城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問題的思考

王偉國

摘 要：城建檔案是城市發(fā)展的見證者，詳細(xì)記錄了城市發(fā)展的每項(xiàng)重要決策實(shí)施計(jì)劃，具有良好的學(xué)習(xí)價(jià)值以及參考價(jià)值，通過實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，可以有效提升城建檔案的利用效率，拓展城建檔案的應(yīng)用范圍，強(qiáng)化城建檔案的保管力度，使城建檔案能夠?qū)崿F(xiàn)長久管理。信息技術(shù)高速發(fā)展，使得城建檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前必然的發(fā)展趨勢，需要遵循時(shí)代的發(fā)展，通過實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，推動(dòng)城建檔案管理的發(fā)展。但是，目前城建檔案管理還存在著很多問題，如管理信息的缺失、管理信息的泄露、初期建設(shè)的困難、管理人員自身專業(yè)素質(zhì)有待提升、缺乏完善數(shù)字化設(shè)備設(shè)施等，在一定程度上影響著城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)發(fā)展。要想有效解決這些問題，就需要充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段促進(jìn)城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，以此來落實(shí)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，本文主要圍繞城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中存在的問題以及建設(shè)策略展開闡述。

關(guān)鍵詞：城建檔案管理;數(shù)字化建設(shè);問題;優(yōu)化策略

城建檔案是城市發(fā)展建設(shè)當(dāng)中的重要資料，具有積極作用，需要對其進(jìn)行妥善保管，但是在以往城建檔案管理的過程中由于專業(yè)技術(shù)的缺乏以及管理意識(shí)淡薄，導(dǎo)致城建檔案很容易出現(xiàn)泄露或者缺失問題。在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的趨勢下，我國科技水平有所提升，利用現(xiàn)代先進(jìn)的信息化技術(shù)推動(dòng)城建檔案管理數(shù)字化發(fā)展，需要相關(guān)工作人員對城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)加以重視，通過統(tǒng)籌管理規(guī)劃、注意風(fēng)險(xiǎn)防控、建立城建檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、加大資金投入力度、完善相關(guān)設(shè)備設(shè)施等措施，以此為基礎(chǔ)完成城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)發(fā)展。

一、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性

1.有利于提升城建檔案管理效率

當(dāng)今社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中，數(shù)字化起到絕對性的主導(dǎo)優(yōu)勢，不僅對人們?nèi)粘５纳a(chǎn)生活造成一定的改變，還會(huì)在一定程度上影響整體社會(huì)發(fā)展，通過實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，使城建檔案可以實(shí)現(xiàn)長久管理，使其管理效率始終保持在穩(wěn)定狀態(tài)，并得到有效提升。以往的城建檔案多數(shù)是以紙質(zhì)材料進(jìn)行整理歸檔，不僅不利于管理，還很難進(jìn)行保存，這主要是由于紙質(zhì)材料具有一定的脆弱性，很容易導(dǎo)致城建檔案在長時(shí)間的空氣暴露中受到腐蝕，造成紙質(zhì)酸化，從而導(dǎo)致城建檔案內(nèi)容出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象。同時(shí)，紙質(zhì)城建檔案很難進(jìn)行有效管理，容易因?yàn)橥饨缡挛锏挠绊?，如火?zāi)、頻繁借閱、遷移過程當(dāng)中造成檔案丟失或者出現(xiàn)泄露的現(xiàn)象，這也是以往城建檔案管理當(dāng)中的主要弊端所在。通過落實(shí)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，可以充分利用信息技術(shù)的特點(diǎn)將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)移到智能設(shè)備或者網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)當(dāng)中，并用現(xiàn)代化的數(shù)字設(shè)備對城建檔案加以掃描，自動(dòng)歸納到數(shù)字城建檔案庫當(dāng)中，并以此為基礎(chǔ)展開管理，可以有效提升城建檔案管理的效率。

2.有利于提升城建檔案利用效率

在以往傳統(tǒng)的城建檔案管理中主要是將城建檔案集中在檔案管理室，進(jìn)行統(tǒng)一保管儲(chǔ)存，但是在城市的發(fā)展建設(shè)過程當(dāng)中往往涉及較長時(shí)間以及多項(xiàng)因素，導(dǎo)致城建檔案數(shù)量有所增多，很難在檔案管理室眾多的城建檔案當(dāng)中選擇所需要的內(nèi)容，不僅需要大量的時(shí)間去進(jìn)行查閱，還不利于檔案的管理，導(dǎo)致城建檔案內(nèi)容發(fā)生破損甚至丟失。通過實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，可以讓用戶利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在數(shù)字化的城建檔案管理庫中通過搜索關(guān)鍵詞來選擇所需要的城建檔案內(nèi)容，打破了原有的時(shí)間、地點(diǎn)限制，使用后能夠不限時(shí)間、不限地點(diǎn)閱讀城建檔案內(nèi)容，不僅有利于城建檔案管理，還可以有效提高城建檔案的利用效率。

3.有利于實(shí)現(xiàn)城建檔案資源共享

信息技術(shù)逐漸滲透到了人們?nèi)粘５纳a(chǎn)生活當(dāng)中，尤其是對人們?nèi)粘５墓ぷ?、生活方式造成了一定改變，而城建檔案管理也是如此，通過實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，可以充分利用現(xiàn)代化技術(shù)資源共享的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域的城建檔案查閱，從而更好滿足用戶多樣化的使用需求。現(xiàn)代社會(huì)資源共享是一個(gè)極其重要的課題，通過實(shí)現(xiàn)資源共享，可以充分滿足人們不同的認(rèn)知需求，而城建檔案作為一種重要的社會(huì)資源，不應(yīng)該只儲(chǔ)存在檔案館當(dāng)中，而是更需要面向社會(huì)，讓有需求的人通過城建檔案來進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而進(jìn)一步造福社會(huì)，推動(dòng)城市建設(shè)發(fā)展。

二、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

1.管理信息的缺失

管理信息的缺失是當(dāng)前城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中存在的主要難題之一，而造成這一問題出現(xiàn)的主要原因還要?dú)w結(jié)于管理人員對其不夠重視，沒有正確了解城建檔案的價(jià)值，再加上管理人員過于安于現(xiàn)狀，缺乏學(xué)習(xí)，導(dǎo)致城建檔案管理仍然沿用以往傳統(tǒng)的管理觀念，過于故步自封，缺乏學(xué)習(xí)，缺乏創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理觀念不適用于城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，造成管理制度出現(xiàn)漏洞，無法對城建檔案進(jìn)行有效管理，于是就造成了部分管理信息的缺失。此外，還與管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)不夠有關(guān)，在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中主要依靠數(shù)字化設(shè)備以及人力控制，可是由于管理人員專業(yè)素質(zhì)較低，其很難操控?cái)?shù)字化的設(shè)備設(shè)施，并且也很難發(fā)現(xiàn)數(shù)字化設(shè)備的故障及安全隱患，從而造成管理信息缺失。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的不穩(wěn)定也會(huì)在一定程度上造成管理信息缺失，從而影響到城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，而歸根結(jié)底，導(dǎo)致出現(xiàn)管理信息缺失的主要原因還是人為因素，需要相關(guān)工作人員根據(jù)城建檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的難點(diǎn)制定有效的優(yōu)化策略，從而降低人為因素對城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的影響。

2.管理信息的泄露

一方面網(wǎng)絡(luò)是一把雙刃劍，在運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程當(dāng)中，也會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)開放性的影響，導(dǎo)致管理信息出現(xiàn)泄露，另一方面則是由于人員管理不當(dāng)，導(dǎo)致信息丟失或者損壞，從而出現(xiàn)管理信息泄露的現(xiàn)象，因此要想確保城建檔案管理能夠有效實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，還需要管理人員能夠加強(qiáng)自身的職業(yè)道德素質(zhì)，落實(shí)網(wǎng)絡(luò)安全管理。在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程當(dāng)中，主要是依據(jù)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，在充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢的同時(shí)，也受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全弊端的影響。如果在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中沒有對網(wǎng)絡(luò)安全加以管理，很有可能就會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)的負(fù)面影響，受到黑客惡意攻擊造成管理信息的泄露。城建檔案是城市規(guī)劃、城市建設(shè)的重要基礎(chǔ)，詳細(xì)記錄了城市建設(shè)的相關(guān)數(shù)據(jù)，除了可以面向社會(huì)的城建檔案之外，仍有部分城建檔案屬于機(jī)密性質(zhì)，不能夠?qū)ν忾_放，如果城建檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，就很容易導(dǎo)致具有機(jī)密性質(zhì)的城建檔案資料受到外界因素的干擾，造成管理信息的泄露。

3.初期建設(shè)的困難

在城建檔案管理數(shù)字化的初期建設(shè)當(dāng)中存在著很多困難，導(dǎo)致城建檔案管理很難實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)。首先，管理觀念一時(shí)間很難得到有效轉(zhuǎn)變，要想有效落實(shí)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，就需要對檔案管理理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，以數(shù)字化建設(shè)觀念為基礎(chǔ)對城建檔案展開管理，但是由于管理人員安于現(xiàn)狀，不能及時(shí)接受新的管理理念，也就不具備操作能力來進(jìn)行城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，再加上管理人員管理觀念的落后，自身專業(yè)素質(zhì)較低，會(huì)在一定程度上增加城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的難度。其次，制度缺乏也是初期建設(shè)的主要困難之一，數(shù)字化城建檔案管理與傳統(tǒng)城建檔案管理不僅在管理形式上有所不同，還有管理觀念有所不同，甚至管理方法也有所不同，導(dǎo)致彼此之間的管理制度也存在著一定的差異，由于管理人員缺乏數(shù)字化建設(shè)意識(shí)，從而導(dǎo)致管理制度不夠完善，造成城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)過于表面化，因此管理制度也要跟隨城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)而進(jìn)行變化。

4.數(shù)字化建設(shè)設(shè)備設(shè)施落后

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心，數(shù)字化設(shè)備設(shè)施為基礎(chǔ)展開的數(shù)字化城建檔案管理，可是在當(dāng)前的城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程當(dāng)中，缺乏先進(jìn)的數(shù)字化建設(shè)設(shè)施，從而造成數(shù)字化建設(shè)落后。首先，需要加大資金的投入力度，購置先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備設(shè)施以及相應(yīng)的輔助設(shè)施。其次，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全，以此來確保城建檔案管理信息不會(huì)產(chǎn)生丟失以及泄露問題。但是，縱觀當(dāng)前整體的城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，不僅網(wǎng)絡(luò)安全不能夠得到很好保障，就連基礎(chǔ)的數(shù)字化設(shè)備設(shè)施也存在著一定的落后以及缺失現(xiàn)象，并且管理人員缺乏掌握信息技術(shù)的能力，導(dǎo)致城建檔案管理數(shù)字化水平較低，很難推動(dòng)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

三、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)策略

1.統(tǒng)籌管理規(guī)劃注意風(fēng)險(xiǎn)防控

要想有效促進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要加強(qiáng)統(tǒng)籌管理規(guī)劃，注意網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)防控，避免受到網(wǎng)絡(luò)的負(fù)面影響造成城建檔案管理信息丟失或者泄露。首先，管理人員需要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)城建檔案進(jìn)行充分分析與統(tǒng)計(jì)，并以此為基礎(chǔ)制定統(tǒng)籌管理規(guī)劃，做到分批次、分類型、分時(shí)間對紙質(zhì)城建檔案進(jìn)行全方面掃描，并錄入城建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)當(dāng)中，完善城建檔案數(shù)據(jù)庫，以此來落實(shí)城建檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，所以前期的規(guī)劃工作至關(guān)重要，可以直接影響后期的城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)效率，不僅工作量十分龐大，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間去進(jìn)行整理分析，更需要大量的人力資源將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，必須提前做好統(tǒng)籌規(guī)劃，盡量降低紙質(zhì)城建檔案破損概率，避免丟失，提高紙質(zhì)城建檔案的保存價(jià)值。其次，在做好統(tǒng)籌規(guī)劃完成之后，利用掃描設(shè)備將紙質(zhì)城建檔案徹底轉(zhuǎn)化為數(shù)字化城建檔案，以此來推動(dòng)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

2.建立城建檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

建立城建檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)也是促進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的主要策略之一，需要管理人員結(jié)合當(dāng)前城建檔案管理的實(shí)際情況，制定統(tǒng)一的城建檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，以此來確保城建檔案管理能夠做到均衡發(fā)展。首先，制定完善的數(shù)字化建設(shè)管理制度，用制度來約束管理人員，以此確保城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)管理。例如，績效考核制度，根據(jù)管理人員的工作能力，定期展開培訓(xùn)，并積極展開相關(guān)的思想教育，宣傳數(shù)字化管理的優(yōu)勢，加強(qiáng)管理人員對數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)知，提升對城建檔案數(shù)字化建設(shè)的重視。通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫却_保檔案數(shù)據(jù)收集的完整性以及多樣性，能夠充分滿足用戶對城建檔案的需求，有利于進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)城建檔案的資源共享。其次，做好城建檔案數(shù)字化管理平臺(tái)相關(guān)說明，尤其是對特殊的城建檔案進(jìn)行標(biāo)注標(biāo)簽，為后續(xù)的城建檔案數(shù)字化建設(shè)工作提供參考依據(jù)。

3.完善城建檔案管理設(shè)施

在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程當(dāng)中需要加大資金的投入力度，以此來保障城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)條件。首先，針對硬件設(shè)施來說，需要管理人員購置智能掃描儀、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控設(shè)備等，實(shí)現(xiàn)將紙質(zhì)城建檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化城建檔案，并利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)創(chuàng)建數(shù)字化城建檔案庫。并且通過計(jì)算機(jī)等智能設(shè)備也可以實(shí)現(xiàn)對城建檔案的信息化管理。其次，還需要管理人員建設(shè)相應(yīng)的配套設(shè)施，比如：網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化城建檔案管理室、獨(dú)立電源等，實(shí)現(xiàn)從內(nèi)到外全面落實(shí)數(shù)字化建設(shè)。最后，針對城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的軟件設(shè)備，需要管理人員引進(jìn)或開發(fā)數(shù)字化城建檔案管理平臺(tái)或系統(tǒng)，確保管理平臺(tái)或系統(tǒng)具備完整的功能，從前端的搜索、收藏、評論等，到后端的管理、加密都要有所落實(shí)，保證管理平臺(tái)或系統(tǒng)能夠正確發(fā)揮效用，從而更好地推動(dòng)城建檔案管理數(shù)字化發(fā)展。

4.提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

注重人才培訓(xùn)，發(fā)揮人才力量，為實(shí)現(xiàn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。第一，加強(qiáng)管理人員的信息技術(shù)能力培訓(xùn)，使管理人員能夠充分運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)展開管理。在當(dāng)前城建檔案數(shù)字化管理當(dāng)中主要是依據(jù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備為基礎(chǔ)展開管理，但仍然是由人來進(jìn)行操控，人的因素占據(jù)了極大的主導(dǎo)作用，只有切實(shí)提升管理人員的信息技術(shù)能力，才能夠進(jìn)一步提升城建檔案數(shù)字化管理水平，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)。第二，加強(qiáng)思想教育，提升管理人員對城建檔案管理數(shù)字化的重視?？v觀目前的社會(huì)發(fā)展，信息技術(shù)起到了絕對性的主導(dǎo)作用，可以有效改變?nèi)藗內(nèi)粘５纳a(chǎn)生活，同時(shí)也是當(dāng)前社會(huì)的主要發(fā)展趨勢，具有不可逆的發(fā)展特點(diǎn)，如果仍然沿用以往傳統(tǒng)的管理觀念，就會(huì)導(dǎo)致城建檔案管理水平的退步，所以需要通過加強(qiáng)思想教育來提升管理人員對城建檔案管理數(shù)字化的認(rèn)知，為實(shí)現(xiàn)城建檔案管理信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、總結(jié)

總而言之，城建檔案管理對城市發(fā)展建設(shè)有著至關(guān)重要的作用，是一個(gè)城市發(fā)展建設(shè)的靈魂，是無數(shù)城市建設(shè)的智慧結(jié)晶，具有非常重要的作用，所以需要相關(guān)的工作人員對城建檔案加以管理，通過利用現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化城建檔案庫，不僅可以有效利用信息共享的特點(diǎn)提高檔案的利用效率，還能夠通過數(shù)字化城建檔案管理有效延長城建檔案的保管期限，改善以往紙質(zhì)保存的弊端。

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（作者單位：臨沂市城鄉(xiāng)規(guī)劃編制研究中心）