論大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案資源的有效開發(fā)利用

呂歡

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展與進(jìn)步，大數(shù)據(jù)技術(shù)在人們生活和工作的各個領(lǐng)域發(fā)揮著越來越強大的作用。醫(yī)院作為我國國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成部分，對于日常管理的各個環(huán)節(jié)都要落實到位。檔案管理是醫(yī)院管理中的一項基礎(chǔ)而又重要的工作，能否有效開發(fā)并利用好檔案資源在很大程度上決定著醫(yī)院服務(wù)工作的水平和質(zhì)量。在檔案管理中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，使醫(yī)院的檔案資源利用工作迎來機遇的同時也面臨著諸多挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案資源;開發(fā)利用;有效途徑

醫(yī)院的檔案資源包括人力資源檔案、財務(wù)會計檔案、醫(yī)療服務(wù)檔案、科研項目檔案等，具有保存、使用以及研究的重要價值，是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作出關(guān)鍵性決策的主要參考依據(jù)，有利于確保醫(yī)院工作的順利進(jìn)行。時代的發(fā)展使醫(yī)院的全體工作人員逐漸認(rèn)識到醫(yī)院檔案資源的重要性，在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下，醫(yī)院要轉(zhuǎn)變以往的檔案管理模式，創(chuàng)新檔案資源的開發(fā)方式，有效利用檔案資源信息，促使檔案的開發(fā)以及利用能夠順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展潮流，從而推動醫(yī)院工作的有序發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院檔案資源有效開發(fā)利用的新趨勢

大數(shù)據(jù)就是通過一些科學(xué)合理的算法來研究分析各類數(shù)據(jù)信息，找到數(shù)據(jù)的使用價值并具體運用到實際工作和生活當(dāng)中。管理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)醫(yī)院的檔案資源可以得到充分利用，甚至可以變廢為寶。那么，開發(fā)和利用的第一步就是認(rèn)清檔案資源管理工作的新趨勢。

1.檔案管理工作更加智能化

信息時代，醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)在不斷完善，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用又為信息系統(tǒng)的設(shè)置提出了更高的要求，檔案管理信息系統(tǒng)要比以往突顯出更加智能化的特性。同時，檔案管理人員也體會到了信息系統(tǒng)管理檔案資源的優(yōu)越性，進(jìn)一步優(yōu)化完善了建立檔案的程序和步驟。

2.檔案服務(wù)工作更加自動化

大數(shù)據(jù)時代，錄入檔案信息漸趨規(guī)范，查看檔案的流程也更加直接方便，醫(yī)院的檔案服務(wù)水平有了明顯提升，檔案服務(wù)體系更加自動化。

二、大數(shù)據(jù)時代對醫(yī)院檔案資源有效開發(fā)利用的必要性

1.能夠全面滿足檔案資源使用者的需求

醫(yī)院的發(fā)展與進(jìn)步離不開各部門人員的全力支持與配合，新形勢下醫(yī)院的發(fā)展水平與服務(wù)質(zhì)量正在不斷提高，因而也相繼提高了醫(yī)院工作對檔案資源的需求。醫(yī)院檔案資源作為支撐醫(yī)院人事、財務(wù)、醫(yī)療、科研工作的重要內(nèi)容，有著多元化的形式以及多樣化的信息。對檔案資源進(jìn)行正確分類與整合，能夠促進(jìn)醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展規(guī)劃，醫(yī)院一定要立足實際，通過合理化的大數(shù)據(jù)技術(shù)做好檔案資源的開發(fā)和利用工作，形成系統(tǒng)的檔案資源庫，并繼續(xù)加強信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺的設(shè)立，通過對醫(yī)院檔案資源的創(chuàng)新性開發(fā)，從而提升檔案資源使用者的感受，全面滿足檔案使用者的實際工作需求。

2.能夠提升醫(yī)院檔案資源的價值與功能

醫(yī)院的人事、會計、科研、醫(yī)療等檔案資源都具有一定的歷史價值，能夠協(xié)助醫(yī)院提高經(jīng)濟(jì)和社會效益。醫(yī)院內(nèi)部的檔案資源使用者要增強與檔案管理工作人員之間的密切聯(lián)系，大力發(fā)揮檔案資源的導(dǎo)向性，推動檔案資源功能的轉(zhuǎn)型升級。

目前，醫(yī)院的主要工作是要切實履行好檔案服務(wù)職責(zé)，盡量規(guī)避檔案資源的邊緣化管理，增強檔案資源的保留價值。另外，醫(yī)院的檔案資源形式包括文字信息、圖像信息等多方面元素，采用合理的資源整合方法，保證檔案資源整合工作有序進(jìn)行，提升醫(yī)院檔案資源的共享性。對檔案資源信息進(jìn)行有效整合可以最大限度地改善信息海量化帶來的檔案信息資源的無序性。

三、大數(shù)據(jù)時代對醫(yī)院檔案資源有效開發(fā)利用過程中存在的問題

1.檔案資源的開發(fā)利用技術(shù)比較落后

現(xiàn)階段醫(yī)院的檔案資源錄入工作主要有人工錄入與機器錄入兩種形式。經(jīng)過對比可以看出這兩種形式差別顯著，人工錄入的工作效率遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于機器錄入。但是，這兩種形式也分別存在一定問題，人工錄入信息會受到主觀因素的影響，造成檔案資源信息出現(xiàn)誤差;機器錄入信息會受機器質(zhì)量的影響，常常出現(xiàn)掃描的圖片、文字信息不全面、不清楚的現(xiàn)象。

除此之外，很多醫(yī)院的職能部門使用的檔案資源信息錄入系統(tǒng)都有著不同程度的差異，沒有做到檔案資源信息管理系統(tǒng)的統(tǒng)一性，因此會嚴(yán)重阻礙檔案資源的實時共享功能。如若醫(yī)院的檔案資源信息共享平臺存在網(wǎng)絡(luò)安全隱患，一旦遇到外網(wǎng)的不良攻擊，就很容易導(dǎo)致檔案資源的不安全性，從而制約醫(yī)院檔案資源有效開發(fā)與利用的腳步。即使絕大部分的醫(yī)院在內(nèi)部建立健全了規(guī)范統(tǒng)一的檔案資源信息系統(tǒng)，完成了各職能部門實時共享檔案資源信息的目標(biāo)，但是卻沒有確保檔案資源的及時更新，導(dǎo)致大大降低檔案資源使用者對資源信息的使用率。

2.檔案資源管理工作人員的素質(zhì)良莠不齊

人員是醫(yī)院進(jìn)行檔案資源有效開發(fā)利用的主體，當(dāng)前各大醫(yī)院檔案資源管理工作人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)普遍不高，仍有很大的發(fā)展進(jìn)步空間。絕大多數(shù)管理工作人員的專業(yè)度沒有體現(xiàn)出來，對于醫(yī)院檔案資源管理步驟缺乏清晰的掌握與認(rèn)知，因此無法順利開展檔案資源的有效開發(fā)及利用工作。

還有，醫(yī)院檔案資源管理工作中年齡較大的工作人員占比較大，他們受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響比較深，專業(yè)水平也不高，對于大數(shù)據(jù)時代對檔案資源進(jìn)行積極開發(fā)與利用并沒有引起足夠的重視。年輕的員工大多是新人，他們欠缺豐富的檔案資源管理工作經(jīng)驗，在崗位上也只能做一些簡單的檔案登記、保存、查找工作，對于如何有效開發(fā)與利用檔案資源并沒有深層的研究。

對于少數(shù)檔案資源管理經(jīng)驗豐富且專業(yè)能力強的工作人員，他們在平常的工作中能夠很好勝任當(dāng)前工作，對于有效開發(fā)及利用檔案資源也有很多切實可行的想法，并且積極性與熱情度都很高，但是不足之處就是在具體的工作開展中，缺乏醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及各部門工作人員的協(xié)助與配合，導(dǎo)致檔案資源開發(fā)及利用工作受到制約，依舊徘徊在檔案資源的收集與檢索工作上，從而浪費了大量的檔案資源信息。

3.對檔案資源信息的挖掘不夠深入

隨著生活水平與經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，人們對于檔案的認(rèn)識也在逐步發(fā)生改變，更加注重對檔案資源的建立與保存，檔案意識得到了明顯的強化與提升。醫(yī)院在日常經(jīng)營發(fā)展的整體進(jìn)程中會面對更多更復(fù)雜的檔案資料，但是檔案資源管理水平卻沒有相應(yīng)提高，所以醫(yī)院的檔案資源開發(fā)與利用工作一直停留在資源信息的供給端，發(fā)揮不出檔案資源更高層次的地位與作用，更發(fā)揮不出檔案資源對醫(yī)院良好發(fā)展的價值意義。

4.檔案資源管理范圍受到限制

目前，大部分醫(yī)院檔案資源管理的工作重心基本放在了將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案方面，而對于檔案資源的開發(fā)利用有所忽略，檔案安全保密工作也不到位。此外，醫(yī)院的檔案管理機制有待完善，不完善的管理機制導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)經(jīng)常出現(xiàn)借閱檔案資料不歸還的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案資料丟失，檔案資料的收集與發(fā)放都存在不嚴(yán)密性。另外，醫(yī)院的檔案資源管理系統(tǒng)在實際操作過程中需要管理人員具備很高的專業(yè)性，可現(xiàn)實情況卻是管理人員的專業(yè)水平并不高，對檔案資源管理系統(tǒng)的操作缺乏熟練度，也沒有全面系統(tǒng)地對檔案資源管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃。如果檔案資源管理工作在開展之初就出現(xiàn)一些問題，就無法確保后續(xù)有效開發(fā)以及利用的環(huán)節(jié)，影響醫(yī)院檔案資源管理工作在大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展路程。

四、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院有效開發(fā)利用檔案資源的途徑

1.整合醫(yī)院檔案資源

醫(yī)院檔案資源信息大多數(shù)來源于內(nèi)部的各個工作部門，由此組成了檔案資源的核心數(shù)據(jù)庫，為醫(yī)院檔案資源的管理工作奠定堅實基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)庫采用數(shù)據(jù)共享技術(shù)，在各信息站點上通過信息系統(tǒng)的不同功能，使用者直接可以在上面看到檔案資源的目錄。

同時要注意，共享數(shù)據(jù)庫應(yīng)處理好資源的分布檢索問題，將數(shù)據(jù)庫與檔案管理工作融合發(fā)展。還要注意通過信息處理技術(shù)，積極開發(fā)數(shù)據(jù)庫的多種性能，使各部門獲取到的數(shù)據(jù)更具精準(zhǔn)性。數(shù)據(jù)庫設(shè)置了個人身份認(rèn)證系統(tǒng)，為使用者提供便利，在其他檔案資源軟件上登陸時就不需要進(jìn)行二次認(rèn)證，一般都會為認(rèn)證系統(tǒng)配備登陸策略，在使用者登入的時候系統(tǒng)會自動觸發(fā)分級響應(yīng)行為，便于統(tǒng)一管理資源平臺，確保檔案資源共享的成效。

2.加強檔案資源的有效管理

首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要牢牢抓住檔案資源有效開發(fā)利用的機遇，加強對于有效開發(fā)及利用檔案資源的重視度，在原有的檔案資源管理模式上加以創(chuàng)新，正確認(rèn)識到大數(shù)據(jù)時代的檔案資源開發(fā)及利用能夠推動醫(yī)院發(fā)展的良好作用。只有這樣，才能夠獲得在開發(fā)利用過程中需要的人、財、物的合力支持。然后，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員要引導(dǎo)醫(yī)院全體工作人員積極參加檔案管理資源的培訓(xùn)，引起他們的強烈關(guān)注，促使他們能夠主動為檔案資源管理工作貢獻(xiàn)出自己的力量。

3.依托信息技術(shù)生成數(shù)據(jù)

目前，醫(yī)院已有的大數(shù)據(jù)技術(shù)可以為醫(yī)院搜集并累積不同種類的檔案數(shù)據(jù)。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠生成高精確度的檔案資源信息，為檔案資源的開發(fā)利用提供便利。依據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案資源中的人力資源信息、財務(wù)會計信息、基建設(shè)備的使用率等進(jìn)行逐一分析處理，這不同于以往的檔案資源管理，大數(shù)據(jù)技術(shù)下生成的數(shù)據(jù)層次會更多，為醫(yī)院檔案資源的開發(fā)及利用提供保障。

4.進(jìn)一步強化檔案資源的信息化管理技術(shù)

首先，在對醫(yī)院檔案資源進(jìn)行開發(fā)及利用的過程中，進(jìn)一步強化檔案資源信息化管理技術(shù)是一個重要途徑。這項工作的開展需要人力資源、資金、專業(yè)技術(shù)的共同幫助與支持，在保證硬性條件充足的情況下，更有助于檔案資源的有效開發(fā)以及利用。其次，檔案資源管理的對接工作方面要多加注意，工作人員必須借助大數(shù)據(jù)技術(shù)按照檔案資源管理的現(xiàn)實狀況，確保為檔案資源使用者的信息需求提供查詢便利的同時，盡最大努力做到節(jié)約人才、資金、技術(shù)等成本，降低非必要的資源耗費。最后，關(guān)于檔案資源系統(tǒng)的使用，要保證各個系統(tǒng)信息格式的統(tǒng)一性，為檔案資源共享做好服務(wù)。檔案資源管理工作人員也要注重自身工作能力的提升，加強與其他部門人員的配合度，確保檔案資源開發(fā)與利用的有序性。

5.轉(zhuǎn)變檔案資源管理理念

由于現(xiàn)階段醫(yī)院檔案資源管理工作范圍具有一定的局限性，不利于檔案資源的有效開發(fā)與利用工作，這就要求醫(yī)院在具體的工作開展中要分給檔案資源管理工作更多的注意力，盡量拓寬檔案資源管理工作的范圍。采取一些必要的科學(xué)手段，對檔案資源的信息化管理進(jìn)行大力宣傳，充分轉(zhuǎn)變檔案資源管理理念與工作模式。平常的檔案資源管理工作要發(fā)揮好管理人員的統(tǒng)攬全局與協(xié)調(diào)各方的作用，召集各部門人員一同學(xué)習(xí)其他醫(yī)院優(yōu)秀的檔案資源開發(fā)與利用方法，幫助工作人員熟悉先進(jìn)的方法，并能夠充分執(zhí)行到檔案資源開發(fā)工作當(dāng)中，做出檔案資源開發(fā)利用的成果。檔案資源管理工作部門還要通過完善落實檔案資源管理工作機制，對檔案資源的開發(fā)及利用工作進(jìn)行全面規(guī)劃，提高獲取檔案資源信息的效率，做好檔案資源分類整理工作。如此一來，檔案資源開發(fā)利用工作就有了切實保障，進(jìn)而能夠推動檔案資源開發(fā)與利用的快速發(fā)展進(jìn)程。

6.提升檔案資源管理工作人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力

在醫(yī)院檔案資源開發(fā)及利用過程中，全面提升檔案資源管理工作人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力是開展本項工作的前提與基礎(chǔ)。對此，醫(yī)院檔案資源管理部門必須多加注意并緊跟大數(shù)據(jù)時代潮流。對于檔案資源管理工作人員來說，一方面要鞏固自身的檔案資源管理能力，提高檔案資源管理的專業(yè)技術(shù)，并能夠完全應(yīng)用到檔案資源管理工作當(dāng)中。還要對大數(shù)據(jù)時代的有關(guān)信息技術(shù)手段與理論知識有敏銳的認(rèn)知，要增強自身綜合素質(zhì)的提升。另一方面要充分激發(fā)檔案資源管理工作人員的工作積極性與主動性，使其檔案資源開發(fā)利用思想上升一個高度，打造一支專業(yè)開發(fā)利用檔案資源的優(yōu)秀團(tuán)隊，增添檔案資源開發(fā)利用工作的活力。醫(yī)院檔案資源的開發(fā)利用工作還要充分立足于實際情況，設(shè)立專門的保護(hù)檔案資源安全部門，以便隨時處理開發(fā)利用過程中的突發(fā)狀況。制定一套完備的應(yīng)對緊急情況的方案，確保在遭遇突發(fā)情況時能夠?qū)n案資源的損失降到最小，同時注意對開發(fā)利用檔案資源所用到的基礎(chǔ)設(shè)施及信息設(shè)備進(jìn)行定期或不定期的檢查，盡力規(guī)避工作開展可能會遇到的障礙，保證檔案資源開發(fā)利用工作的順利進(jìn)行。

五、結(jié)語

總而言之，對醫(yī)院檔案資源展開有效開發(fā)及利用是大數(shù)據(jù)時代背景下的大勢所趨，是未來檔案資源管理工作的主要發(fā)展方向。面對新形勢，檔案資源管理人員要提前了解檔案資源開發(fā)利用的新變化，充分認(rèn)識到開展檔案資源開發(fā)利用工作對醫(yī)院、醫(yī)療服務(wù)項目、醫(yī)院工作人員的重要性以及必要性，結(jié)合新變化與現(xiàn)在的檔案資源管理工作進(jìn)行對比，分析并找到目前的檔案資源管理中的新問題，以檔案資源管理的實際情況作為開發(fā)與利用檔案資源的出發(fā)點，積極探討有效開發(fā)利用檔案資源的方式途徑，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)手段，強化檔案資源管理工作人員的開發(fā)利用意識，加強檔案資源管理的信息化技術(shù)，提高工作人員的綜合素養(yǎng)，深度挖掘檔案資源數(shù)據(jù)信息，全面激發(fā)檔案資源管理工作所能發(fā)揮出的最大作用，真正實現(xiàn)檔案資源有效開發(fā)以及利用的最大價值。

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（作者單位：陜西省安康市中醫(yī)醫(yī)院）