互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代強(qiáng)化圖書館檔案和文件資料管理的有效途徑

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2201-5042-2749

摘要：隨著圖書館館藏書籍、文件資料存儲(chǔ)數(shù)量以及人們對(duì)于信息資源需求量的大幅提升，傳統(tǒng)的圖書館檔案和文件資料管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足圖書館發(fā)展需要，需要引進(jìn)更加先進(jìn)科學(xué)的管理模式。基于這一需求，該文首先探討了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代圖書館開(kāi)展信息化圖書館檔案和文件資料管理的重要性與可行性，之后針對(duì)具體的信息化管理策略進(jìn)行了系統(tǒng)化研究，并提出各項(xiàng)措施建議，以期為相關(guān)工作者帶來(lái)新的管理思路。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代??圖書館檔案??文件資料??信息化管理

中圖分類號(hào)：G25???文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A???文章編號(hào)：1672-3791（2022）04（b）-0000-00

Effective Ways to Strengthen the Management of Library Archives and Documents in the Internet Era

PAN Qiong

（Wuhan Polytechnic， Wuhan， Hubei Province， 430074 China）

Abstract： With the storage quantity of books， documents and materials in library collections and the substantial increase of people's demand for information resources， the traditional management methods of library archives and documents and materials can no longer meet the needs of library development， and more advanced and scientific management models need to be introduced. Based on this demand， this paper first discusses the importance and feasibility of information library archives and documents management in the Internet era， and then systematically studies the specific information management strategies， and various measures are proposed in order to bring new management ideas to relevant workers.

Key Words： Internet age; Archives; Documents; Information management

圖書館檔案和文件資料管理水平在很大程度上決定著圖書館服務(wù)水平與整體發(fā)展水平。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，不僅給此項(xiàng)工作帶來(lái)了更多方法策略上的選擇，還基于信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，提供了巨大的技術(shù)支持?；诖?，有必要站在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，探討更加先進(jìn)科學(xué)的圖書館檔案和文件管理有效途徑。同時(shí)促進(jìn)圖書館自身管理水平以及對(duì)外服務(wù)水平的全面提升，從而更好地履行圖書館的社會(huì)職責(zé)與歷史使命。

1 構(gòu)建圖書館檔案和文件資料管理有效途徑的必要性

1.1符合提高工作質(zhì)效的需要

圖書館檔案管理除了需要對(duì)館藏書籍、文件資料進(jìn)行管理以外，還包括人事檔案、讀者檔案、業(yè)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等眾多管理項(xiàng)目。因此，圖書館檔案不僅是為讀者提供圖書借閱、資料查詢服務(wù)的載體，還可以將其視為圖書館日常工作記錄的匯總，還是圖書館制定管理決策的重要參考依據(jù)。尤其對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的圖書館而言，積累了大量檔案資料，如果采用傳統(tǒng)方式進(jìn)行資料查找，不僅需要消耗大量人力物力以及時(shí)間精力，還極有可能存在某些人為差錯(cuò)或者疏忽遺漏，導(dǎo)致工作質(zhì)量和效率受到影響。因此，有必要基于互聯(lián)網(wǎng)這一時(shí)代背景，構(gòu)建信息化圖書館檔案及文件資料管理模式，方便檔案管理者更加優(yōu)質(zhì)高效地完成本職工作，從而推動(dòng)圖書館管理水平及服務(wù)水平的全面提升。

1.2大幅擴(kuò)充資料存儲(chǔ)量

對(duì)于現(xiàn)代化圖書館而言，需要管理的檔案內(nèi)容不僅種類龐雜，而且更新速度較快。在這種情況下，一方面需要對(duì)原有的檔案管理容量進(jìn)行擴(kuò)充，另一方需要加快檔案資料的歸檔、查詢以及管理效率。否則，極有可能因?yàn)楣ぷ髁窟^(guò)大、工作方法單一陳舊導(dǎo)致檔案丟失、歸案不及時(shí)、紙質(zhì)檔案無(wú)處存放等一系列問(wèn)題。而且紙質(zhì)檔案還非常容易出現(xiàn)受潮、損毀等風(fēng)險(xiǎn)。而通過(guò)引進(jìn)信息化檔案管理模式，可以有效擴(kuò)充檔案存儲(chǔ)量，加快檔案歸案效率，還可以避免各種紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中的各種弊端問(wèn)題，使圖書館檔案和文件資料管理呈現(xiàn)出更高的水平。

1.3提高檔案資料利用率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和文件資料，需要存儲(chǔ)在圖書館檔案室當(dāng)中。因此，在對(duì)其進(jìn)行管理、查詢和使用時(shí)，非常容易受到時(shí)間與空間上的限制。一旦錯(cuò)過(guò)圖書館工作時(shí)間，或者檔案管理者因公外出，便無(wú)法對(duì)檔案及文件資料進(jìn)行查詢與借閱，這無(wú)疑限制了檔案資料作用價(jià)值的發(fā)揮。針對(duì)這一問(wèn)題，可以通過(guò)引進(jìn)信息化檔案管理模式予以解決。不論是檔案管理者、圖書館工作人員還是讀者群體，只要存在圖書檔案和文件資料使用上的需求，即可隨時(shí)隨地登陸到信息化平臺(tái)當(dāng)中，進(jìn)行檔案資料的查詢。從而實(shí)現(xiàn)圖書館檔案資源的高效共享，打破時(shí)間與空間上的諸多限制。

2 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代強(qiáng)化圖書館檔案和文件資料管理的有效途徑

2.1創(chuàng)建信息化管理平臺(tái)

構(gòu)建信息化管理圖書館檔案及文件資料管理平臺(tái)，是實(shí)現(xiàn)信息管理模式的前提與基礎(chǔ)。此信息化管理平臺(tái)需要具備登陸入口、信息服務(wù)區(qū)、藏書閱覽區(qū)、信息查詢區(qū)、館員工作區(qū)、社會(huì)活動(dòng)區(qū)等常規(guī)功能分區(qū)以外，還可以結(jié)合圖書館自身管理需求制訂一些個(gè)性化功能模塊。但是，在編寫系統(tǒng)程序時(shí)，要確保各個(gè)功能區(qū)之間既互不干擾，獨(dú)立操作運(yùn)行，又可以實(shí)現(xiàn)信息資源的互聯(lián)互通與高效共享。比如在傳統(tǒng)閱覽室的基礎(chǔ)上，借助信息技術(shù)開(kāi)通電子閱覽室，通過(guò)這兩種閱覽室為讀者提供更多樣化的圖書借閱及文件資料查詢服務(wù)。另外，在傳統(tǒng)圖書檔案管理模式下，很多珍貴的館藏圖書資料都有無(wú)法外借的缺陷，導(dǎo)致很多讀者大失所望，更降低了圖書資源的利用率。在電子閱覽室當(dāng)中，讀者便可以登陸到信息平臺(tái)當(dāng)中，對(duì)那些無(wú)法外借的資源進(jìn)行查詢與閱覽，更打破了時(shí)間與空間上的局限，使那些珍貴的圖書檔案和文件資源得到高效利用。2.2借助數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)資源共享

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，運(yùn)用圖書館現(xiàn)有資源搭建一個(gè)系統(tǒng)完善的圖書檔案及文件資料數(shù)據(jù)庫(kù)。在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中，針對(duì)所有錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中的檔案進(jìn)行編碼，建立起電子檔案。從而實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息化管理、智能查詢以及高效調(diào)取與借閱。屆時(shí)，借閱時(shí)間、歸還時(shí)間以及借閱者信息全部記錄以數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)當(dāng)中。另外，在應(yīng)用和完善數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，工作人員要針對(duì)各類檔案資源實(shí)施精細(xì)化管理。比如針對(duì)不同的系統(tǒng)用戶設(shè)置不同級(jí)別的使用權(quán)限與登陸方式。比如圖書館會(huì)員不僅可以進(jìn)行電子圖書的在線閱讀，還可以結(jié)合個(gè)性化需求對(duì)其進(jìn)行下載。此外，圖書館各職能部門可以借助數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)工作信息共享，打破部門之間的信息壁壘，促進(jìn)工作效率的整體提升。最后，圖書館與圖書館之間同樣可以進(jìn)行資源共享，以此來(lái)豐富圖書館館藏資源，滿足不同讀者的圖書借閱及信息查詢需求，促進(jìn)圖書館服務(wù)水平的大幅提升。

2.3借助云計(jì)算構(gòu)建數(shù)字圖書館

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，運(yùn)用云計(jì)算技術(shù)推進(jìn)圖書館檔案信息化管理建設(shè)，已經(jīng)受到越來(lái)越高的認(rèn)可，尤其當(dāng)圖書館針對(duì)某個(gè)專業(yè)領(lǐng)域提供圖書資源借閱服務(wù)時(shí)，云計(jì)算不失為最佳選擇。例如：某市圖書館借助云計(jì)算及相關(guān)技術(shù)構(gòu)建起云服務(wù)平臺(tái)，以此來(lái)推動(dòng)圖書館數(shù)字化發(fā)展。通過(guò)云服務(wù)平臺(tái)，不僅可以為廣大讀者群體提供更加優(yōu)質(zhì)全面的網(wǎng)絡(luò)化圖書借閱服務(wù)，還可以實(shí)現(xiàn)區(qū)域信息資源的全面整合，在整個(gè)社會(huì)公共圖書館領(lǐng)域內(nèi)構(gòu)建統(tǒng)一的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)圖書資源的高效整合與共享。例如：北京市建立了區(qū)域數(shù)字檔案館，并且借助云計(jì)算技術(shù)，在原有的檔案規(guī)劃基礎(chǔ)之上，面向社會(huì)公眾提供國(guó)家級(jí)、綜合性圖書檔案資源及相關(guān)應(yīng)用軟件。不僅如此，通過(guò)云計(jì)算，選擇某區(qū)域作為試點(diǎn)單位。當(dāng)獲得一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)之后，再借助已經(jīng)建成并且投入試運(yùn)營(yíng)的云平臺(tái)，提供更大范圍的圖書檔案借閱查詢服務(wù)。通過(guò)這種模式，建立起多區(qū)域數(shù)字檔案館。

3 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代強(qiáng)化圖書館檔案和文件資料管理的保障措施

3.1建立圖書館檔案管理制度

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，基于信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)、云計(jì)算等一系列先進(jìn)構(gòu)建起電子閱覽室以及數(shù)字化圖書借閱平臺(tái)，意味著圖書館將開(kāi)通更加多元化的圖書檔案及文件資料借閱、查詢服務(wù)。在這種情況下，以往的圖書館檔案管理制度將不再適用全新的管理需求。因此，要想強(qiáng)化圖書館檔案和文件資料管理成效，有必要結(jié)合管理需求，建立健全相關(guān)管理制度，使各項(xiàng)新增工作內(nèi)容朝著規(guī)范化、制度化以及科學(xué)化的方向發(fā)展。在此項(xiàng)工作中，首先需要針對(duì)圖書館信息化管理工作，建立起一套規(guī)范的檔案收集、整理以及歸案標(biāo)準(zhǔn)化流程，包括將紙質(zhì)轉(zhuǎn)換成電子檔案，再對(duì)其進(jìn)行編碼和統(tǒng)一標(biāo)記。其次，依據(jù)檔案類別、性質(zhì)、用途以保存級(jí)別對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)，使圖書館檔案數(shù)據(jù)庫(kù)得到持續(xù)不斷的完善與擴(kuò)充。除此之外，還要針對(duì)電子閱覽室、圖書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、信息化管理平臺(tái)出臺(tái)相應(yīng)的管理舉措與監(jiān)督機(jī)制，確保各項(xiàng)工作的長(zhǎng)期有效開(kāi)展，從而實(shí)現(xiàn)圖書館管理效能的全面提升。3.2提高檔案管理員工作能力

首先，圖書館定期面向全體工作人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)演示、實(shí)踐操作以及模擬訓(xùn)練等多種方式，使全體工作人員熟練掌握信息化平臺(tái)、專業(yè)軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的操作方法，達(dá)到快速歸案、查詢檢索、輸出打印各種檔案信息等工作要求，為各層級(jí)、各部門工作人員及讀者群體提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù);另外，圖書館檔案管理人員要深刻意識(shí)到在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，必須積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)各類新知識(shí)、新技能，及時(shí)更新工作理念，盡快構(gòu)建起互聯(lián)網(wǎng)思維，將互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)技術(shù)運(yùn)用到本職工作當(dāng)中。要積極主動(dòng)地自主學(xué)習(xí)，并且將所學(xué)知識(shí)運(yùn)用到工作實(shí)踐當(dāng)中，注重自我總結(jié)與自我提升，努力將自己打造成一名合格的信息化圖書館檔案管理人才。

3.3加強(qiáng)電子檔案信息安全

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，人們雖然享受著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所帶來(lái)的便捷，但也面臨著信息安全的威脅。因此，不論在構(gòu)建圖書館信息化平臺(tái)過(guò)程中，還是在日常使用過(guò)程中，都要注重信息安全管理。所有連接內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的計(jì)算機(jī)，都要安裝上防病毒軟件，系統(tǒng)維護(hù)人員要定期修補(bǔ)漏洞，定期進(jìn)行殺毒，從源頭上阻斷非法訪問(wèn)和黑客入侵，為圖書館信息安全提供可靠保障。

3.4凸顯檔案信息化服務(wù)層次

圖書館可以借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，引進(jìn)大數(shù)據(jù)分析技術(shù)。針對(duì)現(xiàn)有讀者群體的閱讀喜好、閱讀習(xí)慣進(jìn)行精細(xì)化分析。在此基礎(chǔ)上，面向讀者推出各種個(gè)性化、人性化、差異化服務(wù)舉措，比如利用微信公眾號(hào)、短信提醒等方式進(jìn)行好書推薦，或者發(fā)出圖書歸還提醒、生日提醒等有價(jià)值的信息。還可以通過(guò)信息化平臺(tái)開(kāi)展在線讀者問(wèn)卷調(diào)查，不斷加強(qiáng)對(duì)讀者群體的了解，推出加強(qiáng)貼心的服務(wù)。針對(duì)圖書借閱流程、圖書內(nèi)容結(jié)構(gòu)等方面，要進(jìn)行優(yōu)化，以此來(lái)提高圖書館服務(wù)層次，更好地滿足讀者需求。

4 結(jié)語(yǔ)

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，圖書館檔案與文件資料管理面臨著許多新要求、新問(wèn)題與新挑戰(zhàn)。與此同時(shí)，也給圖書館發(fā)展帶來(lái)很多新機(jī)遇。對(duì)此，圖書館要基于互聯(lián)網(wǎng)思維，對(duì)現(xiàn)有檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，積極開(kāi)展電子閱覽室、圖書館檔案信息化平臺(tái)以及數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，運(yùn)用云計(jì)算等先進(jìn)手段提供更加優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)信息資源的高效共享。

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作者簡(jiǎn)介：潘瓊（1983—），女，本科，館員，研究方向?yàn)閳D書資料。