地勘單位電子文件單套制歸檔管理若干問(wèn)題探討

金麗雙

摘要：地勘單位在電子文件管理過(guò)程中應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，積極推進(jìn)地勘單位電子文件單套制歸檔與管理，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，明確注意事項(xiàng)，提升地勘單位電子文件單套制歸檔與管理水平。本文以山東省第六地質(zhì)礦產(chǎn)勘查院為例，結(jié)合國(guó)家檔案管理相關(guān)要求，對(duì)地勘單位電子文件單套制歸檔與管理相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行探討，供參考。

關(guān)鍵詞：地勘單位;電子公文;單套制;歸檔管理;問(wèn)題

地勘單位電子文件是地勘單位在從事地質(zhì)勘查和地質(zhì)災(zāi)害治理等相關(guān)工作時(shí)產(chǎn)生的的真實(shí)記錄，是地勘單位在地質(zhì)勘查工作中取得各項(xiàng)成果的真實(shí)反映，是地質(zhì)礦產(chǎn)勘查后期工作開(kāi)展的重要依據(jù)。山東省第六地質(zhì)礦產(chǎn)勘查院主要進(jìn)行礦產(chǎn)勘查、地質(zhì)實(shí)驗(yàn)測(cè)試、地質(zhì)災(zāi)害治理、水文地質(zhì)、環(huán)境地質(zhì)勘查、探礦工程等多方面工作，在地質(zhì)勘探過(guò)程中形成了大量豐富的科技成果檔案電子數(shù)據(jù)資料。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的新時(shí)代，積極探索推進(jìn)地勘單位電子文件單套制歸檔管理，對(duì)實(shí)現(xiàn)地勘單位檔案管理現(xiàn)代化具有重要意義。本文圍繞相關(guān)問(wèn)題，以該院為例作一探討。

1地勘單位電子文件特點(diǎn)與單套制歸檔管理的基本要求

地勘單位電子文件單套制歸檔是指歸檔文件僅以電子形式進(jìn)行歸檔。過(guò)去，由于信息技術(shù)能力有限，即使地質(zhì)勘探單位想推進(jìn)電子檔案單套制歸檔也存在著一定的保存風(fēng)險(xiǎn)。因此，在一定時(shí)期，國(guó)家要求電子檔案實(shí)施“雙套”制管理，既要保存紙質(zhì)文檔，又要保存電子文檔。但隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，特別是在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)支持之下，電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)期安全保存，為地勘單位電子文件單套制歸檔管理提供了條件。要做好這項(xiàng)工作，應(yīng)先明確地勘單位電子文件歸檔的特點(diǎn)和電子文件單套制歸檔管理的基本要求。

1.1地勘單位電子文件歸檔管理的特點(diǎn)及現(xiàn)狀

一是地勘單位電子文件歸檔管理所涉及的電子文件門(mén)類(lèi)眾多，專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)。二是地勘單位電子文件檔案范圍比較廣泛，類(lèi)別復(fù)雜。三是在電子文件歸檔過(guò)程中對(duì)地勘單位檔案管理人員提出了較高的專(zhuān)業(yè)要求，既需要對(duì)地勘單位相關(guān)工作內(nèi)容和工作范圍有所了解，又要具備專(zhuān)業(yè)檔案知識(shí)，這樣才能對(duì)地勘單位電子文件進(jìn)行正確的收集歸檔和管理，確保檔案能夠分門(mén)別類(lèi)、有序管理。

但目前地勘單位在電子公文單套制歸檔和管理過(guò)程中出現(xiàn)了管理水平不一，管理人員能力素質(zhì)參差不齊等問(wèn)題，部分地勘單位在電子文件檔案歸檔管理過(guò)程中缺少專(zhuān)職檔案管理人員，兼職人員對(duì)檔案管理軟件并不熟悉，在實(shí)際工作中出現(xiàn)部分檔案資料收集不全，檔案分類(lèi)不準(zhǔn)確，檔案管理不標(biāo)準(zhǔn)等問(wèn)題，在一定程度上影響了地勘單位電子文件單套制歸檔管理。

1.2電子文件單套制歸檔管理的基本要求

新修訂的《檔案法》規(guī)定，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，這為電子文件單套制歸檔管理提供了法律依據(jù)。由于很多電子文件保管期限不長(zhǎng)，如在管理過(guò)程中實(shí)行雙套制模式，不僅會(huì)占用大量資源，影響工作效率，也會(huì)加大檔案管理人員的工作壓力。當(dāng)前我國(guó)部分領(lǐng)域已經(jīng)開(kāi)始實(shí)施電子檔案單套制歸檔，并成功積累了相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，這些經(jīng)驗(yàn)可以在其他工作領(lǐng)域進(jìn)行推廣和完善，并形成各類(lèi)電子文件單套制歸檔管理的一般模式。當(dāng)然，并不是所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)都具備電子文件單套制歸檔管理?xiàng)l件。電子文件單套制歸檔應(yīng)滿(mǎn)足兩個(gè)方面的要求，一是業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件必須是單套制流轉(zhuǎn)。二是確保歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

2地勘單位電子文件單套制歸檔管理的主要做法

新形勢(shì)下，地勘單位在電子文件單套制歸檔與管理過(guò)程中應(yīng)主動(dòng)采用現(xiàn)代信息技術(shù)，明確地勘單位電子文件單套制歸檔的相關(guān)要求，確保電子文件及檔案單套制歸檔齊全完整和安全。近年來(lái)，山東省第六地質(zhì)礦產(chǎn)勘查院在電子文件單套制歸檔方面做了積極的探索，積累了一些經(jīng)驗(yàn)。

2.1健全檔案管理制度

地勘單位應(yīng)結(jié)合電子文件單套制歸檔管理的相關(guān)要求，建立健全檔案管理制度，為電子文件單套制歸檔管理及開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造有利條件。山東省第六地質(zhì)礦產(chǎn)勘查院經(jīng)過(guò)六十多年的發(fā)展，積累了大量的紙質(zhì)檔案，包括文書(shū)類(lèi)、地質(zhì)資料類(lèi)、基建工程類(lèi)、會(huì)計(jì)類(lèi)、人事類(lèi)等八大類(lèi)，室藏檔案資源達(dá)到五萬(wàn)余卷。隨著業(yè)務(wù)和檔案信息化的發(fā)展，該院日常工作中持續(xù)形成大量的電子文件，也出現(xiàn)了進(jìn)行電子文件單套制管理的需求。為此，2020年，該院根據(jù)《檔案法》以及相關(guān)檔案管理要求，對(duì)原有的《檔案管理辦法》等相關(guān)制度進(jìn)行完善，明確電子文件單套制歸檔范圍、保管期限、統(tǒng)計(jì)流程、交接手續(xù)、檔案信息化建設(shè)、檔案安全管理等相關(guān)內(nèi)容，為電子文件單套制歸檔管理相關(guān)工作的開(kāi)展提供了制度依據(jù)。

2.2規(guī)范電子文件歸檔管理流程

應(yīng)根據(jù)中辦國(guó)辦《電子文件管理暫行辦法》和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，規(guī)范地勘單位電子文件單套制歸檔管理流程。應(yīng)規(guī)范地勘單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能，同步收集電子文件及其元數(shù)據(jù)，內(nèi)置電子文件分類(lèi)方案、保管期限表，能按標(biāo)準(zhǔn)生成電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔數(shù)據(jù)包，能對(duì)電子文件的所有操作進(jìn)行跟蹤、審計(jì)。配備與電子文件檔案管理系統(tǒng)及管理要求相適應(yīng)的系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件和存儲(chǔ)、備份等設(shè)備。應(yīng)明確并落實(shí)電子文件歸檔范圍，凡是反映單位職能活動(dòng)、具有查考和保存價(jià)值的各門(mén)類(lèi)電子文件及其元數(shù)據(jù)都應(yīng)收集、歸檔，具體歸檔范圍按各門(mén)類(lèi)電子文件檔案歸檔范圍的業(yè)務(wù)規(guī)定、規(guī)范、細(xì)則執(zhí)行。應(yīng)規(guī)范電子文件的收集與整理，齊全、完整地收集電子文件及其組件。應(yīng)規(guī)范電子文件歸檔與電子檔案編目，電子文件形成或辦理部門(mén)、檔案部門(mén)應(yīng)在歸檔過(guò)程中基于業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的清點(diǎn)、鑒定、登記等主要?dú)w檔程序。還應(yīng)規(guī)范電子檔案的管理、處置等項(xiàng)工作流程。

2.3加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

當(dāng)前地勘單位在電子文件單套制歸檔管理過(guò)程中之所以會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，很大程度上由于地勘單位沒(méi)有注重檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。針對(duì)這種情況，應(yīng)要求檔案管理人員加強(qiáng)對(duì)檔案學(xué)相關(guān)理論的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，根據(jù)《檔案法》及其有關(guān)規(guī)定要求，深入了解和掌握相關(guān)制度機(jī)制，明確地勘單位電子文件單套制歸檔管理的范圍和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)將相關(guān)技術(shù)運(yùn)用到實(shí)際工作之中，進(jìn)一步提升地勘單位電子文件單套制歸檔管理水平。為了更好地適應(yīng)當(dāng)前地勘單位電子文件單套制歸檔管理相關(guān)要求，山東省第六地質(zhì)礦產(chǎn)勘查院要求檔案管理人員積極參加省檔案部門(mén)組織的各種專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提升檔案管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)水平，按照相關(guān)流程對(duì)電子文件進(jìn)行系統(tǒng)管理，收到了較好的效果。

3地勘單位電子文件單套制歸檔管理應(yīng)注意的事項(xiàng)

地勘單位電子文件單套制歸檔管理對(duì)于后續(xù)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用起著至關(guān)重要的作用。為此，地勘單位在電子文件單套制歸檔與管理過(guò)程中應(yīng)確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，為后續(xù)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用創(chuàng)造有利條件，更好地發(fā)揮地勘單位電子文件檔案信息的價(jià)值。

3.1確保電子文件的真實(shí)性

電子文件本身具有易修改、隱蔽性等特征。因此為了確保電子文件的真實(shí)性，地勘單位在電子文件檔案管理過(guò)程中應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律規(guī)定，保留電子文件修改稿，及時(shí)標(biāo)注修改痕跡，并主動(dòng)地運(yùn)用區(qū)塊鏈技術(shù)對(duì)修改痕跡進(jìn)行數(shù)字簽名或密鑰安全驗(yàn)證，切實(shí)保障歸檔文件來(lái)源真實(shí)、準(zhǔn)確。此外，在電子文件單套制歸檔管理過(guò)程中還應(yīng)該利用電子簽名、哈希值校驗(yàn)、區(qū)塊鏈、時(shí)間戳等多種技術(shù)手段，對(duì)所收集上來(lái)的電子文件的真實(shí)性進(jìn)行驗(yàn)證。地勘單位檔案管理部門(mén)還應(yīng)該通過(guò)CA認(rèn)證體系或身份認(rèn)證體系，確保地勘單位電子文件在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的真實(shí)性。

3.2確保電子文件的完整性

電子文件完整性是電子文件真正發(fā)揮作用的重要前提。為此，地勘單位在電子文件收集之前應(yīng)與電子文件生成部門(mén)取得聯(lián)系，要求所形成的電子文件必須真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。檔案管理部門(mén)也要對(duì)收集上來(lái)的電子文件內(nèi)容進(jìn)行重新確認(rèn)，確保文件內(nèi)容符合電子公文收集標(biāo)準(zhǔn)、齊全完整。地勘單位在電子文件單套制管理過(guò)程中應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行篩查，對(duì)出現(xiàn)的不連續(xù)、不完整問(wèn)題，及時(shí)與相關(guān)部門(mén)取得聯(lián)系，補(bǔ)齊相關(guān)內(nèi)容。

3.3確保電子文件的可用性

電子文件只有可查找、可利用才能真正發(fā)揮其價(jià)值。根據(jù)電子文件長(zhǎng)期保存格式相關(guān)要求，電子文件不能以特殊格式打開(kāi)，不能依賴(lài)特殊閱讀器或軟件。因此，地勘單位在電子文件單套制歸檔與管理過(guò)程中應(yīng)與檔案管理部門(mén)密切配合，在其指導(dǎo)下制定更為嚴(yán)格的電子文件標(biāo)準(zhǔn)格式，保證其格式符合國(guó)家統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)或者業(yè)務(wù)規(guī)范。由于地勘單位檔案資料數(shù)量巨大，后期檔案資料開(kāi)發(fā)利用頻率高，地勘單位應(yīng)在總結(jié)電子文件單套制歸檔管理相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，對(duì)電子文件格式和程序及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化和完善，確保所有地勘單位保留的檔案資料能夠使用普通的讀取工具打開(kāi)查看，保證相關(guān)檔案信息能夠在工作中得到有效的利用和開(kāi)發(fā)。3.4確保電子文件的安全性

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，地勘單位電子公文單套制歸與管理工作面臨的內(nèi)外部情況已經(jīng)發(fā)生了深刻變化，特別是在電子文件生成、傳輸和管理過(guò)程中，很容易受到外部的病毒侵襲和內(nèi)部軟硬件漏洞和系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)的影響。因此，應(yīng)從地勘單位檔案信息資源的特殊性角度考慮，完善檔案信息安全保障機(jī)制，并嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)強(qiáng)化對(duì)涉密檔案的管理，確保地勘單位檔案信息資源安全，更好地維護(hù)地勘單位和國(guó)家利益。

總之，新時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為地勘單位電子文件單套制歸檔管理創(chuàng)造了可行條件。地質(zhì)礦產(chǎn)勘查部門(mén)和單位及檔案管理部門(mén)應(yīng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，完善電子公文單套制歸檔與管理的相關(guān)制度機(jī)制，加大對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，更好地開(kāi)發(fā)利用地勘單位的檔案信息資源，促進(jìn)地質(zhì)礦產(chǎn)勘查事業(yè)的發(fā)展。

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（作者單位：山東省第六地質(zhì)礦產(chǎn)勘查院）