檔案數(shù)據(jù)化管理實(shí)現(xiàn)路徑研究

王力

摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)化管理勢在必行，這是檔案管理適應(yīng)時(shí)代發(fā)展步伐的需要，也是檔案管理自身改革發(fā)展的要求。當(dāng)前，一些部門單位的檔案數(shù)據(jù)化管理面臨一些問題，影響了檔案管理工作的正常發(fā)展。本文著重研究檔案數(shù)據(jù)化管理實(shí)現(xiàn)路徑，以期推動檔案管理向前發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)據(jù)化;檔案;實(shí)現(xiàn)路徑

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和人工智能技術(shù)的不斷發(fā)展，推行檔案數(shù)據(jù)化管理是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的必然趨勢，也是時(shí)代進(jìn)步的標(biāo)志。做好檔案管理工作，不僅要做好傳統(tǒng)檔案管理工作，同時(shí)也要做好檔案的數(shù)據(jù)化管理工作，使兩者相輔相成，提供多元化的檔案管理服務(wù)方式，提升檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

1檔案數(shù)據(jù)化管理的意義

1.1提供豐富的檔案信息資源

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其在日常工作、生活中的運(yùn)用日益普及，檔案信息的來源也不再是單純的紙質(zhì)檔案信息資料，還有很多數(shù)據(jù)檔案信息也需要納入檔案管理范圍。如OA無紙化辦公系統(tǒng)所產(chǎn)生的各種電子文件、領(lǐng)導(dǎo)在電子文件上的審閱、批復(fù)，各類電子文件檔案等，都屬于檔案的范籌。進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)化管理，就是通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和人工智能技術(shù)將檔案信息整合成多元化、數(shù)據(jù)化的綜合信息材料，使檔案信息的內(nèi)容和形式更加豐富、多樣。實(shí)現(xiàn)檔案文檔管理和數(shù)據(jù)化管理“一體化”，檔案管理對象和檔案管理模式相匹配，推動檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展，進(jìn)而為檔案信息利用者提供更加方便、快捷的服務(wù)。

1.2滿足檔案管理改革發(fā)展需求

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，人們獲取信息的習(xí)慣、方式逐漸轉(zhuǎn)變到了現(xiàn)在通過手機(jī)智能化、網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)獲取，這是時(shí)代發(fā)展必然趨勢。檔案管理工作要想順利發(fā)展，發(fā)揮應(yīng)有的作用，必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化管理。任何一項(xiàng)技術(shù)的改革都必須審時(shí)度勢，堅(jiān)定決心和勇氣，才能不斷推動新技術(shù)、新理念的運(yùn)用和發(fā)展，檔案管理也不例外。只有堅(jiān)持新管理理念，不斷地去鉆研新的管理技術(shù)，摸索新的管理模式，檔案管理工作才能不斷走向新的高度，國家檔案事業(yè)的發(fā)展才會有新的希望。

1.3有效提升檔案服務(wù)質(zhì)量

隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，人民群眾的各項(xiàng)權(quán)益也逐漸得到了保障，面向社會大眾的檔案服務(wù)工作的作用日益凸顯，服務(wù)需求也日趨多元化。為社會大眾提供精準(zhǔn)的定制化檔案服務(wù)，不斷提升檔案服務(wù)能力，便成為社會大眾對檔案服務(wù)提出的新的現(xiàn)實(shí)要求。檔案數(shù)據(jù)化管理能借助多媒體、信息化技術(shù)手段，對大量的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合、編輯，為檔案利用者提供高效、豐富、便捷的檔案查詢、利用服務(wù)。檔案數(shù)據(jù)化管理不同于傳統(tǒng)的檔案管理模式，傳統(tǒng)的檔案管理模式只能根據(jù)檔案查詢者的需求在海量的檔案信息中進(jìn)行單一信息的查詢、檢索，然后自行進(jìn)行檔案信息的整合分析。檔案數(shù)據(jù)化管理可提供全文、全庫檢索，也支持關(guān)聯(lián)信息的推薦，生成滿足用戶需求的特殊定制化的精準(zhǔn)信息數(shù)據(jù)。同時(shí)檔案數(shù)據(jù)化管理能實(shí)現(xiàn)載體和信息的分離，有效保護(hù)許多珍貴的檔案文獻(xiàn)的安全，也能節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力，提高檔案服務(wù)效率和效能。

2檔案數(shù)據(jù)化管理存在的主要問題

2.1檔案數(shù)據(jù)化管理意識薄弱

一些地方、單位檔案數(shù)據(jù)化管理工作起步晚，一些基層事業(yè)單位未意識到檔案數(shù)據(jù)化管理工作的重要性，未將檔案數(shù)據(jù)化管理工作納入日常管理工作內(nèi)容，檔案管理人員在開展檔案數(shù)據(jù)化管理工作時(shí)得不到足夠的人力、物力、財(cái)力支持，使檔案管理部門及人員的工作十分被動，看不到職業(yè)未來的發(fā)展前景，不愿意積極主動創(chuàng)新性地開展檔案數(shù)據(jù)化管理工作，直接影響了檔案數(shù)據(jù)化管理工作的發(fā)展。因此，首先要從思想上轉(zhuǎn)變認(rèn)識，才能做好檔案數(shù)據(jù)化管理工作。

2.2檔案管理信息化技術(shù)落后

有的單位出于某種工作的需要，在早期開發(fā)推進(jìn)了檔案數(shù)據(jù)化管理，但忽視了后期計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、信息技術(shù)維護(hù)和升級工作。檔案數(shù)據(jù)化管理工作，更多的是依賴計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和人工智能技術(shù)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，早期的一些信息技術(shù)功能單一、網(wǎng)絡(luò)安全漏洞多已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。

2.3檔案數(shù)據(jù)化管理制度不完善

復(fù)雜、繁瑣的檔案管理流程應(yīng)以一定的管理制度作為保障和依據(jù)。隨著檔案數(shù)據(jù)化管理的逐步推進(jìn)，需要制定、完善與之相匹配的檔案管理制度，使檔案數(shù)據(jù)化管理各個環(huán)節(jié)的工作有章可循，避免因?yàn)槟硞€環(huán)節(jié)的疏漏導(dǎo)致檔案信息的丟失、損毀。然而，檔案數(shù)據(jù)化管理在當(dāng)下發(fā)展還不成熟，很多單位仍處在摸索、起步階段，缺乏相關(guān)制度建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，檔案數(shù)據(jù)化管理制度建設(shè)存在一定的局限性。

2.4檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低

無論多么先進(jìn)的管理理念、技術(shù)，都離不開人的執(zhí)行。一項(xiàng)管理制度是否能夠發(fā)揮其該有的作用，一個技術(shù)的進(jìn)步能否為工作帶來的便利，都需要人的貫徹執(zhí)行才能充分體現(xiàn)。因此，檔案管理人員的素質(zhì)高低，決定了檔案數(shù)據(jù)化管理工作的水平高低。然而，在檔案管理工作中，普遍存在檔案管理人員配備不足，多是兼職，其綜合素質(zhì)和能力不高，檔案專業(yè)水平無法滿足檔案管理工作要求等問題。

3檔案數(shù)據(jù)化管理的實(shí)現(xiàn)路徑

3.1加強(qiáng)電子文件檔案的收集、整理

要提高檔案利用率，提升檔案價(jià)值，就要保證檔案信息資料的全面性、真實(shí)性和有效性。特別是電子文件、網(wǎng)絡(luò)平臺檔案信息資源數(shù)據(jù)的收集，應(yīng)盡可能全面、無疏漏。當(dāng)前，由于信息數(shù)據(jù)爆炸式增長及其類型日益多樣化，通過制定相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)化管理辦法和規(guī)定，加強(qiáng)對電子檔案信息數(shù)據(jù)的歸檔管理，明確規(guī)范數(shù)據(jù)信息的收集歸檔范圍，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源覆蓋范圍更廣泛、結(jié)構(gòu)更優(yōu)化、內(nèi)容更豐富、形式更多樣，確保檔案數(shù)據(jù)信息的齊全完整。應(yīng)劃分檔案歸檔整理職責(zé)，將具體工作落實(shí)到相應(yīng)的責(zé)任人，避免工作職責(zé)不清晰出現(xiàn)責(zé)任推諉，從而影響檔案數(shù)據(jù)化管理工作的順利開展。

3.2落實(shí)檔案數(shù)據(jù)的安全保存檔案數(shù)據(jù)化管理依賴的是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，因此網(wǎng)絡(luò)信息安全就成了檔案數(shù)據(jù)化管理必須重視的一個問題。信息技術(shù)不斷發(fā)展，如安全應(yīng)對措施滯后，就存在檔案數(shù)據(jù)泄露的安全風(fēng)險(xiǎn)。如果計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息安全得不到保障，那么檔案數(shù)據(jù)化管理工作也將前功盡棄。加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)化管理安全防范，應(yīng)確保信息設(shè)備和信息技術(shù)安全。應(yīng)投入必要的設(shè)備和人力，配備檔案數(shù)據(jù)化管理工作所需要的軟、硬件設(shè)備，為檔案數(shù)據(jù)化管理提供可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)保障。在檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)初次完成投入使用后，應(yīng)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)化管理制度，24小時(shí)不間斷地關(guān)注信息化軟件的安全問題，定期對軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級，提升檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)的防護(hù)力，確保一旦出現(xiàn)任何網(wǎng)絡(luò)漏洞或病毒攻擊，能第一時(shí)間進(jìn)行相應(yīng)的防御性工作，避免檔案數(shù)據(jù)信息泄露等安全事件發(fā)生。后期在使用中，及時(shí)對檔案數(shù)據(jù)化管理技術(shù)進(jìn)行升級，使檔案數(shù)據(jù)化管理體系更加完善、安全。

3.3提升檔案數(shù)據(jù)化服務(wù)水平

應(yīng)在做好檔案數(shù)據(jù)信息“收、管、存”的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)做好檔案數(shù)據(jù)信息“用”的文章。一些單位開展檔案數(shù)據(jù)化管理只注重“存”，而忽視“用”，只有“用”好檔案數(shù)據(jù)信息，檔案數(shù)據(jù)化管理工作才有實(shí)際意義。應(yīng)根據(jù)檔案信息利用者的需求和權(quán)限，提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，做到“應(yīng)知可知”“應(yīng)知盡知”，在一定的權(quán)限范圍內(nèi)為查詢者提供全面的數(shù)據(jù)信息，以幫助信息利用者進(jìn)行智能信息整合和綜合分析。同時(shí)檔案數(shù)據(jù)化管理是借助計(jì)算機(jī)和多媒體為媒介，能為查詢者提供更為豐富、形象、生動、翔實(shí)的數(shù)據(jù)，提升利用成效。檔案數(shù)據(jù)化管理者應(yīng)充分利用好數(shù)據(jù)信息優(yōu)勢，在保障檔案信息數(shù)據(jù)安全的前提下，建立開放的信息數(shù)據(jù)共享平臺，為檔案信息數(shù)據(jù)的開放利用提供更多便利。

3.4優(yōu)化檔案管理人員配備

關(guān)注人才的成長和發(fā)展，為單位未來發(fā)展提供源源不斷的人才儲備，是一個單位發(fā)展的必要保障。檔案數(shù)據(jù)化管理，同樣需要人才隊(duì)伍建設(shè)的保障。檔案管理人員除了要不斷加強(qiáng)檔案專業(yè)技能知識的培訓(xùn)和更新，還要掌握一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和信息化建設(shè)需要的基礎(chǔ)知識儲備。當(dāng)然，有條件的單位可以引進(jìn)高素質(zhì)專業(yè)技術(shù)人才，建立一支復(fù)合型專業(yè)技術(shù)人才隊(duì)伍，配備相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人才進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作。應(yīng)經(jīng)常開展相關(guān)專業(yè)技能培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流活動，積極了解掌握當(dāng)下最新的檔案數(shù)據(jù)化管理業(yè)務(wù)態(tài)勢、專業(yè)知識和技術(shù)，啟發(fā)和提升創(chuàng)新能力，形成良性的競爭互動，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化管理工作的高質(zhì)量發(fā)展。

4推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化管理的創(chuàng)新措施

4.1創(chuàng)新檔案管理理念

在信息化時(shí)代，應(yīng)不斷創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)化管理理念，為檔案數(shù)據(jù)化管理工作的發(fā)展奠定新的理念基礎(chǔ)。在日常檔案管理工作中應(yīng)認(rèn)真貫徹黨的新發(fā)展理念，構(gòu)建新發(fā)展格局，深入推進(jìn)檔案治理體系和檔案資源體系、利用體系、安全體系建設(shè)，引導(dǎo)檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、數(shù)字化及標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展。管理人員應(yīng)以科學(xué)思想作指導(dǎo)，高度重視檔案數(shù)據(jù)化管理，充分認(rèn)識檔案數(shù)據(jù)化管理對推進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化的意義。通過實(shí)踐創(chuàng)新、理論創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新等方式，全面提升檔案數(shù)據(jù)化管理工作的質(zhì)量和效益。同時(shí)，管理人員應(yīng)大膽創(chuàng)新，提高檔案管理工作的實(shí)效性和價(jià)值性，提供更好的檔案服務(wù)。

4.2完善網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，優(yōu)化資源共享平臺

檔案數(shù)據(jù)化管理的最終目的，是搭建檔案信息資源共享平臺，為單位和公眾提供便捷的檔案信息服務(wù)。而檔案數(shù)據(jù)化管理離不開計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的保駕護(hù)航，只有完善的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，才能保障檔案信息管理系統(tǒng)及共享平臺的順利運(yùn)行。因此，檔案管理部門及人員既要時(shí)刻關(guān)注檔案數(shù)據(jù)化管理的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)問題，又要與時(shí)俱進(jìn)，積極學(xué)習(xí)、更新理論知識和技術(shù)，提升檔案數(shù)據(jù)化管理的能力。檔案數(shù)據(jù)化管理是為了提升檔案管理效率和服務(wù)能力。在提供日常檔案服務(wù)的過程中，檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常關(guān)注檔案利用者的需求，不斷優(yōu)化檔案資源信息共享平臺模塊，改進(jìn)檔案業(yè)務(wù)管理流程、內(nèi)容等，為檔案信息利用者提供實(shí)時(shí)的智能綜合整合的檔案信息，使檔案信息數(shù)據(jù)更加全面、專業(yè)、豐富，更有針對性。

4.3實(shí)現(xiàn)多樣化的檔案信息資源利用方式

高效科學(xué)利用檔案資源能夠?yàn)閱挝坏目沙掷m(xù)發(fā)展提供科學(xué)的理論支撐和依據(jù)。由于傳統(tǒng)的檔案利用方式單一，只能利用現(xiàn)有的單一的紙質(zhì)信息資源，不但效率低，而且獲得的信息資源有限，無法適應(yīng)當(dāng)今社會信息數(shù)據(jù)化需求。開展檔案數(shù)據(jù)化管理，使檔案信息資源變得豐富，形式多樣，不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息。因此，開展檔案數(shù)據(jù)化管理應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對各種形式的檔案信息資源進(jìn)行整合，為檔案利用者提供更加豐富、立體的檔案信息服務(wù)。應(yīng)科學(xué)優(yōu)化檔案利用環(huán)節(jié)，有效滿足檔案利用需求，提升檔案服務(wù)水平。不斷優(yōu)化、改進(jìn)檔案信息共享平臺機(jī)制，對檔案信息進(jìn)行全面分析，準(zhǔn)確提取檢索關(guān)鍵詞，對使用者的檔案使用記錄進(jìn)行深入分析，為其提供更有針對性的檔案信息搜索結(jié)果，提升檔案檢索效率。充分發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)化管理的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢，推動檔案信息資源共享。檔案利用者可根據(jù)自身權(quán)限和需求，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的遠(yuǎn)程查詢和調(diào)用，有效提升檔案資源利用效率。

綜上所述，開展檔案數(shù)據(jù)化管理是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的必然要求，可以滿足高要求高標(biāo)準(zhǔn)檔案服務(wù)的現(xiàn)實(shí)需求。大數(shù)據(jù)時(shí)代，應(yīng)提高對檔案數(shù)據(jù)化管理工作重要性的認(rèn)識，建立健全本部門、本單位的檔案數(shù)據(jù)化管理制度體系，加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)化管理安全隱患的防范，加強(qiáng)對有關(guān)設(shè)備安全和信息技術(shù)安全的維護(hù)和管理，為檔案數(shù)據(jù)化管理提供物質(zhì)、技術(shù)和安全保障。我們應(yīng)通過多方努力，做好檔案數(shù)據(jù)化管理工作，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

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