信息化背景下檔案管理工作的創(chuàng)新思考

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2112-5042-2734

摘要：隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，我們現(xiàn)階段正處于一個大數(shù)據(jù)的信息化，網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字化時代，人們的正常工作、生活也被潛移默化地影響著。檔案作為各項工作考查的資料，是以往的印跡和指導(dǎo)未來的依據(jù)。與傳統(tǒng)的管理工作相比較而言，信息化的檔案管理工作效率更高、質(zhì)量更好。信息時代背景下社會各行各業(yè)的工作效率都有了質(zhì)的飛躍和提升，為了檔案管理事業(yè)的發(fā)展，讓檔案管理更加高效和安全，新時代下要在實踐的道路上摸索出一套科學(xué)、高效的信息化檔案管理工作模式。

關(guān)鍵詞：信息化時代 檔案管理 創(chuàng)新 工作模式

中圖分類號：F27 ??文獻標(biāo)識碼：A???文章編號：1672-3791（2022）04（b）-0000-00Innovative Thinking of Archives Management under Information Background

WANG Rui

（Shexian land Appraisal Office，?Handan，?Hebei?Province， 056400?China）

Abstract： With the rapid development of modern science and technology， we are now in an era of big data informatization and network digitization， and people's normal work and life are also subtly affected. Archives as the work of the examination of the data， is the mark of the past and guide the future. Compared with the traditional management work， the efficiency of all walks of life in the information age has made a qualitative leap and improvement. In order to the development of the archives management career， so that the archives management more efficient and safe， the new era we want to explore and innovate， dare to practice， in the practice of the road to find a scientific， efficient information archives management work mode.

Key Words： Information age; Archives management; Innovation; Working mode

現(xiàn)代迅猛發(fā)展地計算機信息技術(shù)，已經(jīng)滲透于檔案管理工作的各個細(xì)節(jié)之中。其中最為顯著的變化是讓人們逐漸擺脫了對傳統(tǒng)紙張和書本的依賴，越來越多的電子文檔應(yīng)運而生。紙張書本傳遞信息的方式逐漸被人們用電子化各類辦公文件存儲數(shù)據(jù)信息所取代，用紙張來記錄檔案的時代已成為過去時。為了適應(yīng)信息化時代的檔案管理發(fā)展趨勢，必須不斷創(chuàng)新，變換思維，運用新型專業(yè)技術(shù)提高檔案管理水平。因此，對于檔案管理者而言，創(chuàng)新是其發(fā)展的必經(jīng)之路，新的體系和觀念必定會替代傳統(tǒng)的檔案管理體系和模式。不斷更新積累信息化時代新型檔案管理經(jīng)驗，強化檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)技能和管理能力，才能更好地適應(yīng)信息化時代大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作。

1當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

1.1現(xiàn)階段檔案管理制度體系已跟不上時代的發(fā)展要求

當(dāng)前，我國的檔案管理工作已逐漸跨入了電子化管理時代，但是距離創(chuàng)新形成一套完善的信息化管理制度體系，還有很遠(yuǎn)的路要走。相對滯后的管理流程和方法放在工作效率和質(zhì)量均要提速的今天，相對來說帶有很大的偏差，不能保障規(guī)范性的進行檔案管理工作。當(dāng)前，檔案管理工作信息化創(chuàng)新已經(jīng)引起企業(yè)管理層的重視，意識到檔案管理的重要性，開始投入大量的資源用于支持檔案管理創(chuàng)新建設(shè)，已經(jīng)初見成效。但這種肯為檔案管理創(chuàng)新而投入大量人力、物力以及財力的企業(yè)，還是少數(shù)。對于部分的企業(yè)來說，其規(guī)模較小，為了節(jié)省資金，未及時更新檔案管理設(shè)備、設(shè)施，仍然使用人工統(tǒng)計、整理的方式進行檔案分類和存儲工作，這僅僅只是做到了檔案最基本的收集工作，沒有更好的發(fā)揮檔案管理的價值，并且紙質(zhì)的檔案管理，要想在多數(shù)檔案中查閱自己所需的資料相對比較困難，降低了檔案管理效率，導(dǎo)致檔案使用率低，不能引起單位的重視，從而影響了檔案管理工作的信息化建設(shè)。多數(shù)單位沒有劃撥專項資金用于建設(shè)檔案信息化管理系統(tǒng)，使得用于檔案管理工作的軟、硬件設(shè)施不能及時更新，導(dǎo)致在檔案管理工作中出現(xiàn)諸多問題，比如檔案數(shù)據(jù)丟失、資料查找困難等等，從而無法發(fā)揮檔案的運用價值，影響了檔案管理工作信息化創(chuàng)新的建設(shè)效果。

1.2檔案管理法制意識相對薄弱

隨著社會大環(huán)境下企業(yè)法制化建設(shè)進程的加快，現(xiàn)階段下，多數(shù)檔案管理工作沒有跟上法制化改革發(fā)展的腳步，這就造成部分企事業(yè)單位沒有真正做到“依法管檔”，宣傳力度不夠?qū)е孪嚓P(guān)法律意識淡薄，貫徹執(zhí)行起來比較困難。如今檔案管理工作相關(guān)法律法規(guī)的宣傳越來越重要，但是大眾及社會經(jīng)常以經(jīng)濟效益作為評判企業(yè)發(fā)展好壞的標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致很多企事業(yè)單位的管理層只注重業(yè)務(wù)發(fā)展，而忽視了檔案管理工作。認(rèn)為檔案管理僅僅需要把檔案收集整理歸檔就可以，所以并沒有必要招聘專業(yè)人員進行管理，從而使單位檔案管理工作過于簡單，流于形式，將檔案管理工作局限于信息收集上，導(dǎo)致“依法治檔”的思想意識不足，貫徹力度不到位，從而對法制化的企業(yè)檔案管理工作產(chǎn)生一定影響。

1.3檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)還有較大提升空間

部分檔案管理從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)偏低是當(dāng)前檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展過程中亟待解決的問題。當(dāng)前，檔案管理從業(yè)人員綜合素質(zhì)偏低主要是因為：大部分的檔案管理從業(yè)者習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理工作方法，導(dǎo)致短時間內(nèi)不能適應(yīng)新型的檔案管理模式，他們又沒有專業(yè)的檔案管理水平，對新型檔案管理技術(shù)缺乏一定的了解，因此檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)還有待提高。本單位檔案管理工作沒有給予相應(yīng)的重視，忽略了培訓(xùn)和監(jiān)督兩個重要環(huán)節(jié)，從而導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)能力不夠。而且有的企業(yè)沒有設(shè)置專門的檔案管理人員，而是由其他崗位的工作人員兼職，僅僅局限于檔案收集、存放等基礎(chǔ)工作，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理水平偏低。傳統(tǒng)的檔案管理模式下檔案管理工作人員只需完成文件歸檔、資料分類等基礎(chǔ)工作，沒有專業(yè)能力的要求，加之部分檔案管理人員年齡偏大，不會使用電腦、掃描儀等辦公設(shè)備，從而無法實現(xiàn)檔案的信息化管理。另外，部分領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理，即使配備了先進的檔案管理軟件和硬件設(shè)施，沒有對檔案管理人員進行先進技術(shù)的培訓(xùn)，導(dǎo)致工作人員操作不熟練，工作效率低，造成資源的閑置和浪費;另一方面是由于檔案管理工作人員自身的原因，部分管理工作人員對于學(xué)習(xí)信息技術(shù)的積極性不高，自身沒有提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的意識，認(rèn)為只要做好檔案存儲和整理分類就可以，無法認(rèn)識到檔案管理工作的重要性和必要性，也就相對缺乏進行自我學(xué)習(xí)創(chuàng)新、自我提升的積極性，從而導(dǎo)致部分檔案管理工作人員無法勝任新時代信息化背景下的檔案管理工作，無法發(fā)揮信息化檔案管理系統(tǒng)平臺的優(yōu)勢，也是檔案管理人員素質(zhì)不高的另一方面原因。

2信息化背景下檔案管理工作的創(chuàng)新思考方向

2.1思想上要給予足夠的重視

企業(yè)單位管理層應(yīng)當(dāng)充分重視檔案管理的信息化建設(shè)，充分認(rèn)識到新形勢下檔案管理工作創(chuàng)新的必要性。要在單位內(nèi)部積極宣傳和普及檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中的積極推動作用，轉(zhuǎn)變唯經(jīng)濟效益是圖的思想觀念。單位內(nèi)部要形成建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)平臺的創(chuàng)新環(huán)境，從思想上做到人人重視檔案管理工作。企業(yè)管理人員要高度重視檔案管理工作，將其列入企業(yè)內(nèi)部管理考核標(biāo)準(zhǔn)，制定檔案管理制度，明確獎罰措施，提高檔案管理工作的地位，如此才能引起大家的重視，提高檔案管理質(zhì)量，加快信息化檔案管理建設(shè)進程，適應(yīng)新時代信息化發(fā)展需求。

2.2結(jié)合本單位實際情況建章立制促進依法治檔

2015年黨的十八屆四中全會審議通過了《中共中央關(guān)于全面推進依法治國若干重大問題的決定》，將依法治國提升到國家戰(zhàn)略層面。完善地方性檔案法規(guī)體系建設(shè)以及完備的檔案法律規(guī)范體系是檔案依法行政的保障。“依法治檔”是解決癥結(jié)問題的關(guān)鍵議題。各地檔案行政管理部門要根據(jù)《國家檔案法規(guī)體系方案》的規(guī)劃，結(jié)合企事業(yè)單位的工作需要，研究立法的必要性，突出重點，不僅要做到依法治檔，還要不斷強化員工依法建檔和管檔的意識，使檔案管理做到有法可依、有法必依。在如今法制化建設(shè)的管理背景下，企事業(yè)單位要從實際出發(fā)，根據(jù)自身的發(fā)展和管理需求，制定檔案管理方面相關(guān)的規(guī)章制度，并安排分管領(lǐng)導(dǎo)一手抓，切實做好檔案管理工作，出現(xiàn)問題按照“誰管理誰負(fù)責(zé)”的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進行處罰。而要使企事業(yè)單位的檔案管理更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，就要以《檔案法》為中心標(biāo)準(zhǔn)進行本單位的檔案管理，從而做到有章可循、有法可依，依法治檔是一個漫長且要長期堅持的過程。由于不同的單位檔案管理工作需求不一樣，這就需要企事業(yè)單位根據(jù)自身發(fā)展需要，制定出適合企業(yè)發(fā)展需求的信息化檔案管理體系。

2.3積極構(gòu)建完善的檔案信息化管理系統(tǒng)

信息化時代，企業(yè)單位要想不斷提升自身的檔案管理水平，必須要依托完善且先進的檔案信息化管理系統(tǒng)平臺（如圖1檔案信息化管理系統(tǒng)）。因此單位要成立建設(shè)信息化系統(tǒng)平臺的專用資金，隨著時代的發(fā)展和社會工作效率的進步加大資金的投入量以及相關(guān)硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)的更新力度，專用資金要全部運用到檔案管理平臺建設(shè)，禁止挪作他用，一旦發(fā)現(xiàn)必須做到嚴(yán)肅處理，絕不姑息。實時更新、維護信息化檔案管理系統(tǒng)平臺運行所需要的硬件設(shè)施和管理軟件，確保檔案管理系統(tǒng)的先進性，適應(yīng)信息化檔案管理發(fā)展要求。根據(jù)業(yè)務(wù)需要不斷完善信息化系統(tǒng)功能，還要定期對系統(tǒng)平臺進行升級，確保檔案管理系統(tǒng)功能夠正常使用，當(dāng)添加新的檔案管理業(yè)務(wù)時，及時進行系統(tǒng)功能完善，才能順應(yīng)時代發(fā)展，為企業(yè)管理做好服務(wù)。當(dāng)工作人員調(diào)用企業(yè)發(fā)展檔案或歷史建設(shè)項目檔案資料時，就可以運用信息化系統(tǒng)精準(zhǔn)無誤地找到檔案的具體位置和詳細(xì)的內(nèi)容信息，這樣就有利于縮短檔案查找時間，提高了工作效率、相應(yīng)減少了檔案管理人員的工作量。

2.4不斷增強檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)水平

信息化背景下，若要進一步提高企業(yè)檔案管理水平，發(fā)揮檔案的使用價值，需不斷增強檔案管理人員的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，而要實現(xiàn)信息化檔案管理，還需要學(xué)習(xí)新的檔案管理技術(shù)，從而適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平高低是影響企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵因素之一。因此，在實際工作中，要想提高企業(yè)檔案管理工作水平，要讓檔案管理人員轉(zhuǎn)變思想，變被動為主動，主動學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，不斷提升自身的專業(yè)水平。檔案管理工作人員還要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，創(chuàng)新思維，運用新型檔案管理技術(shù)和平臺，不斷提高檔案管理質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案的價值，為企業(yè)發(fā)展決策部署提供數(shù)據(jù)輔助。檔案管理人員不僅要強化理論知識學(xué)習(xí)，還要注重實踐，了解和掌握新的檔案管理信息化技術(shù)，增強實際操作能力，做到學(xué)以致用。其次，企事業(yè)單位應(yīng)定期組織檔案管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，聘請專家對當(dāng)前新型檔案管理工作進行系統(tǒng)的講解，進行現(xiàn)場交流、學(xué)習(xí)，使檔案管理人員能及時發(fā)現(xiàn)自己的不足，及時彌補。最后，還要提高新職工的入職門檻，招聘專業(yè)的檔案管理人員，從而成立一支專業(yè)的檔案管理隊伍，不斷提升檔案管理水平。

3結(jié)語

在信息化背景下，創(chuàng)新是各行各業(yè)發(fā)展的主旋律，是時代的要求。檔案管理發(fā)展的動力源自于創(chuàng)新。創(chuàng)新管理模式是大時代下不可避免的趨勢，要學(xué)會用科學(xué)化、立體化、多層次的方法，去迎接信息化背景下檔案管理工作的創(chuàng)新挑戰(zhàn)，多措共舉，全方位提升信息管理的創(chuàng)新服務(wù)水平和質(zhì)量。

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作者簡介：王瑞（1977—），男，漢，本科，檔案館員，研究方向為新時期檔案管理信息化。