新形勢下提高人事干部檔案管理工作質(zhì)量與效率的策略分析

中圖分類號：G271;D262.3DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2205-5640-7228

作者簡介：鞏曉玲（1976—），女，本科，館員，研究方向為檔案管理。

摘要：在人事制度深入改革的影響下，人事檔案管理也有著不斷增加的數(shù)量，增加了檔案管理工作的難度。對于組織人事工作而言，干部人事檔案有著重要的地位，能夠給人才的考察與選拔提供依據(jù)，提高干部人事檔案管理的實效，將檔案資政價值有效發(fā)揮出來。本文分析了干部人事檔案工作的價值，論述了人事干部檔案管理工作的現(xiàn)狀，并提出了新形勢下提高人事干部檔案管理工作質(zhì)量與效率的策略。

關(guān)鍵詞：人事干部檔案 ?檔案管理 ?新形勢??工作質(zhì)量 ?工作效率

Strategic Analysis on Improving the Quality and Efficiency of Personnel Cadres' Archives Management under the New Situation

GONG Xiaoling

（Cadre and Personnel Archives Service Center， Zhangqiu District， Jinan， Shandong Province， 250200 China）

Abstract：?Under the influence of the in-depth reform of the personnel system， the number of personnel archives?management is also increasing， which increases the difficulty of archives?management. For the organization and personnel work， the cadre personnel archives?has an important position， which can provide a basis for the investigation and selection of talents， improve the effectiveness of the cadre personnel archives?management， and give full play to the value of the file. This paper analyzes the value of cadres' personnel archives work， discusses the current situation of personnel cadres' archives management， and puts forward some strategies to improve the quality and efficiency of personnel cadres' archives management under the new situation.

Key Words： Personnel cadre archives; Archives management; New situation; Work quality; Work efficiency

干部的選拔及任用離不開干部人事檔案管理。因而提高該工作的質(zhì)量與效率有著重要的價值，可以有效滿足新形勢下的實際需求，將干部人事檔案管理的價值有效展現(xiàn)出來，為社會主義建設(shè)奠定堅實基礎(chǔ)，促進黨和國家健康可持續(xù)發(fā)展。

1干部人事檔案工作的價值

對干部人事檔案工作加以優(yōu)化，不僅可以提高干部任用的科學性，還有利于政治責任的凸顯，以及干部管理水平的提升。

1.1提高干部任用的科學性

干部人事檔案可以為干部考察提供有力依據(jù)，應(yīng)對檔案信息進行定期更新，將信息的真實性與全面性有效增強。檔案管理人員應(yīng)將信息技術(shù)有效應(yīng)用起來，加強檔案的綜合管理，向相關(guān)部門推薦適合的人才，把資料庫轉(zhuǎn)化成信息庫，將檔案的價值有效發(fā)揮出來^[1]。

1.2有利于政治責任的凸顯

通過人事檔案可以對干部歷史面貌進行充分了解，對干部各個階段的工作情況進行有效掌握。除此之外，將檔案信息高效運用起來，可以將黨政工作的實效有效提高，將檔案教育價值全面發(fā)揮出來。

1.3促進干部管理水平的提升

由于檔案擁有服務(wù)功能，干部人事檔案含有干部的信息證明，對干部學習情況以及任職信息等進行全面了解。對于干部評定職稱及升職加薪可以提供相應(yīng)材料，企業(yè)應(yīng)將人事檔案工作的科學性有效提高，進而促進干部管理水平的提高，將干部團隊的合理性有效增強。

2人事干部檔案管理工作的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段，人事干部檔案管理工作不斷優(yōu)化與完善。然而在實際工作中，仍存在諸多壓力及困難，不利于工作效率與質(zhì)量的提高。

2.1重視程度有待提高

第一，一些領(lǐng)導未能重視干部人事檔案管理工作，未能對其重要性以及必要性進行正確認識。一些領(lǐng)導覺得該工作僅僅是文件裝訂、資料整理等工作，因而未能提高對干部人事檔案管理的重視程度。進而未能確保人力、物力及財力等方面投入的充足性，甚至部分領(lǐng)導人員覺得檔案管理部門僅僅處理好檔案保管和調(diào)動就可以^[2]。進而對檔案管理部門的地位帶來影響，不利于檔案管理工作長久發(fā)展。第二，深受領(lǐng)導層、部門地位等因素影響，檔案管理人員也未能重視本職工作。在實際工作中存在敷衍了事等情況，對工作質(zhì)量以及效率的提升帶來嚴重制約。

2.2人事管理制度有待優(yōu)化

現(xiàn)階段，我國運用干部人事檔案管理的模式為管理權(quán)以及隸屬管理，基于該模式下，干部人事檔案管理工作有著重要價值。然而在新形勢下，我國各個地區(qū)人員具有較大流動性，進而導致當?shù)厝藛T隸屬管理在任何時候都會存在一定變化，進而給現(xiàn)階段干部人事管理工作帶來了新變化與情況?；诖?，干部人事檔案管理難以緊跟人員流動的實際速度，進而導致一些地區(qū)檔案未能及時更新，對人事調(diào)動工作帶來了嚴重影響。另外，因檔案更新速度有待提高，使得一些干部人員存在人檔分離及棄檔等情況，進而導致檔案管理系統(tǒng)相對混亂，不利于干部人員的調(diào)配與晉升等工作進行。

2.3工作人員素質(zhì)有待提高

現(xiàn)階段，從事干部人事檔案管理的人員會存在綜合素質(zhì)有待提高的情況，理論知識匱乏并且未受到過專業(yè)培訓，導致部分人員在實際工作中會造成數(shù)據(jù)誤差的情況。并且由于領(lǐng)導人員對該工作的重視程度有待提高，會導致部分存留問題長期難以解決，進而導致實際問題只增不減，使得干部人員以及管理人員之間矛盾問題日益凸顯，帶來諸多問題。除此之外，一些地區(qū)工資待遇相對較低。導致在檔案管理工作中，會存在經(jīng)常性調(diào)配崗位的情況，對管理人員工作主動性以及積極性帶來一定影響，不利于檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展。

2.4信息化建設(shè)有待加強

現(xiàn)階段，諸多地區(qū)干部人事檔案管理依然使用傳統(tǒng)模式，未能將信息化管理有效運起來，進而對工作效率帶來嚴重影響。例如，在人事檔案查詢的過程中，應(yīng)根據(jù)檢索信息在資料庫內(nèi)根據(jù)檔案標號進行查找，該查找過程具備鮮明的復雜性，會花費大量時間^[3]。該管理模式不但會對工作效率帶來影響，還會對組織人事工作進行帶來一定制約，不利于干部選拔與任用有序展開。

2.5檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一性有待提高

在干部人事檔案管理中，未能確保管理要求以及標準具備統(tǒng)一性。部分地方檔案管理系統(tǒng)是采購的，還有部分是進行自主研發(fā)的，導致各系統(tǒng)差異性較大，無法實現(xiàn)各地方管理系統(tǒng)的互聯(lián)互動，管理標準未能統(tǒng)一，進而對干部人事檔案管理工作質(zhì)量與效率帶來一定影響。

2.6輔助設(shè)備有待更新

在干部人事檔案管理中，應(yīng)加強相關(guān)設(shè)備的優(yōu)化及完善，才能有效提高工作實效，將檔案管理工作的價值充分發(fā)揮出來。然而在實際工作中，由于資金等諸多影響因素的限制，導致部分干部人事檔案系統(tǒng)未能及時更新輔助查詢等方面的軟硬件設(shè)備，導致設(shè)備難以滿足實際工作需求，不利于檔案管理工作的有序進行，也會嚴重制約信息化建設(shè)的發(fā)展。

2.7檔案審核工作有待優(yōu)化

人事檔案能夠給干部人員提供依據(jù)，因而為了確保干部任用的公平性以及公正性，應(yīng)確保人事檔案真實與可靠。應(yīng)提高對檔案審查的重視程度，秉持嚴謹?shù)膽B(tài)度展開審核工作，有效提高檔案的可靠性及準確性。然而，部分企業(yè)因條件、設(shè)施等因素，導致難以有效展開檔案審核工作。致使檔案材料存在缺失問題，并且未能及時審核更新，難以確保檔案的有效性與真實性。

3 新形勢下提高人事干部檔案管理工作質(zhì)量與效率的策略

在新形勢下，應(yīng)根據(jù)實際工作情況，探究出高效可行的策略將人事干部檔案管理工作效率及質(zhì)量有效提高。

3.1提升重視程度

對于領(lǐng)導人員而言，應(yīng)將重視檔案管理工作，給該工作順利進行奠定堅實基礎(chǔ)。人事檔案管理涉及諸多內(nèi)容，并且專業(yè)性很強，因而應(yīng)正確認識管理工作的必要性及價值。第一，應(yīng)構(gòu)建專門的管理隊伍，由專人負責管理工作，確保該工作可以有序進行。第二，領(lǐng)導人員應(yīng)提供資金、人力等方面的支持。除此之外，領(lǐng)導人員應(yīng)定期對檔案管理人員工作情況進行了解，給予其一定關(guān)心。第三，檔案管理人員應(yīng)樹立終身學習意識，將自身能力與水平有效提高，運用恰當?shù)姆椒▽θ耸聶n案進行鑒別，避免存在瞞報、虛假信息等情況，確保檔案信息的準確性。第四，領(lǐng)導人員應(yīng)帶頭提高對檔案管理工作的重視程度，并且將內(nèi)部宣傳欄、工作例會及干部工作群等有效運用起來，對人事檔案管理相關(guān)知識進行宣傳，促使干部可以對人事檔案收集、分類等內(nèi)容進行充分了解，給提升工作質(zhì)量與效率提供良好的群眾基礎(chǔ)。

3.2構(gòu)建完善的檔案管理制度

應(yīng)構(gòu)建干部人事檔案管理制度，將管理職能明確下來，為檔案管理工作有序展開奠定堅實基礎(chǔ)。因而檔案管理應(yīng)做到有制可循，應(yīng)構(gòu)建含有各個方面工作的制度，如保密、收集、歸檔等。還應(yīng)注重各個工作的聯(lián)系，確保關(guān)鍵工作內(nèi)容可以緊密相連。還應(yīng)提高制度實際執(zhí)行力度，確保檔案管理工作順利展開，應(yīng)將黨中央從嚴管理干部全面落實。首先，應(yīng)構(gòu)建干部人事檔案嚴格管理機制，對中央與地方制度規(guī)定進行整合，設(shè)計出專項審核方案，實現(xiàn)檔案收集、利用及歸檔等內(nèi)容的全過程管理，構(gòu)建出科學合理的工作制度^[4]。其次，應(yīng)構(gòu)建干部人事檔案的任前審核制度，對于干部人員檔案嚴加審核，根據(jù)干部管理權(quán)限及相關(guān)權(quán)責，將審核的有效性全面提高^[5]。最后，應(yīng)將檔案審核會商制度落實，由相關(guān)部門共同負責，凝聚干部人事檔案管理合力。對于重難點問題定期展開集體會商及典型案例討論會，對審核環(huán)節(jié)存在的普遍問題進行分析，制定出恰當?shù)奶幚韺Σ摺?/p>

3.3加強信息化建設(shè)

隨著信息時代深入發(fā)展，加強信息化建設(shè)有著重要的價值，有利于提高管理、服務(wù)等方面的效率，為企業(yè)發(fā)展提供有力支持。然而現(xiàn)階段，干部人事檔案管理仍主要運用紙質(zhì)載體進行存儲工作。由于存檔環(huán)境有著相對較大的影響，增加了發(fā)生破損問題的可能性，同時也給檔案的利用等帶來了負面影響。因而檔案管理人員應(yīng)革新工作思路，加強信息化管理。首先，應(yīng)提高技術(shù)、設(shè)備的研究以及應(yīng)用力度，并提高投資力度。在購買設(shè)備、技術(shù)的時候，應(yīng)根據(jù)企業(yè)實際情況，保障信息技術(shù)、設(shè)備可以滿足實際工作需求。其次，應(yīng)對檔案管理系統(tǒng)的功能加以完善，并提高系統(tǒng)和先進技術(shù)的兼容性，如大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，給檔案管理工作提供更廣闊的發(fā)展空間。

3.4完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

對于干部人事檔案管理而言，應(yīng)注重建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施。首先，應(yīng)構(gòu)建獨立檔案室，并加強設(shè)備配置。由于紙質(zhì)檔案擁有易損等不足，因而應(yīng)配備專業(yè)檔案設(shè)備，將干部人事檔案存儲的安全性有效提高。其次，應(yīng)在檔案室內(nèi)部安設(shè)人事工作間，并進行電腦、打印機等硬件設(shè)施的配置，給人事檔案工作提供便捷。最后，還應(yīng)加強人資配置，構(gòu)建專業(yè)高效的管理隊伍。

3.5重視資料歸檔工作

對于干部人事檔案管理而言，資料歸檔有著至關(guān)重要的地位。由于資料歸檔具備鮮明的長期性及復雜性，因而應(yīng)構(gòu)建完善的歸檔制度，將各環(huán)節(jié)規(guī)范性有效提高，進而將歸檔工作的科學性及標準性全面提高，提升工作實效。首先，應(yīng)將歸檔流程明確下來，嚴格遵守流程展開工作，促進歸檔工作不斷趨于流程化及標準化方向發(fā)展^[6]。其次，應(yīng)構(gòu)建人事信息補充機制。對于檔案管理人員來講，應(yīng)提高對檔案材料審核的重視程度，一旦發(fā)現(xiàn)缺少資料，應(yīng)通知相關(guān)人員進行報送缺失資料，將干部人事檔案的全面性與準確性有效增強。再次，還應(yīng)對檔案管理全流程進行細化。根據(jù)檔案產(chǎn)生、歸檔及流轉(zhuǎn)等，制定出科學的規(guī)章制度，將各流程具體分工明確下來，保障歸檔工作和其他工作具有良好的銜接性。最后，應(yīng)提高歸檔工作的監(jiān)督考核力度。定期對歸檔工作展開監(jiān)督考核，能夠?qū)T工責任意識有效提高，防止歸檔工作存在形式化的情況，進而確保歸檔工作的質(zhì)量及效率。

3.6加強材料分類整理

現(xiàn)階段，能夠?qū)⒏刹咳耸聶n案材料劃分成10個類別，如履歷材料、政審材料等。當完成資料收集之后，應(yīng)根據(jù)材料類別進行歸置整理。對于材料收集，應(yīng)注重下述幾方面內(nèi)容。首先，應(yīng)按照進行材料的收集以及整理工作。材料如果能夠達到歸檔要求，應(yīng)在接收一個月內(nèi)將材料歸置于本人檔案，并且在1年內(nèi)應(yīng)進行整理歸檔，還應(yīng)定期展開材料的催收工作。其次，應(yīng)確保收集到材料的規(guī)范性，歸檔材料應(yīng)為辦理完畢的材料，需具備正式性。若為組織部門進行歸檔的材料，應(yīng)具備組織部門印章。此外，關(guān)于處分決定或者是調(diào)查結(jié)論應(yīng)具備本人親筆簽名，如果未具備簽名，需要由相關(guān)組織將具體情況標注清楚。盡可能不使用復印件（證書與證件除外）。最后，應(yīng)保障材料的完整性。對于成套干部人事檔案材料而言，應(yīng)具備完整性，若存在關(guān)聯(lián)材料缺失的情況，需要登記以及補充收集，還應(yīng)對連續(xù)形成材料進行跟蹤收集。

3.7構(gòu)建運行機制

在完成檔案集中接收之后，各項工作進入常態(tài)運行。應(yīng)將干部人事檔案管理部門的服務(wù)功能全面發(fā)揮出來，加強檔案接收以及保管、建設(shè)數(shù)字化檔案等各項常規(guī)工作。與此同時，還應(yīng)將行政輔助職能有效發(fā)揮出來，完善服務(wù)干部等工作，加強業(yè)務(wù)培訓，注重人員團隊建設(shè)。還應(yīng)注重先進科技的運用，促使工作不斷趨于標準化、規(guī)范化及高效化方向發(fā)展^[7]。首先，應(yīng)保障檔案的安全性，對檔案進行定期盤點，并加強安防設(shè)施的檢測，提高對消防應(yīng)急演練的重視程度，確保檔案具備良好的存儲環(huán)境。其次，應(yīng)注重檔案管理以及信息技術(shù)的有效融合，通過數(shù)字檔案提高檔案的利用效率。對于紙質(zhì)檔案，原則上不予外接，縮小并把控可接觸檔案資料的人員范圍，避免存在紙質(zhì)檔案被惡意篡改及使用損耗等問題。最后，還應(yīng)將檔案集中資源有效應(yīng)用起來，通過典型案例教學及以干代訓等展開培訓，促使隊伍建設(shè)不斷朝著常態(tài)化及標準化方向發(fā)展，糾正交出資料后就不再關(guān)注資料情況的行為，防止存在工作斷層、脫節(jié)等情況。

3.8提升工作執(zhí)行力度

通常情況下，干部人事工作具有鮮明的復雜性，具備涉及面廣、管理環(huán)節(jié)多及制度嚴格等諸多特征。即使干部人事部門將責任意識不斷提高，并秉持公正透明原則進行工作。然而在實際工作中，仍存在檔案管理工作執(zhí)行力度有待加強的情況，對干部人事工作發(fā)展造成一定制約，因而應(yīng)將工作執(zhí)行力度有效提高。對于上級政策需要嚴加執(zhí)行，并和實際工作相結(jié)合。還應(yīng)加強內(nèi)部管理，將人事檔案工作各個環(huán)節(jié)的規(guī)定與要求確定下來，促使工作更加高效化以及標準化。此外，還應(yīng)促進檔案管理智能化與規(guī)范化建設(shè)，將管理工作實效有效增強。

3.9提高培訓力度

應(yīng)設(shè)計健全的培訓計劃，提高培訓力度，將檔案管理人員素質(zhì)全面提高。對于檔案管理人員業(yè)務(wù)能力及思想作風等方面應(yīng)提高監(jiān)管力度，并通過科學的引導，促使檔案管理人員可以滿足新形勢下檔案管理工作的實際需求。也應(yīng)提高對素質(zhì)教育的重視程度，加強檔案管理責任意識的培養(yǎng)，將其社會價值有效發(fā)揮出來，提高檔案管理人員職業(yè)認同感及自信心。

在提升檔案管理人員素質(zhì)的過程中，應(yīng)完善相關(guān)培訓，加強其學習能力的培養(yǎng)，通過系統(tǒng)性的培訓，運用自主學習、講座等多元化的教育方法，將素質(zhì)教育全面落實^[8]，還應(yīng)注重短期教育實效檢查計劃的制訂，將干部人事檔案管理水平有效提升。除此之外，應(yīng)提高對檔案管理人員綜合能力的培養(yǎng)，將時代創(chuàng)設(shè)出來的有利條件運用起來，通過現(xiàn)代化管理方法，對檔案信息資源進行全面與高效的開發(fā)。對于政治素養(yǎng)教育而言，應(yīng)督促檔案管理人員進行政治學習的參與，提高對社會主義建設(shè)的參與度。關(guān)于業(yè)務(wù)技能培育，應(yīng)鼓勵檔案管理人員構(gòu)建扎實的專業(yè)知識體系，加強對先進技術(shù)的研究與運用，將干部人事檔案管理的效率與質(zhì)量有效提升上去。

4 結(jié)語

總而言之，基于新形勢下，提高人事干部檔案管理工作的質(zhì)量與效率有著重要的價值。因而應(yīng)探究出科學合理的策略，完善人事干部檔案管理工作。應(yīng)提升重視程度，構(gòu)建完善的檔案管理制度，加強信息化建設(shè)，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，重視資料歸檔工作，加強材料分類整理，構(gòu)建運行機制，提升工作執(zhí)行力度與培訓力度。進而將人事干部檔案管理工作效率以及質(zhì)量有效提高，確保檔案的準確性與真實性，將檔案的利用率有效提高。

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