“雙高”建設背景下高水平專業(yè)群檔案管理優(yōu)化研究

沈靜

摘 要：“雙高”建設給職業(yè)教育帶來新的發(fā)展機遇，也給高職院校的檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)，本文主要分析二級學院在高水平專業(yè)群建設過程中遇到的檔案管理問題以及在職業(yè)教育改革的新形勢下，從豐富檔案資源、打造特色創(chuàng)新、提升信息服務能力等方面梳理出檔案管理新路徑。

關鍵詞：“雙高”建設;高水平專業(yè)群;檔案管理

《國家職業(yè)教育改革實施方案》（以下簡稱“職教20條”）、教育部和財政部出臺的《關于實施中國特色高水平高職學校和專業(yè)建設計劃的意見》（簡稱“雙高計劃”）等，對職業(yè)教育發(fā)展提出了明確要求和決策部署?！半p高計劃”著力優(yōu)勢強項，強化特色亮點，打造高峰高地，建設任務復雜，任重道遠。無論是打造人才培養(yǎng)高地、高水平雙師隊伍、技術技能創(chuàng)新服務平臺，還是提升校企合作、服務發(fā)展、國際化水平，都包含著各級各類檔案，作為彰顯高職院校教學質(zhì)量的重要依據(jù)，如何將檔案工作做得有計劃、有內(nèi)涵、可持續(xù)，為高水平專業(yè)群建設提供可靠支撐，給檔案管理工作提出新的要求和挑戰(zhàn)，也成為檔案管理工作者需要重新思考的課題。

一、二級分院檔案的特點及內(nèi)容

高水平專業(yè)群建設任務中，專業(yè)建設、課程建設、師資隊伍建設、實踐教學基地建設以及社會服務等檔案都需要獨立歸檔，根據(jù)分解的建設任務，檔案資料門類增多，結構多元，形式多樣。結合“雙高”建設，二級分院檔案從類別上可以分為學籍管理檔案、教學運行檔案、專業(yè)建設檔案、課程檔案、師資檔案、科研檔案、社會服務檔案、1+X證書檔案、校內(nèi)外實踐基地檔案、國際交流檔案、職業(yè)農(nóng)民學歷教育檔案等。

1.學籍檔案：學籍檔案包括學生基本信息，如班級名單、報到注冊信息等;學籍異動，包括休學、復學、退學、轉專業(yè)申請等;學生成績，包括學生所修課程的成績單、實習報告、畢業(yè)設計等;綜合素質(zhì)和社會實踐信息等。

2.教學運行檔案：教學文件、調(diào)停課申請表、期中教學檢查、教學評估、學分銀行、授課計劃、課表、教學進程表、教學周報表等。

3.課程檔案：活頁式、手冊式、項目化、網(wǎng)絡特色等教材;規(guī)劃教材;課程標準;精品在線開放課程建設;線上線下混合課程建設;課程思政建設等。

4.師資檔案：兼職教師;教師招聘;創(chuàng)新團隊;院士工作室;培訓進修;教師發(fā)展;各級各類獎項，如教學成果獎、教師教學能力大賽、微課大賽、技能大賽、互聯(lián)網(wǎng)+創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目策劃書等。

5.專業(yè)建設檔案：人才培養(yǎng)模式實施方案、企業(yè)調(diào)研報告、人才培養(yǎng)質(zhì)量年報、育人機制、專業(yè)教學標準、現(xiàn)代學徒制等。

6.項目建設檔案：課程思政項目;科研項目;人文社科項目;產(chǎn)學研基地項目;黨建項目;橫向課題項目;專利;技術標準等。

7.校內(nèi)外實踐基地檔案：基地建設合作協(xié)議;基地建設實施方案;基地運行管理制度;實訓方案、指導書;實訓項目考核標準等。

8.聯(lián)辦本科檔案：人才培養(yǎng)方案、課程標準、授課計劃、學生名單、學籍管理資料、獎助評優(yōu)資料等。

9.社會服務檔案：職業(yè)農(nóng)民學歷教育資料，如職業(yè)農(nóng)民學籍管理、教學管理、學生工作等;技術服務、技術推廣相關資料;社會服務新聞報道;開發(fā)的標準化技術;成果轉化;科普宣傳資料等。

10.1+X技能等級證書檔案：專業(yè)群1+X培訓技能等級證書試點工作方案;技能標準;1+X培訓資料、考試開展過程性資料等。

11.產(chǎn)教融合檔案：校企合作檔案、校企合作開發(fā)各類標準等。

12.國際合作檔案：引進的教學標準;引進的課程;教育合作協(xié)議;聯(lián)合建設資料;國際培訓基地;留學生培養(yǎng)項目;國際班實施方案等。

二、“雙高”建設下高水平專業(yè)群檔案建設的重要性

“雙高”建設中，高水平專業(yè)群要承擔創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式，強化技術研發(fā)引領，打造技術技能人才培養(yǎng)高地的任務。檔案管理工作就是要緊緊圍繞雙高建設目標，貼合高水平高職院校的要求，精心謀劃國內(nèi)一流、世界水平、特色鮮明的高水平專業(yè)群建設任務，為專業(yè)群的高質(zhì)量內(nèi)涵發(fā)展提高良好的資源支撐服務。

1.為高水平專業(yè)群建設提供有效支撐

高水平專業(yè)群在建設中要完成績效目標實現(xiàn)程度和效果的自評，涉及產(chǎn)出指標，包括人才培養(yǎng)模式、課程教學資源建設、教材與教法改革、教師教學團隊創(chuàng)新、實踐教學基地、技術技能平臺、社會服務、國際交流等，這些質(zhì)量指標均需數(shù)據(jù)和資料支持。在信息快速更迭的時代，檔案信息存儲獲取將更加方便快捷，多維度、規(guī)范化的檔案工作將為高水平專業(yè)群建設提供數(shù)據(jù)支撐，檔案管理服務將為高水平專業(yè)群年度數(shù)據(jù)采集、績效考核提供有效支持。

2.提高高水平專業(yè)群教學管理質(zhì)量

在高水平專業(yè)群任務建設過程中形成的檔案材料，可以幫助二級分院建立管理檔案，助推查閱利用檔案，為后續(xù)高水平專業(yè)群的驗收、質(zhì)量評定等提供重要參考依據(jù)，也大大推動高水平專業(yè)群教學服務和管理水平。以涉農(nóng)專業(yè)群為例，近幾年學生對農(nóng)業(yè)發(fā)展的形勢認識不到位，涉農(nóng)專業(yè)的招生不理想，通過對涉農(nóng)專業(yè)學生檔案資料的分析可幫助二級學院制定以問題為導向的招生政策。

3.推動高水平專業(yè)群建設的影響力

盡管高職院校的檔案工作還處于轉型發(fā)展階段，但“雙高”建設為檔案工作帶來發(fā)展契機。高水平專業(yè)群建設要對效益指標進行分析，包括社會效益、可持續(xù)影響指標以及滿意度指標，有計劃、有目的的檔案編研工作會把專業(yè)群建設和效益指標緊密聯(lián)系，發(fā)揮專業(yè)群區(qū)位優(yōu)勢，深入挖掘特色檔案，通過精準提供檢索，形成“特色鮮明”的檔案，推動專業(yè)群協(xié)調(diào)穩(wěn)定發(fā)展，擴大專業(yè)群的影響力。

三、“雙高”建設下高水平專業(yè)群檔案管理的現(xiàn)狀

雖然二級學院在檔案管理工作中已經(jīng)積累一定的經(jīng)驗，具備良好的建設基礎，但是“雙高”背景下，高水平專業(yè)群檔案管理工作不是建設核心內(nèi)容，受到辦檔定位、管理理念的調(diào)整而發(fā)生改變，檔案工作將面臨一定挑戰(zhàn)。目前，二級學院的檔案工作存在重視程度不夠、專業(yè)管理不足、配套設施不完善等困境，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.“雙高”建設下檔案管理工作定位模糊

“雙高”建設背景下，檔案工作需緊緊圍繞建設任務和目標績效考核標準，發(fā)揮數(shù)據(jù)資源，為各項工作做好支撐和決策。然而，二級學院對高水平專業(yè)群檔案建設的認識不夠，重視程度低，在思想上認為檔案管理工作無關緊要，甚至連教學管理人員都認為檔案與自己工作毫無關系，平時的資料整理做不到位，數(shù)據(jù)和信息采集不足，檔案安全意識淡薄。另外，二級學院未建立專門的檔案室，多數(shù)資料停留在傳統(tǒng)匯編階段，使用效率低，阻礙檔案作用的有效發(fā)揮。此外，原有的檔案管理制度遠遠不足支撐“雙高”建設，檔案工作進展受到阻礙。

2.檔案管理工作人員專業(yè)性不足

目前，學院檔案管理人員多數(shù)是非檔案專業(yè)的，雖然在教學管理方面擁有豐富經(jīng)驗，但是缺乏專業(yè)培訓，對檔案接收、入檔、歸檔的認識只停留在傳統(tǒng)業(yè)務中，因平日工作事務雜多，各類資料整理歸納煩瑣，手動整理檔案工作量大，難以及時歸檔，導致大量資料堆積，造成有效信息堵塞。由于缺乏檔案管理專業(yè)理論和正規(guī)科學的認知，特別是無法將檔案管理與現(xiàn)代化信息技術有效銜接，造成檔案利用率低，無法及時提供查閱，出現(xiàn)查詢難、搜索難、借閱難，檔案的管理水平、服務質(zhì)量和開放程度低。

此外，思想觀念仍處于傳統(tǒng)線下運行模式，科學規(guī)范的檔案信息管理經(jīng)驗不足，檔案工作職責分工不明確，檔案管理人員工作動力不夠，工作效率偏低。

3.檔案管理數(shù)字化建設落后

檔案管理投入資金不足，配套設施較少，各類檔案的保存模式依舊是以紙質(zhì)為載體，遠遠滿足不了“雙高”建設要求，檔案員工作量大，歸檔工作費時費力。加上檔案管理人員思想觀念落后，影響檔案管理數(shù)字化建設進程，降低信息化檔案管理的效率。另外，二級學院缺乏管理運行的創(chuàng)新機制，檔案信息庫的運行功能未得到全面開發(fā)，限制檔案數(shù)字化信息資源發(fā)揮共享服務能力，無法實現(xiàn)檔案信息的高效、精準提取。

四、“雙高”建設下高水平專業(yè)群檔案工作的優(yōu)化措施

1.規(guī)范檔案管理，提高專業(yè)群管理服務質(zhì)量

新形勢下，檔案的歸檔完善、特色創(chuàng)新、信息服務能力必須因時而異、因事而新，這樣才能更好地服務“雙高”建設，助力高水平專業(yè)群發(fā)展。二級分院應將檔案工作列入高水平專業(yè)群建設重要議事日程中，加強檔案管理教育，加大檔案宣傳，大力普及檔案法，將檔案知識的學習與日常業(yè)務學習緊密結合，增強教師和教學管理工作人員的檔案意識，形成人人認識、人人重視的檔案工作格局。

設置專門的檔案工作人員，理順檔案管理工作的職責，強化檔案工作的管理權限，合理把握“雙高”建設中高水平專業(yè)群檔案工作的定位和目標，明確檔案工作格局，細化檔案工作的流程、關鍵要素，在新角度用新視角發(fā)揮檔案的服務質(zhì)量，提升檔案管理的科學性、系統(tǒng)性。此外，規(guī)范檔案工作的管理條例，建立明確歸檔制度，督促和指導整理歸檔工作。建立檔案分類管理辦法，明確歸檔范圍，保管期限，細化檔案工作人員職責，降低個人主觀判斷造成的存檔、用檔混亂。在歸檔方面，建立簽字手續(xù)，及時清查，以明確檔案的去向和人員責任，避免因記錄不全導致丟檔。二級學院還應完善檔案管理考核評價機制，規(guī)范檔案建設標準，落實檔案管理工作制度，激發(fā)檔案工作人員工作積極性和工作效率。

2.推進檔案信息化，提升專業(yè)群檔案工作效率

目前，校園建設趨于信息化、智慧化，數(shù)字化檔案縮小紙質(zhì)檔案的體積和空間，檔案的數(shù)字化管理可提高檔案管理信息化水平，因此，檔案數(shù)字化建設勢在必行。高職院?？杉{入檔案管理系統(tǒng)，加大檔案建設基礎設施、檔案管理系統(tǒng)軟硬件投入力度，建設綜合檔案資源管理信息化平臺，成立案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫。二級分院也可根據(jù)校內(nèi)各類信息系統(tǒng)，比如：教務管理系統(tǒng)、辦公OA，開發(fā)實時查詢、歸檔等功能，構建“數(shù)字檔案+電子檔案”統(tǒng)一管理，實現(xiàn)收管存放一站式。推動標準化建設，加大檔案信息服務系統(tǒng)的開發(fā)和利用，提高業(yè)務流程的智能水平，實現(xiàn)檔案管理的智能化、平臺化、數(shù)字化，使二級學院與各個部門之間的信息靈活交換、方便共享，將檔案“管好、用好”。“雙高”建設背景下，要推動檔案信息化建設，還需加強信息化檔案建設培訓力度，將定期培訓制度化，提高檔案管理人員專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，強化檔案意識，建設一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊伍。

3.發(fā)揮特色檔案功能，提升專業(yè)群優(yōu)勢特色建設

高水平專業(yè)群建設中專項工作、重點工作、特色亮點工作特別是標志性成果及社會評價會為“雙高”建設提供全面立體的支撐。在“雙高”建設年度考核中，要從引領職業(yè)教育改革發(fā)展、支撐國家戰(zhàn)略和地方經(jīng)濟發(fā)展的建設任務中凝練出特色工作單獨歸檔，比如：產(chǎn)業(yè)學院建設、院士工作室建設、海外分校建設等。在“雙高”建設中，應取其精華去其糟粕，對收集而來的檔案資料進行鑒別和分析，實現(xiàn)系統(tǒng)化、分層次整合。高水平專業(yè)群建設還可以考慮建立特色人物檔案、特色專業(yè)檔案、特色課程檔案等，通過廣泛調(diào)研，制定特色檔案征集方案，確保特色檔案建設的數(shù)量和質(zhì)量。通過深度挖掘專業(yè)群建設特色，將優(yōu)秀的教學創(chuàng)新團隊、教學名師，科研成果突出的項目，特色專業(yè)及特色課程的建設等檔案收集整理、梳理分類，做成模塊化，編輯出一套特色檔案產(chǎn)品，甚至建設形成特色檔案資源庫，最大限度滿足“雙高”建設需求，方便靈活選擇。做優(yōu)檔案的特色服務效益，不僅能夠體現(xiàn)“雙高”建設對推動學院師資力量、專業(yè)建設、教學科研等顯著的成績，又在一定程度上為學院留下可借鑒的豐富資源，也為學校的各類教學評估起到十分重要的作用，具有寶貴的參考價值。

五、結語

綜上所述，檔案室的建立、檔案工作人員的培訓管理、檔案數(shù)字化建設等都是一項長期而又復雜的任務，對檔案標準化、規(guī)范化、系統(tǒng)化整體水平都有較高的要求。在“雙高”建設背景下，高職院校應加大檔案的重視程度和支持力度，加大二級學院檔案建設與管理，并考慮將其納入年度考核責任目標中。高水平專業(yè)群亟須培養(yǎng)一批專業(yè)素質(zhì)高、業(yè)務能力強、有創(chuàng)新性的檔案管理工作者。高水平專業(yè)群還應把握建設契機，完善專業(yè)群檔案管理制度以及二級學院檔案工作運行與管理機制，普及檔案知識，提高檔案意識，加大檔案宣傳。此外，在智慧校園的建設下，增加智能化檔案室，搭建檔案數(shù)據(jù)庫平臺，增強信息服務能力，提高數(shù)據(jù)管理水平。

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（作者單位：楊凌職業(yè)技術學院 生物工程分院 ）