國有企業(yè)科技檔案管理工作的創(chuàng)新思路

亢蕓

摘 要：科技檔案是企業(yè)檔案管理的重要組成部分，在信息化環(huán)境下，國有企業(yè)科技檔案的管理工作要依托先進(jìn)的信息技術(shù)和管理理念，形成高效、健全的科技檔案管理制度，使科技檔案發(fā)揮出最大的價值。文章闡述了國有企業(yè)科技檔案管理的重要性，分析了國有企業(yè)科技檔案管理存在的問題，提出了國有企業(yè)科技檔案管理工作的創(chuàng)新思路和方法。

關(guān)鍵詞：國有企業(yè);科技檔案;創(chuàng)新思路

科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中形成的具有查考利用價值，并已歸檔保存的科學(xué)技術(shù)文件材料，包括圖紙、圖表、文件材料、計算材料、照片、影片以及各種錄音、錄像、機(jī)讀磁帶、光盤等，是檔案的一大門類。按照科技活動，科技檔案可分為自然現(xiàn)象觀測分析檔案、設(shè)計科研檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案和管理維修檔案 4種。國有企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、建設(shè)所涉及的科技檔案種類多樣，內(nèi)容豐富。因此，國有企業(yè)的檔案工作難度較大，為了保證科技檔案的完整性和安全性，國有企業(yè)的檔案管理人員應(yīng)該從實際出發(fā)，做好新時期的科技檔案管理工作，切實提高科技檔案的管理效果。

一、國有企業(yè)科技檔案管理的重要性

1.科技檔案為企業(yè)的革新發(fā)展提供依據(jù)

科技檔案是科學(xué)技術(shù)信息的載體，充分記錄了企業(yè)在生產(chǎn)建設(shè)和發(fā)展中的技術(shù)信息。大型國有企業(yè)在自身的發(fā)展中所形成了復(fù)雜的、種類多樣的科技信息檔案。在改革開放的進(jìn)程中，國有企業(yè)自身的改革創(chuàng)新發(fā)展是其保持高速增長、提升綜合實力的唯一方式。企業(yè)在進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)決策中，除了要充分了解國內(nèi)外的技術(shù)水平和市場動態(tài)外，更應(yīng)注意分析研究自身的技術(shù)力量和技術(shù)水平，以及設(shè)備條件和材料供應(yīng)等信息。這些信息都是由科技檔案管理工作來實現(xiàn)的，科技檔案作用的發(fā)揮帶有全面性、綜合性和系統(tǒng)性，能夠為企業(yè)的整體革新和發(fā)展提供有效的信息依據(jù)。

2.科技檔案孕育著科技成本和經(jīng)濟(jì)效益

國有企業(yè)的科技檔案具有極大的科技成本和經(jīng)濟(jì)效益作用。新的科學(xué)技術(shù)不斷被研發(fā)，盡管企業(yè)的科技檔案中會有一部分信息不會再被利用，但是龐大的檔案數(shù)據(jù)信息資源，可以呈現(xiàn)出一定的信息規(guī)律，這些信息規(guī)律是企業(yè)科技成本的有效體現(xiàn)，也是企業(yè)進(jìn)行科技創(chuàng)新的源泉。憑借這些科技檔案資源，企業(yè)可以有效實現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)效益。比如，企業(yè)的設(shè)備管理維修檔案，是設(shè)備或工程項目使用單位所必備的，合理地利用設(shè)備維修檔案，可以有效掌握設(shè)備的運行狀態(tài)及故障原因，對于設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)以及后期的設(shè)備采購都會提供有效的經(jīng)驗。

3.保持企業(yè)的核心競爭力

科學(xué)技術(shù)是國有企業(yè)發(fā)展的核心競爭力。在計劃經(jīng)濟(jì)時期，國有企業(yè)處于技術(shù)和人才的壟斷階段。隨著改革開放，國有企業(yè)也需要進(jìn)入市場經(jīng)濟(jì)的洪流中，不論是在工程建設(shè)還是生產(chǎn)制造上，都會面臨著國內(nèi)外企業(yè)的競爭。在這樣的市場環(huán)境下，國有企業(yè)要想保持足夠的競爭力，就需要依托本企業(yè)豐富的科技信息資源，通過這些科技信息資源，來有效實現(xiàn)人才的培養(yǎng)提升、科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步。

二、國有企業(yè)科技檔案管理存在的問題分析

1.缺乏對科技檔案的重視程度

在現(xiàn)階段，許多國有企業(yè)普遍對科技檔案的重視程度不夠，因此，科技檔案的管理工作也出現(xiàn)了諸多問題。一是認(rèn)為科技檔案管理對于企業(yè)不會產(chǎn)生實際的效益，大多數(shù)管理人員都會將關(guān)注點放在項目管理上，而包括項目施工和驗收中所有的數(shù)據(jù)資料的歸檔等工作，沒有得到足夠的重視，導(dǎo)致許多高質(zhì)量的數(shù)據(jù)資料丟失，沒有在企業(yè)的科技檔案中保留下來，使得科技檔案的數(shù)據(jù)不夠完善，影響了企業(yè)科技檔案的價值。

2.科技檔案管理模式較為落后

科技檔案的管理是一項十分龐大和復(fù)雜的工作，尤其是大型國有企業(yè)，工業(yè)建設(shè)以及技術(shù)改革的內(nèi)容眾多，歸檔的科技信息眾多。在信息化的時代背景下，信息技術(shù)在越來越多的行業(yè)得到了應(yīng)用，發(fā)揮出了巨大的作用。信息技術(shù)在科技檔案的管理工作中也發(fā)揮了巨大的作用，專門推出了適用于檔案管理工作的計算機(jī)軟件系統(tǒng)。但是，國有企業(yè)在科技檔案管理中往往缺乏信息技術(shù)的實踐應(yīng)用，或者是應(yīng)用不夠深入。其中的原因有很多，一方面是因為科技檔案在信息化的建設(shè)中需要投入大量的人力、物力，而且要對傳統(tǒng)的科技檔案管理進(jìn)行結(jié)構(gòu)上的改革，對于企業(yè)的科技檔案管理工作造成很大的影響。另一方面，國有企業(yè)的機(jī)構(gòu)組織復(fù)雜，對于某項管理事務(wù)的改革與創(chuàng)新，需要管理層來集中討論，才能夠?qū)嵺`。而許多管理者對信息技術(shù)和應(yīng)用軟件并不十分熟悉，因此，難免在決策上會產(chǎn)生一定的困惑。這樣就使得檔案管理信息化改革與應(yīng)用的效率降低，很難在短時間內(nèi)開展，導(dǎo)致國有企業(yè)的科技檔案管理模式落后，很難與先進(jìn)的生產(chǎn)和工程建設(shè)水平相適應(yīng)。

3.科技檔案的管理設(shè)備陳舊

在傳統(tǒng)環(huán)境下，科技檔案的管理只需要簡單的檔案文件設(shè)備即可，對于人力的需求較高。而當(dāng)下的科技檔案管理，需要的不僅是相關(guān)的人力資源，同時對于管理設(shè)備也有很高的要求。許多國有企業(yè)還是依托傳統(tǒng)的科技檔案管理模式，采用人工編制檔案目錄的方式，科技檔案的管理設(shè)備也較為落后，雖然有計算機(jī)設(shè)備，但在硬件設(shè)備和系統(tǒng)軟件上有明顯的滯后性?？萍紮n案的管理設(shè)備陳舊，直接導(dǎo)致了科技檔案管理的效率不高，參與科技檔案管理工作的人員勞動量增加。同時，由于科技檔案管理系統(tǒng)與先進(jìn)的工程管理系統(tǒng)之間存在著差異，導(dǎo)致雙方的信息資源不能夠有效及時傳送和共享，不僅會影響到工程管理文件的歸檔，同時也會導(dǎo)致企業(yè)的科技檔案無法得到有效利用。

4.科技檔案管理人員整體水平不高

科技檔案的管理工作需要由具體的人員來負(fù)責(zé)，人員的素質(zhì)也是決定科技檔案管理工作質(zhì)量的最重要因素。大部分國有企業(yè)成立的時間較久，尤其是一些傳統(tǒng)工業(yè)和交通運輸業(yè)領(lǐng)域的企業(yè)，其自身的檔案管理體系也十分成熟，不僅具有優(yōu)良的工作傳統(tǒng)，而且還建立了一定規(guī)模的人才培養(yǎng)和人才晉升制度。但是，由于市場的變化以及科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，對于檔案管理人員的要求也越來越高。目前，檔案管理已經(jīng)成為一門標(biāo)準(zhǔn)學(xué)科，在各大高校中開設(shè)相關(guān)專業(yè)和課程，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才。但是，許多國有企業(yè)的科技檔案管理人員還是非專業(yè)出身，不僅工作方式缺乏專業(yè)性，同時在檔案管理的理念上也存在很大的缺陷。非專業(yè)的檔案管理人員來參與科技檔案的管理，很難保證科技檔案管理工作的質(zhì)量，同時對于科技檔案管理的改革工作，也造成了很大制約。

5.科技檔案的法律法規(guī)不夠完善

當(dāng)前，我國科技檔案的法律法規(guī)仍然不夠完善，尤其是在科技檔案的保密性上，許多內(nèi)容的界定并不明確。在檔案管理信息化建設(shè)上，相關(guān)的法律法規(guī)也遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后，與現(xiàn)代信息化的管理模式不相匹配。這樣就直接導(dǎo)致了科技檔案管理中存在著明顯的職責(zé)不清問題，甚至涉及科技檔案保密性的法律糾紛，嚴(yán)重可能會損害企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。

在法律法規(guī)不完善的條件下，也會對企業(yè)科技檔案管理體系的建立構(gòu)成困擾。企業(yè)在科技檔案管理中，必須要以相關(guān)的法律法規(guī)為依據(jù)，但是法律法規(guī)內(nèi)容的模糊不清，使得企業(yè)的檔案管理規(guī)章制度建立過程中產(chǎn)生了矛盾和困難，對于科技檔案工作造成了很大干擾。

三、國有企業(yè)科技檔案管理工作的創(chuàng)新思路

1.對科技檔案管理工作保持科學(xué)的認(rèn)知

在知識經(jīng)濟(jì)時代，企業(yè)的發(fā)展對于先進(jìn)科技的依賴性越來越高。企業(yè)的科技檔案是企業(yè)科技資源的集中體現(xiàn)，相對于其他行政文書的檔案內(nèi)容，科技檔案具有較高的科研價值，這些科研價值最終都會轉(zhuǎn)化為企業(yè)的生產(chǎn)力，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的提升。因此，科技檔案對于企業(yè)的生存和發(fā)展有著十分重要的影響。在國有企業(yè)管理中，從高層管理者到科技企業(yè)的實際管理者，都要對科技檔案高度重視。首先，企業(yè)應(yīng)該做好科技檔案管理的宣傳工作，使參與科技工作的人員，對科技信息的歸檔保持高度的責(zé)任感。其次，要在新的發(fā)展環(huán)境下，明確企業(yè)中科技檔案的管理細(xì)則，做好科技檔案信息化的歸檔整合工作，建立有效的科技檔案人事管理制度，充分調(diào)動科技檔案管理人員的工作積極性，實現(xiàn)科技檔案管理科學(xué)、高效地進(jìn)行。

2.完善科技檔案的管理制度

首先，在企業(yè)科技檔案的管理上，要完善其管理制度，才能夠有效提升科技檔案管理工作的整體水平。國有企業(yè)科技檔案管理制度的建立，要符合企業(yè)自身的經(jīng)營特點，找到企業(yè)科技檔案的側(cè)重點。對于生產(chǎn)建設(shè)型的國有企業(yè)，企業(yè)的工程項目內(nèi)容較多，科技檔案的重點要放在工程項目的資料整理和歸檔上。在科技檔案管理制度的建立上，也要成立專門的機(jī)構(gòu)或者小組，與企業(yè)的工程項目對接，以保證工程項目資料歸檔能夠順利高效。

其次，在科技檔案的管理中，要明確責(zé)任制度，使得每種類型的科技檔案都能在固定的檔案管理部門進(jìn)行歸檔，這樣在出現(xiàn)問題時，也能夠追溯到相關(guān)部門的責(zé)任。明確責(zé)任劃分，可以提升檔案管理人員的重視程度，確?？萍紮n案不會被隨意遺失。

另外，要建立完善的科技檔案庫房和設(shè)備的管理機(jī)制，對庫房和設(shè)備采用專人負(fù)責(zé)制，確保庫房環(huán)境的安全及設(shè)備的良好運行，保證科技檔案的完整性和安全性。

3.及時更新科技檔案的管理設(shè)備

在信息技術(shù)的不斷發(fā)展下，科技檔案管理設(shè)備需要及時更新?lián)Q代，才能夠適應(yīng)新的科技檔案管理模式?？萍紮n案管理設(shè)備包括硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，硬件設(shè)備包括檔案柜、除濕機(jī)、空調(diào)設(shè)備以及防磁音像柜、計算機(jī)設(shè)備等，同時，還有滅火設(shè)備等;軟件系統(tǒng)包括計算機(jī)歸檔和檢索系統(tǒng)，以及庫房的溫濕度控制系統(tǒng)和自動滅火系統(tǒng)等。除了傳統(tǒng)的文件柜以及滅火設(shè)備之外，其他的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備都需要及時更新?lián)Q代。

比如，計算機(jī)硬件設(shè)備，會隨著科技檔案信息量的增大，需要更新計算機(jī)的硬盤規(guī)格，同時，計算機(jī)軟件系統(tǒng)，也會隨著生產(chǎn)廠家的更新而在不斷提升，要認(rèn)識到科技檔案管理設(shè)備的時效性，從制度上來實現(xiàn)科技檔案管理設(shè)備的及時更新。首先，要對科技檔案中重要的設(shè)備，如防潮、防火設(shè)備進(jìn)行定期檢驗，保證設(shè)備能夠平穩(wěn)運行。設(shè)立科學(xué)的定期檢修和設(shè)備淘汰機(jī)制，最大程度降低因為設(shè)備問題而出現(xiàn)的科技檔案損毀和丟失。其次，對于軟件系統(tǒng)的管理也要不斷完善，系統(tǒng)運行前期，要以生產(chǎn)企業(yè)建立前期維護(hù)和后期的人員教育合作模式，確保檔案管理相關(guān)的軟件系統(tǒng)平穩(wěn)運行。同時，也要做好設(shè)備和系統(tǒng)的應(yīng)急預(yù)案，在科技檔案設(shè)備和系統(tǒng)運行出現(xiàn)問題時，能夠?qū)p失降到最低。

4.提升檔案管理人員的素質(zhì)

高素質(zhì)的檔案管理人員能夠為科技檔案管理工作的順利實施提供可靠的支撐，同時也是企業(yè)檔案管理改革的主要動力。提升國有企業(yè)檔案管理人才素質(zhì)，要從兩個方面來進(jìn)行：一是，通過多種方式，選聘優(yōu)秀的專業(yè)檔案管理人才擔(dān)任科技檔案管理崗位?？梢詮母咝５膶趯I(yè)畢業(yè)生中招聘，也可以在社會上公開招聘。另外，國有企業(yè)也可以通過內(nèi)部招聘的機(jī)制，與其他單位人事合作，選擇具有專業(yè)經(jīng)驗的人員來擔(dān)任科技檔案管理的崗位。二是，要在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行專業(yè)化、系統(tǒng)化的人員培訓(xùn)。首先，對于大學(xué)畢業(yè)生來說，雖然專業(yè)知識十分豐富，而且具有很高的工作積極性，但是其自身缺乏科技檔案管理的實際經(jīng)驗。尤其是科技檔案不僅需要良好的專業(yè)知識，還應(yīng)該具備科學(xué)技術(shù)知識常識，而高校的畢業(yè)生基本不具備這樣的能力。因此，要針對高校畢業(yè)生建立專門的培訓(xùn)機(jī)制，使畢業(yè)生能夠及早進(jìn)入工作崗位，發(fā)揮自身的價值。其次，對于科技檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，使其了解和掌握最新的技術(shù)和行業(yè)動態(tài)。尤其是科技檔案在進(jìn)行信息化改革的過程中，需要對科技檔案管理工作進(jìn)行全新變革，對科技檔案管理人員集中培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變思想、提升技能。國有企業(yè)的科技檔案人才培養(yǎng)工作，不僅對檔案管理人員的職業(yè)技能提升產(chǎn)生實際性的幫助，同時，還應(yīng)該成為員工考核和晉升的重要依據(jù)，有效提高工作人員繼續(xù)學(xué)習(xí)的主動性。

5.做好科技檔案的開發(fā)利用

科技檔案的開放利用是其工作的主要作用，但是國有企業(yè)長期以來，對于科技檔案管理的重點一直都放在歸檔上，而缺乏有效的開發(fā)利用。在新的環(huán)境下，國有企業(yè)要對科技檔案管理工作重新認(rèn)識，將主要工作放在科技檔案的開發(fā)利用上。首先，企業(yè)科技檔案管理人員要改進(jìn)工作方式，深入企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中，了解企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，隨時關(guān)注企業(yè)的發(fā)展動態(tài)，從企業(yè)的實際情況出發(fā)，為生產(chǎn)和工程項目等各個環(huán)節(jié)提供所需要的檔案資料，同時為企業(yè)的科研工作提供必要的理論數(shù)據(jù)。其次，要利用先進(jìn)的信息技術(shù)，提升科技檔案利用的質(zhì)量效果。比如，要開發(fā)并且不斷完善科技檔案管理信息化平臺，盡可能在企業(yè)內(nèi)部開設(shè)檔案檢索和查詢?nèi)肟?，保證企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)人員能夠高效利用科技檔案，用于自身的學(xué)習(xí)和科研工作。同時，在進(jìn)行科技資料歸檔中，也可以通過信息化平臺來進(jìn)行線上傳輸和記錄，保證了科技檔案管理工作的高效性。

四、結(jié)語

科技檔案管理是企業(yè)檔案管理的重要部分，對于具有先進(jìn)技術(shù)支撐的國有企業(yè)來說，科技檔案工作的高效進(jìn)行和有效利用，對于企業(yè)自身的發(fā)展和建設(shè)有著十分重要的意義。因此，國有企業(yè)在科技檔案的管理上，要增強意識、完善制度、加強人員培訓(xùn)、及時更新設(shè)備以及提升開發(fā)利用等，以此來實現(xiàn)國有企業(yè)科技檔案管理工作的價值。

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（作者單位：中國鐵路西安局集團(tuán)有限公司西安高鐵基礎(chǔ)設(shè)施段）