大數(shù)據(jù)時代機關(guān)行政檔案管理面臨的困境與對策

馬凱

摘 要：探討機關(guān)行政檔案管理工作面臨的困境，提升機關(guān)檔案管理的安全性。采用文獻研究、對比分析的方法，對機關(guān)行政檔案管理進行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)機關(guān)行政檔案管理中所面臨的問題，并提出可行的對策。基于大數(shù)據(jù)時代檔案管理的意義，針對性提出在大數(shù)據(jù)時代下機關(guān)行政檔案管理的新策略，有效分析出現(xiàn)在大數(shù)據(jù)時代檔案管理的趨勢，促進現(xiàn)在機關(guān)行政檔案管理的安全和完善。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;機關(guān)行政;檔案管理

進入大數(shù)據(jù)時代，從個人電腦到互聯(lián)網(wǎng)，從物聯(lián)網(wǎng)到云計算以及各種移動設備，社交網(wǎng)絡迅猛發(fā)展，將人們帶入了一個新時代。隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各行各業(yè)的經(jīng)營規(guī)模和市場規(guī)模也在不斷擴大，傳統(tǒng)的行政檔案管理很難充分滿足機關(guān)的需要，因此有必要在大數(shù)據(jù)時代的背景下分析和研究機關(guān)行政檔案信息管理，以促進和改善機關(guān)的檔案信息管理。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理意義

當前，社會進入了數(shù)據(jù)信息快速增長的新時代。大數(shù)據(jù)技術(shù)已成為全球信息技術(shù)行業(yè)的重點，存檔信息的數(shù)量和類型與過去有根本不同，對檔案管理產(chǎn)生了重大影響，并且文件的檢索、使用和操作難以滿足用戶的需求。因此，隨著檔案管理在大數(shù)據(jù)時代的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門需要考慮如何捕捉大數(shù)據(jù)給檔案帶來的變化和挑戰(zhàn)，檔案管理人員需要改變傳統(tǒng)管理模式，創(chuàng)新思維，利用整個社會的資源和優(yōu)勢，建立大型檔案館，實施新型服務。檔案管理人員要發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，并運用海量的數(shù)據(jù)資源和創(chuàng)新思維進行檔案管理，以更好地服務于國家，促進社會發(fā)展。

第一，有利于提升機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作效率。伴隨著社會經(jīng)濟水平的提高以及科學技術(shù)的創(chuàng)新和改進，大數(shù)據(jù)技術(shù)在各項領(lǐng)域內(nèi)得到了普遍應用，對于機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作來講，主要是以紙質(zhì)的記錄保存方式為主，因此，在整理和歸納檔案資料過程中包含的內(nèi)容非常多、工作量大、面臨著較高的難度，檔案資料保存占據(jù)著諸多的儲存空間，本身普遍受到外界因素的影響而受到損壞，相關(guān)人員對檔案進行管理期間，務必加深工作內(nèi)容和大數(shù)據(jù)之間的結(jié)合程度，緊跟新時代發(fā)展腳步，以此提升工作效率，減少工作難度。而且為了實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作穩(wěn)定開展的目的，還需要全面探究新時代背景，緊跟時代潮流，利用時代的優(yōu)勢開展各項工作。

第二，可以為管理人員工作提供便利。大數(shù)據(jù)時代發(fā)展背景下，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作不再是一項復雜的工作內(nèi)容，科學合理的應用大數(shù)據(jù)和信息化決定了機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的進一步開展，這就需要應用技術(shù)方式完善事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)，在改進系統(tǒng)的基礎上減少成本輸出，為管理人員的工作提供便利。

二、當前檔案信息化管理工作面臨的問題

1.檔案管理人員的業(yè)務能力較弱

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，其工作內(nèi)容較為枯燥，對技術(shù)方面的要求相對較弱，因此一般從事檔案管理工作的人員年齡都相對較大，其業(yè)務能力和學習能力比年輕人不足，在一定程度上直接或間接影響了檔案管理工作的全面發(fā)展。

但是，在當前大數(shù)據(jù)技術(shù)應用的不斷深入下，對檔案管理人員的工作能力與技術(shù)都提出了更高的要求，不僅需要其充分掌握檔案管理方面的專業(yè)知識，還要不斷提升計算機信息化管理應用技術(shù)能力。如果工作人員無法順應當前信息化時代的思想潮流和工作理念的轉(zhuǎn)變，就會影響檔案管理工作的開展。因此，在大數(shù)據(jù)時代，要求檔案管理工作必須要優(yōu)化其人員配置，引進復合型專業(yè)技術(shù)人才。檔案管理多是反復檢查、整理和校對，這就要求檔案管理人員具有較高的個人素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員需要具有認真負責的精神，加強自身文化素養(yǎng)，工作不拖延，必須秉持敬業(yè)精神，同時檔案管理人員的工作態(tài)度及責任感與行政檔案管理的質(zhì)量存在密切聯(lián)系。

當前，我國的大多數(shù)機關(guān)單位的檔案管理人員不具備從事檔案管理工作所需要的專業(yè)知識，甚至存在一些兼職檔案管理人員，導致在實際的行政檔案管理過程中缺少專業(yè)知識方面的指導，缺少檔案管理的專業(yè)技能。

2.潛在的安全風險系數(shù)較大

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，采取的是紙質(zhì)文件的保存模式，因此在這一過程中經(jīng)常會由于某些不可抗力或操作不當而導致檔案的損毀或遺失，造成了機關(guān)行政檔案信息的不安全性。隨著大數(shù)據(jù)時代的全面信息化管理模式的發(fā)展，對于其安全性雖然有所提升，但由于其信息技術(shù)的開放性，大數(shù)據(jù)應用技術(shù)也存在著一定的風險性，使得檔案信息易損壞或泄漏，因此，要提升相關(guān)工作人員的網(wǎng)絡安全意識。隨著新時代的發(fā)展，機關(guān)檔案管理部門需要結(jié)合實際，不斷優(yōu)化和調(diào)整其檔案管理制度，確保檔案信息化管理制度的科學化、合理化，對其潛在風險積極作出應對。

3.檔案管理技術(shù)應用不足

大數(shù)據(jù)時代需要涉及大量的數(shù)據(jù)信息，而在機關(guān)行政檔案管理的工作中，其大部分管理人員并沒有形成大數(shù)據(jù)應用意識，因此導致大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理的日常工作中并沒有發(fā)揮出自身的有效性和先進性，嚴重阻礙了機關(guān)行政檔案管理工作的開展。雖然由于時代發(fā)展的需要，部分機關(guān)行政單位已逐步嘗試采用大數(shù)據(jù)應用技術(shù)，但由于其技術(shù)應用水平較低，數(shù)據(jù)應用模式不夠統(tǒng)一，其使用方法和軟件無法與單位的實際情況和工作內(nèi)容相適應，這都在一定程度上影響著機關(guān)行政檔案管理的有效性，從而降低了工作效率。

4.行政檔案管理制度缺失

在行政檔案的形成過程中，各單位具有鮮明的行業(yè)特征。許多單位在行政檔案管理過程中只注重其管理形式，忽視了對檔案工作本身價值的深入認識。檔案工作的相關(guān)管理規(guī)章制度不完善或過時，許多單位沒有認真制定符合本單位檔案工作實際需要的檔案管理制度。即使有相關(guān)的工作系統(tǒng)，也是簡單、信息量有限的。

檔案管理體系缺乏完善的、科學合理的制度和管理策略，很難適應發(fā)展速度和工作要求，工作效果不能充分體現(xiàn)。缺乏管理制度也導致檔案管理人員缺乏約束力，導致檔案收集不完整、分類不標準化和行政檔案管理不科學。

三、大數(shù)據(jù)時代機關(guān)行政檔案管理工作的策略

1.優(yōu)化檔案管理人員配置

優(yōu)化機關(guān)行政檔案管理人員配置，引進復合型應用人才，是當前大數(shù)據(jù)時代做好機關(guān)行政檔案管理工作的核心要素，只有提高其檔案管理的能力和技術(shù)，才能有效保障實現(xiàn)檔案的信息化管理，從而提高其檔案管理的工作效率，促進我國機關(guān)行政檔案管理工作的開展。比如，適當提高檔案工作人員的福利待遇，吸引年輕人的加入，對機關(guān)行政檔案管理人員進行資源的優(yōu)化配置，邀請相關(guān)的專業(yè)人才對其進行專業(yè)技術(shù)和計算機信息管理應用技術(shù)的培訓，提高其專業(yè)技能和操作水平。同時，政府對檔案信息管理部門也要給予一定的資金和政策方面的支持，積極鼓勵相關(guān)部門舉辦培訓活動，利用專家講座、技術(shù)指導、網(wǎng)絡視頻教學等多種手段，不斷提高和優(yōu)化機關(guān)行政檔案管理人員的專業(yè)技能、操作技術(shù)以及服務意識，全面提升其綜合素質(zhì)，也可以提升招聘門檻，聘用復合型應用技術(shù)人才，有效推進檔案信息技術(shù)管理工作的前進與發(fā)展。

長時間以來，我國的檔案工作始終是在幕后進行，一般情況下不會引起人們的關(guān)注。在傳統(tǒng)認知當中，一般認為檔案管理人員就是“倉庫管理員”，只要這些“倉庫管理員”能夠確保檔案不丟失，不會遠離工作崗位就可以了。對于這些問題，要主動工作，統(tǒng)籌布局，建立規(guī)章制度，推進檔案管理思想體系建設，實現(xiàn)檔案工作由邊緣支撐不斷向核心輔助方面進行轉(zhuǎn)變。

加強團隊建設，提高業(yè)務素質(zhì)。在檔案管理和大多數(shù)公共管理中，人的因素起著決定性的作用，檔案管理的實施主要靠人來完成。檔案管理的首要任務是加強檔案管理人員的思想建設，集中精力提高檔案管理團隊的質(zhì)量，加強專業(yè)技能的教育和培訓，引進專業(yè)人才，培養(yǎng)一支政治過硬、業(yè)務過硬、作風過硬的高素質(zhì)、紀律嚴明的檔案管理隊伍。

2.提升檔案信息管理技術(shù)

在提升機關(guān)行政檔案管理人員的技術(shù)和網(wǎng)絡安全意識的同時，針對潛在的風險，還需要制定出相應的制度來制約相關(guān)人員的行為，以便提升機關(guān)行政檔案管理的安全系數(shù)，保障檔案管理工作的有序開展。由于在大數(shù)據(jù)技術(shù)的實際應用中，機關(guān)行政檔案管理人員不但要提升其專業(yè)技能和操作技術(shù)水平，同時還要提高檔案信息管理的安全意識。在工作中，要嚴格要求和規(guī)范自己的操作行為，保障檔案信息的安全性和保密性，以免因自身的失誤給單位造成損失。

首先，要想降低機關(guān)行政檔案管理安全的風險，應全面加強檔案管理人員的安全信息意識和技術(shù)，提高相關(guān)工作人員對其重視度。

例如，機關(guān)行政檔案管理人員應對自己負責的工作資料進行加密處理，嚴格遵守規(guī)章制度，加強網(wǎng)絡防火墻的使用，以免其檔案管理系統(tǒng)被破壞。

其次，檔案管理部門在對軟件進行開發(fā)和應用時，要嚴格遵守國家安全系數(shù)指標，重點審核其軟件的安全系數(shù)，從根源上加強保護檔案信息管理方面的安全。

3.全面實現(xiàn)檔案信息化管理智能化

首先，全面實現(xiàn)機關(guān)行政檔案管理智能化，需要提高檔案管理工作人員的專業(yè)能力和操作水平，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動式檔案管理理念，充分發(fā)揮主觀能動性，全面樹立主動服務意識，提高現(xiàn)有的機關(guān)行政檔案數(shù)據(jù)的利用率和質(zhì)量，充分發(fā)揮其數(shù)據(jù)的價值。

例如，內(nèi)部創(chuàng)建和完善大數(shù)據(jù)信息流通平臺，同時要做好安全保障工作，對數(shù)據(jù)化模式進行統(tǒng)一，即統(tǒng)一信息數(shù)據(jù)的編輯、管理、接收和儲存等處理過程，對機關(guān)行政檔案工作人員進行專業(yè)技術(shù)化的培訓，使大數(shù)據(jù)平臺的價值得到充分體現(xiàn)和發(fā)揮。

其次，為了全面提升檔案信息智能化的管理，檔案管理部門對現(xiàn)有的管理服務模式要進行不斷總結(jié)、改革和創(chuàng)新，使其朝著大數(shù)據(jù)信息化的方向發(fā)展。最后，在大數(shù)據(jù)時代背景下，簡化與優(yōu)化工作步驟的同時，要結(jié)合《中華人民共和國檔案法》，對專業(yè)類電子檔案制定具體的分類標準，從而進行有效的管理分類。

同時，合理授權(quán)，確保查詢和利用的安全。利用使用系統(tǒng)操作日志，能夠通過系統(tǒng)跟蹤以及數(shù)據(jù)訪問，有效修改備份和相關(guān)的記錄，同時監(jiān)督管理部門能夠?qū)崟r檢查是否存在異常情況，進而能夠做到文件查詢的實時監(jiān)督行為，確保安全，最大限度地規(guī)范和合法利用檔案。

4.開拓工作思路

行政檔案管理的工作思路需要改變，只有改變工作觀念，才能改變工作狀態(tài)，拓寬工作思路，創(chuàng)新工作方法。在行政檔案管理中，管理者應更加注重行政檔案的多渠道、多角度管理，促進行政檔案的自上而下管理。行政檔案管理人員也應該主動學習并積極探索工作方法和技能，不斷提高管理和服務意識，結(jié)合實際工作，建立和完善行政檔案管理制度，促進行政檔案管理科學發(fā)展。建立和完善行政檔案管理體系可以從以下四個方面進行思考：

（1）從實際出發(fā)，實事求是，結(jié)合檔案管理和相關(guān)業(yè)務發(fā)展的實際情況，建立科學合理的行政檔案管理制度。

（2）管理體系力求簡單實用，操作性強，實踐性強，不擺空架子。

（3）檔案管理制度必須具有強大的約束力。該管理體系不僅適用于行政檔案管理人員，還對本單位全體干部職工具有同等的規(guī)范作用，從而提高本單位行政檔案管理的整體意識。

（4）完善執(zhí)行管理和獎懲制度，獎懲明確，建設強有力的行政檔案管理體系。

5.落實風險管理體系，降低檔案管理安全風險的出現(xiàn)概率

在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，雖然檔案管理工作效率有了明顯的提升，可是從實際情況來看，檔案資料的安全性還面臨著相應的隱患，無論是儲存安全還是信息化安全都要求相關(guān)部門加大重視程度，借助信息化技術(shù)避免檔案受到外界損壞，同時也防止受到信息化的威脅。機關(guān)事業(yè)單位務必制定健全的風險管理體系，避免存在著威脅，有效地開展風險評估作業(yè)，降低檔案資料儲存期間的風險性，從而保障機關(guān)事業(yè)單位信息安全。

四、大數(shù)據(jù)時代背景下機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作未來發(fā)展形勢

1.機關(guān)內(nèi)部非常注重檔案管理工作

基于數(shù)據(jù)技術(shù)的普及和應用，機關(guān)事業(yè)單位檔案資料利用效率有了明顯提升，因此機關(guān)事業(yè)單位加大了檔案資料管理工作的重視程度，同時對檔案整理各個階段也有了一定的關(guān)注度，使后期材料歸納工作越來越便捷，從實際情況來看，檔案管理并不只是檔案室的工作內(nèi)容，同時也是機關(guān)事業(yè)單位各項部門所要開展的一項工作，當相關(guān)部門做好收集整理工作再由檔案是統(tǒng)一整理的話，有利于檔案資料管理工作得到更好地開展。伴隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位也隨之進步，和外界交流也越來越多，資料日益復雜，應用大數(shù)據(jù)在工作開展過程中需要調(diào)取材料時，不需要再像以往一樣一本一本的尋找檔案，只需要利用搜索引擎就可以獲取想要的內(nèi)容。針對有關(guān)事業(yè)單位來講，務必加大大數(shù)據(jù)在檔案館工作中作用的重視程度，將其落實于各個階段中，采取數(shù)字化的方式處理各方面，從而達到檔案管理工作高效率開展的目的。

五、總結(jié)

總而言之，在大數(shù)據(jù)時代背景下，對機關(guān)行政檔案管理就是對檔案進行數(shù)字化管理，這是一項長期且繁重的工作，但同時也可以有效提高工作效率，因此，機關(guān)單位必須要為此制定合理的規(guī)劃，吸取先進的經(jīng)驗技術(shù)，建立和完善信息化管理平臺，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，促進我國檔案管理工作的開展。行政檔案的信息化管理看似微不足道，實則是機關(guān)穩(wěn)定運行的關(guān)鍵。

因此，機關(guān)必須利用先進的信息技術(shù)健全機關(guān)行政檔案管理系統(tǒng)，加強管理的獨立性和制度的完善，從而推動機關(guān)向積極的方向發(fā)展。

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（作者單位：山西醫(yī)科大學第二醫(yī)院）