數(shù)字化時代公共圖書館檔案管理信息化

邢滟 趙晗

摘 要：在數(shù)字化時代大背景下，公共圖書館檔案管理應(yīng)緊追科學(xué)的腳步，朝著信息化方向邁進。本文立足于公共圖書館現(xiàn)狀，結(jié)合檔案管理實情提出具體策略，有效落實公共圖書館檔案管理信息化已是社會輿論導(dǎo)向，更是時代進程中的客觀要求。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時代;公共圖書館;檔案管理;信息化

在數(shù)字化時代中，新媒體信息技術(shù)在社會的關(guān)注下登上世紀舞臺，并被廣泛應(yīng)用于不同領(lǐng)域，數(shù)字技術(shù)逐漸遍布了社會生活的方方面面，豐富了民眾的生活，在社會文化背景思潮下形成了巨大的沖擊。公共圖書館檔案管理信息化建設(shè)過程中，與網(wǎng)絡(luò)平臺的大力支持分不開，只有充分利用互聯(lián)網(wǎng)資源，有效結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和利用網(wǎng)絡(luò)平臺，拓展數(shù)字化發(fā)展渠道，方可實現(xiàn)其科學(xué)信息化的可持續(xù)推進。

一、公共圖書館傳統(tǒng)檔案管理與檔案管理信息化的區(qū)別

公共圖書館檔案管理信息化是傳統(tǒng)檔案管理的一次新突破，傳統(tǒng)檔案管理因信息更新不及時已不能滿足人民信息化的生活方式，所以信息化管理告別了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，告別了煩瑣的工作現(xiàn)狀與管理制度，將傳統(tǒng)管理模式推向了數(shù)字化手段，在降低工作量的同時還提升了管理效率。隨著時代進步及人們生活水平的提高，人民群眾不再僅滿足于解決生活溫飽問題，對精神層面的需求和索取方式也在逐步提高，所以，公共圖書館數(shù)字化管理還將目光投向了更多讀者，將數(shù)字化資源以互聯(lián)網(wǎng)為載體向檔案信息化推進，為人民群眾提供文化信息服務(wù)和知識需求，并朝著公眾服務(wù)的路線遠航。

檔案管理信息化模式相較于傳統(tǒng)管理而言優(yōu)勢有三點：

第一，便于查找書籍信息，更好地為讀者提供閱讀服務(wù)，公共圖書館是在國家部門的扶持下為廣大市民提供了免費閱讀空間，書籍?dāng)?shù)量大，內(nèi)容全，信息化管理能夠及時對大量的書籍查漏補缺，為市民創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)閱讀環(huán)境。

第二，信息化管理與時代接軌，有助于公共圖書館在新時代持續(xù)發(fā)展?；ヂ?lián)網(wǎng)時代，網(wǎng)絡(luò)思潮對線下工作造成了一定影響，信息化管理能夠順應(yīng)時代背景，更好傳遞圖書館建設(shè)的內(nèi)涵價值。

第三，信息化管理是新時代讀者對公共圖書館的必然要求，互聯(lián)網(wǎng)的盛行將社會文化生活徹底推向了數(shù)字化，圖書館是政府建造的便民服務(wù)區(qū)，以豐富國民精神生活為主，提升全民素質(zhì)，在這樣的背景下，公共圖書館檔案信息化管理已是必然趨勢。

公共圖書館肩負著國民文化素質(zhì)進步的重任，隨著時代的進步，社會經(jīng)濟的增長，物質(zhì)文化已經(jīng)難以滿足當(dāng)代人民的追求，精神上的滿足成了緩解壓力的主要途徑。圖書館的設(shè)辦立足于文化需求，旨在為更多讀者創(chuàng)建精神空間，然而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無法滿足新時代信息化生活，新型管理模式應(yīng)運而生，以便民管理為落腳點，全面開展數(shù)字化時代下公共圖書館檔案管理信息化建設(shè)。

二、公共圖書館檔案管理信息化建設(shè)的重要性

公共圖書館檔案管理是為了更好踐行政府部門的政策，為廣大讀者提供豐富的書籍資源，為更好服務(wù)探索路徑，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比較，信息化管理的重要性主要體現(xiàn)在下述四方面：

1.檢索更加高效

在信息時代背景下，傳統(tǒng)檔案管理方式存在一定的弊端，如紙質(zhì)檔案易丟失、查閱有難度、靈活性不高、檔案記載不及時、化學(xué)反應(yīng)等，閱讀人數(shù)將會隨著圖書館的建設(shè)越來越多，傳統(tǒng)檔案管理向新型檔案管理模式過渡已是大勢所趨，或說是必然現(xiàn)象。龐大的閱讀基數(shù)致使信息技術(shù)亟須在檔案管理模式中發(fā)揮其自由靈活性，在信息化管理模式下，相較于傳統(tǒng)檢索更加高效，信息準確度在傳統(tǒng)管理模式上也有所提高，加大了檔案的處理與流通。比如書籍可以在設(shè)備上搜索，便于查詢書籍信息，節(jié)約一定的時間成本。

2.節(jié)約經(jīng)濟資源

傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理需要占用極大的空間，公共圖書館位置有限，加之在創(chuàng)建上以閱讀區(qū)為主，或者是書籍區(qū)、檔案存放區(qū)有局限，甚至于面向占用國企單位空間儲存，不止在儲存方面，還需要大量的人力資源對其進行保護與定期維修。新型管理模式可以解決上述人力、物力資源消耗現(xiàn)象，在管理過程中，只需配置幾臺工作使用的計算機，操作也不需要大量的工作人員，在創(chuàng)建社會效益的同時又節(jié)約了成本，在管理層面達成節(jié)能增效的工作狀態(tài)。經(jīng)濟資源是檔案管理工作的核心部分，節(jié)約經(jīng)濟資源就是為圖書館的良好發(fā)展謀求福祉。

3.實現(xiàn)信息共享

檔案信息化管理在一定程度上實現(xiàn)了信息資源共享，極大方便了市民的閱讀生活。在共享信息資源的同時，檔案信息系統(tǒng)還能切換為人工智能模式，對讀者的閱讀問題進行全面解答，普及書籍內(nèi)部典藏的文化背景，就如同幫助解答問題的師長一般。在檔案信息系統(tǒng)平臺上獲得的信息會更加廣泛，信息量會更大，可縮短二次文獻信息的編著時間，提高檔案信息利用的時效性，更能體現(xiàn)出檔案信息系統(tǒng)的個性化和人性化特點，為讀者在閱讀過程中創(chuàng)建了探索知識的空間，智能服務(wù)使讀者很容易得到廣泛的信息量，從而實現(xiàn)信息共享。信息共享是當(dāng)前公共圖書館進步與發(fā)展的主要利器，如全國各地圖書館實現(xiàn)信息共享，那么圖書館檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化、信息化建設(shè)指日可待。

4.強化服務(wù)功能

公共圖書館檔案信息化管理也是文化層面的大躍進，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，各項管理工作已面向信息化進軍，公共圖書館是國家給予每一位公民的福利，在這樣的文化背景下理應(yīng)全面實行檔案信息化管理模式，既是時代的需求，又是每一個讀者的需求。近年來，越來越多的公共圖書館將傳統(tǒng)服務(wù)模式與新型網(wǎng)絡(luò)平臺相互結(jié)合，滿足線上線下讀者，使更多人接受文化的熏陶。在原有基礎(chǔ)上不斷建設(shè)優(yōu)化，提高圖書館的現(xiàn)代科技水平，延伸閱讀項目，強化服務(wù)功能。信息化管理相較于傳統(tǒng)管理模式，更具穩(wěn)定性，也降低了管理錯誤的概率，更好地服務(wù)于每一位讀者。

三、公共圖書館檔案管理信息化的基本原則

公共圖書館檔案信息化管理主要依附于計算機技術(shù)，創(chuàng)設(shè)相關(guān)媒介，拓展管理渠道，具體來講就是將流傳下來的紙質(zhì)文件錄入計算機，轉(zhuǎn)化為電子管理方式，在錄入信息的過程中，多采用壓縮、拍攝的形式，或條碼掃描等科技，建設(shè)數(shù)據(jù)庫對紙質(zhì)信息進行統(tǒng)一采集管理，在操作過程中通常經(jīng)過多重物理處理程序，避免信息遺漏或出錯。信息化管理在檔案調(diào)取中更加便捷，有助于書籍信息的查閱，在管理上更加安全、完整，檔案信息在利用過程中毫無威脅性，因此檔案信息利用率也在逐年上漲。檔案信息管理更多的是為人民服務(wù)，肩負著國家職責(zé)，因此在管理過程中應(yīng)嚴格謹慎，糅合現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)遵循下述三項原則：首先，先后原則。公共圖書館檔案信息化管理并非對所有檔案一視同仁，應(yīng)對其多種類型進行歸納，按照重要程度、使用量、時間順序等展開排列，如具有館藏特色、需求量大且急用的優(yōu)先進行數(shù)字化，確保其信息準確無誤，傳承特色文化先行，立足于讀者做好信息化檔案管理工作。對于年代久遠的歷史文化遺留，現(xiàn)代手段不能復(fù)原的不能與數(shù)字化統(tǒng)一管理，應(yīng)對其暫且擱置，后期決定此類檔案信息的管理策略，妥善處理歷史遺留，完善公共圖書館檔案信息;其次，安全原則。信息技術(shù)是一把雙刃劍，在便捷管理的同時，也會為信息的安全帶來一定風(fēng)險，因此在使用信息化管理的過程中網(wǎng)絡(luò)安全問題是亟待解決的因素。對于一切在網(wǎng)絡(luò)平臺上可以查詢的資料應(yīng)加強保護，維護網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，為讀者的健康閱讀創(chuàng)造和諧穩(wěn)定的氛圍。例如，可以利用數(shù)據(jù)加密方式保護網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，或者在資料使用方面設(shè)定限制，安全防護方式不計其數(shù)，公共圖書館檔案管理信息可以按照需求選取符合管理的防護措施;最后，服務(wù)原則。檔案管理信息化建設(shè)主要目的是為讀者提供優(yōu)質(zhì)的閱讀環(huán)境，更好地服務(wù)于每一位使用者，踐行設(shè)辦公共圖書館的指導(dǎo)理念。因此，檔案管理信息化應(yīng)立足于讀者需求，提升社會服務(wù)功能。

四、公共圖書館進行檔案信息建設(shè)的主要內(nèi)容

1.全面了解數(shù)字化設(shè)備

檔案信息化管理在采集信息的過程中，涉及眾多的物理技術(shù)，對于管理人員的專業(yè)素質(zhì)有一定要求。管理人員在采集信息的過程中，應(yīng)全面了解每一種設(shè)備的市場情況，由專業(yè)人員對其培訓(xùn)，確保管理人員熟練掌握采集技巧，并通過設(shè)備的輔助將紙質(zhì)檔案錄入電腦。設(shè)備各有其側(cè)重點，處理方式大相徑庭，根據(jù)錄入檔案的實際情況選擇最優(yōu)方式，如通過M2拍攝機可以將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為縮微膠卷，再利用膠片掃描儀轉(zhuǎn)換為數(shù)字文檔。公共圖書館檔案管理人員應(yīng)對設(shè)備加以研究，明確設(shè)備之間的異同性，促進檔案管理信息化工作的高效開展。

2.信息資源庫的建設(shè)是公共圖書館檔案管理的基礎(chǔ)

檔案信息資源庫是收錄線上檔案資料的平臺，如同書籍存放的倉庫一樣，決定著檔案信息化管理的成敗，信息資源庫是由無限信息源構(gòu)成的。信息源的建設(shè)就是將數(shù)字化與信息化后的線上資料進行統(tǒng)一整合，在不斷收錄與完善的過程中就形成了信息資源庫。在線上為讀者編排書目，按照類別對書籍進行分類，可以為讀者提供便捷的查詢服務(wù)。檔案信息資源庫建設(shè)在公共圖書館的正常運營中具有不可忽視的作用，使讀者能夠通過不同的信息源找到意向書籍，對讀書區(qū)的和諧氛圍具有一定影響力。此外，在檔案信息化管理過程中也舉足輕重，甚至影響著信息化管理的成敗。

五、公共圖書館開展檔案信息建設(shè)的幾個策略

公共圖書館在使用過程中流動性較大，書籍類目較多，檔案管理數(shù)字化、信息化需要長期堅守并不斷改善，才能取得顯著成效。信息化管理對檔案利用率具有一定幫助，并對其轉(zhuǎn)換成果具有極大的影響。下面就當(dāng)前公共圖書館檔案管理信息化建設(shè)提出三點策略，希望對其數(shù)字化、信息化建設(shè)有所幫助。

第一，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，公共圖書館檔案管理信息化、數(shù)字化在計算機技術(shù)的支持下已全面開展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成為檔案管理的主要手段，也是當(dāng)前最受推崇的方式。即使公共圖書館檔案管理信息化發(fā)展趨勢良好，也并不能完全代替紙質(zhì)檔案管理模式，對于一些無法利用現(xiàn)代技術(shù)復(fù)原的檔案信息，需要將其珍藏，選擇科學(xué)的技術(shù)方法進行儲存。迄今為止，紙質(zhì)檔案依然是我國檔案管理中的核心部分，其重要地位不是數(shù)字化、信息化管理模式可以撼動的。紙質(zhì)檔案沒有信息化檔案的可復(fù)制性，更因涉及典藏文化，其重要性不言而喻，故此，紙質(zhì)檔案在公共圖書館檔案管理中必不可少，在新時代應(yīng)將其列為重點保護對象。紙質(zhì)檔案管理是國家傳統(tǒng)管理模式，新型管理方式在創(chuàng)新的道路上應(yīng)沿用傳統(tǒng)管理模式，依照檔案實際情況擇取最為合適的方式，在保護傳統(tǒng)文化的同時對歷史遺留檔案還能更好實施管理，可謂是一舉兩得。在新時代檔案管理工作中，應(yīng)充分做到新型管理模式與傳統(tǒng)管理模式相互結(jié)合，為公共圖書館檔案管理工作提供廣泛的選擇平臺。

第二，新時代衍生的檔案信息化管理理念與傳統(tǒng)管理理念有極大的差異性，對于紙質(zhì)檔案管理帶來了極大的文化沖擊，致使傳統(tǒng)管理理念面臨著極大的社會性挑戰(zhàn)，需要一定的時間來接受與改變。另外，數(shù)字化管理模式可以將其理解為是對紙質(zhì)檔案的另一種體現(xiàn)方式，利用條形碼掃描、縮微、影像等方式，以代碼的形式將其錄入計算機，并對其進行長期的儲存與利用。為確保其安全性，檔案信息庫目前只能在固定的計算機上進行查閱。

但是，當(dāng)前公共圖書館檔案管理信息化建設(shè)尚未成熟，數(shù)字化設(shè)備并沒有得到充分的開發(fā)與利用，要徹底面向數(shù)字化管理還需要繼續(xù)開發(fā)新技術(shù)，拓展檔案管理信息化路徑，進一步推動新型的檔案管理理念。由此可見，數(shù)字化管理僅是對現(xiàn)存公共圖書館檔案管理模式的一項補充。

第三，當(dāng)前檔案管理數(shù)字化、信息化雖然并未達到成熟，但是檔案管理信息化已是社會進步的必然趨勢，在不久的將來，數(shù)字化技術(shù)會遠超于當(dāng)下，在公共圖書館檔案管理中發(fā)揮其應(yīng)用價值。因此，在目前技術(shù)還亟須上升的階段，檔案管理數(shù)據(jù)資源庫建設(shè)還應(yīng)加大力度，不斷在實踐過程中落實檔案數(shù)據(jù)庫的實用性、系統(tǒng)性和安全性，還應(yīng)注重信息化建設(shè)中的獨特性、專業(yè)性、共享性。公共圖書館在國內(nèi)均有分布，在建設(shè)過程中應(yīng)根據(jù)其地區(qū)特色、館藏特色等特點創(chuàng)設(shè)獨特的文化氛圍，為讀者提供富有特色的閱讀空間。提升公共圖書館數(shù)字資源的專業(yè)性可以更為精準地對讀者進行區(qū)分，為不同群體提供相關(guān)服務(wù)。在新時代加強公共圖書館的數(shù)字文檔，可以促進全國各地的圖書館之間形成信息共享，共用發(fā)展資源，進而更好地服務(wù)于社會，服務(wù)于更多讀者。

六、結(jié)語

綜上所述，公共圖書館的建設(shè)關(guān)乎地區(qū)文化與國家形象，與社會文化背景的發(fā)展息息相關(guān)。在數(shù)字化時代，公共圖書館在檔案管理工作中實現(xiàn)信息化、數(shù)字化依然任重道遠，為讀者服務(wù)還要在原有的基礎(chǔ)上繼續(xù)加大力度。國家政府為促進全民素質(zhì)的提升，在特定地區(qū)設(shè)辦了公共圖書館，旨在推動文化事業(yè)的進步與長足發(fā)展。在圖書館檔案管理信息化建設(shè)任務(wù)之上，還需要全國各地的圖書館在資源共享的背景下相互彌補，相互進步，為國家的可持續(xù)發(fā)展貢獻力量。

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（作者單位：杭州圖書館）

作者簡介：邢滟（1979—），女，漢族，浙江杭州人，研究生，館員，研究方向：信息咨詢、產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟。