事業(yè)單位檔案管理效率提升的路徑研究

摘要：效率是事業(yè)單位檔案管理追求的重要價(jià)值目標(biāo)。本文分析事業(yè)單位檔案管理效率外在、內(nèi)在和本質(zhì)張力，從制度、人員及技術(shù)三個(gè)方面分析影響檔案管理效率的因素，提出了基于閉環(huán)管理理論的提升檔案管理效率的路徑和方法，對(duì)提升新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理效率具有參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：檔案管理;效率;事業(yè)單位;路徑

事業(yè)單位檔案是由事業(yè)單位在日常工作過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的信息記錄，隨之而來(lái)的便是檔案管理工作。事業(yè)單位肩負(fù)著教科文衛(wèi)等重要的基礎(chǔ)性工作，管理著龐大而豐富的檔案信息資源[1]。檔案管理集將檔案收集、整合、評(píng)價(jià)、檢索、統(tǒng)計(jì)、應(yīng)用于一體的服務(wù)性、系統(tǒng)性和綜合性工作。做好檔案管理工作，可將凌亂、分散、孤立的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)整合，使其滿足檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，同時(shí)，通過(guò)信息技術(shù)等手段，滿足檔案利用者的檔案信息需求。無(wú)論是內(nèi)部管理，還是外部管理，效率都是其中一項(xiàng)重要的價(jià)值目標(biāo)追求[2]。“管理效率”是一種運(yùn)用投入產(chǎn)出分析工具研究管理現(xiàn)狀的科學(xué)方法。保持較高效率，是事業(yè)單位檔案管理的基本要求，也是選擇適當(dāng)?shù)臋n案管理模式的根本標(biāo)準(zhǔn)。從某種角度看，效率自身充滿矛盾，體現(xiàn)于效益與速度、質(zhì)量與數(shù)量、目的與手段等沖突之中，需要通過(guò)資源整合、模式轉(zhuǎn)變、方法選擇等，不斷提升檔案管理效率，更好地發(fā)揮事業(yè)單位檔案的價(jià)值。

1事業(yè)單位檔案管理效率的張力

1.1外在：速度與效益的博弈

事業(yè)單位檔案管理效率的外在張力，其實(shí)就是速度與效益之間的博弈。檔案管理效率實(shí)際就是在檔案管理的過(guò)程中，預(yù)期與實(shí)際的物質(zhì)得失、價(jià)值多少、時(shí)間消耗等之間的比率。其中，速度是指完成事業(yè)單位檔案管理中的某一事項(xiàng)（如收集、整理、查詢、統(tǒng)計(jì)、利用等）所用的時(shí)間，用時(shí)越短，表示速度越快。而效益，則是指在現(xiàn)有事業(yè)單位檔案管理制度安排及特定目標(biāo)設(shè)計(jì)下，單位時(shí)間內(nèi)最終檔案管理實(shí)際成果所得與投入差，并與實(shí)際投入之比值?？梢?jiàn)，事業(yè)單位檔案管理存在速度與效益二者之間巨大張力。一方面，事業(yè)單位檔案管理需要最大程度地減少時(shí)間和物質(zhì)方面的管理成本;另一方面，需要實(shí)現(xiàn)管理效益的最大化，效果的最優(yōu)化。這就需要處理好“速度”與“效益”、“好”與“快”之間的關(guān)系，既要重視事業(yè)單位檔案管理的速度，也要重視檔案管理所付出的成本，通過(guò)速度、質(zhì)量、效益的有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理速度與效益的統(tǒng)一。

1.2內(nèi)在：目的與手段的選擇

事業(yè)單位檔案管理效率除了外在的速度與效益之間的博弈外，還存在內(nèi)部管理目的與手段的選擇。事業(yè)單位檔案管理的目的是約束、調(diào)節(jié)和控制相關(guān)活動(dòng)的自覺(jué)動(dòng)因，往往決定檔案管理的方式及性質(zhì)。而手段則是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理目的的途徑和方法。目的與手段外延至事業(yè)單位檔案管理工作中，其中的手段相當(dāng)于技術(shù)、制度、規(guī)則等，目的則是由此產(chǎn)生的價(jià)值和效益。事業(yè)單位檔案管理的目的，就是要踐行事業(yè)單位作為檔案資源公共產(chǎn)品的供給者、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的提供者的角色擔(dān)當(dāng)和使命。而手段則要始終圍繞這一目的。

1.3本質(zhì)：質(zhì)量與數(shù)量的統(tǒng)一

事業(yè)單位檔案管理的張力本質(zhì)上是質(zhì)量與數(shù)量的統(tǒng)一。但檔案管理的數(shù)量與質(zhì)量之間的不對(duì)稱性直接構(gòu)成了檔案管理效率的本質(zhì)張力。即，事業(yè)單位檔案管理效益產(chǎn)出與物質(zhì)、時(shí)間等投入的數(shù)量之間的張力。從事業(yè)單位檔案管理效率的層次來(lái)看，要求獲得更多的與管理效果、效用相匹配的結(jié)果，質(zhì)與量要兼顧并實(shí)現(xiàn)有機(jī)統(tǒng)一[3]。應(yīng)協(xié)調(diào)處理好事業(yè)單位檔案管理中質(zhì)的優(yōu)選性與量的規(guī)定性二者之間的關(guān)系，突出檔案管理活動(dòng)價(jià)值性及管理活動(dòng)結(jié)果的可獲得性。

2事業(yè)單位檔案管理效率的影響因素

2.1制度因素

一是工作制度。事業(yè)單位檔案管理制度包括檔案收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計(jì)制度等，涉及檔案管理的基本要求、機(jī)構(gòu)設(shè)置、流程等內(nèi)容，是事業(yè)單位檔案管理的重要基礎(chǔ)和保障，對(duì)檔案管理及有關(guān)人員起著重要的約束、規(guī)范作用。如果事業(yè)單位檔案管理缺乏規(guī)章制度，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的隨意性，不易維護(hù)正常的工作秩序。二是機(jī)構(gòu)設(shè)置。事業(yè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置，以及部門和管理人員職責(zé)是否清晰，也會(huì)影響到檔案管理效率。事業(yè)單位檔案管理部門設(shè)置關(guān)系到單位內(nèi)部崗位配套及工作分工，職能部門權(quán)責(zé)不清或重復(fù)，往往存在重復(fù)管理、多頭管理等問(wèn)題，影響工作落實(shí)和效率。三是管理流程。過(guò)于繁瑣冗長(zhǎng)或復(fù)雜的檔案管理流程，耗時(shí)不說(shuō)，也容易造成檔案管理信息失真，影響檔案管理效率。

2.2人員因素

事業(yè)單位檔案管理效率中的人員影響因素，主要包括人員的管理理念、角色定位和管理能力。一是檔案管理理念落后，影響事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新。事業(yè)單位檔案管理邁入了新時(shí)代，需要從理念、行為等多方面變革，以適應(yīng)這種形勢(shì)變化和現(xiàn)實(shí)需要。這就需要克服傳統(tǒng)的思維慣性，突破固有模式。二是檔案管理角色定位偏差，影響事業(yè)單位檔案管理的積極性。明確檔案管理角色定位，就是要了解檔案崗位職責(zé)、任務(wù)，明確服務(wù)對(duì)象。由于事業(yè)單位編制、財(cái)力等因素影響，從事檔案管理的人員較少，不同程度存在辦公室或其他部門人員兼職現(xiàn)象，極易造成管理人員角色定位模糊，影響檔案管理工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。三是檔案管理能力不足，影響檔案管理的有效性。檔案管理人員的管理能力和水平是影響事業(yè)單位檔案管理有效性的重要因素，無(wú)論是檔案專業(yè)知識(shí)，還是相應(yīng)的管理知識(shí)，以及相應(yīng)的組織協(xié)調(diào)能力，都會(huì)影響事業(yè)單位檔案管理決策及實(shí)施的科學(xué)性、協(xié)調(diào)性，以及工作成果的有效性等[4]。

2.3技術(shù)因素

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)和手段能顯著提升檔案管理效率。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的深入應(yīng)用，深刻地改變著檔案的存儲(chǔ)、傳輸和查詢利用，突破了時(shí)間與空間的限制，使其不再受到傳統(tǒng)檔案管理的局限[5]。如電子文檔可直接進(jìn)行歸檔;海量檔案信息存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù);互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了隨時(shí)隨地查詢檔案，突破傳統(tǒng)時(shí)空限制，打破信息孤島等。

3事業(yè)單位檔案管理效率提升路徑—基于閉環(huán)管理視角

閉環(huán)管理是一種綜合閉環(huán)系統(tǒng)、管理的封閉原理、管理控制及信息系統(tǒng)等原理而形成的一種管理方法。閉環(huán)管理應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理，即將“收集—鑒別—整理—?dú)w檔—保管—檢索—編研—利用—統(tǒng)計(jì)”管理過(guò)程作為一個(gè)閉環(huán)系統(tǒng)，并將該系統(tǒng)中的各項(xiàng)專業(yè)管理（檔案、人員、質(zhì)量、安全等）作為閉環(huán)子系統(tǒng)，使閉環(huán)系統(tǒng)與閉環(huán)子系統(tǒng)構(gòu)成連續(xù)封閉的回路，并在持續(xù)的進(jìn)程中實(shí)現(xiàn)平衡。在此過(guò)程中通過(guò)信息反饋，做出相應(yīng)調(diào)整，及時(shí)解決遇到的問(wèn)題，決策、控制、反饋、再?zèng)Q策、再控制、再反饋，周而復(fù)始、循環(huán)往復(fù)，不斷提升事業(yè)單位檔案管理效率。將閉環(huán)管理運(yùn)用于事業(yè)單位檔案管理，其主要程序?yàn)椋菏紫仁谴_立質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn);其次是明確糾錯(cuò)手段，消除偏離質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)情形;再次是評(píng)估成效。以歸檔為例，探討基于流程跟蹤分析，突破檔案管理部門單方面主動(dòng)，推出開(kāi)放式檔案接收，設(shè)計(jì)閉環(huán)接口，從而達(dá)到進(jìn)一步提升檔案管理效率的預(yù)期效果。

3.1設(shè)計(jì)檔案閉環(huán)管理接口

以文書(shū)檔案為例，從文件起草到最終成為檔案，需要經(jīng)歷一套完整的流轉(zhuǎn)程序。在上一個(gè)任務(wù)完成到下一個(gè)任務(wù)開(kāi)始前，設(shè)立歸檔接口，從而完成其從文件到檔案的流程。而流程的接口設(shè)置，應(yīng)嵌入至文件歸檔接收閉環(huán)管理接口。通過(guò)該接口實(shí)現(xiàn)從文件到歸檔全部流程的完成。反之，則將其視作待歸檔鑒定的文件。凡是處于待歸檔鑒定環(huán)節(jié)且未通過(guò)該節(jié)點(diǎn)流程事務(wù)的，不得開(kāi)啟下一項(xiàng)任務(wù)的操作。在辦公OA系統(tǒng)應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)情景下，將該接口設(shè)計(jì)為接收通過(guò)確認(rèn)的流程處理。如合同檔案的歸檔接口時(shí)間，通常應(yīng)設(shè)在財(cái)務(wù)部門履行合同付款前，紙質(zhì)合同質(zhì)量不規(guī)范或未歸檔，在檔案管理部門未確認(rèn)歸檔的，財(cái)務(wù)部門不得進(jìn)行收/付款。再如，文書(shū)檔案歸檔接口時(shí)間，則主要設(shè)計(jì)在辦理完畢節(jié)點(diǎn)。

3.2完善檔案閉環(huán)管理機(jī)制

根據(jù)歸檔流程設(shè)計(jì)，檔案在歸檔環(huán)節(jié)涉及若干部門，需要這些部門的密切配合與協(xié)作，例如辦公室、財(cái)務(wù)室、人事科等，需要進(jìn)一步完善歸檔機(jī)制，密切部門職責(zé)分工，暢通部門間溝通聯(lián)系，以健全的檔案管理機(jī)制，保障其閉環(huán)管理的高效運(yùn)行。應(yīng)建立相應(yīng)的信息反饋機(jī)制，及時(shí)收集檔案管理過(guò)程中的各方意見(jiàn)和建議，用以改進(jìn)和推動(dòng)后續(xù)檔案管理。以建設(shè)項(xiàng)目檔案管理為例，在項(xiàng)目建設(shè)伊始需要征求檔案管理人員意見(jiàn)，明確項(xiàng)目檔案歸檔范圍、內(nèi)容和要求，屬于歸檔范疇的，將其嵌入檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)管理。此外，在檔案查詢、整理、鑒定等環(huán)節(jié)，均需建立相應(yīng)的閉環(huán)管理機(jī)制，滿足機(jī)制中規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，便可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)，提升檔案管理各環(huán)節(jié)效率[6]。

3.3強(qiáng)化檔案閉環(huán)管理能力

作為一名檔案管理人員，應(yīng)不斷提升檔案管理的能力和水平，既應(yīng)牢固樹(shù)立大局意識(shí)、全局意識(shí)，具有高度的敏銳性、責(zé)任感和洞察力，熟悉單位內(nèi)部管理業(yè)務(wù)流程，提前規(guī)劃介入檔案管理，還應(yīng)具有很強(qiáng)的質(zhì)量和安全意識(shí)，嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，高效完成檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)任務(wù)。應(yīng)熟練掌握信息技術(shù)，用以作為提升檔案管理效率的基本功。

3.4實(shí)現(xiàn)檔案閉環(huán)管理效果

一是提升歸檔率。根據(jù)閉環(huán)管理要求，只有在完成上一個(gè)任務(wù)后才能開(kāi)啟新的閉環(huán)接口，有了閉環(huán)歸檔管控接口保障，增強(qiáng)了上一接口部門或人員檔案管理的主動(dòng)性，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，使其主動(dòng)按照檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，做好相應(yīng)工作[7]。以文書(shū)檔案為例，嚴(yán)格按照《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》要求起草電子文件，可有效提升文稿起草質(zhì)量，滿足歸檔要求。二是提升及時(shí)性。閉環(huán)管理模式下，檔案管理不再以年度為單位，而是做到了實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)歸檔。以合同檔案為例，在合同簽訂完成后及時(shí)移交合同，減少外部環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)，以完成后期收/付款，提高歸檔及時(shí)性。三是實(shí)現(xiàn)角色轉(zhuǎn)換。閉環(huán)管理模式下，要求檔案移交及時(shí)，否則會(huì)影響下一階段工作開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的被動(dòng)催繳者到主動(dòng)移交者的角色轉(zhuǎn)換，增強(qiáng)了歸檔的主動(dòng)性。

4幾點(diǎn)思考

新時(shí)代，我國(guó)檔案管理進(jìn)入了現(xiàn)代化、高質(zhì)量發(fā)展階段。教科文衛(wèi)事業(yè)發(fā)展對(duì)包括檔案管理在內(nèi)的各項(xiàng)管理工作提出了新的更高要求，這就要求檔案工作者積極把握可能影響檔案管理效率的因素，運(yùn)用閉環(huán)管理、PDCA、6W等新的管理理念和方法，提升新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的效率。

4.1完善管理制度是保障

一是建立完善的管理機(jī)制。新修訂的《檔案法》明確了檔案利用、公布的標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息化建設(shè)的要求、檔案工作監(jiān)督檢查的內(nèi)容，以及相應(yīng)的法律責(zé)任。事業(yè)單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》，結(jié)合實(shí)際制定完善檔案管理規(guī)章制度，如檔案收集制度、借閱/歸還制度等，使日常檔案管理工作有章可循，減少隨意性。二是明確檔案管理崗位及人員職責(zé)。事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)細(xì)化檔案管理崗位設(shè)置，明確檔案管理人員職責(zé)，深化檔案管理效能、激發(fā)檔案人員活力[8]。三是簡(jiǎn)化檔案管理流程。事業(yè)單位檔案管理的目的是為單位、群眾提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)，因此，檔案管理的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)應(yīng)始終堅(jiān)持以人民為中心，秉持以人為本理念，從閉環(huán)管理的要求出發(fā)，在滿足相關(guān)要求的基礎(chǔ)上，一次性完成檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)。

4.2提高人員素質(zhì)是核心

一切規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行都離不開(kāi)具體的人員去操作和落實(shí)，可見(jiàn)，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是提升檔案管理效率的核心。一是完善激勵(lì)機(jī)制。出臺(tái)檔案管理科學(xué)評(píng)價(jià)體系，統(tǒng)籌建立以效率、效果和質(zhì)量為基礎(chǔ)的考核評(píng)價(jià)體系，將質(zhì)量和效率作為其檔案管理工作的重要評(píng)價(jià)因素，以效能引導(dǎo)檔案管理工作，在物質(zhì)和精神兩個(gè)方面給予激勵(lì)，從而充分調(diào)動(dòng)其積極性[9]。二是更新思想觀念。事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)從傳統(tǒng)的被動(dòng)式、重管理輕利用等舊有思維模式中解脫出來(lái)，創(chuàng)新檔案管理模式，真正落實(shí)好為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)職責(zé)任務(wù)。三是強(qiáng)化業(yè)務(wù)素能培訓(xùn)。提升檔案管理效率離不開(kāi)過(guò)硬的檔案管理能力，為此，應(yīng)要求檔案從業(yè)者不斷加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，單位組織人員強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷豐富檔案從業(yè)者專業(yè)知識(shí)，提升專業(yè)能力，養(yǎng)成專業(yè)精神，提升檔案管理的能力和水平。

4.3科學(xué)技術(shù)應(yīng)用是關(guān)鍵

科學(xué)技術(shù)應(yīng)用是提升事業(yè)單位檔案管理效率的關(guān)鍵。事業(yè)單位應(yīng)加大檔案管理經(jīng)費(fèi)投入力度，根據(jù)檔案管理的任務(wù)和要求，加快檔案信息化、數(shù)字化步伐。此外，建立檔案管理網(wǎng)上瀏覽平臺(tái)，通過(guò)身份認(rèn)證等，賦予不同主體不同檔案查詢、利用權(quán)限，實(shí)現(xiàn)檔案查閱者自主瀏覽、下載，突破檔案管理的時(shí)空限制，不斷提升檔案管理、查閱效率，促進(jìn)檔案信息資源共享。

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作者簡(jiǎn)介：武曉艷（1981—），女，大學(xué)學(xué)歷，山西省文水縣工信局館員，主要從事檔案管理研究。