創(chuàng)新檔案管理工作舉措提升人事檔案建設(shè)水平

呂序翰

摘 要：隨著國(guó)家政策的不斷變化，人事檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中的占比也越來(lái)越重，逐漸成為單位工作開展中的重要組成部分，因此對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作也愈加重視。在新時(shí)期背景下，要不斷創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理工作，加快人事檔案建設(shè)進(jìn)度，有效提升相關(guān)人員的檔案管理水平，保證人事檔案管理能夠在事業(yè)單位的發(fā)展中發(fā)揮關(guān)鍵性的指導(dǎo)作用。本文圍繞現(xiàn)階段人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，分析人事檔案創(chuàng)新管理的必要性，探討檔案管理工作的創(chuàng)新策略與方法，不斷提升事業(yè)單位人事檔案建設(shè)水平，確保人事檔案管理對(duì)單位發(fā)展的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：人事檔案;檔案管理;創(chuàng)新舉措

人事檔案作為事業(yè)單位優(yōu)化人員配置資源的理論依據(jù)，科學(xué)有效的人事檔案管理制度既能為人力資源工作提供有力的支撐，又能促進(jìn)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益最大化發(fā)展。但是，在實(shí)際的人事檔案管理中，仍然存在諸多問(wèn)題，如檔案內(nèi)容不完善、檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檔案信息化水平不高等，這些問(wèn)題的存在均阻礙了人事檔案建設(shè)水平和管理水平的進(jìn)步與發(fā)展。因此，為切實(shí)保障人事檔案對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的促進(jìn)作用，必須對(duì)原有的人事檔案管理加以改進(jìn)和創(chuàng)新，保證各項(xiàng)工作開展的合理性、科學(xué)性、有序性、真實(shí)性，以及檔案內(nèi)容的數(shù)字化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，進(jìn)而更好地服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展。

一、人事檔案管理創(chuàng)新的必要性

1.人事檔案是人力資源工作開展的重要依據(jù)

從人事檔案的作用來(lái)看，人事檔案是人才選拔、人力資源配置等各項(xiàng)工作的重要依據(jù)。就人才選拔方面而言，事業(yè)單位在錄用人才或者是提拔干部時(shí)，必然需要對(duì)應(yīng)聘和提拔的人員有一個(gè)全面的了解，此時(shí)就需要通過(guò)查閱應(yīng)聘人員和提拔干部的人事檔案，由此了解他們的基本信息、工作歷史等，從而選拔出單位所需的人才。因此，需要加強(qiáng)人事檔案管理，創(chuàng)新人事檔案管理方法，以保障人事檔案信息的完整性、真實(shí)性，為人才選拔提供可靠的依據(jù)。另外，通過(guò)人事檔案管理創(chuàng)新，也能為人力資源實(shí)現(xiàn)最佳配置奠定基礎(chǔ)。人事檔案記錄的是個(gè)人的歷史信息，是人事工作中不可或缺的信息資料。加強(qiáng)人事檔案管理，可讓事業(yè)單位更了解人和善于用人，有助于提高人力資源積極作用和效率。

2.人事檔案管理創(chuàng)新是新時(shí)期體制變革的必然要求

如今，人事檔案管理在事業(yè)單位工作中的作用日漸凸顯，如何科學(xué)有效地管理人事檔案，成為事業(yè)單位進(jìn)一步發(fā)展的重要內(nèi)容。有些單位的管理人員缺乏對(duì)人事檔案管理的關(guān)注，以至于管理工作中存在諸多問(wèn)題，如檔案標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容不完善、檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檔案信息化水平不高等，不僅制約了人事檔案建設(shè)水平的進(jìn)步，還阻礙了事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。因此，為確保單位能夠有更高層次的發(fā)展，就必須要做好人事檔案管理工作，重視人事檔案管理的創(chuàng)新，積極引進(jìn)先進(jìn)現(xiàn)代技術(shù)，從而提升人事檔案工作效率和質(zhì)量。

二、人事檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.管理人員缺乏對(duì)人事檔案的正確認(rèn)識(shí)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在諸多因素的影響下，使得人事檔案管理問(wèn)題愈發(fā)突出，目前普遍存在基層單位從上到下不重視人事檔案管理的現(xiàn)象，工作重心放在績(jī)效考核、項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)、業(yè)績(jī)指標(biāo)等模塊，忽視人事檔案的管理，特別是在管理崗位的培養(yǎng)工作中，單位負(fù)責(zé)人沒(méi)有制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的培訓(xùn)規(guī)劃和具體策略，造成檔案管理工作常出現(xiàn)滯后性和不合理的情況。由于管理人員自身的專業(yè)素養(yǎng)不高，對(duì)人事檔案管理工作的理解不到位，使其在實(shí)際工作中，僅是對(duì)人員的信息進(jìn)行存儲(chǔ)和歸檔，缺乏深入挖掘人事檔案的意識(shí)，導(dǎo)致檔案廢棄、人檔分離等現(xiàn)象普遍存在，無(wú)法發(fā)揮出人事檔案的價(jià)值作用。

2.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)并不全面，缺乏對(duì)人事檔案管理的重視，所以在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上也缺少投入，增加了新時(shí)期人事檔案管理創(chuàng)新和優(yōu)化的難度。事實(shí)上，人事檔案管理本身就具備服務(wù)性較強(qiáng)的職能，在實(shí)際工作中，所涉及的服務(wù)對(duì)象、服務(wù)內(nèi)容較多，而由于一些事業(yè)單位缺乏對(duì)人事檔案管理的重視，導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)不完善，所使用的軟硬件設(shè)備較滯后，同時(shí)在信息交流互通時(shí)也存在阻礙，使得信息傳遞效率不高，無(wú)法滿足新時(shí)期人事檔案管理的需求，也不利于人事檔案的完整與安全。此外，有些基層事業(yè)單位的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施與人事檔案管理不匹配，管理環(huán)節(jié)存在較多的漏洞和安全問(wèn)題，如檔案管理部門缺少實(shí)時(shí)監(jiān)管系統(tǒng)，一旦軟件和系統(tǒng)被不法分子入侵，很可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)被篡改、丟失、失效等情況，造成最終的人事檔案管理信息缺乏真實(shí)性和完整性。另外，還有一些單位在實(shí)體的人事檔案管理中，防火災(zāi)、防盜竊、防潮等措施落實(shí)不足，導(dǎo)致人事檔案存在諸多安全隱患，難以保障人事檔案的完整性。

3.檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

現(xiàn)階段，人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問(wèn)題也較突出。首先，一些單位并沒(méi)有建立完善的檔案標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案在傳遞過(guò)程中出現(xiàn)材料短缺、遺漏等問(wèn)題。實(shí)際上，檔案隨著人走，在有人員調(diào)動(dòng)的情況下，人事檔案會(huì)在部門間傳遞，倘若沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，就難以從源頭上保證檔案的質(zhì)量，不利于保證人事檔案的完整性，也與新形勢(shì)下人事檔案精細(xì)化管理工作不相適應(yīng)。其次，在檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的情況下，單位與單位之間也沒(méi)有做好妥當(dāng)?shù)臏贤ê吐?lián)系，各部門之間缺乏一個(gè)有效的交接渠道，使得人事檔案在傳遞過(guò)程中容易出現(xiàn)遺漏，管理部門在獲取檔案時(shí)，有可能是不完整的資料信息，這在一定程度上增加了人事檔案管理的難度。

4.檔案信息化水平不高

目前，許多事業(yè)單位的檔案管理缺乏對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)于本身較復(fù)雜且高水平的人事管理工作而言，在缺少相對(duì)優(yōu)勢(shì)環(huán)境下，并不利于工作效率與工作質(zhì)量的提升。有的單位雖然開展了信息化建設(shè)，但只是簡(jiǎn)單構(gòu)建了信息儲(chǔ)備庫(kù)，且只有少量的信息錄入，與新時(shí)期檔案全面信息化的要求不相適應(yīng)。另外，相關(guān)的檔案信息化管理工作要求工作人員必須具備專業(yè)技術(shù)能力，人員綜合素質(zhì)不高也限制了信息化檔案管理平臺(tái)的建設(shè)，不利于事業(yè)單位內(nèi)部各項(xiàng)工作的開展。

5.檔案管理人員執(zhí)業(yè)水平不高

新形勢(shì)背景下，對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理提出了更嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員身為各項(xiàng)工作的執(zhí)行者，應(yīng)不斷提升自身的綜合能力。但從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，受到傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，有些檔案管理人員的執(zhí)業(yè)水平和專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不高，缺乏對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)的正確認(rèn)識(shí)。由于相關(guān)的專業(yè)技術(shù)訓(xùn)練和培訓(xùn)活動(dòng)較少，不僅阻礙了事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，而且也容易引發(fā)各種失誤和問(wèn)題，進(jìn)而無(wú)法為事業(yè)單位的相關(guān)工作及決策提供可靠的數(shù)據(jù)支持。另外，人事檔案管理本身是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，在實(shí)際操作中需要具備較強(qiáng)的理論方法以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范性。根據(jù)大數(shù)據(jù)調(diào)查顯示，現(xiàn)階段人事管理行業(yè)的發(fā)展并不景氣，工作環(huán)境和待遇水平普遍較低，以至于大部分專業(yè)人員不愿選擇該崗位。因此，事業(yè)單位想要彌補(bǔ)管理崗位的空缺，只能降低招聘的要求和條件，或者采用調(diào)換崗的方式，調(diào)用一些經(jīng)驗(yàn)相對(duì)豐富的人員來(lái)開展這項(xiàng)工作，也有單位會(huì)招聘一些具有類似從業(yè)經(jīng)歷的人員，組建的檔案管理隊(duì)伍專業(yè)化水平并不高，很大程度上限制了人事檔案建設(shè)水平的提升。

6.人事檔案管理效率有待提升

隨著國(guó)家政策和規(guī)章制度的不斷優(yōu)化，人們普遍認(rèn)為人事檔案資料有很強(qiáng)的保密性，很多事業(yè)單位忽視人力資源管理存在的必要性，缺乏對(duì)人事檔案資源的合理化開發(fā)與應(yīng)用。在單位內(nèi)部的管理中，人事檔案資料常保存在特定的管理部門，在日常生活中的利用率有待提升，最終導(dǎo)致單位內(nèi)部的資料越來(lái)越多，失去原有的應(yīng)用價(jià)值。

除此之外，有些檔案的管理方式比較落后，已無(wú)法滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，使人事檔案資料不具備時(shí)效性和適用性，阻礙了人事檔案建設(shè)水平的發(fā)展和升華。

三、提升人事檔案建設(shè)創(chuàng)新管理策略

1.加大對(duì)人事檔案建設(shè)的重視，提升對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

為貫徹落實(shí)人事檔案建設(shè)水平的提升，事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人必須加強(qiáng)對(duì)人事檔案建設(shè)工作的重視，增加各環(huán)節(jié)的資金投入，建立健全科學(xué)的檔案管理制度，優(yōu)化管理機(jī)制，根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略目標(biāo)和規(guī)劃部署。首先，事業(yè)單位應(yīng)完善原有的管理體系，明確各環(huán)節(jié)工作人員的內(nèi)容和職責(zé)，配置專業(yè)的人事檔案信息管理人員，切實(shí)保障檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。其次，構(gòu)建科學(xué)合理的薪酬激勵(lì)機(jī)制和績(jī)效考核體系，激發(fā)管理人員的工作積極性。將相關(guān)的考核制度落實(shí)到工作環(huán)節(jié)之中，逐步建立公平、公正、公開的工作環(huán)境，確保管理人員之間的良性競(jìng)爭(zhēng)。不定期對(duì)人事檔案管理人員展開專業(yè)培訓(xùn)工作，引導(dǎo)管理人員樹立正確的檔案管理理念。借用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)設(shè)線上檔案管理平臺(tái)，不斷拓展人事檔案管理的規(guī)模和渠道，提高人事檔案管理工作效率。

2.優(yōu)化人事檔案管理的資源配置

良好的資源配置能夠有效提升人事檔案管理的建設(shè)水平，為事業(yè)單位的發(fā)展注入源源不斷的動(dòng)力。為順應(yīng)新時(shí)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)自上而下地整合內(nèi)部資源，借鑒和參考其他單位或部門的人事檔案管理模式，根據(jù)自身實(shí)際的戰(zhàn)略規(guī)劃和發(fā)展目標(biāo)，不斷對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新、優(yōu)化和完善。結(jié)合下一步工作的相關(guān)要求，制定長(zhǎng)遠(yuǎn)、高效的管理制度和方案，規(guī)范管理人員的工作行為和工作態(tài)度，盡快構(gòu)建現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。通過(guò)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，將檔案管理資料信息由紙質(zhì)版向數(shù)字版轉(zhuǎn)變，切實(shí)保障信息的完整性、規(guī)范性、科學(xué)性和安全性。優(yōu)化內(nèi)部的人力資源配置，組建一支高水平、高素質(zhì)、高技能的管理團(tuán)隊(duì)，建立信息化網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)，借助智能設(shè)備和軟件，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行數(shù)字化處理，彌補(bǔ)傳統(tǒng)人工錄入的不足，在節(jié)約人力、物力、財(cái)力的基礎(chǔ)上，提高人事檔案管理的實(shí)效性和實(shí)用性，使人事檔案管理工作更加便捷。

3.明確統(tǒng)一的檔案管理規(guī)則，完善人事檔案管理系統(tǒng)

新時(shí)期，事業(yè)單位需要制定落實(shí)科學(xué)合理的管理制度，結(jié)合我國(guó)有關(guān)法律法規(guī)，建立完善統(tǒng)一的檔案標(biāo)準(zhǔn)，做好基本的安全管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。事業(yè)單位想要從根本上解決人事檔案管理工作中的弊端，必須正確認(rèn)識(shí)人事檔案部門的重要性。在日常的人事檔案管理中，以提升人事檔案建設(shè)水平為出發(fā)點(diǎn)，不斷完善人事檔案管理系統(tǒng)，明確管理的細(xì)則和權(quán)利。在人事檔案資料與信息的歸檔工作中，加大審核、驗(yàn)收的要求和難度，切實(shí)保證檔案內(nèi)容的完整、真實(shí)和合理，避免出現(xiàn)信息篡改、丟失的情況。若在人事檔案審核中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)整改處理，追究相應(yīng)責(zé)任人的責(zé)任，確保人事檔案形成的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。

除此之外，事業(yè)單位必須制定嚴(yán)格規(guī)范的審批制度，增加對(duì)資料查閱、借閱、接收、傳遞、上傳、分類、歸檔等細(xì)節(jié)工作的監(jiān)督。一旦歸檔資料出現(xiàn)以上的交接工作，必須由專業(yè)人員及時(shí)記錄和登記，若沒(méi)有管理人員的審核，一律不得查借閱檔案，材料短缺、身份不明確等情況也不得轉(zhuǎn)接。另外，對(duì)于人事檔案信息的管理工作，必須嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，對(duì)所需信息及時(shí)存儲(chǔ)和備份，最大程度保障人事檔案信息安全性和管理效果。

4.提升人事檔案管理信息化

基于“大數(shù)據(jù)”的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，各種信息的傳輸速度極快，為事業(yè)單位提升人事檔案建設(shè)水平提供了有力的技術(shù)支持。針對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息共享、資源眾多的特性，事業(yè)單位可以不斷建設(shè)與完善人事檔案信息化管理系統(tǒng)，借助電子數(shù)據(jù)平臺(tái)，隨時(shí)隨地對(duì)人事檔案進(jìn)行高效收集、整理、查詢及檢閱。事業(yè)單位應(yīng)深入落實(shí)信息化管理平臺(tái)的監(jiān)督控制工作，明確和規(guī)范人事檔案管理的信息化標(biāo)準(zhǔn)。

同時(shí)，在搭建信息化管理平臺(tái)后，組織人事檔案管理人員開展專業(yè)的實(shí)操訓(xùn)練和技術(shù)培訓(xùn)，以便工作人員能得心應(yīng)手地操作電子信息系統(tǒng)，開展現(xiàn)代化的管理模式，借助科學(xué)技術(shù)提升工作的效率和效果。另外，為了保證人事檔案管理信息錄入、保管及檢閱等功能實(shí)現(xiàn)，全面應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提升信息化數(shù)據(jù)系統(tǒng)的利用效率。并且，針對(duì)人事檔案信息中涉及個(gè)人隱私的信息，還需要落實(shí)權(quán)限加密技術(shù)，充分保障人事檔案管理工作的真實(shí)性和安全性。

5.提高人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

事業(yè)單位人事檔案建設(shè)水平的提升，離不開檔案管理人員的辛苦付出。因此，單位負(fù)責(zé)人必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的重視，深入了解其職業(yè)需求，不定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，在具體的培訓(xùn)中，不僅要注重人事檔案管理人員專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)的培養(yǎng)，還要提升其信息化技術(shù)應(yīng)用水平。同時(shí)，根據(jù)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理信息化的發(fā)展需求，積極引進(jìn)專業(yè)的高端人才，深入分析和挖掘大數(shù)據(jù)信息，從而提升事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)水平。

6.多措并舉提升人事檔案利用水平

首先，與時(shí)俱進(jìn)樹立科學(xué)發(fā)展觀念，用創(chuàng)新的思路及有效的改革措施推進(jìn)工作，嚴(yán)格規(guī)范人事檔案的管理和利用，秉持實(shí)事求是的原則，增強(qiáng)檔案利用的規(guī)范性。其次，充分利用電子化、數(shù)據(jù)化等技術(shù)形式，及時(shí)更新現(xiàn)有的資料檔案，顯示檔案的使用動(dòng)態(tài)，以便后續(xù)檔案的開發(fā)利用。最后，基于人事檔案高效利用的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的運(yùn)用，革新固有的管理模式，探索更多檔案管理的服務(wù)項(xiàng)目，如將互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)與電子檔案信息系統(tǒng)對(duì)接，在需要查閱或調(diào)取資料檔案時(shí)，可提前預(yù)約，之后便可及時(shí)在準(zhǔn)確的時(shí)間內(nèi)調(diào)取。另外，積極開發(fā)應(yīng)用檢索工具，減少人工查找的工作量，促使檔案信息高度集成，從而提升人事檔案利用效率和水平。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，對(duì)于事業(yè)單位而言，人事檔案管理尤其重要。事業(yè)單位應(yīng)重視人事檔案管理的創(chuàng)新，提升人事檔案建設(shè)水平，以更好地發(fā)揮人事檔案在服務(wù)單位人事工作上的作用，從而更好地保障人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)性發(fā)展。

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（作者單位：濟(jì)南市農(nóng)業(yè)綜合行政執(zhí)法支隊(duì)）