財務(wù)軟件核算的“巧勁”探討

摘要：近年在從事審計工作過程中，發(fā)現(xiàn)一些單位在使用財務(wù)軟件進(jìn)行會計核算時，通常只是簡單按照軟件自設(shè)的基本功能，循規(guī)蹈矩地進(jìn)行各項會計業(yè)務(wù)的核算，提供的會計信息比較繁雜，查詢和使用都不太方便，會計人員也覺得工作比較繁重，疲于應(yīng)對；會計核算和項目管理不能很好地結(jié)合，資料查找困難，造成信息孤島；記賬憑證的編制好像比較“省事”，一張記賬憑證包含很多內(nèi)容，賬簿數(shù)據(jù)分析起來卻比較困難等諸如此類的問題。因此結(jié)合自己的工作經(jīng)驗，探討一下關(guān)于使用財務(wù)軟件進(jìn)行會計核算的方法技巧，希望可以借助于一些“巧勁”，化繁重為輕便，變復(fù)雜為簡單，達(dá)到高效進(jìn)行會計核算的目的。

關(guān)鍵詞：財務(wù)軟件；專項資金；記賬憑證

中圖分類號：F23文獻(xiàn)標(biāo)識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2022.24.065

0引言

實際工作中，一些單位的會計核算效果不太理想。雖然使用財務(wù)軟件進(jìn)行會計核算，但卻像背著一個沉重的包袱，效率不高。比如一個單位建立很多套賬進(jìn)行核算，查詢數(shù)據(jù)費時費力；查找一筆專項資金的收入和使用情況要在一大堆記賬憑證里面大海撈針一般地尋找；一個記賬憑證編制幾十條會計分錄，多借多貸，搞不清楚科目對應(yīng)關(guān)系等。因此，本文就來談?wù)勥@方面的問題，探索一些方法，借助于一些技巧的“杠桿”來撬動會計信息系統(tǒng)這個“地球”。

1專項資金的核算

1.1在一套賬中單獨中核算專項資金

一些行政事業(yè)單位和國有企業(yè)在進(jìn)行專項資金核算的時候，沒有在同一套賬里進(jìn)行核算，而是單獨建了一套賬。這可能是沿襲了原來的基建會計制度的要求單獨建賬，但也有可能是沒有去探索更好的方法。現(xiàn)在國家已經(jīng)取消了基建項目單獨建賬的要求，因此一個獨立核算的單位只需要建一套賬就可以了。有的單位不涉及基建，但也建了多套賬進(jìn)行會計核算，比如政府部門撥付的專項資金單獨設(shè)賬進(jìn)行核算。行政事業(yè)單位通常會有較多的專項資金，并且政府有文件規(guī)定要求專賬核算，有些企業(yè)單位也會涉及專項資金的收支?，F(xiàn)在拋開專項資金的性質(zhì)不談，來探討一下如何進(jìn)行專項資金的核算。

實踐中單位通常按兩種方式進(jìn)行專項資金的核算，一種是在一套賬中核算，但專項資金和其他項目的賬做在一起，查找的時候要到大量的記賬憑證中去翻閱，像大海撈針一樣；另一種是另建一套賬核算，造成一家單位有多套賬，這種情況下難以一目了然地了解單位的全部賬目信息，并且編制財務(wù)報表手續(xù)比較繁瑣。

有沒有更好的辦法呢？筆者認(rèn)為結(jié)合財務(wù)軟件中的記賬憑證分類和項目核算的功能，可以實現(xiàn)更好的核算效果。

以用友T3財務(wù)軟件標(biāo)準(zhǔn)版為例說明：

（1）在記賬憑證類別下單獨設(shè)置專項資金記賬憑證類別，如“?！?，“Z”或是文字和字母的組合，同時輸入專項資金的名稱作為記賬憑證的名稱，簡單設(shè)置即可?？梢栽O(shè)置多個記賬憑證類別。

（2）在項目菜單項下新建項目大類，大類名稱為專項資金。然后可以根據(jù)實際需要設(shè)置多級項目分類，再根據(jù)專項資金的不同種類分別建立各個專項資金的名稱，也就是項目檔案。選中相應(yīng)的項目分類，保存數(shù)據(jù)，這樣就建立起專項資金的項目檔案。項目檔案建好后，就可以在會計科目設(shè)置界面將專項資金核算涉及的會計科目勾選相應(yīng)的項目核算，最好在會計科目下增設(shè)一個明細(xì)科目進(jìn)行項目核算，這樣便于和其他的核算內(nèi)容區(qū)分。這樣就建立起會計科目和項目檔案的連接關(guān)系，在填制記賬憑證時，可以同時進(jìn)行專項資金的項目核算。

（3）記賬憑證制單的時候，根據(jù)不同的專項資金，選擇不同的記賬憑證類別，選擇會計科目時，會自動彈出項目輸入選擇窗口，輸入相應(yīng)的專項資金名稱，完整填寫憑證其他內(nèi)容保存。這樣就實現(xiàn)了專項資金專賬核算的目的了。如果專項資金的業(yè)務(wù)比較簡單，為簡化核算，可以不使用專門的記賬憑證類別。

（4）月末裝訂記賬憑證的時候，由于專項資金的憑證是單獨的憑證類別，所以編號是連續(xù)的，可以單獨裝訂在一起。根據(jù)專項資金記賬憑證數(shù)量的多少決定是分開裝訂還是統(tǒng)一裝訂，達(dá)到快速查找專項資金憑證的目的。如果專項資金記賬憑證數(shù)量少，平時可以不裝訂，用夾子夾著，等匯集成冊時裝訂或按年裝訂。

（5）賬簿查詢的時候，點擊項目菜單下面的項目總賬子菜單，就可以查詢當(dāng)前期間的專項資金的總體信息。點擊項目總賬中的相關(guān)科目，查詢到資金的明細(xì)賬，可以查看資金的使用情況。

（6）根據(jù)項目總賬和項目明細(xì)賬，導(dǎo)出Excel數(shù)據(jù)，就可以編制相關(guān)專項資金的報表了。如果對編程和SQL語句比較熟悉，也可以編制相應(yīng)的取數(shù)工具，直接自動得到專項資金總賬，明細(xì)賬和報表數(shù)據(jù)。

縱觀以上步驟，設(shè)置不復(fù)雜，使用起來也比較簡便，但卻實現(xiàn)了專項資金憑證、賬簿、報表一體化管理，可以通過賬簿記錄快速地查找相關(guān)記賬憑證。又不用建立多套賬，并且一套賬的數(shù)據(jù)又可自動匯總生成本單位完整的賬簿和報表，管理的效率得到有效提高，起到了事半功倍的效果。如果單位采用的是其他的財務(wù)軟件，也可以比照這個方法進(jìn)行專項資金的核算，方法大同小異。這個方法可以概括為“記賬憑證分類加項目核算”。

1.2對會計業(yè)務(wù)進(jìn)行分類核算

在單位不需要進(jìn)行專項資金專賬核算的情況下，也可以對會計業(yè)務(wù)進(jìn)行分類核算，如按“收，付，轉(zhuǎn)”記賬憑證類別或是其他的記賬憑證類別進(jìn)行會計核算。關(guān)鍵是把頻繁發(fā)生的，類似的業(yè)務(wù)歸為一類，這樣平時會計核算會更清晰，可以針對同一類別的記賬憑證采用一致的，標(biāo)準(zhǔn)的方法進(jìn)行編制，可以提高核算的效率。相同類別的記賬憑證統(tǒng)一編號并裝訂在一起，可以便于以后查找相關(guān)憑證。

1.3一套賬核算多個單位的業(yè)務(wù)

按照上面的思路，作一些變通性的應(yīng)用，可以實現(xiàn)在一套賬中進(jìn)行多個單位的會計核算。像總公司-分公司這種組織機構(gòu)的單位，由總公司核算所有的分支機構(gòu)的會計業(yè)務(wù)，需要分別反映各個分支機構(gòu)的財務(wù)會計信息，又需要總括地反映整個單位的財務(wù)狀況，均可通過“記賬憑證分類加項目核算”這一方法實現(xiàn)一套賬核算。方法是為每個不同的分支機構(gòu)設(shè)置記賬憑證類別，同時按分支機構(gòu)名稱在財務(wù)軟件中設(shè)置部門檔案，同一套會計科目設(shè)置成按部門與項目二個維度進(jìn)行核算，就實現(xiàn)了各分支機構(gòu)數(shù)據(jù)既相互獨立，又可以在一套賬中得到完整反映的效果。如果還要單獨核算各個分支機構(gòu)的利潤的話，還可以分別編制各個分支機構(gòu)的結(jié)轉(zhuǎn)損益憑證，當(dāng)然要實現(xiàn)自動生成結(jié)轉(zhuǎn)憑證的話，現(xiàn)有軟件可能不支持，可能需要借助于二次開發(fā)的軟件工具。這樣實際上實現(xiàn)了在一套賬中獨立核算多個單位的業(yè)務(wù)了。

1.4一套賬核算多個基建項目

有一些做基本建設(shè)業(yè)務(wù)的公司，可能會涉及多個基建項目的核算，一些工程方面的公司也會涉及多個項目，筆者在審計實踐中發(fā)現(xiàn)有的單位在這種情況下也使用多套賬進(jìn)行核算。為什么筆者不建議多套賬核算呢，因為在這種情況下，基建或工程項目并不是獨立的，它只是一個單位內(nèi)部的一部分業(yè)務(wù)，并不是一個完整的會計主體，這樣單獨建賬會導(dǎo)致一個單位的業(yè)務(wù)被人為地割裂開來，各套賬之間會存在不必要的重復(fù)核算，每套賬都不能完整地反映單位的財務(wù)信息的全貌，還需要對各套賬進(jìn)行匯總，降低了核算的效率，其實不如一套賬核算更簡潔高效。這些單位都可以采用“記賬憑證分類加項目核算”的方法實現(xiàn)多項目一套賬核算。

1.5改進(jìn)不合理的項目核算

在進(jìn)行專項資金的核算時，有的單位雖然運用了項目核算的方法，但存在項目核算的方法不合理的問題。比如有的單位在會計核算時，把資金文號作為項目進(jìn)行核算。這樣造成一個后果是，當(dāng)一個建設(shè)項目涉及多筆專項資金時（使用多個資金文號），不能一次查詢出這個項目的資金使用情況，需要對涉及的資金文號分別查詢，然后再匯總在一起，手續(xù)比較繁瑣。筆者認(rèn)為可以把資金文號作為會計科目的自定義項進(jìn)行設(shè)置（用友財務(wù)軟件具有此項功能），會計科目按建設(shè)項目進(jìn)行核算，錄入記賬憑證的時候分別輸入資金文號（自定義項）和建設(shè)項目（項目核算）。就可以在軟件的項目查詢功能中按建設(shè)項目一次性查詢項目資金使用情況并顯示該項目的資金來源情況（各個資金文號）。

以上是對單位使用一套賬核算時采用的一些方法技巧的探討。對于一個單位的專項資金的核算，或者是對非獨立法人的分支機構(gòu)的統(tǒng)一核算，或者是工程公司多個項目的核算、單位基建項目的核算等情況，筆者認(rèn)為采用這樣的一套賬核算效率較高。

1.6集團(tuán)公司多套賬核算實現(xiàn)“一套賬”管理

對于一個集團(tuán)公司，通常包含若干具有法人資格的子公司，這種情況下采用多套賬單獨核算較好，因為各個公司機構(gòu)獨立、人員獨立、經(jīng)營獨立，有不同的管理需要。但如果各單位相似度較高，對公共信息部分，如會計科目代碼和名稱等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，會有利于賬表一體化查詢和統(tǒng)一匯總。即使各個分子公司業(yè)務(wù)等方面差異較大，也可以梳理相關(guān)會計基礎(chǔ)信息，構(gòu)建集團(tuán)公司統(tǒng)一的“一套賬”管理框架。比如說能熟悉財務(wù)軟件數(shù)據(jù)庫和編程語言，可以在軟件開發(fā)層面針對集團(tuán)型公司定制一款多單位多套賬聯(lián)合查詢和統(tǒng)一匯總的工具軟件輔助使用，以促進(jìn)集團(tuán)公司的統(tǒng)一管理，也能實現(xiàn)類似一套賬管理下的統(tǒng)一便捷管理的功能。

2會計核算和項目管理的結(jié)合

2.1行政事業(yè)單位專項資金核算和項目管理

行政單位通常會有很多專項資金項目，除了運轉(zhuǎn)類項目不進(jìn)行績效評價外，其他的項目需要進(jìn)行績效目標(biāo)申報，進(jìn)行績效評價。這就要求單位要能夠把會計核算和項目管理結(jié)合起來，方便進(jìn)行績效管理。

實際工作中筆者發(fā)現(xiàn)一些單位專項資金核算的記賬憑證分散在大量的其他記賬憑證之中，查詢不便。而且項目資料也比較零亂，會計核算和項目管理脫節(jié)。

由于從2019年開始實行新政府會計準(zhǔn)則制度，行政事業(yè)單位進(jìn)行“雙軌制”會計核算，導(dǎo)致會計人員工作量加大。如果相關(guān)人員不熟悉新制度，可能連基本的賬務(wù)處理都有問題。如果再進(jìn)行記賬憑證分類，單獨核算專項資金的話，如果不能熟練掌握，可能又會產(chǎn)生新問題。但筆者認(rèn)為這并不妨礙記賬憑證分類是一個核算專項資金的好方法。

按照上述“記賬憑證分類加項目核算”的方法進(jìn)行了專項資金的核算后，可以在項目資料檔案里保存一份專項資金明細(xì)賬（用友軟件可從項目總賬點擊進(jìn)入項目明細(xì)賬，然后打印出來），根據(jù)明細(xì)賬即可查詢項目資金使用相關(guān)記賬憑證，該記賬憑證為按專項資金類別單獨歸檔，所以查找方便。對項目資料建立目錄索引，其中可以包含項目資料和記賬憑證的交叉索引，項目資料按索引有序保管，根據(jù)專項資金明細(xì)賬可以快速檢索到相應(yīng)的記賬憑證和項目資料，實現(xiàn)會計核算和項目管理規(guī)范高效，會計核算和項目管理有機結(jié)合，信息相互聯(lián)系形成一個整體。

2.2企業(yè)單位專項資金核算和項目管理

企業(yè)單位也可比照以上方法進(jìn)行專項資金的“專賬核算”。并且由于沒有行政事業(yè)單位“雙軌制”核算的負(fù)擔(dān)，會計處理相對簡便。但有一點需要注意，由于進(jìn)行了記賬憑證分類和項目核算，用友T3版本的財務(wù)軟件在科目余額表查詢時不能顯示科目下的各個項目的科目發(fā)生額和余額，查詢相關(guān)數(shù)據(jù)功能稍差一些。但可以通過編程語言VB和SQL查詢語句編制工具軟件，更自由和靈活地解決各種數(shù)據(jù)的查詢問題。

3記賬憑證的編制

3.1會計分錄的處理

下面再來談一下記賬憑證制單時存在的問題。一些單位的填制記賬憑證時分錄過多，多借多貸，有好幾十條分錄。這樣看似在一張記賬憑證中處理了較多的業(yè)務(wù)，節(jié)省了記賬憑證的數(shù)量。但卻存在一個問題，就是會計科目對應(yīng)關(guān)系不清晰，出現(xiàn)差錯查找困難，并且記賬憑證難以理解，也不便于利用計算機程序語言對數(shù)據(jù)進(jìn)行一些特殊的加工處理。

筆者認(rèn)為記賬憑證編制的要點是分類有序，會計分錄簡潔，科目對應(yīng)關(guān)系清楚。而不是把記賬憑證搞成一個大雜燴，什么內(nèi)容都包括在里面，理解起來特別費力。

對這種問題筆者建議應(yīng)當(dāng)對記賬憑證進(jìn)行分拆，把一個較大的記賬憑證拆分為多個較小的記賬憑證，避免多借多貸分錄的出現(xiàn)，使用一借多貸或一貸多借的方法編制記賬憑證。保持會計科目之間清晰的對應(yīng)關(guān)系，這樣無論是查賬還是分析會計信息，都會更加方便。如果結(jié)合前面對記賬憑證分類的方法，就能使會計信息更加清晰明了。

規(guī)范、簡潔地編制記賬憑證還能起到快速分析現(xiàn)金流量的作用，可以在財務(wù)軟件導(dǎo)出的Excel憑證分錄序時簿中，使用Excel自定義函數(shù)生成每張記賬憑證“多筆數(shù)據(jù)”那一方的對方科目名稱（一借多貸的貸方和一貸多借的借方），然后對現(xiàn)金流量科目的對方科目進(jìn)行匯總，就可以快速準(zhǔn)確地編制出財務(wù)報表中的現(xiàn)金流量表。

為什么要這樣編制現(xiàn)金流量表呢？也許有人說不是可以根據(jù)財務(wù)報表數(shù)據(jù)分析編制嗎？筆者在實踐中發(fā)現(xiàn)，根據(jù)上述方法編制的現(xiàn)金流量表和根據(jù)財務(wù)報表數(shù)據(jù)分析編制的現(xiàn)金流量表數(shù)據(jù)不相等，檢查后發(fā)現(xiàn)是記賬憑證中存在許多非標(biāo)準(zhǔn)記賬憑證，所以按以上方法編制的現(xiàn)金流量表更準(zhǔn)確。編制的現(xiàn)金流量表可以和填制記賬憑證時輸入的現(xiàn)金流量相互進(jìn)行核對，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，增強內(nèi)部控制的有效性。如果這樣做，其實可以省去在記賬憑證中逐筆輸入現(xiàn)金流量的工作，節(jié)省了會計核算的工作量，提高了會計核算的工作效率，但前提是編制的記賬憑證全部是審核無誤的。對以上方法進(jìn)行優(yōu)化和自動化，可以根據(jù)記賬憑證數(shù)據(jù)自動生成現(xiàn)金流量表，就實現(xiàn)了財務(wù)報表生成的“全自動化”了。以前財務(wù)報表中的現(xiàn)金流量表需要在記賬憑證中逐筆填寫現(xiàn)金流量后才能生成報表，工作量大且容易出錯，生成財務(wù)報表達(dá)到了“半自動化”。

3.2憑證摘要的處理

關(guān)于記賬憑證摘要的處理。筆者在審計工作中還發(fā)現(xiàn)，有些單位記賬憑證摘要填制比較隨意，沒有和會計分錄的具體內(nèi)容相聯(lián)系，一張憑證的會計分錄較多，摘要只有一條，如“付費用”“撥付經(jīng)費”等，不能反映會計分錄的實質(zhì)內(nèi)容；還有的單位記賬憑證摘要和會計分錄完全脫節(jié)，“牛頭不對馬嘴”。這看似一個小問題，卻會造成以后按憑證摘要查詢會計信息功能無效，不能根據(jù)憑證摘要快速定位到所需信息，要在大量數(shù)據(jù)中去查找、篩選、匯總等，不能一次性查詢出所有相關(guān)信息。

筆者認(rèn)為如果在填制記賬憑證時能夠根據(jù)會計分錄的內(nèi)容分別填寫有代表特征的摘要的話（關(guān)鍵字），可以在會計信息檢索方面發(fā)揮較大作用，會給管理帶來方便，節(jié)省數(shù)據(jù)查詢的時間?？梢栽谔钪朴涃~憑證時根據(jù)不同的會計科目預(yù)設(shè)對應(yīng)的摘要內(nèi)容，填寫會計科目時自動帶入，提高輸入的速度。

這要求記賬憑證摘要的填寫既要有統(tǒng)一性（同樣的業(yè)務(wù)使用相同的摘要），又要具有多樣性（不同的業(yè)務(wù)要反映其個性特征）?？赡荛_始這樣做會覺得核算工作量有所增加，但會給以后的數(shù)據(jù)查詢工作帶來很大的方便，會節(jié)省后面工作的時間，相比之下還是更有價值?？梢詫Ω黜棙I(yè)務(wù)進(jìn)行分析，在軟件中建立分類詳細(xì)的記賬憑證摘要庫，可以結(jié)合不同的記賬憑證類別分別設(shè)置，方便錄入，這樣核算工作量增加很少，信息有用性卻得到很大提高。處理信息更加井然有序，這對于提高會計核算信息的質(zhì)量，會有很大幫助。

4結(jié)語

會計核算時如果能根據(jù)單位實際業(yè)務(wù)情況對財務(wù)軟件的使用進(jìn)行事前規(guī)劃（也就是平常說的初始化），最好結(jié)合實際業(yè)務(wù)進(jìn)行一些演練，找出核算方面存在的問題。對財務(wù)軟件的基礎(chǔ)信息進(jìn)行合理配置，充分、合理地應(yīng)用財務(wù)軟件提供的功能，必要時還可以創(chuàng)造出新的功能，以達(dá)到簡潔，高效進(jìn)行會計核算的目的。進(jìn)行會計核算時不要只是照搬教程提供的使用方法，還可以自己研究探索，結(jié)合實際情況進(jìn)行創(chuàng)新，找到方法和技巧，“四兩撥千斤”，以較少的時間、精力、成本等的花費完成較多的工作任務(wù)。本文提出了一些方法，實際工作中可以舉一反三，靈活運用各種方法，對財務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息的流程進(jìn)行整合，輕松、高效完成會計核算，把會計核算信息質(zhì)量提高到一個新的水平。

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作者簡介：陳向東（1974-），男，漢族，四川武勝人，成都必信會計師事務(wù)所有限公司審計項目經(jīng)理，研究方向：會計電算化。