檔案管理信息系統(tǒng)建設問題研究

游志杰

摘 ?要：如今，信息技術已經廣泛應用于各行各業(yè)，尤其是在檔案管理領域。通過借助信息技術將檔案中各種各樣的數據信息進行加工處理，從而保證這些數據信息能夠有效地存儲在數據系統(tǒng)之中，從而形成一套比較完善的信息管理體系。運用信息技術能夠增強檔案管理的工作效果，但是大部分的檔案管理信息系統(tǒng)建設還存在一些問題?；诖?，本文分析了檔案管理信息系統(tǒng)建設應注意的幾個問題。

關鍵詞：檔案管理;信息系統(tǒng)建設;注意問題

傳統(tǒng)檔案管理手段已然無法滿足數量增多、種類復雜的檔案信息管理要求，需要基于信息技術構建其檔案管理信息系統(tǒng)，增強檔案信息的綜合利用率。由于信息技術在檔案管理中的應用時間較短，構建企業(yè)的檔案管理信息系統(tǒng)依然存在較多問題，需要相關工作人員基于此些問題不斷優(yōu)化信息系統(tǒng)功能，加強信息系統(tǒng)建設及運營期間的管控力度。

1、檔案管理信息系統(tǒng)建設流程

檔案管理信息化系統(tǒng)主要就是在傳統(tǒng)檔案管理工作基礎上配合使用信息化技術，提高檔案信息采集、存儲與管理效率。檔案信息化系統(tǒng)的建設應當遵照一定的技術規(guī)定，有序開展檔案信息基礎設施建設、檔案資源資料建設、檔案信息管理標準建設、檔案管理人員建設工作。

檔案信息基礎設施建設工作需要結合檔案實際管理要求，選擇適宜的大信息管理硬件設備與軟件系統(tǒng)，進一步完善信息網絡基礎，實現檔案信息的全面收集、存儲及管理目標。

現階段社會經濟發(fā)展水平不斷加快，檔案管理難度切實提升，需要構建起功能更為完善的檔案信息管理系統(tǒng)，增強檔案信息管理公開共享效果，切實保障工程建設整體水平。

2、檔案管理信息系統(tǒng)建設不足之處

2.1檔案管理力度有待提升

在現階段檔案管理信息系統(tǒng)建設過程中存在檔案管理力度有待提升問題。部分企業(yè)沒有對檔案管理工作給予高度重視，制定出的檔案管理極致依舊以傳統(tǒng)檔案管理手段為基礎，導致檔案管理水平與預期目標存在較大差距，檔案信息的實際利用率不足。

2.2專業(yè)人才缺失

檔案管理信息系統(tǒng)建設與運行效果可直接受到工作人員專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)因素影響。由于部分檔案管理人員對檔案管理信息系統(tǒng)功能及運行需求方面存在誤區(qū)，致使檔案信息系統(tǒng)建設與運行水平始終處于有待提升階段。在檔案管理信息系統(tǒng)建設與應用過程中的用戶參與度較低，難以切實保障檔案管理效果。

還有部分檔案管理人員沒有熟練掌握現代化信息技術，如圖像掃描技術、復印機應用技術、多媒體技術等，嚴重影響到檔案信息加工及處理效率。

2.3基礎設施功能不完善

雖然各領域已經認知到檔案管理信息建設工作的重要性，并就檔案信息管理系統(tǒng)的建設投入了一定的人力及物力資源。但由于檔案管理工作體系較為復雜，在信息化系統(tǒng)建設環(huán)節(jié)依然存在一定問題。檔案信息化系統(tǒng)建設需要配合使用大容量服務器，開發(fā)并研制針對性檔案管理手段，做好檔案管理信息系統(tǒng)的日常維護與管理工作，實際運行期間所需成本較多，部分中小型企業(yè)依然沒有完全普及檔案管理信息系統(tǒng)。

3、檔案管理信息系統(tǒng)建設注意事項

3.1做好檔案管理信息化系統(tǒng)建設管控工作

為確保檔案管理信息系統(tǒng)的建設工作能夠始終趨向于規(guī)范有序化開展，還需要進一步完善檔案管理信息化建設規(guī)劃體系。結合國內外檔案管理信息化目標及任務，優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)管控要求?；趪H化標準及行業(yè)標準，切實優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)管控目標及任務。

3.2加大檔案管理信息化系統(tǒng)建設投入力

在原有基礎上加大檔案管理信息化系統(tǒng)建設工作的投入力度，進一步解決存在于檔案管理信息系統(tǒng)建設與優(yōu)化工作中的各類問題。細化檔案管理信息化系統(tǒng)建設流程，重點關注檔案管理信息化系統(tǒng)建設環(huán)節(jié)的運維工作，制定出專項可行的檔案管理信息化系統(tǒng)運維管控機制，避免因系統(tǒng)故障問題導致重要檔案信息丟失，引發(fā)不必要的損失。

3.3構建起功能完善的檔案管理信息化系統(tǒng)數據庫

為從根本上提升檔案管理信息化系統(tǒng)的運行水平，還需要建立起功能完善的檔案管理信息化系統(tǒng)數據庫。進一步加強檔案信息監(jiān)控與入網工作，將各地檔案數據庫納入到集中信息港中，以充分發(fā)揮出檔案信息資源應用優(yōu)勢。在數據庫建立期間，還需要結合行業(yè)具體情況以及國家相關標準，基于現有電子文檔平臺，形成檔案目錄數據庫全文數據庫以及多媒體數據庫，

建立起科學的信息化檔案館，確保信息化檔案信息資源能夠更好實現公開共享目標，將信息化檔案管理系統(tǒng)的建設工作納入到行業(yè)規(guī)劃中，切實提升檔案數字資源利用水平。

一個合格的檔案管理信息化系統(tǒng)還需要借助前端控制設備對檔案進行一體化管理，在同一系統(tǒng)內做好檔案文件傳輸以及管理工作，確保信息管理系統(tǒng)能夠高質高效完成電子檔案文件的歸檔及管理工作?；诟黝I域建設要求，對檔案管理信息庫進行擴展，確保建立起的檔案信息庫能夠更好適應企業(yè)檔案管理目標及任務，使信息化管理技術能夠在提升檔案管理水平中發(fā)揮出重要作用。

3.4提高檔案管理人員綜合素質

結合檔案管理信息系統(tǒng)建設目標及任務，制定出檔案管理人員綜合素質管控體系。著重提高檔案管理人員的信息素質，使檔案管理人員能夠更加靈活的運用計算機技術，增強計算機綜合管控效果。制定出檔案管理人員專業(yè)培訓機制，定期在人員群體中開展技能培訓工作。

總結

總而言之，檔案管理信息系統(tǒng)建設已然成為檔案行業(yè)重要發(fā)展趨勢，要從根本上提升檔案管理信息系統(tǒng)建設及運行水平，還需要結合不同檔案管理工作要求，對信息系統(tǒng)功能進行進一步優(yōu)化。構建起一支高素質檔案管理技術團隊，確保信息技術能夠在提升檔案管理水平中發(fā)揮出重要作用。

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