淺談高校二級學(xué)院行政秘書如何高速處理日常事務(wù)

甘虹

摘 要：對于高校二級學(xué)院行政秘書兼管負責(zé)學(xué)院的人事、財務(wù)、辦公室、資產(chǎn)、后勤等工作于一身，聯(lián)系學(xué)院與學(xué)校各個部門，由于目前行政秘書的自我職業(yè)認同感低、職業(yè)晉升空間少、缺少責(zé)任心和服務(wù)意識、待遇不高，所以需要行政秘書需要不斷增強自身服務(wù)精神和奉獻精神、提高業(yè)務(wù)能力、提高效率、增強心理素質(zhì)。

關(guān)鍵字：行政秘書、服務(wù)精神、 奉獻精神、效率至上

行政秘書需要具有較強的協(xié)調(diào)組織能力，不僅需要處理文字內(nèi)容，還需要做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和智囊團，是領(lǐng)導(dǎo)的重要助手。作為高校二級學(xué)院行政秘書來說，更是兼管負責(zé)學(xué)院的人事、財務(wù)、辦公室、資產(chǎn)、后勤等工作于一身，聯(lián)系學(xué)院與學(xué)校各個部門，除此之外，行政秘書更是協(xié)調(diào)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)班子與師生員工的紐帶，需要發(fā)揮上傳下達的重要作用。

一、高校二級學(xué)院辦公室行政秘書的工作內(nèi)容

一是文字撰寫類，其中包括年度工作計劃和總結(jié)、各類文函的草擬、來文（函）的處理、網(wǎng)站新聞信息的上報（還包括收集、整理）、學(xué)院會議記錄與會議紀要的整理;二是檔案管理類，文書檔案的收集（還包括整理、歸檔、上交）、教職工個人檔案的收集、畢業(yè)班學(xué)生信息檔案的整理、學(xué)院圖書檔案的借還和管理;三是人事管理類，教職工每月考勤、教職工請銷假、學(xué)年考核、教職工職稱評定、福利申領(lǐng)、教職工招聘計劃和過程跟蹤、日常培訓(xùn)、接待和外聯(lián)、兼職老師的管理等;四是辦公室日常管理類，協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)督促各類工作資料的上交和落實、辦公經(jīng)費的管理、辦公用品的采購和申領(lǐng)、學(xué)院資產(chǎn)的清點和維護、各類蓋章事宜;五是溝通協(xié)調(diào)類，會議的籌備和安排、負責(zé)與學(xué)校相關(guān)部門的溝通聯(lián)系、負責(zé)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與教職工的溝通聯(lián)系;六是疫情防控類，教職工健康碼、行程碼的收集;根據(jù)省市疫情防控分級管控表，負責(zé)教職工重點地區(qū)返校人員排查統(tǒng)計;教職工接種疫苗統(tǒng)計;教職工核酸排查通知等;七是其他類，包括學(xué)院突發(fā)事件的處理、學(xué)院安排的其他工作內(nèi)容。

二、高校二級學(xué)院辦公室行政秘書的工作現(xiàn)狀

（一）自我職業(yè)認同感低

高校二級學(xué)院的行政秘書屬于管理人員，屬于服務(wù)性的管理人員，不僅要接受學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的管理還要接受學(xué)校各個行政部門的管理和安排，需要服務(wù)教師和學(xué)生，所做的工作也是屬于服務(wù)性和事務(wù)性工作，事務(wù)繁多且大多都是一些小事，長期處于這樣的工作狀態(tài)和工作環(huán)境就會導(dǎo)致大部分行政秘書覺得自己的工作地位較低，對自己的工作內(nèi)容也沒有較大的成就感， 自我職業(yè)認同感低，久而久之就會倦怠和煩躁。

（二）職業(yè)晉升空間少

高校二級學(xué)院行政秘書屬于學(xué)院辦公室，由于崗位特性決定從業(yè)者事務(wù)性工作居多，且很少有時間去進行學(xué)歷和科研能力的提升，所以在崗位晉升問題上，空間僅限于辦公室系列，也就是辦公室主任或辦公室副主任。作為以教學(xué)為主的高校來說，對教師的重視程度往往高于對行政人員的重視程度，所以行政秘書的晉升渠道相對較窄，很多從業(yè)人員就會對自己的崗位前景缺乏信心，也會造成行政秘書崗位的流動性大。

（三）缺少責(zé)任心和服務(wù)意識

行政秘書的日常事務(wù)繁雜，有文字撰寫類、檔案管理類、人事管理類、辦公室日常管理類、溝通協(xié)調(diào)類、疫情防控類等各個模塊，還有一些領(lǐng)導(dǎo)臨時安排的工作內(nèi)容，所以就要求行政秘書需要很強的責(zé)任心和服務(wù)意識，但在具體的工作中發(fā)現(xiàn)，很多行政秘書缺乏對本職工作的全方位認識且晉升渠道有限，所以在具體工作中缺少責(zé)任心和服務(wù)意識，工作中態(tài)度消極，工作效率也很低。

（四）待遇不高

在高校來說，薪資及福利待遇方面，行政秘書遠不及教師隊伍的待遇，這就很難激發(fā)其工作的積極性，容易產(chǎn)生倦怠心里，（1）待遇較低就會導(dǎo)致從業(yè)人員容易倦怠和渾水摸魚，覺得工作能做的起走就行，處于得過且過的狀態(tài)。

三、高校二級學(xué)院辦公室行政秘書如何提高工作效率

（一）增強自身服務(wù)精神和奉獻精神

行政秘書屬于服務(wù)性工作，工作比較繁瑣，所以行政秘書在日常工作中需要增強自身的服務(wù)意識和奉獻精神。工作中需要為院領(lǐng)導(dǎo)和老師們解決實際問題，積極的聯(lián)系和對接其他行政部門，為一線授課的老師們做好服務(wù)工作，在遇到問題時需要先利用自己的工作經(jīng)驗嘗試解決問題，自己解決不了時才需要去請求院領(lǐng)導(dǎo)的幫助和詢問院領(lǐng)導(dǎo)的意見建議，努力為院領(lǐng)導(dǎo)和老師們創(chuàng)造更好的工作環(huán)境。

（二）強化自身學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力

從高校從業(yè)人員的學(xué)歷構(gòu)成來看，二級學(xué)院的行政秘書往往學(xué)歷比專職教師低，為了能做好高校辦公室行政秘書的工作要不斷提高理論修養(yǎng)和行政服務(wù)水平（2），行政秘書對學(xué)院教職工具體情況、規(guī)章制度、辦學(xué)條件等數(shù)據(jù)需要爛熟于心。除了提高業(yè)務(wù)能力外，行政秘書還需要增強自身對學(xué)院學(xué)科內(nèi)容、專業(yè)特點、優(yōu)勢學(xué)科、一流課程、產(chǎn)學(xué)研等內(nèi)容需熟記于心，成竹于胸完成本職工作。

（三）效率至上

對于行政秘書而言，效率主要體現(xiàn)在一是處理事情速度，能不能立即理會院領(lǐng)導(dǎo)的意圖，處理棘手事件時能不能敏捷反映出事件背后的含義，能不能靈活自如的完成院領(lǐng)導(dǎo)交代的工作任務(wù)。二是熟練程度，行政秘書的常規(guī)工作都是以年度為單位重復(fù)的，每年在什么時間點需要處理什么事務(wù)都是固定的，所以行政秘書需要不斷的總結(jié)工作經(jīng)驗，提前預(yù)判接下來需要完成的工作任務(wù)，熟能生巧以提高自身的熟練程度。三是不拖沓，對于行政秘書而言，在工作中，會遇到很多需要接待或者傳達的工作，里面有很多繁瑣和復(fù)雜的事務(wù)，這就需要行政秘書以最快的速度處理一條一條的工作內(nèi)容，一旦拖沓時間，后面的事情就會越變越多，從而影響工作進度。

（四）增強心理素質(zhì)

一是積極陽光的心態(tài)。行政秘書每天面對的是繁瑣的工作任務(wù)和雜碎的事情，比如收發(fā)報紙、領(lǐng)取辦公用品、文件的轉(zhuǎn)發(fā)等等，都是很小的工作內(nèi)容，每天從事這么多工作中的小事就會讓從業(yè)人員覺得自己只是一個后勤工作管理人員，這就需要行政秘書能擁有積極陽光的心態(tài)去處理工作。二是樂觀熱情。由于行政秘書在工作中需要對接各個部門、聯(lián)系專職教師、接待來賓，所以樂觀熱情的對待身邊的各種人際關(guān)系至關(guān)重要，積極主動地對待工作，才能提高工作效率。

1、高校系部行政秘書工作效率的提高問題及對策（申衛(wèi)紅）

2、談如何做好高校辦公室行政秘書工作（李欣）88F329DD-B89B-403E-9DAF-2D9205A7DE8E