管理的整體性，可能對企業(yè)運營造成負面影響。在信息時代下，檔案信息數據丟失并不罕見。針對此種情況，企業(yè)必須結合實際情況，針對檔案信息丟失制定科學有效的處理機制，基于檔案信息的重要性設置不同等級的處理預案，讓檔案信息丟失問題得到妥善處理。企業(yè)在發(fā)現檔案信息丟失后，需要及時查明導致以上問題的原因，結合具體情況制定針對性處理方案。如果是人員疏散問題，需要加強對人員的管理，責令及時補足缺失的數據信息。如果是系統(tǒng)方面的問題，需要從技術層面處理漏洞，防止類似情況再次發(fā)生。在企業(yè)發(fā)生檔案信息泄露問題后，通過制定及時有效的補救方案，有助于讓事情后果得到控制。

四、結束語

在信息時代下，檔案管理工作要秉承與時俱進的原則，積極推進檔案管理模式優(yōu)化，對現代化檔案管理的要求梳理正確的認知，積極應對信息時代下的難題，立足實際推進檔案管理機制優(yōu)化，讓檔案管理方案符合實際要求，推進現代化檔案管理發(fā)展，讓信息化水準得以提升，為提升檔案管理質量奠定基礎，注重大數據技術等在檔案管理工作中的有效運用，深入挖掘檔案信息背后的價值，為企業(yè)經營發(fā)展提供科學有效的參考建議，從而推動企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

作者單位：趙前進? ? 山東理工職業(yè)學院

參? 考? 文? 獻

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