新時(shí)代職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)探討

摘要：中職院校的檔案管理工作是中職教育管理工作的一個(gè)重要內(nèi)容。中職院校在信息化條件下，要順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的特征，采取相應(yīng)的措施，加強(qiáng)中職檔案管理工作的信息化、科學(xué)化，為中職院校的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。本文從中職院校檔案工作信息化的必要性入手，對(duì)中職院校檔案工作的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：中職院校;檔案管理;信息化;科學(xué)化;策略研究

中職院校作為職業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)的一個(gè)重要機(jī)構(gòu)，其教學(xué)管理工作是否科學(xué)，與新時(shí)期中職院校的發(fā)展有著密切的關(guān)系。檔案管理是中職院校管理與發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它是中職院校在教育實(shí)踐中所進(jìn)行的有關(guān)活動(dòng)的真實(shí)數(shù)據(jù)，它既能反映中職教育的發(fā)展，又能為社會(huì)提供專業(yè)技術(shù)人員。而學(xué)生的學(xué)籍檔案則是反映了中職學(xué)生學(xué)習(xí)、生活、發(fā)展的有關(guān)信息?？梢哉f(shuō)，檔案管理是中職教育發(fā)展的一個(gè)重要的參照，也是學(xué)生管理、教學(xué)管理、就業(yè)管理等工作的基礎(chǔ)。在信息化條件下，中職院校應(yīng)從信息化、科學(xué)化的視角進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、高效率的檔案管理，為中職院校的發(fā)展提供有力的支撐。中職院校是職業(yè)教育體系的一個(gè)重要組成部分，而檔案管理是中職院校工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。中職院校檔案管理工作的信息化、科學(xué)化，可以為中職院校在新時(shí)代提高辦學(xué)質(zhì)量、優(yōu)化人才培養(yǎng)。

一、中職院校檔案工作現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理的種類不統(tǒng)一

中職院校的檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的工作。其內(nèi)容繁雜，涉及范圍廣;分類繁多，需要全面科學(xué)地進(jìn)行管理。然而，在實(shí)踐中，許多中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作存在著種類不明確的問(wèn)題，這對(duì)中職院校實(shí)行統(tǒng)一的分類管理有一定的不利影響。一些中等職業(yè)學(xué)校對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠科學(xué)、系統(tǒng)化，對(duì)各類檔案的歸類問(wèn)題不能充分發(fā)揮其作用。此外，有些中等職業(yè)學(xué)校在進(jìn)行檔案管理時(shí)，很多教學(xué)方案、影像資料都沒(méi)有放入檔案，不但會(huì)導(dǎo)致資料的缺失，而且會(huì)對(duì)檔案的系統(tǒng)產(chǎn)生一定的影響，所以要加強(qiáng)中職院校的檔案管理工作。

（二）檔案管理的科學(xué)性不足

中職學(xué)校的檔案管理體系缺乏系統(tǒng)性、科學(xué)化的管理，是當(dāng)前許多中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作需要進(jìn)一步改善的問(wèn)題。檔案管理工作中存在著不科學(xué)的管理方式，造成了檔案管理工作的混亂，從而影響了檔案工作的質(zhì)量和效益。當(dāng)前，我國(guó)中職院校存在著對(duì)中職檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足、教學(xué)設(shè)備落后等問(wèn)題。中職院校的工作人員工作質(zhì)量較低，在檔案管理工方面缺乏方法與手段，導(dǎo)致工作質(zhì)量品質(zhì)不高。

（三）檔案管理方法陳舊

中職院校的檔案管理方法不夠成熟，與中職院校在信息化條件下的創(chuàng)新發(fā)展不相適應(yīng)，是目前中職院校檔案工作的突出問(wèn)題。隨著信息化的發(fā)展，檔案管理逐漸走向信息化。檔案管理工作的信息化建設(shè)，不但可以降低檔案管理人員的數(shù)量，還可以極大地提高檔案管理工作效率。中職院校的檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，應(yīng)該與檔案資料的建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用相結(jié)合，但在當(dāng)前中職院校的檔案工作中，這些都不能很好地運(yùn)用，而且其管理方法也比較陳舊，急需進(jìn)一步的完善與提升。

（四）檔案數(shù)據(jù)運(yùn)用不足

檔案管理是為了給教學(xué)、教師、學(xué)生、學(xué)校管理者等有關(guān)活動(dòng)的開(kāi)展提供數(shù)據(jù)和依據(jù)。然而，中職院校的檔案管理方式比較落后，許多檔案材料難以獲得，檔案使用不到位，檔案管理的基本作用并未完全發(fā)揮出來(lái)。為了有效地提升中職院校檔案材料的使用效率，應(yīng)從管理理念、管理方法等方面進(jìn)行改革與創(chuàng)新，以提高中職院校檔案材料的使用率。

二、中職院校檔案工作的信息化建設(shè)

（一）順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要下的中職學(xué)校檔案管理信息化

在5G時(shí)期，我國(guó)已全面推行了信息技術(shù)，并在改革中做出了重大的貢獻(xiàn)。在中職院校，運(yùn)用 OA系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)生的管理，已得到了廣泛的運(yùn)用。中等職業(yè)學(xué)校在全面進(jìn)入信息化的今天，把文字、影像等檔案資料數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，把數(shù)量龐大的紙質(zhì)資料、影像資料按編碼存儲(chǔ)方式進(jìn)行歸檔，以滿足數(shù)字化校園的需要和數(shù)字化的發(fā)展，也是新時(shí)期的建設(shè)需要。

（二）中職學(xué)校檔案管理信息化為適應(yīng)中職院校的長(zhǎng)期發(fā)展

中職學(xué)校的檔案管理信息系統(tǒng)是培養(yǎng)人才的有效途徑。構(gòu)建了校園內(nèi)外各類學(xué)生管理、教學(xué)管理、行政管理等各類信息資源，在占地面積小的情況下，可以有效地減少中職學(xué)校的文件使用和管理成本。站在學(xué)生的角度，無(wú)論畢業(yè)生，還是在校生，都能很容易地找到與自己有關(guān)的信息，并且協(xié)助他們進(jìn)行資料的處理。在教師的視角下，可以更好地掌握教學(xué)數(shù)據(jù)庫(kù)的資源，更好地掌握學(xué)生的成長(zhǎng)軌跡，從而更好地完成教學(xué)工作。對(duì)管理人員而言，可以根據(jù)不同的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，找出發(fā)展中存在的問(wèn)題，以便有針對(duì)性地解決這些問(wèn)題。

（三）中職學(xué)校檔案管理信息化是檔案管理人員自我完善的需要

“全面發(fā)展”是指人的全面發(fā)展，全面提升人的素質(zhì)和人格。作為一個(gè)社會(huì)人，檔案工作者必須要做到自身的全面發(fā)展?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”是當(dāng)今信息化時(shí)代的必然要求。中職院校檔案管理的信息化，一方面能有效地提高檔案管理的準(zhǔn)確性，減輕工作人員的負(fù)擔(dān);另一方面，可以使員工擺脫煩瑣、繁重的工作，使他們有更多的時(shí)間去享受人生，更多的精力去實(shí)現(xiàn)自己的全面發(fā)展。

三、學(xué)校檔案信息管理的優(yōu)越性

（一）進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息儲(chǔ)存環(huán)境

利用數(shù)字化信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，可以建立一個(gè)電子檔案儲(chǔ)存體系，采用實(shí)名登記的方法，對(duì)個(gè)人的檔案進(jìn)行系統(tǒng)的儲(chǔ)存。這樣的信息存儲(chǔ)方法能夠很好地解決傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)問(wèn)題，因?yàn)楹Ａ康臄?shù)據(jù)只占用了硬盤和U盤的一部分，而不會(huì)占用更多的內(nèi)存。另外，由于硬盤對(duì)使用環(huán)境的要求比較低，可以節(jié)約存儲(chǔ)費(fèi)用，并能大大提高檔案的存儲(chǔ)周期。與傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存方式相比較，它更適應(yīng)現(xiàn)代信息時(shí)代的特征。

（二）更方便地查閱和使用檔案

以往的檔案查詢、使用，都是由行政人員自己去查詢，煩瑣的程序，在海量的檔案資料中逐一的篩選，會(huì)消耗大量的人力物力，浪費(fèi)檔案使用者寶貴的時(shí)間，效率也相對(duì)低下。信息化的檔案管理模式，在使用的時(shí)候，只要在搜索引擎中輸入用戶的姓名、性別、日期，就能查找到相應(yīng)的檔案，管理員只需要按照地址來(lái)查找就可以了。通過(guò)該方法，可以大大減少檢索時(shí)間，有效地提高了檔案檢索的利用率和使用率。

（三）保存檔案資料的安全

中職檔案是一種高度保密的制度，一旦出現(xiàn)信息泄漏，將嚴(yán)重危害到學(xué)生的個(gè)人隱私。采用信息化的檔案管理方式，既能確保工作效率的穩(wěn)定提高，又能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的加密，確保信息的安全性。通過(guò)指紋、密碼等多種措施，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的保護(hù)。

四、中職院校檔案管理工作中的一些問(wèn)題

（一）學(xué)校對(duì)教育的重視不夠，教育投入不夠

中職院校由于缺乏對(duì)檔案管理的重視，把大量的人力物力用于檔案的經(jīng)營(yíng)，會(huì)對(duì)整體的工作產(chǎn)生一定的負(fù)面作用。中等職業(yè)學(xué)校的文件工作一般都是由學(xué)校的工作人員或者是業(yè)余的，并沒(méi)有專門的全職工作。中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作在空間上有一些劃分;如經(jīng)費(fèi)、設(shè)備投資不足等。中職教育在觀念上的高度關(guān)注和教育投資的局限性，必將成為影響高職教育工作信息化的重要因素。

（二）在立德樹(shù)人方面存在的問(wèn)題

中職院校要真正貫徹“以德為本”的根本目標(biāo)，建立“德、技并重、工學(xué)結(jié)合”的人才培養(yǎng)體制，健全“三位一體”考核機(jī)制，建立“三位一體”的人才培育模式。立德樹(shù)人既是中職院校的基礎(chǔ)工作，又是中職院校的教學(xué)工作。但是，中職院校的檔案管理部門往往僅停留在行政人員的工作理念上，并未建立起“以人為本”的思想，這與立德樹(shù)人的根本任務(wù)相違背，對(duì)中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作產(chǎn)生了很大的影響。目前中職檔案工作中的“管理者”問(wèn)題使其無(wú)法貫徹，未能建立起“三全”的培養(yǎng)方式，無(wú)法從檔案管理等瑣碎的工作中對(duì)其進(jìn)行切實(shí)的管理，嚴(yán)重地制約了教育與教學(xué)的效果。

（三）檔案管理不規(guī)范

傳統(tǒng)的檔案資料管理流程不夠精細(xì)，資料搜集、整理、在立卷、存檔的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)資料的差錯(cuò)、資料的偏移、丟失、外泄等問(wèn)題。中職院校在檔案管理工作中，存在著對(duì)檔案管理的不嚴(yán)格、檔案管理不規(guī)范等問(wèn)題。在檔案的搜集和整理中，存在著格式不統(tǒng)一、內(nèi)容不清楚等問(wèn)題。檔案保存中存在著檔案丟失、檔案保存不全等問(wèn)題。檔案管理的不規(guī)范，使現(xiàn)行的檔案資料收集工作面臨很大的難度。同時(shí)，過(guò)去的檔案大多是紙質(zhì)檔案，在保管中易被水浸泡、蟲(chóng)蛀、霉變等，給目前的檔案收集工作帶來(lái)了困難。中職院校的檔案管理存在的弊端，使得當(dāng)前的檔案管理工作存在著一種惰性思維，嚴(yán)重地制約著檔案管理信息化的順利進(jìn)行。

（四）檔案管理員缺乏專業(yè)技能

中職院校對(duì)檔案的處理，因其對(duì)檔案的關(guān)注不足。由于投資少，許多檔案管理員都是非專門從事檔案工作的，有些還是臨時(shí)性的。這就造成了中等職業(yè)院校的檔案管理者工作能力普遍偏低、工作隨意;表現(xiàn)為工作的臨時(shí)性質(zhì)，工作熱情低，工作態(tài)度差，工作沒(méi)壓力，不能深入到工作中。中職院校在檔案管理工作的信息化進(jìn)程中，由于缺乏專業(yè)技能，難免造成工作落后，出現(xiàn)抵觸、扯皮等問(wèn)題，嚴(yán)重地制約了工作的順利進(jìn)行。

五、中職學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新途徑

（一）建立健全檔案管理體系

中職院校的檔案管理制度必須嚴(yán)格遵守國(guó)家《歸檔文件整理規(guī)則》的規(guī)定，建立健全檔案管理制度。首先，要規(guī)范中職院校的檔案管理工作，不僅要建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，還要明確各單位的職能，把工作的責(zé)任細(xì)化到每個(gè)人，并及時(shí)解決工作中的各種矛盾和問(wèn)題。其次，要根據(jù)學(xué)校的具體情況進(jìn)行分層;逐步建立健全的檔案管理體系。例如，對(duì)于小型的學(xué)校，可以將人事檔案分為人事處和檔案館，既方便管理，又可以防止管理上的混亂;在大型院校中，其歸檔類型廣泛;因?yàn)閿?shù)量太多，不可能在短期內(nèi)得到改進(jìn)，所以可以將注意力集中在工作流程上。中職院校要建立人員制度、轉(zhuǎn)遞制度、保存制度、安全保密制度，以保證檔案管理體的功能。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案的管理

中職院校要盡量提升檔案管理的價(jià)值，以避免“千人一面”、缺乏個(gè)性特征;除了品行、作風(fēng)和政治思想之外，還要具備全面的專長(zhǎng)，注重個(gè)人的專業(yè)傾向和個(gè)人特點(diǎn)。檔案工作也要定期更新和鑒別檔案資料，促進(jìn)檔案內(nèi)容的更新，為學(xué)校人事工作和領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要的參考資料。此外，中職院校應(yīng)做到檔案載體多元化，對(duì)有意義的事件和活動(dòng)進(jìn)行存儲(chǔ)，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案的個(gè)人化管理。另外，還必須具備高效、科學(xué)性、合理的工作流程，以及符合質(zhì)量的要求，才能方便的獲取和提供的數(shù)據(jù)。同時(shí)，管理者也要經(jīng)常檢查和查找檔案中的遺漏，防止信息遺漏，保證信息的最終匯總結(jié)果精準(zhǔn)無(wú)誤。

（三）推動(dòng)檔案管理的發(fā)展

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與推廣，人事資料的信息處理可以利用信息技術(shù)，通過(guò)掃描設(shè)備把紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件，實(shí)行現(xiàn)代人事管理體系。行政機(jī)關(guān)在查詢、核實(shí)、修改、增刪等過(guò)程中，均能通過(guò)電子文件進(jìn)行處理，既能減輕工作的困難，又能有效地解決問(wèn)題。提高了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率和經(jīng)營(yíng)的品質(zhì)。通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、匯總，提高了工作的效率和工作質(zhì)量。中職要順應(yīng)社會(huì)發(fā)展，就需要在現(xiàn)代化的經(jīng)營(yíng)方式上進(jìn)行改進(jìn)。從而有效地促進(jìn)了課堂教學(xué)。首先，中職業(yè)學(xué)?？梢栽跀?shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的過(guò)程中，構(gòu)建基本的數(shù)據(jù)庫(kù)。資料的真實(shí)性要得到保障，如果資料與資料有出入，請(qǐng)仔細(xì)審查。其次，從傳統(tǒng)的文件向電子文件轉(zhuǎn)變，要確保文件的真實(shí)性和完整性;第三，要全面、詳細(xì)、準(zhǔn)確地記錄文件內(nèi)容。建立查找、比較、分析、統(tǒng)計(jì)等多種查詢方法，并在軟件的設(shè)計(jì)中確保了用戶的人機(jī)交互。同時(shí)，要實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，確保工作人員的便捷和規(guī)范化。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)盡可能降低網(wǎng)絡(luò)共用所帶來(lái)的安全性隱患，并對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行嚴(yán)密的隔離。定時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，提高員工對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)識(shí)和信息的安全性。

（四）增加對(duì)管理經(jīng)費(fèi)的投資

由于檔案管理信息化是一項(xiàng)耗資巨大的項(xiàng)目，它的軟硬件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及相關(guān)的設(shè)備都是一筆巨大的投資，因此，檔案管理的信息化建設(shè)在初期階段就顯得特別突出。因此，中職院校必須充分認(rèn)識(shí)到中職檔案管理工作的重要性，并將其納入到學(xué)校的預(yù)算之中，使之成為一種常態(tài)化、制度化、專業(yè)化的工作方式，從而改變傳統(tǒng)的手工作業(yè)模式，從而加速整個(gè)檔案信息化的進(jìn)程。

（五）檔案管理規(guī)范化

中職院校要加強(qiáng)對(duì)中職檔案管理工作的研究，必須加強(qiáng)對(duì)中職檔案工作的指導(dǎo)和實(shí)施。首先，必須制定檔案的管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化，以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)推動(dòng)電子數(shù)據(jù)的整理、使用、轉(zhuǎn)發(fā)和保存，減少重復(fù)建設(shè)和分散的現(xiàn)象。其次，系統(tǒng)的軟件、硬件設(shè)備和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)必須統(tǒng)一，例如，檔案數(shù)據(jù)的壓縮、數(shù)據(jù)的交換、加密等。另外，還要對(duì)檔案管理工作的規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范化，以確保其有章法。

六、結(jié)束語(yǔ)

檔案工作是中職學(xué)校管理與發(fā)展的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是中職學(xué)校教育與發(fā)展的一個(gè)重大課題。總之，中職檔案管理信息化的先決條件是規(guī)范化和創(chuàng)新性的發(fā)展，必須建立健全的認(rèn)識(shí)，不斷規(guī)范和改進(jìn)管理內(nèi)容，運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和完善的軟硬件設(shè)備來(lái)提高檔案管理信息化水平，從而更好地為學(xué)校科研、教學(xué)提高服務(wù)。

作者單位：杜昌瑞? ? 嘉祥縣職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校

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