新時代企業(yè)建設(shè)項目檔案管理工作若干問題探討

張開玲

摘要：企業(yè)建設(shè)工程檔案管理是建設(shè)工程管理的重要組成部分和基礎(chǔ)，對企業(yè)工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營及管理的提升具有重要的依據(jù)和參考價值。本文探討新時代企業(yè)建設(shè)項目檔案管理工作的若干問題，健全檔案管理制度、推進檔案信息化建設(shè)、提高檔案管理人員素質(zhì)，推動這項工作有新的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時代;建設(shè)項目;企業(yè);問題;探討

企業(yè)建設(shè)項目檔案是企業(yè)在工程建設(shè)、項目運行、技術(shù)革新等一系列活動中逐步形成的，是工程管理工作的有機構(gòu)成，是企業(yè)進行項目建設(shè)的原始記載，也是工程質(zhì)量審核和驗收及后期設(shè)備維修、技術(shù)改造的基礎(chǔ)資料。企業(yè)建設(shè)項目包含了新的生產(chǎn)項目的廠房或車間建設(shè)、為了提升生產(chǎn)規(guī)模的擴建、促進科技提升的更新改造項目、對現(xiàn)有設(shè)備廠址的翻新以及對存在問題項目的修繕等。對企業(yè)建設(shè)項目檔案管理的特點、價值、制約因素及優(yōu)化路徑等問題進行探討，促進其工作，十分必要。

1企業(yè)建設(shè)項目檔案的特點

企業(yè)建設(shè)項目檔案具有數(shù)量繁多、收集難度大、專業(yè)性較強等特點。充分認識這些特點，對管好用好建設(shè)項目檔案具有重要意義。

1.1檔案管理的任務繁重

企業(yè)建設(shè)項目由于各項要素的投入較大，在整個項目的建設(shè)過程中，逐漸形成了數(shù)量眾多的檔案數(shù)據(jù)和資料。在建設(shè)項目開展之前，需要進行多方面的調(diào)查、勘測、規(guī)劃，因此在施工前就已經(jīng)形成了大批的勘測統(tǒng)計資料;項目落實的過程中通過標準化施工和管理，也會產(chǎn)生很多的檔案資料;工程完竣后，匯集了眾多記載著工程從立項、審批、核準到生產(chǎn)建設(shè)以及最后完工的全過程的檔案資料。在建設(shè)項目檔案收集整理的過程中需要深入研究這些信息，保障建設(shè)項目檔案資料收集得詳細、系統(tǒng)、全面。

1.2檔案收集難度較大

因為企業(yè)工程項目的建設(shè)規(guī)模大、投資周期長，大部分的工期要持續(xù)一年甚至數(shù)年時間。另外，很多建設(shè)項目都是由多個施工、監(jiān)管機構(gòu)一起負責，這在無形中讓檔案收集變得棘手[1]。

1.3項目檔案專業(yè)性要求高

企業(yè)工程建設(shè)項目具有很高的專業(yè)性要求，而檔案的收集工作同樣也對專業(yè)能力提出了很高的要求，檔案的收集、鑒別、整理、歸檔等項工作的高效進行，需要建立在檔案管理人員豐富的專業(yè)技能基礎(chǔ)之上。

2企業(yè)建設(shè)項目檔案的重要價值

2.1是對工程狀況最直觀的反映

工程建設(shè)中會涉及很多的原材料，泥沙、磚瓦、鋼筋、管道等，這些原材料的品質(zhì)如何，對工程建設(shè)的質(zhì)量具有重要影響。要掌握工程的施工質(zhì)量，就需要查詢在建設(shè)過程中形成的檔案資料，來分析原材料的質(zhì)量認證等情況以及是否具備專業(yè)鑒定機構(gòu)的質(zhì)量評估報告等。

2.2助力項目日后的維護和整改

企業(yè)工程項目建設(shè)過程中會整理出各種規(guī)劃布局、設(shè)計稿件、圖紙測繪等文件材料及數(shù)據(jù)，這些材料和數(shù)據(jù)能為將來項目工程的改造、維修、重建等提供憑據(jù)。

2.3是工程質(zhì)量真實、客觀的反映

建設(shè)項目落成后的審核需要立足于項目建設(shè)中形成的檔案，這些檔案就是工程情況及質(zhì)量真實、客觀的反映。如項目投用后出現(xiàn)質(zhì)量問題或安全事故，那么這些檔案就是事故原因排查的重要佐證。

企業(yè)建設(shè)項目檔案具有重要價值，項目負責人應重視工程檔案管理，將項目建設(shè)檔案收集好、管理好，為建設(shè)項目的順利推進和開發(fā)利用提供實際依據(jù)。

3影響企業(yè)建設(shè)項目檔案管理工作的制約因素

現(xiàn)階段在企業(yè)建設(shè)項目檔案高質(zhì)量發(fā)展過程中還存在一些制約因素，需要引起我們的重視。

3.1工程建設(shè)項目檔案收集歸檔不規(guī)范

在工程預備階段，項目建設(shè)及有關(guān)單位就已經(jīng)形成了許多文件資料，如規(guī)劃圖紙、設(shè)計草圖、招標文件、項目開工報告等。隨著工程建設(shè)的推進，文件資料信息會持續(xù)增加，由于很多項目的建設(shè)周期比較長，在施工的同時，相關(guān)檔案管理人員就需要對已經(jīng)形成的檔案數(shù)據(jù)進行收集整理[2]。但是，很多工程項目施工機構(gòu)忽視對項目檔案的管理，缺乏先進的檔案管理理念，使得在實際工作中各種問題頻繁發(fā)生，影響了檔案管理水平的提高，妨礙了工程建設(shè)項目檔案管理工作的正常開展。一些企業(yè)對工程建設(shè)項目檔案的認識較片面，覺得工程建設(shè)項目檔案就是將相關(guān)資料粗略地整理一下，然后存放好就可以了。個別建設(shè)單位沒有對工程建設(shè)前期的各種設(shè)計圖紙或規(guī)劃草圖進行全面收集，導致一些關(guān)鍵圖紙損壞或丟失，使得檔案收集缺乏真實性和完整性。同時，部分單位由于過度追求項目建設(shè)的速度和經(jīng)濟效益，沒有充分認識各階段檔案材料立卷歸檔的必要性，削減了檔案的憑據(jù)功能，不僅限制了工程建設(shè)項目檔案管理工作的科學高效發(fā)展，也制約了建設(shè)項目的順利進行。

3.2缺乏完善的檔案管理服務體系的支撐

區(qū)別于其他領(lǐng)域的檔案管理服務，工程建設(shè)項目本身就存在龐雜和繁瑣的特點，因此，對這些工程建設(shè)項目涉及的一系列文件檔案的收集和整理就具有很大的難度。另外，由于很多施工單位對檔案資料管理的重視度較低，在工程建設(shè)項目推進過程中缺乏科學的檔案管理模式和完善的檔案服務體系的支撐，使得檔案管理和服務不規(guī)范。這種情況下，檔案管理工作者不能有效憑借全面、完整的項目資料對檔案進行錄入和整理。更有甚者，一些檔案管理人員為了保障所謂的檔案的完整性，掩蓋檔案損壞或者丟失的工作失誤，對檔案數(shù)據(jù)或材料進行虛假偽造，這不但未能使檔案資料的服務功能和管理效用充分發(fā)揮，還會為后續(xù)的建筑工程查驗和管理維護埋下了嚴重隱患。

3.3檔案管理的相關(guān)制度不健全

檔案資料的收集和管理都需要立足于健全的制度支撐。但是目前大部分建筑工程企業(yè)在檔案資料的管理上存在著制度缺失的問題[3]。很多工程建設(shè)企業(yè)在項目建設(shè)過程中對于檔案的管理只是單純落實甲方的需要，忽視了執(zhí)行建筑施工單位對檔案管理的差異化要求，導致企業(yè)在檔案管理上雖然投入了較多的人力和物力，但是項目檔案的完整性和真實性仍然缺乏保障。這些問題的成因主要是檔案管理制度不健全，難以通過制度規(guī)范檔案管理工作，檔案的收集、整理、移交歸檔、管理、開發(fā)利用、安全保障等方面的專項制度建設(shè)不完善，使得檔案管理服務標準化無法實現(xiàn)，檔案管理質(zhì)量不高。

3.4檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低

項目檔案數(shù)據(jù)資料的收集、整理和保存工作基本是由建設(shè)單位、施工機構(gòu)和監(jiān)理單位等來負責的，缺乏專業(yè)檔案管理者。這些從事檔案管理的工作人員相關(guān)知識儲備和管理技能都嚴重不足，使得檔案資料的規(guī)范化收集和整理受到了很大的限制，一些企業(yè)借助兼職的檔案人員來管理檔案，由于這些人員本身的流動性較大，無法及時做好檔案管理工作。工程建設(shè)項目高素質(zhì)人才缺乏，培訓體系不完善，影響了工程建設(shè)項目檔案管理工作的有效開展。一些涉及經(jīng)濟利益和施工核查的檔案資料，如果管理人員未能在限定的時間內(nèi)完成工作，就會導致施工單位無法按期交工，損害了施工單位的權(quán)益。

4企業(yè)建設(shè)項目檔案管理工作的優(yōu)化路徑

為了推進企業(yè)建設(shè)項目檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展，更好地為工程建設(shè)服務，應當明確優(yōu)化路徑，采取有效措施，改進和加強這項工作。

4.1構(gòu)建完善的檔案資源體系

構(gòu)建完善的檔案資源體系，是搞好建設(shè)項目檔案管理工作的重要前提。為此，我們必須做好幾個方面的工作。首先，企業(yè)應高度重視建設(shè)項目檔案管理工作，理順檔案收集和管理工作，確保檔案資料收集的最佳時效，保障檔案管理接下來的工作能夠順利開展。其次，檔案管理人員應持續(xù)優(yōu)化檔案的歸檔范圍，通過企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實情況來調(diào)整和改革檔案管理制度，根據(jù)不同檔案數(shù)據(jù)資料形成情況及價值的不同，來明確檔案資料歸檔的范圍、辦法和要求。在這一工作中，應堅持檔案資料“應歸盡歸”的準則，在企業(yè)相關(guān)制度建設(shè)中將歸檔流程清晰化和具體化，促進檔案工作各項業(yè)務內(nèi)容的整體提升。不僅要優(yōu)化這些基本工作，還要對相關(guān)重點領(lǐng)域的檔案歸檔和整理工作進行創(chuàng)新，實現(xiàn)這些重要項目和關(guān)鍵資料的收集、歸檔[4]同時，檔案管理部門還應對一些新的項目建檔工作進行有效指導，避免檔案管理工作的疏忽和漏洞。最后，應根據(jù)國家關(guān)于檔案管理的相關(guān)政策及業(yè)務規(guī)范，制定完善的企業(yè)工程項目檔案管理制度，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和數(shù)字化管好電子檔案，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新。

4.2制定標準化的檔案工作管理流程

工程項目檔案管理工作是貫穿于企業(yè)整個工程項目建設(shè)過程之中的，因此檔案管理人員應重視提升工程項目的全局化管理能力，實行工程項目檔案全周期管理。一是工程項目建設(shè)中，在開工前的準備階段，就要將檔案管理人員編入工程建設(shè)人員的行政序列中，做到組織落實。二是在工程建設(shè)項目的開端，企業(yè)應對檔案管理人員進行技術(shù)能力評估，通過培訓、進修等手段來提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。同時，結(jié)合企業(yè)及工程項目實際情況，制定規(guī)范化的管理制度，使得檔案管理人員能夠按照規(guī)定的標準落實工作，實現(xiàn)檔案的高效管理。三是主動推進工程建設(shè)檔案治理。工程建設(shè)項目檔案管理過程中，引導與核查工作是其中不可或缺的關(guān)鍵步驟，檔案管理部門工作人員應嚴肅對待這一工作，如果在核查中發(fā)現(xiàn)了問題和疑點，要及時進行修復和治理，將這些問題在編立案卷之前就處理好。四是增進企業(yè)工程建設(shè)項目檔案管理和完工核收存案的融合。工程建設(shè)項目各個參與部門后續(xù)檔案管理工作的進一步開展，應立足于工程完工核收工作，實現(xiàn)檔案管理工作和驗收工作的融合。檔案管理人員應依據(jù)工程建設(shè)的具體實踐，構(gòu)建系統(tǒng)化的監(jiān)管體制，對工程建設(shè)的整個過程進行有效監(jiān)督，保證企業(yè)工程建設(shè)項目檔案管理工作的順利開展和應有的成效。

4.3落實科學的檔案服務體系

檔案服務體系的落實需要做好四個方面的工作。一是整合檔案資源。檔案工作人員應明確自身崗位職責，按照檔案管理需求完善服務質(zhì)量，推動檔案資源的優(yōu)化配置。在這一過程中，檔案管理人員要互相配合，制定科學的檔案管理方案，保障檔案利用工作的高效開展，為工程建設(shè)提供檔案服務。二是實現(xiàn)檔案資料的高效應用。為了檔案資料能夠被方便、快捷地利用，保障檔案存儲的安全性，檔案管理工作人員應改革檔案管理模式、完善檔案管理程序，實現(xiàn)檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展。檔案管理人員應憑借計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實施檔案創(chuàng)新化管理，提升檔案管理效率，從整體上提升檔案資料的開發(fā)和服務質(zhì)量。三是改善檔案資源的服務體系，為相關(guān)人員提供具體的檔案信息服務，使得檔案資料的開發(fā)價值能夠有效發(fā)揮。工程項目檔案資料形式豐富，數(shù)量眾多，應該進行科學地分類、整理和編目，提升檔案信息的應用效率和成效。可以通過專題編輯等方法來推動對項目檔案信息資源的深度開發(fā)和主動系統(tǒng)地提供利用。

4.4增強對檔案管理人員的培訓和引導力度

檔案管理工作的核心載體是人，所以工程建設(shè)企業(yè)應大力推動對檔案管理工作人員的培訓，通過構(gòu)建完善的培訓體系和多元化的培訓內(nèi)容等手段，來培養(yǎng)具備綜合素養(yǎng)的專業(yè)人才，為檔案管理工作的高質(zhì)量發(fā)展提供人才支撐[5]。一是應豐富培訓內(nèi)容，增加法律知識、制度知識、網(wǎng)絡(luò)信息化知識等相關(guān)培訓內(nèi)容，使檔案資源管理工作井然有序。二是定期組織專題知識講座，傳播先進的檔案管理理念，使檔案管理工作人員能夠在最新的思想意識指引下修正檔案管理行為，實現(xiàn)檔案管理工作的與時俱進。三是借助繼續(xù)教育體系來深化檔案管理人員的知識儲備，引進經(jīng)驗豐富的檔案專家或者能手進行重點知識講解，提升檔案管理者的專業(yè)技能。四是通過與其他企業(yè)之間的交流學習，使得檔案管理人員能夠開闊自身的視野，將理論和實踐相結(jié)合，實現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新目標。

新時代要做好企業(yè)工程建設(shè)項目檔案管理工作，實現(xiàn)其高質(zhì)量發(fā)展，必須深刻認識檔案資料管理工作的重要性，加快檔案管理制度建設(shè)，完善檔案服務體系，優(yōu)化檔案管理模式，大力推進檔案管理信息化，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升工程建設(shè)項目檔案管理水平，更好地為企業(yè)工程項目建設(shè)和發(fā)展服務。

參考文獻：

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[3]楊帆.高質(zhì)量發(fā)展背景下的工程建設(shè)項目檔案管理策略[J].中國石油企業(yè)，2021（09）：67—70.

[4]陳燁.談做好基本建設(shè)項目檔案管理工作的措施[J].傳媒論壇，2021，4（16）：135—136.

[5]李慧瑩.淺談企業(yè)建設(shè)項目檔案管理工作[J].蘭臺內(nèi)外，2020（21）：43—44.

（作者單位：貴州省甕福[集團]有限責任公司甕福磷礦）